Cynllun Rheoli Risg Cyflwyno Fflydoedd Newydd a Rhaeadrol, 2019

Cyhoeddwyd y cynllun rheoli risg hwn yn 2019 ac nid yw bellach yn berthnasol i TrC

Mae KeolisAmey Wales Cymru Limited, sy'n gweithredu fel Gwasanaethau Rheilffyrdd Trafnidiaeth Cymru (TfWRS), yn caffael fflydoedd newydd a rhaeadrol i gymryd lle'r fflydoedd presennol sy'n gweithredu ar fasnachfraint Cymru a’r Gororau ar hyn o bryd. Mae disgwyl y bydd y fflydoedd a gyflwynir yn gweithredu ar amrywiaeth o wahanol fathau o wasanaethau ar seilwaith llwybrau Cymru a’r Gororau.

Bwriad TfWRS yw trawsnewid profiadau teithwyr a gwella ansawdd gwasanaethau er mwyn diwallu anghenion teithwyr, sy'n newid o hyd.

Dyma'r fflydoedd newydd a rhaeadrol:

• Dosbarth 37 / MK2

• Dosbarth 170

• Dosbarth 230

• Dosbarth 769

• Dosbarth 67 / MK4

• CAF Civity DMU

• Stadler CityLink Tran~Train

• Stadler Flirt DEMU

• Stadler Flirt Tri-mode

1.1 Cyffredinol

Dull gweithredu TFWRS yw rheoli’r holl risgiau sy'n gysylltiedig a chyflwyno cerbydau newydd a rhaeadrol er mwyn gallu bodloni ei ofynion contract, a chyflawni ei amcanion busnes yn llawn. Felly, nod y cwmni yw nodi a lliniaru, ar y cyfle cyntaf posibl, yr holl risgiau a allai effeithio ar lwyddiant y prosiectau cyflwyno cerbydau newydd a rhaeadrol. Bydd dealltwriaeth lawn o ofynion, amserlenni a chyfyngiadau masnachol a thechnegol yr holl randdeiliaid yn rhan hanfodol o'r dull hwn.

Mae proses rheoli risg gadarn yn sail i holl brosiectau TIWRS. Mae’r dull o reoli risg yn raddol yn cael ei ddefnyddio ym mhob cam y prosiectau cyflwyno cerbydau a’i nod eithaf yw gwneud yn siWr bod yr holl Unedau newydd a rhaeadrol yn cael eu cyflwyno i'r safonau gofynnol, a’u bod yn bodloni ac yn parhau i fodloni gofynion contract TFWRS yn hynny o beth.

1.2 Risgiau'r Rhaglen o Gyflwyno Fflydoedd Newydd a Rhaeadrol

Dyma’r prif agweddau ar y dull o nodi a lliniaru risgiau sy'n gysylltiedig 4 chyflwyno fflydoedd newydd a rhaeadrol:

• Cynnal dibynadwyedd pob dosbarth o drenau newydd a rhaeadrol i'w cyflwyno i'r fasnachfraint, a lliniaru risgiau a allai effeithio ar y dibynadwyedd hwnnw
• Gwneud yn siWr bod nifer yr Unedau sydd eu hangen i fodloni gofynion amserlenni gwasanaethau i deithwyr yn cael eu darparu a’u bod ar gael ar amser i ddiwallu anghenion TTWRS a’i gleient, a lliniaru risgiau a allai effeithio ar yr argaeledd hwn
• Bygythiadau i argaeledd cyfleusterau a gweithgareddau cynnal a chadw
• Newidiadau i brosesau e.e. o ganlyniad i newidiadau i ddeddfwriaeth
•  Amhariadau aallai effeithio ar allu TFWRS i gyflawni ei ynrwymiadau dan gontract
• Unrhyw beth a allai effeithio ar safonau Diogelwch, Amgylcheddol neu Ansawdd

Yn ogystal 4 gwaith TTWRS yn nodi risgiau'n rhagweithiol, bydd y cwmni'n defnyddio prosesau safonol wedi'u gwreiddio i sicrhau parhad perfformiad, e.e. cyflenwyr, cymhwysedd staff, gweithdrefnau arferion gorau ac ati

Mae’r ddogfen hon yn amlinellu prosesau cyffredinol TFWRS sy‘n cael eu mabwysiadu i ddarparu dull gweithredu integredig ar gyfer cyflawni’r rhaglen a’r gweithrediadau. Mae’r strategaeth a’r prosesau sy’n cael eu defnyddio wedi’u dylunio i ddangos cynnydd a phroblemau go iawn, gan ei gwneud hi'n bosibl rheoli pob agwedd ar gyflawni yn rhagweithiol. Mae’r Cynllun Rheoli Risg yn hanfodol ac yn ategol i brosesau cyffredinol ehangach TfWRS.

Defnyddir System Rheoli Ansawdd TfWRS i reoli’r busnes cyfan. Mae'r system hon yn cynnwys: Llawlyfrau'r Cwmni, Strategaeth a Llywodraethu, y System Rheoli Diogelwch a’r Cynllun Rheoli Risg. Mae’r meysydd hyn yn cael eu rhannu’n hierarchaeth o sawl lefel i ddarparu fframwaith o nodweddion cyffredin fesul maes swyddogaethol yn y busnes.

Mae holl brosesau TfWRS yn cael eu hadolygu a’u rheoli’n ganolog i’r sefydliad cyfan ac, yn achos y Cynllun Rheoli Risg, gan y Swyddfa Rheoli Prosiectau ganolog.

Mae archwiliadau o ddefnydd y prosesau hyn yn cael eu cynnal yn erbyn achrediadau TFWRS (safonau ISO) a drwy archwiliadau llywodraethu mewnol.

Mae Rheoli Risg yn ymwneud 4 nodi, asesu a monitro risgiau prosiect cyn iddynt ddatblygu’n broblemau sy’n effeithio ar brosiectau, ac mae Rheoli Cyfleoedd yn datblygu syniadau sy'n gallu cael effaith gadarnhaol ar brosiectau. Mae’r ddogfen hon yn ymwneud a rheoli risg ond, i’r un graddau, mae cyfleoedd yn cael eu rheoli ochr yn ochr a hynny wrth weithredu'r prosiect, ac yn defnyddio prosesau ac adnoddau cyffredin. Y Cynllun Rheoli Risg yw’r broses safonol i reoli Risgiau a Chyfleoedd a bydd yn cael ei ddefnyddio ym mhob prosiect cerbydau newydd a rhaeadrol.

Mae’r gwaith o Reoli Risg ym mhob prosiect yn cael ei ategu gan Gofrestr Risgiau. Caiff pob risg a nodir ei hychwanegu at y Gofrestr pan nodir nhw am y tro cyntaf. Mae'r holl wybodaeth am ddatblygiad hanesyddol y risgiau, gan gynnwys risgiau arfaethedig a gweithredol, a risgiau wedi’u gwrthod a‘u cau, yn cael ei chadw ar y Gofrestr.

Os oes mwy nag un canlyniad i risg, mae’r wybodaeth yn cael ei hychwanegu at y Gofrestr Risgiau er mwyn i bob canlyniad fod yn risg ar wahan, er bod amod/achos cyffredin. Mae hyn yn sicrhau bed pob effaith yn cael ei hystyried, gan gynnal symlrwydd y Gofrestr.

Ar gyfer pob prosiect, mae TfIWRS yn penodi Rheolwr Prosiect pwrpasol sydd a chyfrifoldeb dros nodi a rheoli pob risg. Yn y rél hon, bydd y Rneolwr Prosiect yn:

• Helpu tim ehangach y prosiect i reoli materion a allai gael effaith yn rhagweithiol
• Gwneud yn siWr bod camau'n cael eu cymryd a hynny i'r amserlen
• Rheoli’r Gofrestr Risgiau
• Awdurdodi mynediad i’r Gofrestr Risgiau i aelodau o’r tim
• Gwneud yn siWr bod data risgiau’n cael eu hychwanegu at y Gofrestr Risgiau
• Sicrhau ymlyniad wrth y prosesau Rheoli Risg

Caiff risgiau unigol eu neilltuo i aelodau o dim y Prosiect a fydd yn gyfrifol am reoli eu risgiau eu hunain, gan ychwanegu at y Gofrestr Risgiau a datblygu camau ymateb mewn cysylltiad au swyddogaeth. Mae'r tim Rheoli Prosiect yn gwneud gwaith rheoli risg ar sail yr athroniaeth o nodi risgiau’n gynnar a dilyniant parhaus drwy gydol oes y prosiect. Byddant yn rhagweithiol drwy ragweld digwyddiadau yn y dyfodol a allai effeithio ar y prosiect ac yn cymryd y camau angenrheidiol i leihau tebygolrwydd risg, a/neu i leinau effaith y risg pe bai’n digwydd.

Dyma brif ffactorau Ilwyddiant y broses rheoli risg:

• Mae holl risgiau’r Prosiect yn cael eu nodi a’u hasesu‘n helaeth wrth lansio’r Prosiect ac ym mhob cam o'r Prosiect.
• Mae dull gweithredu integredig ‘un tim’ yn cael ei fabwysiadu lle mae Rheolwr y Prosiect yn goruchwylio’r holl risgiau ym mhob swyddogaeth, ac mae’r arfer o gyfnewid gwybodaeth rhwng y swyddogaethau hyn, partneriaid a rhanddeiliaid yn cael ei hyrwyddo
• Risgiau’n cael eu rheoli’n barhaus drwy gydol y prosiect.

Nod y strategaethau yw amlinellu gofynion lefel uchel y system. O’r strategaethau, bydd cynlluniau penodol i’r prosiect yn cael eu datblygu. Bydd y rhain yn dogfennu'’r llif gwaith yn fanwl a sut bydd y gofyniad yn cael ei weithredu i wneud yn siWr bod y system yn cael ei defnyddio’n ddiogel.

3.1 Disgrifiad o’r Broses

Mae Rheoli Risg yn cynnwys chwe cham pendant sy‘n datblygu dros oes y prosiect. Mae’r broses rheoli risg yn dechrau yn y cam cynnig ac yn gorffen pan fydd y prosiect yn dod i ben. Nid yw camau'’r broses yn benodol i gamau'r prosiect. Maen nhw’n cael eu hailadrodd dros oes y prosiect — gweler Ffigurau 1 a 2.

....mae’n ailadroddol: yn dechrau yn ystod y Cam Cynnig ac yn gorffen pan fydd Prosiect yn Dod iBen n Dod i Ben

3.2 CAM 1 - Nodi Risgiau

Cam cyntaf y broses rheoli risgiau yw nodi digwyddiadau unigol a allai ddigwydd yn ystod y prosiect. Mae’r cam nodi yn cynnwys:

• Nodi’r risgiau
• Cysoni'r risgiau sy'n cael eu nodi
• Neilltuo perchnogaeth o risgiau unigol

Am resymau effeithlonrwydd, mae tim llawn y Prosiect yn rhan o gyfres 0 adolygiadau a gweithdai i nodi a chysoni risgiau prosiect, a neilltuo perchnogaeth ohonynt, sef:

• Adolygiad o'r contract ac adolygiad masnachol i wneud yn siwr bod yr holl faterion masnachol ac ariannol dros oes y prosiect yn cael eu rheoli

• Gweithdai nodi risgiau sy'n cynnwys pob swyddogaeth

• Gweithdai gwersi a ddysgwyd ac ymgorffori “yr arferion gorau”

• Gweithdai rhagdybiaethau, lle mae'r holl ragdybiaethau a wnaed gan gyflenwyr ac isgontractwyr yn cael eu casglu ynghyd, eu dilysu, ac unrhyw risgiau cysylltiedig yn cael eu lliniaru

• Ar gyfer prosiectau trenau newydd, gweithdai asesu eitemau hollbwysig: nodi risgiau a dogfennu’r Modd Methiant a Dadansoddi Effeithiau (FMEA) neu'r gwaith arall sydd i'w wneud yn ystod y cyfnod gweithredu

• Adolygiadau Giat a Phlymio’n Ddwfn (Deep Dives and Gate Reviews), sy’n cael eu harwain gan yr uwch reolwr ac yn ymdrin 4 phob agwedd ar y prosiect

Mae pob risg yn cael ei ddisgrifio gan ddatganiad (gweler Ffigur 3), sy'n osgoi amwysedd ac yn cyflwyno cysondeb i‘r broses. Yn Saesneg, mae'r datganiad wedi'i lunio yn dl y fformat “3C” — Condition, Cause, Consequence.

3.2.1 Nodi

Caiff risgiau eu nodi drwy gydol oes y prosiect ac nid yw'n ymarfer ‘untro’. Wrth i'r prosiect fwrw ymlaen mae tim y Prosiect yn ennill rhagor o wybodaeth, sy’n gallu arwain at nodi rhagor o risgiau. Mae risgiau’n newid o ran eu hyd a’u lled wrth i'r prosiect ddatblygu hefyd. Caiff newidiadau eu cyfathrebu mewn cyfarfodydd risg rheolaidd a'r Gofrestr Risgiau ei diweddaru’n rheolaidd i adlewyrchu'r ddealltwriaeth ddiweddaraf.

Cymerir gofal yn mhob cam i wneud yn siWr nad problemau na phryderon yw'r risgiau anodir.

3.2.2 Cysoni Risgiau

Mae hyn yn datblygu drwy'r broses rheoli risg ac mae 3 nod iddo:

• Osgoi dyblygu
• Asesua graddio pob effaith
• Diffinio pob cam ymateb

Yn y cam nodi, mae Tim y Prosiect yn gwneud yn siWr nad oes risgiau wedi’u dyblygu a bod y rhyngwynebau a’r ymyriadau rhwng risgiau ac ymysg swyddogaethau wedi‘u nodi. Mae gwaith cysoni’n cael ei wneud i ganiatau i risgiau gael eu clystyru yn él achosion neu ganlyniadau, i sefydlu cysylltiadau rnwng risgiau, a'r camau ymateb

3.2.3 Diffinio Perchnogaeth

Mae holl aelodau Tim y Prosiect yn gyfrifol am nodi risgiau, hyd yn oed y tu allan i'w maes. Felly, efallainad y person neu'r swyddogaeth sy'n nodi risg fydd yr adnodd gorau i reoli’r risg honno nes ei datrys. Er bod y risgiau'n cael eu hadolygu gan Reolwr a Thim y Prosiect, maen nhw'n defnyddio profiad a barn i neilltuo’r gwaith o reoli risgiau penodol, a hynny ar sail dwy ystyriaeth:

• Yswyddogaeth y bydd y risgiau'n effeithio arni fwyaf
• Y swyddogaeth sydd fwyaf addas i reoli'r camau ymateb

Wedyn, mae perchennog y risg yn gyfrifol am reoli ei risgiau ac am adrodd ar y cynnydd i Reolwr y Prosiect mewn cyfarfodydd adolygu

3.3 CAM 2 - Asesu

Mae asesu risgiau'n cynnwys gwerthuso’r ystod o ganlyniadau posibl y prosiect pe bai’r risg yn digwydd. Caiff hyn ei wneud fel a ganlyn:

• Asesiad Ansoddol - Asesiad cyn Lliniaru cyn gweithredu unrhyw gamau ymateb/lliniaru
• Bwrw amcan o effaith ac amseriad risgiau
• Asesiad Meintiol— Asesiad ar 6l Lliniaru yn seiliedig ar y camau ymateb yn cael eu gweithredu’n effeithiol ac ar yr adeg gywir (gweler Adran 3.4.2)

Mae Tim y Prosiect yn adolygu risgiau’r Prosiect yn barhaus i wneud yn siWr bod yr effaith lawn wedi cael ei nodi a’i hamcanu, gan ddiweddaru'r Gofrestr Risgiau fel y bo’r angen.

3.3.1 Asesiad cyn Lliniaru (Asesiad Ansoddol)

Mae’r asesiad cyn lliniaru’n cael ei gynnal gan berchennog y risg. Mae’n darparu gradd ar gyfer pob risg. Mae hyn yn golygu bod modd graddio’r risg yn gychwynnol:

• Gan ddangos proffil/gradd y risg i Dim y Prosiect a’r rneolwyr
• Gan ei gwneud hi’n bosibl nodi’r risgiau a’r potensial uchaf er mwyn cyfeirio ymdrech tuag atynt yn syth

Ar ol ei gwblhau, bydd yr asesiad ansoddol yn diffinio’r risgiau fel rnai UCHEL, CANOLIG neu ISEL, yn seiliedig ar faint cyfunol yr Effaith a’r Tebygolrwydd.
Mae'r lefel hon o fanylder yn cael ei nodi ar y Gofrestr Risgiau hefyd, sy'n dangos ansawdd y wybodaeth sydd ar gael wrth fwrw amcan o'r Effaith a’r Tebygolrwydd, sef:

• Uchel - (H) mae'r wybodaeth am Effaith a Thebygolrwydd y risg yn ddigonol i bob
• Canolig (M) - mae digon 0 wybodaeth ar gael i fwrw amcan o’r Effaith a’r Tebygolrwydd
• Isel (L) — nid oes digon o wybodaeth ar gael i fwrw amcan defnyddiol o'r Effaith na’r Tebygolrwydd

Mae risg sy'n dod o dan y categori Uchel yn caniatau i gamau gael eu llunio a’u gweithredu cyn gynted a phosibl. Ond os yw manylder y wybodaeth yn ‘Isel’, bydd
ymchwiliad pellach yn cael ei wneud i’r risg er mwyn cynyddu'r ddealltwriaeth. Pan fydd manylder y wybodaeth gynyddu wrth i'r prosiect ddatblygu a’r ddealltwriaeth o'r risgiau gynyddu, mae’r manylder yn cael ei ddiweddaru ynghyd 4 newidiadau i'r Effaith a’r Tebygolrwydd, os yw'n briodol.

3.3.1.1 Maint yr Effaith cyn Lliniaru

Mae maint risg yn gysylltiedig a'r effaith bosibl ar y prosiect yn gyffredinol o ran costau neu oedi posibl, ac mae’n cael ei ystyried i ddechrau heb y budd o weithredu unrhyw gamau lliniaru. Caiff pum band eu defnyddio i ddisgrifio effaith bosibl y risg, fel y dangosir yn Ffigur 4. Yn yr un modd, mae'r Tebygolrwydd o'r risg yn digwydd hefyd wedi’i ddiffinio mewn bandiau a drwy gyfuno’r Effaith a'r Tebygolrwydd, mae pob risg yn cael asesiad cychwynnol ystyriol a chyraeddadwy gan ddefnyddio dull matrics.

3.3.1.2 Matrics Risg cyn Lliniaru

Mae matrics yn cael ei ddefnyddio i ddarlunio risg ar sail y mewnbynnau Effaith a Thebygolrwydd, fel y dangosir yn Ffigur 4. Mae’r dosbarthiad risg canlyniadol yn cael ei ddangos mewn safle penodol ar y matrics. Cynrychiolir y dosbarthiadau gan wahanol barthau: mae’r parth coch yn dangos risgiau Uchel, melyn yn dangos risgiau Canolig a gwyrdd yn dangos risgiau Isel. Mae safle’r risg ar y matrics wedi'i ddynodi gan y llythyren manylder H, M neu L a gafodd ei fewnbynnu (gweler Ffigur 5, sy’n giplun o gronfa ddata Cofrestr Risgiau).

Mae safle risg yn y parth coch yn deillio o Debygolrwydd uchel a Risg 4 photensial uchel, ac mae'r tim yn rhoi blaenoriaeth iddi gan ddatblygu camau lliniaru cadarn yn brydion.

3.3.2 Amseriadau Effaith Risg

Rheddir ystyriaeth i’r pwynt lle bydd pob risg yn digwydd, eto i helpu i flaenoriaethu ac i ganiatau camau i gael eu grwpio. Mae’r Gofrestr Risgiau’n darparu ar gyfer cofnodi Dyddiad yr Effaith a Dyddiad y Statws fel mewnbynnau sy’n cynrychioli’r prosiect cyfan. Mae Dyddiad Cwblhau yn cael ei gynnwys i annog diweddariadau rheolaidd ac asesiad o risg i sicrhau rheolaeth effeithiol

3.4 CAM 3 - Cynllunio’r Ymateb

3.4.1 Lliniaru Risgiau

Cynllunio‘r Ymateb yw’r broses o liniaru’r risgiau a nodir. Mae pob perchennog risg yn gyfrifol am gynllunio a gweithredu camau ymateb, gyda chymorth gan Dim y Prosiect.

• Gall cynllun ymateb ar gyfer risg benodol gynnwys mwy nag un weithred sy'n cynnwys unrhyw aelod o'r tim.

• Efallai y gofynnir i holl aelodau Tim y Prosiect, gan gynnwys partneriaid a chyflenwyr, nodi a datblygu mesurau ymateb ar gyfer risgiau a nodir hyd yn oed os nad nhw yw'r perchennog.

• Bydd yr aelod o Dim y Prosiect sy’n gyfrifol am risg yn nodi Gweithredwr Ymateb priodol.

• Ar dldiffinio'r camau ymateb, bydd aelodau Tim y Prosiect yn adolygu’r camau a bydd Rheolwr y Prosiect yn eu cadarnhau.

• Bydd perchennog y risg yn darparu'r holl wybodaeth y mae angen ei nodi ar y Gofrestr Risgiau, gan gynnwys Dyddiadau Cwblhau Camau, Disgrifiad o Gamau a Chost Camau Lliniaru.

• Bydd perchennog y risg ac aelodau Tim y Prosiect yn cysylltu a'r holl berchnogion risg ac yn sicrhau ymrwymiad a chytundeb ynghylch y dyddiadau cwblhau.

Bydd cost gweithredu’r camau lliniaru‘n cael ei amcangyfrif i werthuso cost cam yn erbyn y buddiant oherwydd, mewn rhai achosion, efallai y bydd costau’r cam ymateb yn fwy na chost yr Effaith.

3.4.2 Asesiad Lliniaru

Mae’r asesiad hwn yn asesiad meintiol neu rifol manylach o’r risgiau unigol mewn cysylitiad a'r Effaith o ran cost a/neu amserlen. Cynhelir yr asesiad cyn gynted 4 phosibl er mwyn cynyddu effaith unrhyw gam lliniaru. Mae’r camau lliniaru sy’n cael eu nodi i fynd i’r afael 4 risgiau sy'n benodol i brosiect arbennig yn cael eu nodi fel mesurau sy'n ychwanegol at y rheini sydd wedi’u cynnwys ym mhrosesau safonol TTWRS fel arfer. Mae'r asesiad yn cynnwys:

• Diffiniad o'r cam(au) lliniaru ar gyfer pob risg
• Ycama’r person sy'n gyfrifol am weithredu'r cam(au) lliniaru
• Cyfrifiad o gost y gwaith lliniaru
• Ystyriaeth o lwyddiant y gwaith lliniaru

Amcan o’r risg ar ol asesu'r gwaith lliniaru fel a ganlyn:

• Effaith Fwyaf o Ran Cost ac Amserlen — nid yw hyn yr un fath o reidrwydd a’r Effaith cyn Lliniaru, sy'n tybio na fydd y camau lliniaru’n Ilwyddiannus
• Effaith Leiaf o ran Cost ac Amserlen — nid yw hyn o reidrwydd yr un fath a'r gost neu'r oedi os nad yw'r risg yn digwydd — yr Effaith leiaf yw'r amcangyfrif o’r Effaith leiaf ar gost ac oedi os yw'r risg yn digwydd, ond gan dybio y bydd y rhan fwyaf o’r camau lliniaru’n Ilwyddiannus
• Effaith Fwyaf Tebygol o ran Cost ac Amserlen - caiff hyn ei gyfrifo ar sail y dybiaeth y bydd y camau lliniaru’n cael effaith deg, sydd fwyaf tebygol o ddigwydd

Mae Effaith debygol y risg ar gost ar gyfer cyllidebu’n cael ei phennu drwy luosi’r Gost Fwyaf Tebygol a'r Tebygolrwydd ar él Lliniaru. Ar gyfer pob mewnbwn, mae rhesymeg/manylion y costau a’r tebygolrwydd yn cael eu nodi ar y Gofrestr Risgiau.
Mae’r asesiadau a’r mewnbynnau hyn yn cael eu gwneud gan berchennog y risg a’u hadolygu gan Reolwr y Prosiect, y Rheolydd Ariannol a Phennaeth Prosiectau Trenau Newydd.

3.5 CAM 4 — Gweithredu'r Camau Ymateb

Perchennog y risg sy'n gyfrifol am weithredu’r camau ymateb, am fonitro’r dyddiad cwblhau ac am adrodd ar statws y camau ymateb yn y cyfarfodydd adolygu risgiau rheolaidd.
Mae’r gwaith o weithredu camau ymateb yn cael ei ystyried fel rhan o’r broses rheoli newid, lle mae cynnig yn cael ei adolygu’n eang, ei gyllidebu a‘i gymeradwyo cyn ei weithredu. Perchennog y cam lliniaru sy’n gyfrifol am gyflawni’r tasgau neu'r gweithgareddau i gwblhau’r cam ymateb. Pan fydd cam ymateb yn cael ei gwblhau a’r canlyniadau’n cael eu derbyn gan Reolwr y Prosiect, mae perchennog y risg yn diweddaru'r wybodaeth yn y Gofrestr Risgiau ac mae'r asesiad yn cael ei ddiwygio, fel y bo'n briodol

3.5.1 Blaenoriaethu Camau Ymateb

Mae risgiau a allai effeithio ar y prosiect ar unrhyw adeg yn cael eu cadw dan adolygiad yn barhaus gan Reolwr y Prosiect; weithiau sawl mis cyn y cam lle gallant ddigwydd. Ar unrhyw adeg yn y prosiect, mae sylw'n cael ei ganolbwyntio ar y risgiau a'r camau sy'n gysylitiedig a'r cam presennol er mwyn gwneud yn siwr bod gweithgareddau’n cael eu cwblhau’n brydlon. Lle y bo’n briodol, mae rhai camau’n cael eu hymgorffori yn Rhaglen y Prosiect i wneud yn siwr eu bod yn cael eu monitro a’u hymgorffori yng ngweithgareddau’r prosiect. Mae Rheolwr y Prosiect yn creu adroddiadau o'r Gofrestr Risgiau yn dangos y camau ymateb yng ngham cyfredol y prosiect, a‘'u dosbarthu a’u hadolygu gyda’r tim.

3.6 CAM 5 - Tracio ac Adrodd

Mae’r gwaith o Dracio Risgiau ac Adrodd arnynt yn TFWRS yn gwneud y risgiau’n weledol bob amser i Dim y Prosiect, gan ei fod yn hollbwysig i statws y prosiect. Mae perchnogion risg yn adrodd ar statws y camau ymateb i Reolwr y Prosiect drwy gyfarfodydd risg rheolaidd sy'n cael eu cynnal ym mhob cam o’r Prosiect.
Mae gwaith tracio risgiau rheolaidd yn cael ei wneud drwy:

• Adolygiadau Swyddogaethol

• Adolygiadau Tim y Prosiect

• Adolygiadau Mewnol ac Allanol {e.e. gyda chyflenwyr) o’r Prosiect bob mis

Mae Rheolwr y Prosiect yn goruchwylio'r risgiau sy'n cael eu hychwanegu at y Gofrestr Risgiau ac yn adolygu/rhoi cyngor ar y cynnwys i wneud yn siWr bod y disgrifiadau, yr esboniadau, y costau a’r camau lliniaru‘n gywir ac yn ddealladwy i bawb yn Nhim y Prosiect.
Mae’r gwaith o adrodd ar broblemau rheoli risg yn cael ei wneud drwy adroddiadau cynnydd misol, sy’n cynnwys hyd at 5 o’r prif risgiau a allai effeithio ar TFWRS.

3.7 CAM 6 - Cau

Mae perchnogion risg yn gyfrifol am argymell i Reolwr y Prosiect bod risg yn cael ei chau. Caiff risg ei chau dim ond pan nad yw'r eitem yn cael ei hystyried yn risg i'r prosiect. Hyd yn oed pan fydd risg wedi’i chau, bydd Rheolwr y Prosiect yn cofnodi’r holl wybodaeth berthnasol yn y Gofrestr Risgiau.
Hyd yn oed pan fydd cam ymateb yn cael ei weithredu’n llwyddiannus, gall risg dal gael Effaith weddilliol sy'n gofyn am ragor o gamau lliniaru/rheoli. Gellir cau risgiau:

• Pan fo’r risg wedi'i dyblygu rhywle arall
• Pan fo’r risg wedi cael ei lliniaru ac nid yw'n fygythiad mwyach
• Osnad yw'r risg wedi digwydd
• Os yw'r risg wedi digwydd (ac wedi achosi problem)

4.1 Rheolwr y Prosiect

Mae Rheolwr y Prosiect yn gyfrifol am y gwaith beunyddiol o reoli risgiau, sicrhau ansawdd, cyflawnder a chywirdeb yr holl wybodaeth am risgiau, asesiadau, costau a chamau lliniaru yn y Gofrestr Risgiau.
Mae rél Rheolwr y Prosiect yn cynnwys y dyletswyddau canlynol:

4.1.1 Cam Cychwynnol

• Gwneud yn siWr bod gweithaai rheoli risg yn cael eu cynnal yn ol yr angen

• Rheoli’r gwaith o drosglwyddo risgiau a’u perchnogaeth o/i dim Gweithredu'r Prosiect

• Gwneud yn siWr bod risgiau’n cael eu cysoni yn ystod y broses Lansio’r Prosiect

• Rheoli aliniad y tim o ran deall risgiau’r prosiect

4.1.2 Cam Gweithredu’r Prosiect

• Arwain gweithgareddau rheoli risg cyfnodol

• Gwneud yn siWr bod gweithdai rheoli risg yn cael eu cynnal yn rheolaidd (yn cael eu cynllunio’n fisol o leiaf)

• Rheoli risgiau’r Prosiect yn y Gofrestr Risgiau

• Rheoli, gyda chymorth aelodau Tim y Prosiect, camau risgiau sy'n cael eu nodi a'r gwaith o’u cau

• Darparu adroddiadau misol ar statws risg Prosiectau a’u cynnydd

4.2 Aelodau Craidd Tim y Prosiect

• Cydlynu’r gwaith o nodi ac asesu risgiau, a rhoi camau ymateb ar waith, a hynny yn eu maes swyddogaethol eu hunain ac mewn unrhyw ryngwynebiadau a swyddogaethau eraill

• Rheoli a herio asesiadau risgiau

• Nodi atebion i leihau risgiau

• Rhoicamau ymateb ar waith

• Adrodd ar ddatblygiad a statws pob risg swyddogaethol

4.2.1 Perchnogion Risgiau

Ar y cyfan, perchennog y risg fydd yr aelod o Dim y Prosiect sydd yn y safle goraui reoli’r risg a llunio camau lliniaru i leinau Tebygolrwydd neu Effaith y risg, a hynny drwy wneud y canlynol:

• Diffinio a gweithredu camau ymateb
• Mynd ar drywydd camau ymateb
• Adrodd ar statws risgiau i Reolwr y Prosiect
• Darparu gwybodaeth am gau’r risg i Reolwr y Prosiect
• Rheoli a diweddaru gwybodaeth am y risg yn y Gofrestr Risgiau

4.2.2 Perchnogion Camau Lliniaru

Yn gyfrifol am y canlynol:

• Rhoi camau lliniaru ar waith
• Adrodd ar statws camau lliniaru i berchennog y risg
• Rheoli’r camau’n rhagweithiol ac adrodd ar unrhyw newid yn yr amserlen neu'r gyllideb y cytunwyd arni ar gyfer cam

4.2.3 Cydlynydd Risgiau Swyddogaethol

Gall Rheolwr y Prosiect hefyd bennu cydlynydd swyddogaethol i gymryd rhan mewn gweithgareddau rheoli risg. Mewn achosion o'r fath, mae'r cydlynydd swyddogaethol yn cyflawni’r tasgau a'r cyfrifoldebau ar gyfer maes swyddogaethol penodol.

Dylai’r ddogfen hon, ynghyd ag unrhyw ddogfennau cysylltiedig, gael eu hadolygu unwaith bob tair blynedd o leiaf, pan fydd deddfwriaethau’n newid ac yn rheolaidd yn ystod y prosiect, er enghraifft os bydd newid sylweddol, a hynny i gynnal ei heffeithiolrwydd.