Siarter Archwilio Mewnol TrC

Mae Archwilio Mewnol yn weithgaredd sicrwydd ac ymgynghori annibynnol a gwrthrychol sy’n cael ei arwain gan athroniaeth o ychwanegu gwerth a darparu mewnwelediad i wella gweithrediadau Trafnidiaeth Cymru. Mae’n cynorthwyo Trafnidiaeth Cymru i gyflawni ei amcanion drwy gyflwyno dull systematig a disgybledig o werthuso a gwella effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol y sefydliad.

Sefydlir archwilio mewnol gan Fwrdd y Cyfarwyddwyr a'r Pwyllgor Archwilio a Risg (y cyfeirir ato o hyn ymlaen fel y PAR). Diffinnir cyfrifoldebau archwilio mewnol gan y Bwrdd a’r Pwyllgor Archwilio a Risg fel rhan o’u rôl oruchwylio.

Bydd archwilio mewnol yn llywodraethu ei hun drwy gadw at ganllawiau gorfodol Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol gan gynnwys y Diffiniad o Archwilio Mewnol, y Cod Moeseg, a'r Safonau Rhyngwladol ar gyfer Ymarfer Proffesiynol Archwilio Mewnol (Safonau). Mae’r canllawiau gorfodol hyn yn cynnwys egwyddorion y gofynion sylfaenol ar gyfer arfer proffesiynol archwilio mewnol ac ar gyfer gwerthuso effeithiolrwydd perfformiad y gweithgaredd archwilio mewnol.

Cedwir hefyd at Gynghorau Ymarfer, Canllawiau Ymarfer, a Phapurau Sefyllfa Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol fel y bo'n berthnasol i weithrediadau canllaw. Bydd Archwilio Mewnol hefyd yn ystyried Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (“PSIAS”), Rheoli Arian Cyhoeddus (Trysorlys EM) a Rheoli Arian Cyhoeddus Cymru (Llywodraeth Cymru). Yn ogystal, bydd archwilio mewnol yn cadw at bolisïau a gweithdrefnau perthnasol Trafnidiaeth Cymru a llawlyfr gweithdrefnau gweithredu’r archwiliad mewnol.

Bydd Archwilio Mewnol hefyd yn ystyried Saith Egwyddor Bywyd Cyhoeddus y Pwyllgor Safonau Bywyd Cyhoeddus.

Mae archwilio mewnol, gydag atebolrwydd llym am gyfrinachedd, diogelu cofnodion a gwybodaeth, wedi’i awdurdodi mynediad llawn, rhad ac am ddim a dirwystr i unrhyw un a holl gofnodion, eiddo ffisegol, a phersonél Trafnidiaeth Cymru sy’n berthnasol i gyflawni unrhyw ymgysylltu. Gofynnir i bob gweithiwr gynorthwyo'r archwiliad mewnol i gyflawni ei rolau a'i gyfrifoldebau. Bydd gan weithgarwch archwilio mewnol hefyd fynediad am ddim ac anghyfyngedig i'r PAR.

Bydd yr arweinydd Archwilio Mewnol yn adrodd yn swyddogaethol i’r PAR ac yn weinyddol (h.y. gweithrediadau o ddydd i ddydd) i’r Cyfarwyddwr Gweithredol Cyllid.

Bydd y PAR yn:

• Cymeradwyo'r siarter archwilio mewnol.
• Cymeradwyo'r cynllun archwilio mewnol ar sail risg.
• Cymeradwyo'r gyllideb archwilio mewnol a'r cynllun adnoddau.
• Derbyn gohebiaeth gan yr arweinydd Archwilio Mewnol ar berfformiad archwilio mewnol mewn perthynas â’i gynllun a materion eraill.
• Cymeradwyo penderfyniadau ynghylch penodi a diswyddo arweinydd Archwilio Mewnol.
• Cymeradwyo tâl yr arweinydd Archwilio Mewnol.
• Gwneud ymholiadau priodol i reolwyr a'r arweinydd Archwilio Mewnol i benderfynu a oes cwmpas amhriodol neu gyfyngiadau adnoddau.

Bydd yr arweinydd Archwilio Mewnol yn cyfathrebu ac yn rhyngweithio'n uniongyrchol â'r PAR, gan gynnwys mewn sesiynau gweithredol a rhwng cyfarfodydd PAR fel y bo'n briodol.

Bydd y gweithgaredd archwilio mewnol yn parhau i fod yn rhydd rhag ymyrraeth gan unrhyw elfen o'r sefydliad, gan gynnwys materion yn ymwneud â dewis archwiliad, cwmpas, gweithdrefnau, amlder, amseru, neu gynnwys adroddiadau i ganiatáu cynnal agwedd feddyliol annibynnol a gwrthrychol angenrheidiol.

Ni fydd gan archwilwyr mewnol unrhyw gyfrifoldeb nac awdurdod gweithredol uniongyrchol dros unrhyw un o'r gweithgareddau a archwilir. Yn unol â hynny, ni fyddant yn gweithredu rheolaethau mewnol, yn datblygu gweithdrefnau, yn gosod systemau, yn paratoi cofnodion, nac yn cymryd rhan mewn unrhyw weithgaredd arall a allai amharu ar farn yr archwilydd mewnol.

Os bydd yr arweinydd Archwilio Mewnol a/neu Archwilio Mewnol yn ymgymryd â gweithgareddau nad ydynt yn ymwneud ag archwilio, bydd angen cael caniatâd gan Gadeirydd y PAR, a fydd ond yn rhoi cymeradwyaeth os yw’r Cadeirydd yn fodlon nad oes unrhyw amhariad ar annibyniaeth o ystyried PSAS. 2030 Rheoli Adnoddau a 1112 o Rolau Prif Weithredwr Archwilio y tu hwnt i Archwilio Mewnol.

Bydd archwilwyr mewnol yn dangos y lefel uchaf o wrthrychedd proffesiynol wrth gasglu, gwerthuso a chyfathrebu gwybodaeth am y gweithgaredd neu'r broses sy'n cael ei harchwilio. Bydd archwilwyr mewnol yn gwneud asesiad cytbwys o'r holl amgylchiadau perthnasol ac ni fyddant yn cael eu dylanwadu'n ormodol gan eu buddiannau eu hunain nac eraill wrth lunio barnau.

Bydd yr arweinydd Archwilio Mewnol yn cadarnhau i'r PAR, o leiaf unwaith y flwyddyn, annibyniaeth sefydliadol archwilio mewnol.

Bydd Cadeirydd y PAR yn rhoi adborth i'r unigolyn sy'n gyfrifol am asesu perfformiad yr arweinydd Archwilio Mewnol.

Mae cwmpas archwilio mewnol yn cwmpasu, ond nid yn gyfyngedig i, archwilio a gwerthuso digonolrwydd ac effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu a risg y sefydliad.

rheolaeth, a rheolaethau mewnol yn ogystal ag ansawdd perfformiad wrth gyflawni cyfrifoldebau a neilltuwyd i gyflawni nodau ac amcanion datganedig y sefydliad. Mae hyn yn cynnwys:

• Gwerthuso amlygiad risg sy'n ymwneud â chyflawni amcanion strategol y sefydliad.
• Gwerthuso dibynadwyedd a chywirdeb gwybodaeth a'r dulliau a ddefnyddir i nodi, mesur, dosbarthu ac adrodd ar wybodaeth o'r fath.
• Gwerthuso'r systemau a sefydlwyd i sicrhau cydymffurfiaeth â'r polisïau, y cynlluniau, y gweithdrefnau, y cyfreithiau a'r rheoliadau hynny a allai gael effaith sylweddol ar y sefydliad.
• Gwerthuso'r modd o ddiogelu asedau ac, fel y bo'n briodol, gwirio bodolaeth asedau o'r fath.
• Gwerthuso effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd y defnydd o adnoddau.
• Gwerthuso gweithrediadau neu raglenni i ganfod a yw canlyniadau'n gyson ag amcanion a nodau sefydledig ac a yw'r gweithrediadau neu'r rhaglenni'n cael eu cyflawni fel y cynlluniwyd.
• Monitro a gwerthuso prosesau llywodraethu.
• Monitro a gwerthuso effeithiolrwydd prosesau rheoli risg y sefydliad.
• Perfformio gwasanaethau ymgynghori a chynghori sy'n ymwneud â llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fel sy'n briodol i'r sefydliad.
• Adrodd yn gyfnodol ar ddiben, awdurdod, cyfrifoldeb a pherfformiad yr archwiliad mewnol mewn perthynas â’i gynllun.
• Rhoi gwybod am amlygiadau risg sylweddol a materion rheoli, gan gynnwys risgiau twyll, materion llywodraethu, a materion eraill y mae eu hangen neu y gofynnwyd amdanynt gan y PAR.
• Gwerthuso gweithrediadau penodol ar gais y PAR neu reolwyr, fel y bo'n briodol.

Gan fod TrC yn sefydliad sy’n eiddo’n gyfan gwbl i Lywodraeth Cymru, bydd gwerthoedd “Rheoli Arian Cyhoeddus Cymru” yn cael eu hystyried ym mhob gweithgaredd.

Mae cyfrifoldebau Archwilio Mewnol yn eang. Cyfrifoldeb y Bwrdd, y Pwyllgor Archwilio a Risg a Gweinidogion Cymru yw sicrhau bod adnoddau priodol yn cael eu darparu i’r Pennaeth Archwilio Mewnol i gyflawni cyfrifoldebau Archwilio Mewnol naill ai drwy ddarparu staff llawn amser; allanoli ar gyfer prosiectau penodol: naill ai i Lywodraeth Cymru; y sector preifat; neu, sicrhau nad oes unrhyw wrthdaro buddiannau yn cael eu creu, drwy: secondiadau o Lywodraeth Cymru; cyrff eraill yn y sector cyhoeddus; neu'r sector preifat.

O leiaf unwaith y flwyddyn, bydd yr arweinydd Archwilio Mewnol yn cyflwyno cynllun archwilio mewnol i'r uwch reolwyr a'r PAR i'w adolygu a'i gymeradwy.

Bydd y cynllun archwilio mewnol yn cael ei ddatblygu yn seiliedig ar flaenoriaethu’r bydysawd archwilio gan ddefnyddio methodoleg sy’n seiliedig ar risg, gan gynnwys mewnbwn uwch reolwyr a’r PAR. Bydd yr arweinydd Archwilio Mewnol yn adolygu ac yn addasu’r cynllun, yn ôl yr angen, mewn ymateb i newidiadau ym musnes, risgiau, gweithrediadau, rhaglenni, systemau a rheolaethau’r sefydliad. Bydd unrhyw wyriad sylweddol oddi wrth y cynllun archwilio mewnol cymeradwy yn cael ei gyfleu i uwch reolwyr a'r PAR trwy adroddiadau gweithgaredd cyfnodol.

Bydd y cynllun sy’n seiliedig ar risg yn ystyried y ffaith y bydd barn archwilio mewnol flynyddol yn cael ei chynhyrchu ar gyfer y PAR a’r Swyddog Cyfrifyddu, a fydd yn dod i gasgliad ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth Trafnidiaeth Cymru.

Bydd y cynllun archwilio mewnol yn cynnwys amserlen waith yn ogystal â gofynion cyllideb ac adnoddau ar gyfer y flwyddyn nesaf. Bydd yr arweinydd Archwilio Mewnol yn cyfathrebu effaith unrhyw gyfyngiadau adnoddau a newidiadau interim sylweddol i uwch reolwyr, y PAR ac os yw'r arweinydd Archwilio Mewnol yn credu y bydd lefel yr adnoddau y cytunwyd arnynt yn effeithio'n andwyol ar Farn Archwilio Mewnol Flynyddol, y Bwrdd.

Rhaid ceisio cymeradwyaeth ymlaen llaw gan Gadeirydd y PAR ar gyfer unrhyw wasanaethau ymgynghori ychwanegol sylweddol nad ydynt wedi'u cynnwys yn y Cynllun Archwilio Mewnol cymeradwy.

Bydd adroddiad ysgrifenedig yn cael ei baratoi a'i gyhoeddi gan yr arweinydd Archwilio Mewnol neu'r darpar berson ar ôl cwblhau pob ymgysylltiad archwilio mewnol a chaiff ei ddosbarthu fel y bo'n briodol. Bydd canlyniadau archwilio mewnol hefyd yn cael eu cyfleu i'r PAR.

Gall yr adroddiad archwilio mewnol gynnwys ymateb y rheolwyr a’r camau unioni a gymerwyd neu sydd i’w cymryd mewn perthynas â’r canfyddiadau a’r argymhellion penodol. Dylai ymateb y rheolwyr, p’un a yw wedi’i gynnwys yn yr adroddiad archwilio gwreiddiol neu wedi’i ddarparu wedi hynny (h.y. o fewn tri deg diwrnod) gan reolwyr y maes archwiliedig gynnwys amserlen ar gyfer cwblhau’r camau gweithredu disgwyliedig ac esboniad am unrhyw gamau unioni na fyddant yn cael eu rhoi ar waith.

Bydd y gweithgarwch archwilio mewnol yn gyfrifol am waith dilynol priodol ar ganfyddiadau ac argymhellion ymgysylltu. Bydd yr holl ganfyddiadau arwyddocaol yn aros mewn ffeil materion agored nes iddynt gael eu clirio.

Bydd yr arweinydd Archwilio Mewnol yn adrodd yn achlysurol i uwch reolwyr a’r PAR ar ddiben, awdurdod a chyfrifoldeb archwilio mewnol, yn ogystal â pherfformiad mewn perthynas â’i gynllun.
Bydd adrodd hefyd yn cynnwys datguddiad risg sylweddol a materion rheoli, gan gynnwys risgiau twyll, materion llywodraethu, a materion eraill y mae uwch reolwyr a’r PAR yn gofyn amdanynt neu’n gofyn amdanynt.

Bydd archwilio mewnol yn cynnal rhaglen sicrhau ansawdd a gwella sy'n cwmpasu pob agwedd ar weithgarwch archwilio mewnol. Bydd y rhaglen yn cynnwys gwerthusiad o gydymffurfiad y gweithgaredd archwilio mewnol â’r Diffiniad o Archwilio Mewnol a’r Safonau a gwerthusiad i weld a yw archwilwyr mewnol yn defnyddio’r Cod Moeseg. Mae'r rhaglen hefyd yn asesu effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd archwilio mewnol ac yn nodi cyfleoedd i wella. Bydd Cadeirydd y PAR yn cynnwys manylion canlyniadau’r rhaglen a chynnydd yn erbyn cynlluniau gwella yn adroddiad y Cadeirydd sydd wedi’i gynnwys yn Adroddiad Blynyddol TrC.

Bydd yr arweinydd Archwilio Mewnol yn cyfathrebu â’r uwch reolwyr a’r PAR ar raglen sicrhau ansawdd a gwella archwilio mewnol, gan gynnwys canlyniadau asesiadau mewnol parhaus ac asesiadau allanol a gynhelir o leiaf bob pum mlynedd (dylai Cadeirydd y PAR gytuno ar eu telerau).

Cymeradwywyd ar 6 Mehefin 2019