Pwyllgor Pobl

Mabwysiadwyd yn unol â phenderfyniad gan Fwrdd y Cyfarwyddwr dyddiedig 22 Tachwedd 2018.

Sylwer: Mae cyfeiriadau at “y Pwyllgor” yn golygu’r Pwyllgor Pobl ac mae cyfeiriadau at “y Bwrdd” yn golygu Bwrdd llawn Cyfarwyddwyr Trafnidiaeth Cymru (“y Cwmni”).

1. Mae’r Pwyllgor yn Bwyllgor y Bwrdd a sefydlwyd dan Erthyglau Cymdeithasu’r Cwmni (“yr Erthyglau”).

2. Bydd trafodion a chyfarfodydd y Pwyllgor yn cael eu llywodraethu gan ddarpariaethau’r Erthyglau ar gyfer rheoleiddio cyfarfodydd a thrafodion y Bwrdd i'r graddau y maent yn berthnasol ac yn gyson â’r cylch gorchwyl hwn.

3. Pwrpas y Pwyllgor ydy helpu’r Bwrdd i gyflawni ei ddyletswyddau cyffredinol mewn cysylltiad â'r Strategaeth Pobl ac unrhyw faterion sy’n codi yn sgil gweithgareddau’r cwmni ac fel y maent yn effeithio ar y cyhoedd (gan gynnwys teithwyr), ar gyflogwyr ac ar gyflenwyr. Bydd y Pwyllgor Pobl yn gweithredu fel Pwyllgor cynghori i’r Bwrdd.

4. Sefydlir y Pwyllgor Pobl i roi cymorth i’r Bwrdd gyda phob mater sy’n ymwneud â’r canlynol:

Strwythur y Sefydliad a Chynlluniau Olyniaeth

Bydd y Pwyllgor yn gwneud y canlynol:

• adolygu pa mor briodol ydy strwythur y sefydliad ar y pryd ac yn y dyfodol, gan gynnwys strategaethau ar gyfer newid, trosglwyddo, integreiddio, lleoli ac adleoli;

• cynnal adolygiad blynyddol o'r cynlluniau olyniaeth ar gyfer swyddogion gweithredol uwch;

• o bryd i’w gilydd ac unwaith y flwyddyn o leiaf, adolygu ansawdd ac effeithiolrwydd aelodau o’r uwch dîm rheoli, yn seiliedig ar asesiad y Prif Weithredwr; ac

• adolygu ac argymell cynlluniau datblygu ar gyfer talent newydd gan gynnwys prentisiaethau proffesiynol, datblygu graddedigion a llwybrau gyrfa cynnar.

 

Cydymffurfio â Pholisïau Adnoddau Dynol Trafnidiaeth Cymru

Bydd y Pwyllgor yn gwneud y canlynol:

• monitro a sicrhau cydymffurfiad â’r gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol, ac â pholisïau Trafnidiaeth Cymru (TrC) sy’n ymwneud ag adnoddau dynol (AD), iawndal ac unrhyw faterion eraill o fewn hyd a lled y mandad hwn.

 

Hyfforddi a Datblygu

Bydd y Pwyllgor yn gwneud y canlynol:

• adolygu rhaglenni datblygu gweithredol y Cwmni a gwneud argymhellion i’r Bwrdd ynghylch eu cymeradwyo; ac

• adolygu cynlluniau tymor canolig i dymor hir a pholisïau AD ar gyfer datblygu gweithwyr y Cwmni, a gwneud argymhellion i’r Bwrdd ynghylch eu cymeradwyo.

 

Polisi Iawndal

Bydd y Pwyllgor yn gwneud y canlynol:

• adolygu, ac argymell i’r Bwrdd, polisïau iawndal sy’n denu ac yn cadw gweithwyr allweddol i gefnogi twf a llwyddiant y Cwmni, a hynny’n weithredol ac yn strategol; a

• gwneud pob ymdrech i roi iawndal llawn a theg i bob unigolyn yn gyson â chwmnïau tebyg, cyflyrau economaidd cyffredinol, a pherfformiad yr unigolyn a’r Cwmni.

 

Iawndal Gweithredol

Bydd y Pwyllgor yn gwneud y canlynol:

• adolygu, ac argymell i’r Bwrdd, amcanion perfformiad a nodau corfforaethol blynyddol ar gyfer y Prif Weithredwr;

• arwain y bwrdd mewn cysylltiad â’i waith yn gwerthuso perfformiad y Prif Weithredwr yng ngoleuni’r amcanion a'r nodau hynny y cytunwyd arnynt, ac argymell iawndal y Prif Weithredwr (gan gynnwys cyflog sylfaenol a thâl anogaeth) yn seiliedig ar y gwerthusiad hwn i’r Bwrdd ei adolygu a’i gymeradwyo;

• ystyried materion sy’n gysylltiedig â datblygiad gweithredol a chynlluniau olyniaeth ac, ar ben hynny, ceisio cyfraniad gan bob cyfarwyddwr a phwyllgorau eraill y Bwrdd ynghylch perfformiad y Prif Weithredwr, gan gynnwys cyfraniad gan y Pwyllgor Archwilio ynghylch materion sy’n gysylltiedig ag adroddiadau ariannol y Cwmni. Bydd Cadeirydd y Bwrdd a Chadeirydd y Pwyllgor Pobl yn adolygu asesiad y Bwrdd o’r Prif Weithredwr ar y cyd; ac

• adolygu lefelau a thelerau'r holl lefelau iawndal gan gynnwys cyflog, bonws a threfniant ymddeol pob cyfarwyddwr a swyddog gweithredol, a gwneud argymhellion i’r Bwrdd am gymeradwyaeth bob blwyddyn. Yn achos trafodaethau i gefnogi iawndal swyddogion gweithredol sy’n bresennol yn y cyfarfod, bydd gofyn i unigolion o'r fath dynnu’n ôl yn ystod yr adolygiad.

 

Gweinyddu’r Cynllun Buddion

Bydd y Pwyllgor yn gwneud y canlynol:

• sicrhau bod yr holl gynlluniau buddion Cwmni cyfan yn cael eu dylunio, eu gweithredu a’u gweinyddu’n briodol;

• gwneud argymhellion i'r Bwrdd o ran swm unrhyw daliadau bonws neu anogaeth yn seiliedig ar berfformiad y Cwmni a’i gyflawniad o nodau; ac

• o bryd i’w gilydd, adolygu a chynghori’r Bwrdd (a gefnogir, yn ôl disgresiwn y Pwyllgor Pobl, gan arbenigwyr mewnol neu allanol) ynghylch (a) tueddiadau presennol o ran arferion iawndal rhanbarthol a diwydiant cyfan, a (b) sut mae iawndal a buddion y Cwmni yn cymharu â chwmnïau tebyg yn y sector/diwydiant.

 

Cyffredinol

• bydd y Pwyllgor Pobl yn cynghori ar elfennau eraill o Adnoddau Dynol fel y pennir gan anghenion y busnes a’r Bwrdd;

• bydd y Pwyllgor Pobl yn cyflwyno adroddiadau rheolaidd i’r Bwrdd ac yn cofnodi crynodebau ysgrifenedig o’i argymhellion i’r Bwrdd; a

• bydd y Cylch Gorchwyl hwn yn cael ei adolygu bob chwe mis yn unol â Strategaeth Pobl TrC.

 

Arbenigwyr a Gwestion sy’n Cael eu Gwahodd

• O bryd i'w gilydd, mae’n bosib y bydd angen i'r Pwyllgor wahodd staff, arbenigwyr neu gynrychiolwyr eraill i gyfarfodydd fel cyflwynwyr, cynghorwyr neu arsylwyr. Bydd y Cadeirydd yn cymeradwyo gwahoddiadau o’r fath ymlaen llaw.

 

Cysylltiadau Mewnol ac Allanol

Y Bwrdd

Prif Weithredwr, Trafnidiaeth Cymru a'r Uwch Dîm Rheoli

Ymgynghorwyr Allanol

1. Bydd y Pwyllgor yn cynnwys o leiaf un Cyfarwyddwr anweithredol annibynnol, y Cyfarwyddwr Pobl a Datblygu Sefydliadol, ac aelodau eraill tebyg fel y bydd yr aelod o’r Pwyllgor sy’n Gyfarwyddwr anweithredol yn ei benderfynu.

2. Bydd Cadeirydd y Pwyllgor, a fydd yn aelod sy’n Gyfarwyddwr anweithredol annibynnol, yn cael ei gynnig gan Gadeirydd y Bwrdd a’i gymeradwyo gan y Cyfarwyddwyr.

3. I ddechrau, bydd aelodaeth ychwanegol o'r Pwyllgor yn cynnwys y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol a fydd, fel aelod presennol o’r Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles, yn mynd i’r afael ag unrhyw faterion iechyd a diogelwch sy’n codi. Bydd aelodau eraill o’r Pwyllgor Pobl yn cynnwys cynrychiolydd enwebedig o’r tîm Gwasanaethau Cwsmeriaid, cynrychiolydd enwebedig o’r Undeb a chynrychiolydd y gweithwyr. Bydd yr enwebiadau ar gyfer y rhain yn cael eu cynnal a’u cadarnhau i fod yn weithredol o fis Ionawr 2019 ymlaen.

4. Penderfynir ar aelodaeth o’r Pwyllgor, ar wahân i aelodaeth y Cyfarwyddwr anweithredol, yn ôl disgresiwn absoliwt yr aelod sy’n Gyfarwyddwr anweithredol a gaiff benodi aelodau eraill tebyg yn unol â'r telerau ac amodau sy’n briodol yn ôl ei ddisgresiwn absoliwt, gan gynnwys y canlynol ond heb fod yn gyfyngedig iddynt:

• hyd y penodiad;

• cyfnod rhybudd ar gyfer terfynu’r penodiad;

• rheswm/rhesymau dros derfynu'r penodiad;

• taliadau ac ad-daliadau ar gyfer treuliau rhesymol;

• cyfrinachedd.

5. Wrth gyfarfod i adolygu taliadau cyfarwyddwyr, rhaid i’r Pwyllgor gynnwys tri aelod o leiaf, a phob un ohonynt yn gyfarwyddwyr anweithredol annibynnol. Caiff Cadeirydd y Bwrdd eistedd ar y Pwyllgor fel aelod ychwanegol hefyd. Gellir gwahodd y Cyfarwyddwr Pobl a Datblygu Sefydliadol i fod yn bresennol am gyfarfod cyfan neu ran o unrhyw gyfarfod, fel sy’n briodol ac yn angenrheidiol. Tri fydd y cworwm ar gyfer trafod busnes.

1. Bydd y Pwyllgor yn cyfarfod yn ffurfiol bob chwarter o leiaf, neu’n amlach os oes angen. Bydd y Pwyllgor yn cynnull fel pwyllgor taliadau ddwywaith y flwyddyn o leiaf. Cynhelir un o’r cyfarfodydd hyn tua diwedd y flwyddyn ariannol er mwyn adolygu adroddiadau taliadau'r Cyfarwyddwr.

2. Caiff unrhyw aelod o’r Pwyllgor alw cyfarfod o’r Pwyllgor.

3. Caiff hysbysiad ynglŷn â phob cyfarfod yn cadarnhau'r dyddiad, y lleoliad a’r amser ynghyd ag agenda o eitemau i’w trafod a’r papurau perthnasol ei anfon at bob aelod o'r Pwyllgor, lle bo hynny’n ymarferol, dim llai na phum diwrnod gwaith cyn dyddiad y cyfarfod.

4. Tri fydd cworwm cyfarfodydd y Pwyllgor. Rhaid i o leiaf un o'r tri yma fod yn annibynnol ar dîm rheoli'r Cwmni.

5. Yn absenoldeb Cadeirydd y Pwyllgor a/neu ddirprwy a benodir, bydd gweddill yr aelodau sy’n bresennol yn ethol un o’u plith i gadeirio'r cyfarfod.

6. Bydd gan Gadeirydd y Bwrdd a Phrif Weithredwr y Cwmni yr hawl i fod yn bresennol a siarad yng nghyfarfodydd y Pwyllgor; bydd pobl eraill yn gallu siarad neu gellir eu galw drwy drefniant ymlaen llaw â Chadeirydd y Pwyllgor.

7. Bydd y Pwyllgor neu ei Gadeirydd yn cyflwyno adroddiad i’r Bwrdd ar ôl pob cyfarfod.

8. Bydd cofnod o holl gyfarfodydd y Pwyllgor yn cael eu cadw, yn ogystal â chofnodion o’r trafodion a’r penderfyniadau.

9. Ar ôl cymeradwyaeth ragarweiniol gan y Cadeirydd, caiff copïau o gofnodion y cyfarfodydd eu dosbarthu i holl aelodau’r Pwyllgor ac i Gadeirydd y Bwrdd. Cyhyd â nad oes gwrthdaro rhwng buddiannau, caiff unrhyw gyfarwyddwr gael gafael ar gopïau o agenda’r Pwyllgor gyda’r papurau a'r cofnodion perthnasol, a hynny ar gais i'r Cyfarwyddwr Pobl a Datblygu Sefydliadol.

10. Bydd y Pwyllgor yn gallu cael cyngor proffesiynol gan weithwyr yn y Cwmni a, phan fo angen, gan gynghorwyr allanol priodol.

• Ymddiheuriadau

• Cofnodion Blaenorol a Materion sy’n Codi

• Diweddariad y Bwrdd – Prif Negeseuon

• Cyfathrebiadau AD

• Prif Newidiadau i Ddeddfwriaeth a Diweddariadau ar y Polisi Cyflogaeth

• Metrigau AD ac Adroddiadau Perfformiad

• Strategaeth AD

• Diweddariadau gan y Fforwm Gweithwyr/Undebau Llafur