Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd 18 Chwefror 2021

Submitted by positiveUser on Fri, 04/02/2022 - 14:23

Cofnodion Bwrdd Trafnidiaeth Cymru

18 Chwefror 2021

Lleoliad: ar-lein

10:00 – 16:30

 

Yn bresennol

Scott Waddington (SW) (Cadeirydd); James Price (JP); Heather Clash (HC); Sarah Howells (SH); Nicola Kemmery (NK); Alison Noon-Jones (ANJ); Vernon Everitt (VE); Alun Bowen (AB); Gareth Morgan (eitemau 2b-2c); Natalie Feeley (eitemau 1-3) a Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth).

Sesiwn y diweddariad gweithredol (Rhan B): Geoff Ogden (GO); David O’Leary (DOL); Lewis Brencher (LB); Lisa Yates (LY); Lee Robinson (LR); Alexia Course (AC); Karl Gilmore (KG); Gareth Morgan (GM) a Dave Williams (DW).

 

Rhan A – Cyfarfod y Bwrdd Llawn

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a nododd bod 12 mis ers y tro diwethaf i'r Bwrdd gyfarfod wyneb yn wyneb. Estynnodd y Cadeirydd ei longyfarchiadau am gwblhau'r trosglwyddiad rheilffordd diweddar.

1a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Dim.

1b. Hysbysiad Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, estynnodd y Cadeirydd groeso i bawb i’r cyfarfod a chyhoeddodd fod y cyfarfod wedi dechrau.

1c. Gwrthdaro Buddiannau

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau.

1d. Cofnodion a Chamau Gweithredu’r Cyfarfod Blaenorol

Cymeradwywyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 21 Ionawr fel cofnod gwir a chywir, yn amodol ar rai mân addasiadau.

2a. Amser i Ddiogelwch

Yn ddiweddar, bu farw un o weithwyr Network Rail. Cafodd person ei daro gan drên, ond ni chafodd y ddau gydweithiwr a oedd yn gweithio gerllaw eu niweidio. Unwaith y bydd gennym fwy o fanylion, bydd gwersi'n cael eu dysgu a'u cymhwyso.

Mae'r wybodaeth yn y ddogfen hon yn gyfrinachol a dim ond er gwybodaeth y derbynnydd bwriedig. Ni ellir ei defnyddio, ei chyhoeddi na'i hailddosbarthu, yn ei chyfanrwydd neu'n rhannol, ac ni ellir datgelu unrhyw ran o'r wybodaeth sydd ynddi heb gydsyniad ysgrifenedig clir cyfarwyddwyr Trafnidiaeth Cymru. Byddwch yn ymwybodol felly na chaniateir i chi ddatgelu, copïo, dosbarthu neu ddefnyddio'r ddogfen hon a'r wybodaeth ynddi

2b. Amser i Gwsmeriaid

Collodd cludwr gynnyrch a oedd yn cael ei ddychwelyd, a gofynnodd am wybodaeth a oedd eisoes gan y cwmni. Mae angen i ni ofalu sut rydym yn rhyngweithio â chwsmeriaid i sicrhau bod cwsmeriaid yn gorfod gwneud cyn lleied o ymdrech â phosibl.

2c. Perfformiad o ran diogelwch

Ymunodd GM â’r cyfarfod. Yn gyffredinol, mae perfformiad o ran diogelwch ar gyfer y cyfnod hwn wedi bod yn dda. Nododd trosglwyddiad diweddar staff glanhau Axis i Trafnidiaeth Cymru fod angen uwchraddio safon y cyfleusterau, a sefydlwyd is-grŵp i sicrhau bod diwylliant diogelwch yn cael ei gymhwyso'n gyson ar draws y gwasanaeth.

Ni ddigwyddodd unrhyw ddamweiniau adroddadwy RIDDOR yn ystod y cyfnod. Fodd bynnag, adroddwyd am ddau ddigwyddiad o basio signal yn beryglus (SPAD), ac mae gwaith ar y gweill i nodi arfer gorau gan Gwmnïau Trenau eraill. Nododd y Bwrdd hefyd dueddiadau ar i lawr mewn perthynas â mynegai wedi'i bwysoli ar sail marwolaethau; damweiniau'r gweithlu a damweiniau nad ydynt yn ymwneud â'r gweithlu; troseddau ar lwybrau ac ymosodiadau corfforol. Fodd bynnag, mae ffigurau ymddygiad gwrthgymdeithasol yn uwch na'r disgwyl ac mae cynnydd yn nifer y bobl sy'n gwrthod gwisgo masg wyneb nes iddynt gael eu herio.

Hysbyswyd y Bwrdd am anaf a gafwyd ar groesfan reilffordd yng Ngogledd Caerdydd i berson yn gwisgo clustffonau a chwfl nad oedd wedi gweld na chlywed y trên yn dod. Bu damwain fu bron â digwydd hefyd ar groesfan reilffordd yn y Gorllewin lle anwybyddodd person a oedd yn mynd â’i gi am dro gorn trên.

Trafododd y Bwrdd adrodd am ddiogelwch a rolau a chyfrifoldebau Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles Trafnidiaeth Cymru a phwyllgor diogelwch TfWRL, sydd ar fin cael ei ffurfio. Cytunodd y Bwrdd fod angen egluro rôl a chyfrifoldebau'r is-bwyllgorau er mwyn osgoi dyblygu a threfnu trafodaeth gyda'r unigolion perthnasol [Cam Gweithredu JM].

Diolchodd GM i'r Bwrdd am eu cefnogaeth dros y blynyddoedd diwethaf. Diolchodd y Cadeirydd i GM am ei waith, a mynegi dymuniadau gorau ar gyfer ei ymddeoliad.

3a. Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Cyflwynodd JP adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol. Er i'r broses o drosglwyddo’r gwasanaethau rheilffyrdd fynd rhagddi yn ddidrafferth, mae nifer sylweddol o weithgareddau'n rhedeg ochr yn ochr â hynny.

Trafododd y Bwrdd yr angen i gynllunio'n strategol ar gyfer y dyfodol ac ar gyfer gweithgareddau pellach yn y dyfodol sy'n debygol o ddod o dan gylch gwaith Trafnidiaeth Cymru a, lle bynnag y bo modd, eu prif ffrydio er mwyn sicrhau cydlyniad o ran dylunio gwasanaethau ac effeithlonrwydd. Cytunodd y Bwrdd fod angen ailedrych ar strategaeth Trafnidiaeth Cymru mewn cyfarfod yn y dyfodol [Cam Gweithredu JM].

Mae Rheolwr Gyfarwyddwr newydd wedi'i benodi ar gyfer Rail Ltd, a chaiff ei gyhoeddi fis nesaf. Mae'r unigolyn eisoes yn ymgysylltu â'r sefydliad drwy gyfarfodydd a datblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol.

Ailadroddodd JP yr angen i symud tuag at brif nod Trafnidiaeth Cymru o rwydwaith trafnidiaeth gwirioneddol integredig. Mae'r strategaeth docynnau yn allweddol i hyn, a chytunwyd y dylai hyn gael sylw mewn cyfarfod yn y dyfodol. Cynigiodd SH ddarparu rhywfaint o gymorth a her [Cam Gweithredu JP/DOL/SH].

Hysbyswyd y Bwrdd bod gwaith wedi bod yn mynd rhagddo gyda Llywodraeth Cymru dros yr wythnosau diwethaf i archwilio lle y gallai fod yn bosibl dwyn gwariant ymlaen o'r blynyddoedd i ddod i'r flwyddyn ariannol bresennol.

Cytunwyd i ddatblygu rhestr o brosiectau sy'n barod i'w rhoi ar waith ar ddiwedd pob blwyddyn ariannol [Cam Gweithredu HC].

Mae gwaith yn ymwneud â gwasanaethau bws yn parhau, gyda deialog sylweddol ar gyfrifoldebau Llywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a Trafnidiaeth Cymru yn y dyfodol, yn ogystal â chymorth parhaus ar gyfer y Cynllun Bysiau Brys a Fflecsi. Mae cadw canlyniad strategol rhwydwaith trafnidiaeth cydgysylltiedig yn rhan annatod o'r holl feddwl a thrafodaethau ar wasanaethau bws.

Nododd y Bwrdd yr adroddiad.

3b. Cyllid

Cyflwynodd HC yr adroddiad cyllid. Tynnwyd sylw'r Bwrdd at y gweithgareddau cyllid allweddol dros y mis diwethaf, yn enwedig o ran rhoi TfW Rail Ltd ar waith, diwedd blwyddyn, gwasanaethau newydd gan gynnwys glanhau, grantiau teithio llesol, mentrau bws, mentrau newydd eraill ar gyfer y flwyddyn ariannol newydd a chylch gwaith a darpariaeth cyllideb newydd y flwyddyn ariannol ar gyfer 2021-22.

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i ddiweddaru Erthyglau Cymdeithasu Trafnidiaeth Cymru, gydag angen penodol i nodi dull mwy effeithlon o ganiatáu i Trafnidiaeth Cymru brynu tir ac eiddo er mwyn peidio ag oedi trawsnewidiad Llinellau Craidd y Cymoedd. Mae trafodaethau'n parhau hefyd gyda Llywodraeth Cymru ynghylch trosglwyddo prif fuddiolwr ERDF.

Nododd y Bwrdd gyfrifon rheoli mis Ionawr 2021. Yn y mis hwnnw, roedd gwariant refeniw yn £39 miliwn (ac eithrio gwariant nad yw'n arian parod) ac mae £37 miliwn o'r swm hwnnw'n ymwneud â rheilffyrdd y mae'r rhan fwyaf ohono'n cael ei drosglwyddo i'r Partner Gweithredu a Datblygu (ODP) ac fel rhan o derfynu'r Cytundeb Grant. Yn y mis hwnnw, roedd y gwariant cyfalaf yn £10 miliwn ac mae £9.7 miliwn o’r swm hwnnw yn ymwneud â rheilffyrdd.

Gadawodd NF y cyfarfod a diolchwyd iddi am ei chyfraniad dros y 12 mis diwethaf.

3c. Caffael archwilio

Daw contract presennol Trafnidiaeth Cymru ar gyfer gwasanaethau archwilio i ben ym mis Mai 2022. Arweiniodd trosglwyddiad diweddar y gwasanaethau rheilffyrdd o Keolis Amey i Trafnidiaeth Cymru at gwmpas archwilio a ffioedd sylweddol uwch ar gyfer grŵp o gwmnïau Trafnidiaeth Cymru. Er mwyn cydymffurfio'n llawn â'r rheolau caffael, byddai angen i Trafnidiaeth Cymru gynnal ymarfer caffael llawn ar gyfer y flwyddyn a ddaw i ben ar 31 Mawrth 2022. Fodd bynnag, mae'r Pwyllgor Archwilio a Risg wedi adolygu'r sefyllfa ac mae'n credu y byddai cynnal ymarfer tendro archwilio yn 2021 yn peri problemau am nifer o resymau ac mai dim ond o ganlyniad i'r digwyddiadau digynsail sy'n deillio o'r pandemig COVID-19 y mae'r sefyllfa hon wedi codi, ac na ellid bod wedi rhagweld yr hyn oedd i ddod yn rhesymol ar yr adeg y cafodd y contract gwreiddiol ei dendro.

Cymeradwyodd y Bwrdd argymhelliad gan y Pwyllgor Archwilio a Risg y dylai'r archwilydd presennol barhau fel archwilydd Trafnidiaeth Cymru ar gyfer 2020-21 a 2021-22 ac na ddylid cynnal tendr archwilio yn 2021, ond ei fod yn digwydd yn 2022, am y rhesymau a nodwyd i'r Bwrdd.

3d. Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol

Cytunodd y Bwrdd i fabwysiadu Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer grŵp o gwmnïau Trafnidiaeth Cymru sy'n nodi'r fframwaith llywodraethu corfforaethol lefel uchel sy'n berthnasol ar draws y grŵp. Gofynnir i bob cyfarwyddwr statudol gadarnhau ei fod wedi darllen a deall y ddogfen, y bydd yn cydymffurfio â'r Polisi Gwrthdaro Buddiannau ar gyfer grŵp o gwmnïau Trafnidiaeth Cymru a Chod Ymddygiad Swyddfa'r Cabinet ar gyfer Aelodau Bwrdd Cyrff Cyhoeddus.

3c. Diweddariad ar yr is-bwyllgorau

Rhoddwyd diweddariad i’r Bwrdd ar waith y Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu.

3d. Bwrdd Llywio

Rhoddodd y Cadeirydd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am gyfarfod diweddar Bwrdd Llywio Trafnidiaeth Cymru a drafododd barodrwydd Gweithredydd Pan Fetho Popeth Arall (OLR), penodi Rheolwr Gyfarwyddwr TfW Rail Limited, strwythurau sefydliadol, Dangosyddion Perfformiad Allweddol, gwasanaethau bws, llythyr cylch gwaith Trafnidiaeth Cymru, cynllun busnes a chyllideb; ymateb i Gomisiwn Burns ac Erthyglau Cymdeithasu Trafnidiaeth Cymru.

 

Rhan B – Sesiwn y diweddariad gweithredol

Ymunodd LB, LR, DW, AC, KG, DOL a GO â’r cyfarfod

5a. Diweddariad TG

Rhoddwyd cyflwyniad i'r Bwrdd ar brosiectau a mentrau TG a digidol presennol ac arfaethedig. Nododd y Bwrdd y cyflwyniad a chroesawodd y cynnydd a wnaed.

5b. Cyfathrebu

Bu gostyngiad yn y lefelau argraff brand ym mis Rhagfyr 2020/Ionawr 2021, yn debygol o ganlyniad i ostyngiadau mewn amserlenni a'r blocâd tair wythnos a roddwyd ar waith ar gyfer trawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd. Bydd cystadleuaeth enwau – 'The Magnificent Train Journey' yn cael ei lansio ar 21 Chwefror. Ymddangosodd JP yn y Pwyllgor Dethol ar Faterion Cymreig ar 11 Chwefror 2021 i ddarparu tystiolaeth, ochr yn ochr â Network Rail, ar Seilwaith Rheilffyrdd yng Nghymru. Mae cyfathrebu ac ymgysylltu â staff yn parhau i fod yn ffocws allweddol, gan roi'r wybodaeth ddiweddaraf i staff yn ystod y cyfnod heriol hwn er mwyn helpu i gadw staff yn ddiogel a pharhau i ddarparu ein gwasanaethau mewn ffordd mor ddiogel ac effeithiol â phosibl.

5c. Cofrestr Risg Strategol

Bydd adolygiad o risgiau TfW Rail Limited yn digwydd yn fuan er mwyn deall proffil risg y sefydliad. Er y bydd atebolrwydd am y risgiau hyn yn cael ei reoli gan Fwrdd TfW Rail Limited, mae'n bosibl y bydd rhai'n cael eu huwchgyfeirio i Trafnidiaeth Cymru. Bydd diweddariad yn cael ei roi i'r bwrdd ar ôl i'r adolygiad gael ei gwblhau.

Hysbyswyd y Bwrdd bod nifer o risgiau wedi'u dileu ers trosglwyddo’r gwasanaethau rheilffyrdd, gan gynnwys methiant busnes y Partner Gweithredu a Datblygu (ODP), cymorth economaidd parhaus i'r ODP, methiant y rhaglen dyfodol rheilffyrdd a throsglwyddo rhwymedigaethau o TfW Rail. Mae'r risg i gymorth economaidd i'r ODP bellach wedi'i amsugno i risg ehangach i gyllid Trafnidiaeth Cymru.

Trafododd a chytunodd y Bwrdd ar sawl newid i ddisgrifiadau risg ac uno risgiau COVID-19 i'r brif restr risgiau. Nododd y Bwrdd y cynnwys a'r newidiadau i’r Gofrestr Risg Strategol.

5d. Caffael PTI Cymru

Ystyriodd y Bwrdd bapur yn nodi argymhelliad yn cynnig caffael PTI Cymru Holdings Ltd a'i is-gwmnïau yn dilyn diwydrwydd dyladwy cyfreithiol ac ariannol a gwblhawyd yn ddiweddar. Mae'r caffaeliad wedi'i gyfeirio gan Lywodraeth Cymru ac, yn dilyn cymeradwyaeth Bwrdd Trafnidiaeth Cymru, bydd angen cymeradwyaeth Gweinidogion Cymru ar gyfer y caffaeliad.

Cafodd y Bwrdd ei friffio ar y diwydrwydd dyladwy cyfreithiol ac ariannol manwl ac ni nodwyd unrhyw faterion sy'n peri pryder. Cafodd y Bwrdd ei friffio hefyd am drefniadau caffael, cynlluniau ar gyfer trosglwyddo ac integreiddio i Trafnidiaeth Cymru a llywodraethu. Cymeradwyodd y Bwrdd y canlynol:

• cynnig a cheisio cytundeb ffurfiol gan fwrdd PTI Cymru Holdings Ltd bod Trafnidiaeth Cymru yn caffael y sefydliad a'i is-gwmnïau ar werth enwol y cyfranddaliadau;

• cyflwyno'r cynnig hwn i Lywodraeth Cymru i'w ystyried ac i gael cymeradwyaeth bellach Gweinidogion Cymru;

• gyda chymorth ein cynghorwyr cyfreithiol, cynnal y broses gaffael a nodir yn adran 5 o'r papur;

• yn amodol ar gymeradwyaeth pob parti a chwblhau'r broses gaffael yn llwyddiannus, caffael PTI Cymru Holdings a'i ffurfio fel is-gwmni Trafnidiaeth Cymru;

• ar ôl ei gaffael, gwneud penodiadau i fwrdd PTI Cymru Holdings, sef Cyfarwyddwyr Masnachol a Phrofiad Cwsmeriaid a Chyfathrebu ac Ymgysylltu Trafnidiaeth Cymru.

5e. Uno a chaffaeliadau

Hysbyswyd y Bwrdd o benderfyniad diweddar yr ORR i wrthod cais Grand Union Train i redeg gwasanaethau rheilffordd ychwanegol rhwng De Cymru a Llundain oherwydd cyflwr presennol cyllid y rheilffyrdd. Nid yw'n glir ar hyn o bryd a fydd Grand Union Trains yn ceisio caniatâd i apelio neu’n ystyried cais diwygiedig.v

5f. Yr wybodaeth ddiweddaraf am fysiau

Rhoddwyd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am y gweithgareddau, y risgiau a'r mesurau lliniaru allweddol sy'n gysylltiedig â gwasanaethau bws yn cwmpasu ariannu, dylunio a datblygu'r rhwydwaith, cardiau teithio rhatach, ehangu Fflecsi a throsglwyddo Traws Cymru.

5g. Tracwyr cerrig milltir

Nododd y Bwrdd y cynnwys a'r newidiadau i'r tracwyr corfforaethol a rhaglenni.

5h. Prosiect Gwella Caerdydd Canolog - GRIP 2-4

Ystyriodd y Bwrdd argymhelliad yn gofyn am ddirprwyo o'r Bwrdd i Uwch Dîm Arwain Trafnidiaeth Cymru i ymrwymo i gontract i ddarparu Gwasanaethau Dylunio GRIP 2-4 ar gyfer Prosiectau Gwella Caerdydd Canolog gyda'r cynigydd llwyddiannus o'r ymarfer caffael presennol. Mae'r contract yn debygol o fod werth dros £5 miliwn. Byddai hyn fel arfer yn gofyn am gymeradwyaeth y Bwrdd ond, oherwydd aliniad dyddiadau cyfarfodydd y Bwrdd, mae angen awdurdod dirprwyedig ar gyfer cymeradwyaeth ddechrau mis Mawrth. Derbyniodd y Bwrdd yr argymhelliad a gofynnodd am gael gwybod am unrhyw newidiadau perthnasol i'r cynnig a gyflwynwyd.

5i. Diweddariad rhaglen FIT

Ystyriodd y Bwrdd argymhelliad ar gyfer trosglwyddo rheolaeth Cronfa Grantiau TrawsCymru Llywodraeth Cymru o Lywodraeth Cymru i Trafnidiaeth Cymru, ynghyd â chytundeb mai Trafnidiaeth Cymru yw'r corff contractio ar gyfer gwasanaethau TrawsCymru yn y dyfodol. Byddai'r cytundeb hwn yn destun gwaith parhaus i gadarnhau'r cyllidebau gofynnol a chwblhau'r trefniadau cyflawni. Grantiau Llywodraeth Cymru a weinyddir gan Trafnidiaeth Cymru ond a gaiff eu caffael drwy weithredwr trydydd parti sydd wedi'i gontractio i Trafnidiaeth Cymru fydd y grantiau. Derbyniodd y Bwrdd yr argymhelliad.

5j. Prosiectau seilwaith – edrych 6 mis i'r dyfodol a dangosfwrdd Llinellau Craidd y Cymoedd

Nododd y Bwrdd y dangosfwrdd trawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd a risgiau allweddol.

Mae amryw o bwyntiau uwchgyfeirio wedi codi ac mae Amey wedi cytuno i gyflymu ei lefelau dylunio ac adnoddau ei hun. Mae gorbont Fferm Gelynis wedi'i chyflwyno i Gyngor Caerdydd am gymeradwyaeth cynllunio.

Gofynnodd y Bwrdd a oedd yr holl drwyddedau cywir ar waith ar gyfer gwaith dad-lystyfiant. Cadarnhawyd bod yr holl drwyddedau cywir ar waith.

Croesawodd y Bwrdd y cyhoeddiad bod prosiect Bow Street wedi'i gwblhau, a throsglwyddodd ei ddiolch i'r tîm cyflawni.

5l. Cynllun Ymadael Gwirfoddol

Cyflwynwyd y Bwrdd i Gynllun Ymadael Gwirfoddol drafft Trafnidiaeth Cymru. Nid oedd cynllun wedi bodoli o'r blaen, a bydd y cynllun drafft yn alinio Trafnidiaeth Cymru â gweddill y sector cyhoeddus. Cadarnhawyd bod y cynllun yn cyd-fynd â pholisi a gweithdrefn ymadael gwirfoddol Llywodraeth Cymru. Pwysleisiodd y Bwrdd yr angen i'r cynllun gael ei ategu gan lywodraethu da, gan ddatgan yn glir na all pobl ddychwelyd i Trafnidiaeth Cymru mewn swydd ymgynghori. Cymeradwyodd y Bwrdd y cynnydd a wnaed hyd yma.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb a oedd yn bresennol am eu mewnbwn a nododd, er bod y broses o drosglwyddo'r rheilffyrdd wedi'i chwblhau, fod mwy o waith o'n blaenau. Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu holl waith.