Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 18 Mawrth 2021

18 Mawrth 2021

10:00 - 16:30; lleoliad ar-lei

 

Scott Waddington (SW) (Cadeirydd); James Price (JP); Heather Clash (HC); Sarah Howells (SH); Nicola Kemmery (NK); Alison Noon-Jones (ANJ); Vernon Everitt (VE); Alun Bowen (AB); Gareth Morgan a Leyton Powell (eitem 2c); Natalie Feeley (eitemau 1-3b) a Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth).

 

Croesawodd y Cadeirydd NF yn ôl i'r Pwyllgor.

1a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Dim

 

1b. Hysbysiad Cworwm

Drwy fod cworwm yn bresennol, croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a datgan bod y cyfarfod ar agor.

 

1c. Gwrthdaro Budd

Ni chafodd unrhyw wrthdaro budd ei ddatgan.

 

1d. Cofnodion a Chamau Gweithredu'r Cyfarfod Blaenorol

Cymeradwywyd cofnodion cyfarfod Bwrdd TrC a gynhaliwyd ar 18 Chwefror 2021 fel cofnod gwir a chywir.

 

2a. Sylw Diogelwch

Mae TrC yn gweithio gyda RSSB ar Strategaeth lechyd Galwedigaethol i'r diwydiant rheilffyrdd, gyda TrC yn chwarae rôl flaenllaw.

 

2b. Sylw Cwsmeriaid

Derbyniodd aelod o'r Bwrdd wasanaeth cwsmeriaid rhagorol dros y ffôn yn ddiweddar, gyda'r alwad yn cael ei hateb yn syth, yn gyfeillgar a thrwy roi cyngor defnyddiol.

 

2c. Perfformiad Diogelwch

Ymunodd GM ac LP y cyfarfod i roi diweddariad ar berfformiad diogelwch.

Mae TrC wedi eu derbyn i’r Cynllun Sentinel gyda statws fel Prif Noddwr cymhwysedd diogelwch cledrau.

Ni adroddwyd unrhyw ddamwain na digwyddiad SPAD yn ystod cyfnod rheilffyrdd 11. Adroddwyd un ddamwain RIDDOR yn ymwneud â throli glanhau a achoswyd gan wynt cryf. O ganlyniad i’r digwyddiad hwn, ac un yng nghyfnod 9, cynyddodd y mynegai pwysoli marwolaethau gan fynd dros y targed. Nid oedd unrhyw ddamweiniau cwsmeriaid RIDDOR i’w hadrodd. Roedd dwy farwolaeth ddi-amheus wrth i drên daro person. Daeth y BTP i’r ddau ddigwyddiad a’u cadarnhau fel rhai di-amheus.

Derbyniodd y Tîm Uwch Arweinyddiaeth argymhelliad gan y Grŵp Cydlynu Tactegol i barhau i weithio o gartref tan yr ail wythnos ym Mai. Fodd bynnag, mae rhai unigolion ag anghenion lles yn gweithio yn Llys Cadwyn a St Mary’s House ar hyn o bryd. 

Bu’r Bwrdd yn trafod gwisgo mygydau wyneb yn ac o gwmpas gorsafoedd. Parhau y mae’r gwaith gyda Thîm Troseddwyr Ifanc y BTP ar gyfathrebu gyda demograffeg berthnasol pan fydd problemau’n cael eu hadnabod. Cytunwyd fod sicrhau bod cwsmeriaid yn gwbl glir ar reolau mygydau wyneb yn allweddol i ddychwelyd at wasanaethau arferol llwyddiannus.

Ni adroddwyd unrhyw ddamwain na digwyddiad yn ymwneud â gwaith seilwaith dros y cyfnod.

Gwnaed ymweliad safle â chroesfan reilffordd Tŷ Glas yn dilyn damwain mis diwethaf. Cynhaliwyd trafodaethau â’r awdurdod lleol ar ddefnyddio’r llwybr cyhoeddus cyfagos, y potensial ar gyfer arwyddion ychwanegol a materion gwelededd.

Ar draws rhwydwaith Cymru a’r Gororau, mae tuedd i lai o ddigwyddiadau ar groesfannau rheilffordd a throseddau ar drenau ddigwydd.

Yn dilyn trosglwyddo gwasanaethau rheilffordd i Rheilffyrdd TrC Cyf, datblygwyd proses dilysu newid ar gyfer newidiadau i strwythur sefydliadol TrC a Rheilffyrdd TrC ar gyfer rolau a chyfrifoldebau hanfodol i ddiogelwch. Datblygwyd rhaglen rheoli newid i sicrhau y rheolir newidiadau yn y dyfodol yn unol â gofynion cyfreithiol a newidiadau a allai effeithio ar weithrediad diogel y trenau neu’r seilwaith.

Cynhaliwyd trafodaeth ar gylch gorchwyl a chwmpas drafft Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles TrC a gyda phwyllgor Diogelwch arfaethedig Rheilffyrdd TrC, gyda thrafodaeth bellach i’w chynnal yng nghyfarfod nesaf Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles TrC a chynnig i’w roi gerbron yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd. Roedd y Bwrdd yn cydnabod bod angen model i roi sicrwydd bod pwyllgor diogelwch Rheilffyrdd TrC yn cyflawni ei ddyletswyddau cyfreithiol. 

 

3a. Adroddiad y Prif Weithredwr

Crynhodd JP berfformiad a digwyddiadau allweddol y mis diwethaf. Yr her o ddelio â chylch gwaith cynyddol yw peidio ag ychwanegu gweithgareddau at gwt pethau eraill ond rhedeg sefydliad integredig ac effeithlon. 

Hysbyswyd y Bwrdd nad oedd unrhyw broblemau mawr wedi codi yn ystod chwe wythnos gyntaf trefniadau’r gwasanaeth rheilffordd newydd. Mae Rheolwr Gyfarwyddwr newydd Rheilffyrdd TrC yn dechrau yn ei swydd ddiwedd y mis ond eisoes wedi cyfrannu at nifer helaeth o gyfarfodydd paratoadol. 

Mae ymgysylltu da wedi bod ag awdurdodau lleol a Llywodraeth Cymru ar yr agenda fysus, ond mae angen i’r gwaith hwn gael ei ategu gan ddarlun clir o atebolrwydd a chyfrifoldebau. Cafwyd trafodaethau adeiladol â Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ac awdurdodau lleol ar ddyfodol rhwydweithiau lleol, rhanbarthol a chenedlaethol a’r potensial i rannu gwaith cefn swyddfa a llwyfan tocynnau cenedlaethol. 

Hysbyswyd y Bwrdd y cynhaliwyd cyfarfod bwrdd cyntaf cwmni Rheilffyrdd TrC Cyf ar ddechrau Mawrth, yn cynnwys Peter Strachan, y cyfarwyddwr anweithredol sydd newydd ei benodi i Rheilffyrdd TrC Cyf. Mae Peter wedi bod yn gefnogol a hefyd wedi herio ar yr un pryd. Bu’r Bwrdd yn ystyried y budd o wahodd Peter i gyfarfod Bwrdd TrC yn y dyfodol [Gweithredu - SW, JM a JP i drafod].

 

3b. Cyllid

Rhoddodd HC ddiweddariad ar sefyllfa ariannol TrC a phrif weithgareddau’r Tîm Cyllid.

Cyflwynwyd cyfrifon Rheilffyrdd TrC Cyf i’r Bwrdd ar gyfer cyfnod 11, oedd o fewn cyfnod y cytundeb EMA ac o bersbectif y partner ODP. Nid oedd cyfnod 12 ar gael i’w adrodd eto.

Cyflwynwyd dadansoddiad refeniw rheilffyrdd i’r Bwrdd am 2021/22, sy’n mapio yn erbyn rhagdybiaethau’r Adran Drafnidiaeth, ynghyd â drafft o gyllideb arfaethedig 2021/22 fydd yn cael ei addasu yn ôl yr ymateb i’r cynllun busnes, gwaith cysoni ac adolygu gyda Llywodraeth Cymru, a chyllid COVID-19 ychwanegol. 

Mae’r prif weithgareddau cyllid wedi ymwneud â phrisio asedau CVL, pontio i Rheilffyrdd TrC Cyf, cymhwyso ac adennill TAW, y rhaglen FIT, caffael PTI, diwedd y flwyddyn ariannol, adroddiad blynyddol 2021-22, a’r archwiliad mewnol fydd nawr yn cynnwys Rheilffyrdd TrC am 2021-22. Mae trafodaethau terfynol hefyd wedi dechrau gyda Llywodraeth Cymru i drosglwyddo statws prif fuddiolwr ERDF i TrC, ym mis Mai 2021 gobeithio. Mae trafodaethau gyda Llywodraeth Cymru hefyd wedi dechrau i ddiweddaru Erthyglau Cymdeithasu a dogfen fframwaith TrC.

Holwyd am y trefniadau chwythu’r chwiban yn Rheilffyrdd TrC. Cytunodd HC i ddarparu mwy o wybodaeth [Gweithredu HC].

Ym mis (Chwefror), roedd y gwariant ar adnoddau’n £37.4m (ac eithrio adnoddau di-arian parod) a £35.5m o hwn yn ymwneud â’r rheilffyrdd, gyda’r rhan fwyaf yn cael ei basio trwodd i’r ODP fel rhan o derfynu’r GA. Ym mis (Chwefror) saif y gwariant cyfalaf ar £30m, a £29.3m o hwn yn ymwneud â’r rheilffyrdd.

Gadawodd NF y cyfarfod.

 

3c. Diweddariad ar is-bwyllgorau

Diweddarodd VE y Bwrdd ar gyfarfod diweddar y Pwyllgor Prosiectau Newid Mawr a fu’n trafod trawsnewid CVL, gwasanaethau bysus, cynlluniau rheoli asedau strategol a phroses cylch bywyd prosiectau.

 

3d. Effeithiolrwydd y Bwrdd

Nododd y Bwrdd Adolygiad diweddar TrC o Effeithiolrwydd y Bwrdd oedd wedi rhoi sgôr cyfartalog, ar draws y 23 cwestiwn meintiol, o 4.49 allan o 5 sy’n gynnydd ar sgôr y llynedd o 4.3 allan o 5. Roedd y Bwrdd o blaid argymhellion a chamau gweithredu’r adroddiad. 

 

3e. Bwrdd Llywio

Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad i’r Bwrdd ar gyfarfod diwethaf Bwrdd Llywio TrC a fu’n trafod risg; dangosyddion KPI a chynllunio busnes / corfforaethol; a gwasanaethau bysus.

 

4. Sesiwn Adnoddau Dynol gyfrinachol

Hysbyswyd y Bwrdd o gwmpas a chylch gwaith y gweithgor Newid Sefydliadol newydd, fydd yn cael ei gadeirio gan Reolwr Gyfarwyddwr dros dro Rheilffyrdd TrC.

 

Ymunodd Lewis Brencher (LB), Lee Robinson (LR), Alexia Course (AC), Karl Gilmore (KG), David O’Leary (DO’L) a Geoff Ogden (GO) â’r cyfarfod.

 

5b. Cyfathrebu

Mae’r sgôr argraffiadau brand wedi gwella o 6.5 i +20.5. Mae cynnydd net o 42 pwynt hefyd wedi bod yn yr arolwg boddhad MS blynyddol.

Mae ffocws y cynnwys ar y cyfryngau cymdeithasol wedi bod ar lansio cystadleuaeth y Daith Drên Odidog a phecyn addysg, y pôl elusen Marc 4 a enillwyd gan RNLI, ac agor gorsaf Bow St.

Diolchodd y Bwrdd i’r tîm am y negeseuon cadarnhaol a’r holl gyfathrebu mewnol ac allanol ar y newidiadau diweddar i’r gwasanaethau rheilffyrdd.

 

5c. Y gofrestr risg

Diweddarwyd y Bwrdd ar y newidiadau i’r proffil risg: Mae Diogelwch TG a GDPR wedi lleihau o ran effaith a thebygolrwydd o ganlyniad i fesurau rheoli a lliniaru gwell; mae llai o risg y bydd manteision integreiddio fertigol yn peidio â chael eu gwireddu oherwydd y newidiadau trefniadaeth diweddar, sydd wedi rhoi mwy o eglurder ar y problemau a sut i’w datrys; ac mae llai o risg y bydd busnes IDP yn methu oherwydd sefydlogrwydd gwell yr IDP.

Nododd y Bwrdd y bydd y Gofrestr Risg Covid yn trosglwyddo’n ffurfiol yn risg busnes-fel-arfer o’r 1 Ebrill ymlaen, fel bo’r risgiau hyn yn ymddangos wedyn ar y Gofrestr Risg Gweithredu Busnes a’r Gofrestr Risg Strategol; a bydd adrodd ar hynny’n trosglwyddo i’r system Rheoli Risg (ARM) newydd o’r 1 Ebrill ymlaen. Er na fydd y fethodoleg yn newid, gallai hyn arwain at rai newidiadau yn y ffordd y cyflwynir risgiau i’r Bwrdd.

Gofynnodd y Bwrdd am adolygiad pellach o’r gofrestr risg i ddirwyn i ben nifer o risgiau nad ydynt efallai’n strategol eu natur [Gweithredu DO’L].

 

5d. Diweddariad ar wasanaethau bysus

Bydd y contract BES2 yn dechrau ar 1 Ebrill gyda 80% o weithredwyr wedi llofnodi hyd yma. Sefydlwyd grŵp llywio cenedlaethol ond mae angen cadarnhau cyfrifoldebau ac atebolrwydd.

Mae ymgysylltu da wedi bod ag awdurdodau lleol a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ar ddylunio a datblygu’r rhwydwaith, gan ddisgwyl cwblhau’r gwaith erbyn canol Ebrill.

Diweddarwyd y Bwrdd ar gardiau consesiynol, cynlluniau fflecsi, cyhoeddi’r Strategaeth Fysus Genedlaethol, modelau gweithredu a throsglwyddo Traws Cymru sy’n aros am sêl bendith Gweinidogol.

Cyfeiriodd y Bwrdd at raddfa sylweddol yr agenda fysus sy’n gwbl sylfaenol i rôl TrC. 

 

5e. Dangosfwrdd CVL

Cynhaliwyd adolygiadau rhaglen deifio dwfn ar sawl rhan o’r rhaglen trawsnewid CVL. Mae’r adolygiadau wedi adnabod ym mhle y gall y rhaglen gyflymu. Nododd y Bwrdd ragolwg gwaith chwe mis y prosiectau seilwaith.

 

5g. Cynnydd gyda cherrig milltir

Nododd y Bwrdd y tracwyr corfforaethol a rhaglen a bod tri disgwyliad darparu newydd wedi eu cynnwys: y prosiect enwi trenau, canllawiau cyn-etholiad, a recriwtio Cyfieithydd a Chynghorydd Iaith Gymraeg. 

 

5h. Diwrnod Strategaeth 22 Ebrill

Bu’r Bwrdd yn trafod cynnwys posib ar gyfer Diwrnod Strategaeth Bwrdd a Thîm Gweithredol ar 22 Ebrill.

 

5i. Cynlluniau ailddechrau ac adfer o’r pandemig

Bu’r Bwrdd yn trafod cynlluniau drafft, risgiau a senarios ar gyfer dychwelyd i normalrwydd ôl-bandemig, gan gadw mewn cof yr ansicrwydd ynghylch unrhyw gynllunio senario o ystyried natur ddigymar yr amgylchiadau presennol. Bu’r Bwrdd yn ystyried yr amrywiol ffactorau sydd angen eu hystyried sef bod angen darparu cynnyrch sy’n apelio, y cystadlu am rannu dulliau teithio oddi wrth geir, gofynion glanhau, y cynnydd tebygol yn nifer y bobl fydd yn gweithio o gartref, data a modelu, ar sail patrymau teithio, bod angen ymgysylltu â busnesau a chyfathrebu â chwsmeriaid ar sail cynllun manwl ar gyfer y 18 mis nesaf. 

Bu’r Bwrdd yn trafod effaith pellter cymdeithasol gan gytuno bod angen cael sgwrs â Llywodraeth Cymru ynghylch negeseuon [Gweithredu JP].