Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 23 Hydref 2019

10:00 – 15:50; 22 Hydref 2018

Tŷ South Gate, Caerdydd

Scott Waddington (SW) (Cadeirydd); James Price (JP); Heather Clash (HC); Sarah Howells (SH); Nicola Kemmery (NK); Alison Noon-Jones (ANJ); Alun Bowen (AB); Vernon Everitt (VE); Gareth Howells (GH) (eitemau 1-3); a Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth).

Sesiwn diweddariad gweithredol (eitemau 5-11): Alexia Course (AC); Geoff Ogden; David O’Leary (DOL); Lewis Brencher (LB); Lee Robinson (LR); a Gareth Morgan (Rhan C ac eitem 2b) (GM). Ymddiheuriadau – Lisa Yates a Karl Gilmore.

 

1a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Anfonodd Lisa Yates a Karl Gilmore eu hymddiheuriadau ar gyfer Rhan C.

1b. Hysbysiad ynghylch Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, rhoddodd y Cadeirydd groeso i bawb i’r cyfarfod a datgan bod y cyfarfod ar agor.

1c. Gwrthdaro rhwng Buddiannau

Dim

1d. Cofnodion a Chamau Gweithredu o’r Cyfarfod Blaenorol

Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 19 Medi 2019 yn gofnod gwir a chywir. Bu’r Bwrdd yn trafod cynnydd mewn perthynas â sawl cam gweithredu o’r cyfarfod blaenorol.

2a. Sylw i Ddiogelwch

Bu'r Bwrdd yn ystyried dyfodiad y gaeaf a’r perygl cynyddol o lithro, baglu a syrthio, yn enwedig wrth i’r dyddiau fyrhau.

Cafodd y Bwrdd wybod bod Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC yn dadansoddi a oes ymddygiadau’n gysylltiedig â damweiniau a digwyddiadau, pa gamau y gellir eu cymryd i liniaru hynny, a’r posibilrwydd o ddefnyddio’r wybodaeth hon i dargedu ymgyrchoedd.

2b. Perfformiad diogelwch

Ymunodd GM â’r cyfarfod. Mae’r perfformiad diogelwch cyffredinol wedi gwella dros y mis diwethaf, gan mai dim ond un digwyddiad Categori A SPAD yn Reoliadau RIDDOR a gafwyd.

Darparwyd eglurhad ar brofion cyffuriau ac alcohol ar hap a gynhaliwyd eisoes. Cadarnhawyd bod y profion y cyfeiriwyd atynt yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Hydref yn berthnasol i weithwyr sydd angen hyfforddiant cymhwysedd ac ardystiad mewn Diogelwch Personol ar y Cledrau, ac sydd wedi cofrestru ar Gynllun Sentinel Network Rail. Y tu allan i'r cynllun hwn, bydd TrC yn cyflwyno polisi cyffuriau ac alcohol yn y gweithle ar ei gyfer ei hun, a bydd hwnnw’n cyd-fynd â pholisïau partneriaid yn y diwydiant rheilffyrdd a bydd yn adlewyrchu safonau'r diwydiant a chydymffufiaeth. Bydd hyn yn cynnwys profion ar hap.

Mae Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC wedi cynnal dadansoddiad yn gwerthuso unrhyw gysylltiadau hysbys neu amlwg rhwng salwch ac anafiadau ymysg teithwyr a threnau neu orsafoedd gorlawn. Daeth y dadansoddiad i'r casgliad nad oes un maes arwyddocaol o gwynion; dim tueddiad mawr heblaw’r adeg o'r dydd, sy’n dangos cynnydd bach rhwng 7pm ac 8pm ac mae’r perfformiad yn 2019 wedi gwella yn ystod 2018.

Mae Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC hefyd wedi lansio ymgyrch bosteri i gael gwared ar ymddygiad gwrthgymdeithasol ac ymosodiadau ar staff ymhob rhan o'r rhwydwaith. Adroddwyd bod nifer uchel o ymosodiadau ar staff ac mai ymosodiadau geiriol yw'r rheini yn bennaf, gyda’r rhan fwyaf ohonynt yn cael eu hachosi gan alcohol. Mae sawl rhaglen yn cael ei chyflwyno, megis y defnydd o gamerâu cyrff, pecynnau poer a hyfforddiant datrys anghydfodau. Cychwynnwyd gorchmynion gwahardd hefyd, yn dilyn cytundeb rhannu data gyda’r Heddlu Trafnidiaeth Prydeinig.

Mae’r ymchwiliad yn dal i fynd yn ei flaen gan Gangen Ymchwilio i Ddamweiniau Rheilffyrdd am y marwolaethau ym Margam. Disgwylir yr adroddiad swyddogol ymhen rhyw bythefnos, a bydd yn cael ei rannu gyda’r Bwrdd pan fydd ar gael. Cytunodd y Bwrdd y byddai’n dda cael rhestr o’r risgiau craidd i ddiogelwch a map o atebolrwyddau.

Cam gweithredu - GM i gyflwyno rhestr o risgiau craidd i ddiogelwch a map o atebolrwyddau yn y cyfarfod nesaf o'r Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Llesiant.

Bu'r Bwrdd yn trafod materion yn ymwneud â rheoli llystyfiant, yn enwedig materion yn ymwneud â choed partïon eraill a’r angen i gynnal mwy o arolygon. Cadarnhawyd y bydd angen i TrC gael ei bolisi a’i weithdrefn ei hun pan fydd asedau Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd yn cael eu trosglwyddo i TrC.

Cam gweithredu: GM i ddarparu amlinelliad o bolisi clirio llystyfiant i'r Bwrdd

Cafodd y Bwrdd wybod bod adroddiad diogelwch wedi cael ei gwblhau ar yr Hyb Trafnidiaeth Integredig yng Nghaerdydd i sefydlu ffordd newydd o weithredu'r cyfleuster, gan gynnwys sut bydd yn gweithredu ar adeg digwyddiadau mawr. Caiff ei drafod gyda Llywodraeth Cymru.

Cafodd y Bwrdd wybod bod cynnydd wedi cael ei wneud gyda Network Rail ar fater adrodd ynghylch digwyddiadau ar groesfannau rheilffyrdd. Cytunodd y Bwrdd y byddai angen i unrhyw newidiadau i'r ffordd o ddefnyddio croesfannau rheilffyrdd fod yn seiliedig ar dystiolaeth. Cyflwynir strategaeth ar gyfer croesfannau rheilffyrdd yn y cyfarfod nesaf o’r Bwrdd.

Cam gweithredu: GM i gyflwyno strategaeth ar gyfer croesfannau rheilffyrdd yn y cyfarfod o'r Bwrdd ym mis Tachwedd

Bu'r Bwrdd yn trafod y ffaith fod angen i TrC fod yn eglur beth yw ei rwymedigaethau ffurfiol ac anffurfiol ar gyfer diogelwch a’i atebolrwyddau cyn derbyn ased Rheilffyrdd y Cymoedd. Bydd angen i hyn gynnwys meysydd lle nad oes gan TrC gyfrifoldeb cyfreithiol ond lle mae ganddo cyfrifoldeb moesol.

Cam gweithredu: GM i gyflwyno matrics/tabl ar rwymedigaethau ac atebolrwyddau diogelwch Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd yn y cyfarfod o'r Bwrdd ym mis Tachwedd

Gadawodd GM y cyfarfod.

3a. Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Rhoddodd JP grynodeb o’i ran ef o'r busnes dros y mis diwethaf. Pwysleisiwyd y dylai un o’r prif feysydd ffocws sicrhau cydbwysedd rhwng cyflawni a meddwl yn fwy strategol, a gosod yr agenda ei hun yn hytrach na chael rhai eraill i osod yr agenda ar gyfer TrC.

Bu'r Bwrdd yn trafod rhai o'r materion uniongyrchol sy’n wynebu TrC ar hyn o bryd. Roedd cynnydd da wedi cael ei wneud ar fater adnewyddu cardiau bws rhatach. Mae gwaith yn cael ei wneud i benderfynu ar y pris terfynol ar gyfer trawsnewid Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd, lle mae’r pwyslais ar sicrhau bod y cwmpas yn iawn ac ar hybu arbedion effeithlonrwydd. Cafodd y Bwrdd wybod hefyd am y flaenoriaeth i gadw’r trenau’n weithredol dros gyfnod yr hydref,a bod y perfformiad 60% yn well na’r adeg hon y llynedd. Er bod y mesurau a sefydlwyd i ddelio â phwysau tymor yr hydref i fod yn gweithio, pwysleisiwyd na ddylid bod yn hunanfodlon.

Bu’r Bwrdd hefyd yn trafod brandio allanol ar drenau. I sicrhau bod y broses mor effeithlon â phosibl, mae hyn yn cael ei wneud gan mwyaf ochr yn ochr â gwaith ar gyfer Personau â Lefel Symudedd Is. Ond nodwyd bod y trenau’n dod yn ôl i wasanaeth ar ôl gwaith cynnal a chadw arferol â lliwiau Arriva arnynt. Bu'r Bwrdd yn trafod manteision rhoi deunydd brandio ar drenau dros nos, a chytunwyd i ymchwilio i hyn.

Cam gweithredu: AC i archwilio’r manteision, gan gynnwys cost rhoi deunydd brandio TrC ar drenau dros nos

 

[wedi ei olygu]

Cafodd y Bwrdd wybod bod gwaith modelu’n dechrau ar gapasiti'r rhwydwaith yn y dyfodol er mwyn canfod a oedd y sefyllfa hon wedi newid o ran y rhagolygon twf ers y cynnig a pha effaith y gallai hyn ei chael yn y dyfodol.

Bu'r Bwrdd yn trafod y defnydd o ymgynghorwyr ac unrhyw fesurau posibl y gellid eu dilyn os yw TrC yn cael cyngor gwael.

Cam gweithredu: DOL i ganfod sut gallai TrC ddefnyddio Indemniad Proffesiynol os bydd TrC yn cael cyngor gwael gan ymgynghorydd.

Hefyd, cafodd y Bwrdd ddiweddariadau byr ar deithio llesol, rhaglen Llywodraeth Cymru ar Drafnidiaeth Integredig ar gyfer y Dyfodol a Thasglu'r Cymoedd.

Cam gweithredu: GO i hwyluso diweddariad ar gyfer y Bwrdd ar waith TrC ar deithio llesol Cam gweithredu: GO i ddosbarthu gwybodaeth i VE a GH ar raglen Llywodraeth Cymru ar Drafnidiaeth Integredig ar gyfer y Dyfodol Cam gweithredu: LB i roi diweddariad ar waith TrC gyda Thasglu’r Cymoedd

3b. Cyllid

Mae'r tîm cyllid wrthi’n cymryd rhan mewn nifer o ffrydiau gwaith allweddol, gan gynnwys paratoi ar gyfer gwasanaethau newydd, megis arlwyo ar y trenau, trosglwyddo Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd, a'r rhaglen Trafnidiaeth Integredig ar gyfer y Dyfodol.

Cafodd y Bwrdd wybod hefyd ei bod yn drafferth o hyd cael cymeradwyaeth Llywodraeth Cymru i'r gyllideb derfynol, ac roedd y trafodaethau’n parhau. Roedd y datganiadau ariannol a roddwyd i'r Bwrdd yn darparu cymhariaeth i gyllideb raddol ac mae rhagolwg diwygiedig sy'n adlewyrchu sefyllfa blwyddyn lawn yn cael ei ddarparu er nad yw'r gyllideb yn cael ei hariannu’n llawn eto gan Lywodraeth Cymru. Y gwariant ar adnoddau yn y mis (Medi) oedd £16.3m, ac roedd £14.7m ohono’n ymwneud â'r rheilffyrdd ac yn mynd drwodd i'r Partner Gweithredu a Datblygu. Y gwariant cyfalaf yn y mis (Medi) oedd £7.8m, ac roedd 83% ohono’n ymwneud â'r rheilffyrdd.

3c. Y diweddaraf o ran cynnydd yr is-bwyllgorau

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad gan gyfarfod y Pwyllgor Pobl ar 1 Hydref. Bu'r cyfarfod yn adolygu polisi cyffuriau ac alcohol TrC; diweddariad ar y Strategaeth Wobrwyo; diweddariad ar Grŵp Gweithredu Llesiant y Staff, a sut dylai amcanion JP gael eu rhaeadru drwy'r sefydliad.

Cyfarfu'r Pwyllgor Archwilio a Risg ar 20 Medi. Cafodd KPMG eu hailbenodi’n archwilwyr allanol.

Cyfarfu’r Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Llesiant ar 23 Medi, gyda'r rhan fwyaf o’r materion yn cael sylw yn yr adroddiad diogelwch ar ddechrau'r cyfarfod hwn. Nodwyd bod y Bwrdd yn dal heb fynychu ymweliadau diogelwch Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC.

Cam gweithredu: GM i fynd ar ôl Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC ar fater ymweliadau diogelwch y Cyfarwyddwr

3d. Yr wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Llywio

Cafodd y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf gan y Cadeirydd am gyfarfod diwethaf Bwrdd Llywio TrC ar 18 Medi.

3e. Cydymffurfiaeth / perfformiad llywodraethu

Caiff yr eitem hon ei thynnu oddi ar yr agenda fel eitem sefydlog, a chaiff unrhyw faterion eu codi yn adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol.

3f. Materion strategol ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd yn y dyfodol

Caiff yr eitem hon ei thynnu oddi ar yr agenda fel eitem sefydlog, a chaiff unrhyw faterion eu codi yn adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol.

Cafodd y Bwrdd wybod am gynlluniau i sefydlu ‘Bwrdd Newidiadau’ yn fewnol yn TrC, yn cynnwys aelodau o Uwch Dîm Rheoli TrC i edrych ar ddulliau llywodraethu a gweithredu prosiectau mawr. Holodd y Bwrdd a allai aelodau chwarae rhan yn craffu ac yn herio. Trafodwyd manteision posibl cael is-bwyllgor o’r Bwrdd ar gyfer prosiectau a buddsoddiadau.

Cam gweithredu: GO i ddarparu manylion y Bwrdd Newidiadau arfaethedig yn y cyfarfod ym mis Tachwedd

4. Unrhyw Fater Arall

Dim

Ymunodd AC, LB, GO, DOL, LR a GM â’r cyfarfod.

5a. Cyfathrebu

Sgôr Mynegai’r Brand ym mis Medi oedd +9, sy’n debygol o fod o ganlyniad i ail-lansio'r weledigaeth ar gyfer gwella’r orsaf a pharhad yn y cysylltu ar y cyfryngau cymdeithasol. Roedd hyn yn ganlyniad calonogol o ystyried y craffu yn ystod y cyfnod.

Cafodd y Bwrdd wybod bod y cynllun adnewyddu cardiau bws rhatach wedi cael mwy na 300,000 o geisiadau, sef cyfran fawr o'r bobl sy'n defnyddio cardiau’n rheolaidd. Mae gweithgareddau marchnata’n digwydd, a bydd rhagor o hysbysebion, gan gynnwys rhai ar fysiau, radio ac yn y wasg, yn cael eu lansio ddiwedd mis Hydref. Mae gweithgareddau ymgysylltu'r cyhoedd â'r cynghorau a’r cynrychiolwyr etholedig yn cael adborth cadarnhaol.

5b. Cofrestr Risgiau

Bu’r Bwrdd yn ystyried y Gofrestr Risgiau Strategol, a oedd yn cynnwys saith o newidiadau o’r gofrestr ym mis Hydref. Roedd tri risg newydd wedi cael eu hychwanegu, sef: cyflwr cledrau Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd; integreiddio fertigol; a chyllid refeniw. Roedd newid yn y sgôr neu’r tueddiad ar gyfer pedwar risg.

Cytunodd y Bwrdd y dylai TrC, drwy sganio'r gorwel, weithio tuag at ddatblygu datganiad ar yr awydd am risg.

5c. Cynnydd wrth gyrraedd cerrig milltir

Mae’r Bwrdd wedi cael yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd mewn perthynas â cherrig milltir corfforaethol a cherrig milltir y rhaglen. Yn benodol, cafodd y Bwrdd wybod bod angen llawer o waith ar raglen Trafnidiaeth Integredig ar gyfer y Dyfodol ond gallai'r Bwrdd fod yn fodlon fod TrC a Llywodraeth Cymru yn ystyried yr un materion.

Gofynnodd y Bwrdd am adolygu dyluniad a diwyg y systemau olrhain cerrig milltir.

Cam gweithredu: GO i adolygu dyluniad a diwyg y systemau olrhain cerrig milltir

5d. Dangosfwrdd Profiadau Cwsmeriaid

Cafodd y Bwrdd wybodaeth am wahanol fetrigau o'r dangosfwrdd profiadau cwsmeriaid. Yn ôl y dangosfwrdd, roedd bodlonrwydd cwsmeriaid wedi gostwng yn yr arolwg bodlonrwydd cwsmeriaid, ond mae wedi dangos tueddiad bach am i fyny yn yr arolygon eraill. Mae nifer o fetrigau'n cael eu defnyddio, ond yn y pen draw dim ond un metrig fydd yn cael ei ddefnyddio. Cytunodd y Bwrdd fod angen i'r metrig a ddewisir gynnwys pobl nad ydynt yn defnyddio’r gwasanaeth er mwyn canfod pam nad ydynt yn ei ddefnyddio ac wrth i gylch gorchwyl TrC ehangu, bydd angen iddo gynnwys mwy na dim ond y rheilffyrdd.

Cam gweithredu: DOL/GM i ddarparu ffigyrau pennawd ar dueddiadau o ran niferoedd cwynion gan gwsmeriaid, gyda’r cwynion am ddiogelwch ar wahân.

5e. Statws Trosglwyddo Asedau Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd

Cafodd y Bwrdd wybod beth yw'r datblygiadau diweddaraf o ran trosglwyddo asedau Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd. Er bod cynnydd da wedi digwydd, mae llawer o waith i'w wneud eto. Ond mae'r ymgynghoriad a’r cytundebau â'r Undebau wedi dod i ben, ac mae llythyrau rheolwr gwella llwybr yn barod i fynd at y staff sy'n cael eu trosglwyddo o Network Rail i TrC. Cafodd cynnydd da ei wneud ar fater mynediad at y rhwydwaith i gwmnïau gweithredu nwyddau. Mae’r awdurdodiad diogelwch bron yn barod.

Bu’r Bwrdd yn trafod cynlluniau posibl wrth gefn ar gyfer trosglwyddo asedau Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd os oes angen.

[wedi ei olygu]

5f. Strategaeth, Gweledigaeth a Phwrpas

Cafodd y Bwrdd wybod am waith diweddar ar brofi a mireinio gweledigaeth, pwrpas ac amcanion TrC. Cytunodd y Bwrdd ar wahanol newidiadau yn y drafft, bydd fersiwn newydd yn cael ei ddosbarthu a’i rannu gyda’r staff yn y diwrnod ‘cwrdd i ffwrdd’ ym mis Tachwedd er mwyn gofyn am eu barn.

5g. Unrhyw Fater Arall

Bu'r Bwrdd yn trafod papur yn gofyn am gymeradwyo costau ychwanegol yn ymwneud â seddi Fainsa Sophia a fydd yn cael eu gosod yn y fflyd o 77 o drenau CAF Civity a fydd yn dod i fflyd TrC o 2022 ymlaen ar lawer o’r llwybrau gwasanaethau pellter hir. Mae manyleb dechnegol yr unedau hyn yn mynnu bod y trenau'n gyfforddus ac yn ymarferol ar gyfer teithiau hyd at dair awr. Ar sail profion a sgoriau Bwrdd Diogelwch a Safonau'r Rheilffyrdd, credir bod y seddi Fainsa Comrail arfaethedig yn anghyfforddus ac yn addas ar gyfer teithiau pell, ac maent yr un fath â'r rhai sydd ar Thameslink class 700, sydd wedi cael llawer o feirniadaeth. Mynegodd TrC bryder am y seddi arfaethedig i Wasanaethau Rheilffyrdd TrC ym mis Gorffennaf 2019. Penderfynwyd na fyddai dadl gyfreithiol gref dros orfodi CAF / Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC i ariannu’r gost gynyddrannol rhwng seddi. Mae camau cyfreithiol o’r fath yn annhebygol o lwyddo ond byddent yn golygu cost ychwanegol sylweddol ac yn achosi oedi mawr yn y rhaglen. Felly, er mwyn cael y seddi Safon Aur (Fainsa Sophia), bydd angen i TrC ariannu'r gost gynyddrannol. Cytunodd y Bwrdd i ddefnyddio seddi Fainsa Sophia ar gost o £1.9 miliwn, gyda’r disgwyl y byddai'r costau ar rent am tua £130,000 y flwyddyn hyd at ddiwedd Cytundeb y Grant (Hydref 2033). [wedi ei olygu]