Adroddiad Gweithredu Blynyddol ar gyfer y flwyddyn yn diweddu 31 Mawrth 2024

Dull ymateb TrC i risg

Cyflawni camau gweithredu

Newidiadau

Sylwadau ar weithgarwch sicrwydd yn ymarferol

Fframwaith risg a rheolaeth fewnol TrC

Mae integreiddio Pullman Rail i'r grŵp risg a'r fframwaith mewnol bellach wedi'i gwblhau a bydd dull tebyg yn cael ei fabwysiadu ar gyfer Ffibr TrC.

Yn ystod y flwyddyn, trosglwyddwyd cyfrifoldeb am weithgarwch rheoli risg Seilwaith Amey Cymru (AIW) i TrC ac mae hyn bellach wedi'i ymgorffori'n llawn ym mhroses rheoli risg TrC.

Mae tystiolaeth glir bod y Tîm Arweinyddiaeth Weithredol a'r Bwrdd wedi croesawu dull gweithredu TrC o safbwynt risg.

Risg twyll

Argymhellodd y Pwyllgor Archwilio a Risg i'r Bwrdd ei fod yn cymeradwyo polisi gwrth-dwyll, a chymeradwywyd hyn yn ei gyfarfod ym mis Hydref.

Mae rhaglen hyfforddi gwrth-dwyll wedi dechrau sy'n orfodol i bob aelod o staff perthnasol. Ar 31 Mawrth 2024 roedd x% o'r staff perthnasol wedi cwblhau'r cwrs yn foddhaol.

Cynlluniwyd i agweddau diwylliannol yr amgylchedd rheoli gael eu hatgyfnerthu trwy lansio Cod Moeseg TrC ym mis Mai 2023 gyda hyfforddiant cefnogol, fodd bynnag, gwrthododd un o undebau llafur TrC ganiatáu iddo gael ei gyhoeddi. Mae trafodaethau'n parhau i geisio perswadio'r undeb bod Cod Moeseg yn arfer da ac yn gadarnhaol i'w aelodau.
 

Ni fu unrhyw newidiadau i'r dull gweithredu arfaethedig.

Mae risg o dwyll yn cael ei gynnwys ym mhob aseiniad a gyflawnir gan y tîm sicrwydd ail reng a’r archwiliad mewnol. Mae'n ymddangos bod y broses o rybuddio aelodau allweddol y tîm rheoli a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn gweithio'n dda.  Eleni ni chodwyd unrhyw ddigwyddiadau o'r fath.

Risg adrodd ariannol ac anariannol

Dogfennaeth rheolaeth fewnol o adroddiadau ariannol ac anariannol

Mae cynnydd rhagorol yn parhau i gael ei wneud ar y prosiect hwn, er bod diffyg adnoddau cymwys addas wedi golygu nad yw'r cynnydd wedi bod cystal â'r hyn a gynlluniwyd yn ystod 2023/24. Mae aelod ychwanegol o staff sydd â'r set sgiliau gywir wedi'i recriwtio'n ddiweddar a'r gobaith yw y rhoddir digon o hwb i'r prosiect er mwyn iddo gael ei gwblhau i raddau helaeth erbyn 31 Mawrth 2025, er yn realistig mae'n debyg y bydd yn y flwyddyn ganlynol y bydd wedi'i ymgorffori’n llawn.

Adroddiadau anariannol
Nid yw'r gwaith ar wybodaeth anariannol wedi datblygu'n dda, ond mae'r angen iddo gael ei wneud i'r un safon ag ar gyfer rheolaethau ariannol yn parhau i fod yn glir.

Ni fu unrhyw newidiadau i'r dull gweithredu sy'n cael ei fabwysiadu.

Penderfynodd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn y cyfamser cyn i'r gwaith adrodd ariannol ac anariannol gael ei gwblhau, y dylid cynnal ymarfer i sicrhau nad oedd unrhyw broblemau wrth adrodd gwybodaeth anariannol. Mae archwiliad mewnol wedi cwblhau adolygiad o'r dogfennau, y systemau a'r rheolaethau dros wybodaeth o'r fath ac fe'i hysbysir i'r Pwyllgor Archwilio a Risg.

Gan fod y gwaith ar y broses rheoli mewnol uwch yn dal i fynd rhagddo, ychydig iawn o gyfle sydd wedi bod i weld sut mae'r gweithgarwch sicrwydd yn gweithio'n ymarferol.

Fodd bynnag, mae'r gwaith a wnaed hyd yma wedi rhoi cysur i'r Pwyllgor Archwilio a Risg, o ran y rheolaethau ariannol, ymddengys nad oes gwendidau rheoli materol.

Mae'r Pwyllgor Archwilio a Risg bellach yn fodlon bod gan bob gwybodaeth faterol nad yw'n ariannol system wedi'i dogfennu'n briodol gyda rheolaethau mewnol priodol i sicrhau ei bod yn cael ei hadrodd yn gywir.

Swyddogaeth archwilio mewnol TrC

Cafodd rhaglen 2023/24 ei chwblhau'n foddhaol ac yn ogystal gwnaed rhywfaint o waith ad hoc ar gais y rheolwyr, nad oedd yn rhwystro cwblhau'r rhaglen.

Roedd hefyd wedi cwblhau rhywfaint o waith ad hoc ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Risg ar wybodaeth faterol, anariannol, y sonnir amdano uchod.

Mae'r rhaglen fanwl ar gyfer 2024/25 wedi'i chymeradwyo ac mae'n cyd-fynd yn fras â'r cynllun tair blynedd.

Cynhaliwyd Asesiad Ansawdd Allanol annibynnol ("EQA") gan aelod o Sefydliad Siartredig Archwilwyr Mewnol ar y swyddogaeth fewnol a chyhoeddwyd yr adroddiad ym mis Mawrth 2024.

Ei farn gyffredinol oedd bod tîm archwilio mewnol TrC yn cadarnhau'n rhannol i safonau Sefydliad Archwilwyr Mewnol a Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Roedd nifer o argymhellion, llawer ohonynt eisoes wedi'u rhoi ar waith ac mae rhai o'r rhain wedi'u cyfuno â gwaith a oedd eisoes ar y gweill i gydymffurfio â'r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang newydd a gyhoeddwyd ym mis Ionawr 2024.

Dim.

Mae'r Pwyllgor Archwilio a Risg wedi derbyn llawer o adroddiadau rhagorol gan archwiliad mewnol yn ystod y flwyddyn. Ni ystyriwyd unrhyw ganfyddiadau unigol na chasgliad o ganfyddiadau ac roedd yr adroddiadau hynny a oedd â chasgliad anffafriol yn gyffredinol yn cael eu rheoli ac roedd camau gweithredu ar y gweill erbyn i'r adroddiad gael ei gwblhau.

Dylai'r gwaith sy'n cael ei wneud i weithredu argymhellion yr EQA a chydymffurfio â'r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang newydd sicrhau bod y gwaith o ansawdd uchel sy'n cael ei wneud gan y swyddogaeth archwilio fewnol yn parhau i fod o'r safon uchaf.

Cwmpas gwaith yr archwilydd allanol

Nid oedd unrhyw newidiadau sylweddol yn y cwmpas y gwaith a wnaed gan yr archwilwyr allanol ar gyfer y flwyddyn yn diweddu ar 31 Mawrth 2023. Y perthnasedd ar gyfer Grŵp TrC, y cytunwyd arno gyda'r Pwyllgor Archwilio a Risg oedd £66 miliwn a'r trothwy adrodd ar gyfer camddatganiadau i'r Pwyllgor Archwilio a Risg oedd £3.3 miliwn.

Dim.

Gohiriwyd cyfranogiad posibl yr archwilwyr allanol wrth roi sicrwydd ar wybodaeth anariannol am flwyddyn arall nes bod y Pwyllgor Archwilio a Risg yn fodlon â lefel y sicrwydd mewnol a wnaed.

Y prif ffynonellau sicrwydd a dderbyniwyd gan Fwrdd TrC ar wybodaeth a ddefnyddir i fonitro perfformiad busnes

Mae cryn dipyn o waith wedi'i wneud yn ystod y flwyddyn ar y Dangosyddion Perfformiad Allweddol (DPA) a ddefnyddir i fonitro perfformiad busnes, ac mae rhai wedi'u gwella.

Bellach mae gan y Bwrdd set o DPA y mae'n credu sy'n ei alluogi i oruchwylio busnesau TrC yn fwy effeithiol.

Cytunwyd ar set o DPA, yn seiliedig ar y gyfres fwy cynhwysfawr o DPA a ddefnyddir gan y Bwrdd a fydd yn cael ei chyhoeddi'n rheolaidd.

Mae'r swyddogaeth archwilio fewnol wedi cynnal adolygiad o'r systemau a'r prosesau a ddefnyddir i baratoi'r set o DPA manwl a ddefnyddir gan y Bwrdd a'r DPA hynny, a gyhoeddir.