Adroddiad Gweithredu Blynyddol ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023

Cwblhaodd y Bwrdd y gwaith ar archwaeth risg yn derfynol ac mae hyn bellach wedi’i wreiddio yn y broses risg.

Mae integreiddio Pullman Rail i fframwaith mewnol a risg y grŵp bron â chael ei gwblhau ond cafodd ei ohirio oherwydd y newidiadau i fodel gweithredu TrC.

Yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023, cafodd strwythur rheoli mewnol TrC ei newid i adlewyrchu ei weithrediadau’n well. Mae gwaith sylweddol wedi’i wneud fel bod y fframwaith rheolaeth fewnol yn cyd-fynd â’r model gweithredu newydd, a bod goruchwyliaeth ac atebolrwydd yn cael eu dyrannu’n briodol.

Mae adborth o werthusiad bwrdd TrC yn awgrymu bod ansawdd y trafodaethau risg yng nghyfarfodydd y Bwrdd wedi gwella ac felly mae’r Bwrdd wedi cynyddu ei wybodaeth. Mae ansawdd y drafodaeth yn y Pwyllgor Archwilio a Risg ar faterion sy’n ymwneud â risg gan yr holl gyfranogwyr yn rhoi mwy o sicrwydd a chysur bod pob rhan o’r sefydliad bellach yn deall ac yn cymryd rhan yn y broses risg.

Mae cynnydd da wedi cael ei wneud ar yr asesiad risg twyll a chafodd drafft cyntaf o’r asesiad ei adolygu gan y Pwyllgor Archwilio a Risg yn ei gyfarfod ym mis Mehefin 2023. Bwriedir cwblhau’r gwaith cyn diwedd y flwyddyn.

Mae agweddau diwylliannol yr amgylchedd rheoli wedi cael eu hatgyfnerthu drwy lansio Cod Moeseg TrC ym 2023 gyda hyfforddiant cefnogol.

Ni fu unrhyw newidiadau i’r dull gweithredu arfaethedig.

Mae risg o dwyll yn rhan o bob aseiniad sy’n cael ei wneud gan y tîm sicrwydd ail linell ac archwilio mewnol. Mae’n ymddangos bod y broses o dynnu sylw aelodau allweddol o’r tîm rheoli a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn gweithio’n dda, dim ond dau digwyddiad o’r fath yn cael eu codi yn ystod y flwyddyn. Ymchwiliwyd yn llawn i'r rhain a chymerwyd camau priodol. Nid oedd yr un o’r achosion hyn yn berthnasol mewn unrhyw ffordd i TrC na’i adroddiadau ariannol.

Mae cynnydd rhagorol yn dal i gael ei wneud ar y prosiect hwn er ei fod wedi cael ei ohirio ychydig oherwydd y newidiadau i’r model gweithredu. Mae arweinyddiaeth TrC wedi ymrwymo i sicrhau bod y prosiect mor llwyddiannus â phosibl.

Cynhaliwyd cynllun peilot llawn yn y swyddogaeth cyflogres. Roedd yr holl reolaethau allweddol ar waith. Fodd bynnag, roedd llawer yn reolaethau â llaw, a oedd yn arwain at fwy o risg o gamgymeriadau ac roedd nifer o reolaethau naill ai wedi cael eu dyblygu neu eu dylunio’n wael ac felly nid oeddent yn effeithiol. Tynnir sylw rheolwyr TrC at y ffaith bod y prosiect, yn ogystal â’i brif bwrpas, yn arwain at gyfleoedd effeithlonrwydd a’r gallu i ddefnyddio staff ar gyfer tasgau mwy gwerthfawr.

Nid yw’r gwaith ar wybodaeth anariannol wedi’i ddatblygu gymaint. Ond mae’r angen iddo gael ei gyflawni i’r un safon ag ar gyfer rheolaethau ariannol bellach yn glir. Er enghraifft, mae gwybodaeth TrC am y bwlch cyflog rhwng y rhywiau wedi gorfod cael ei hailddatgan am ail flwyddyn yn olynol.

Bydd y gwaith ar wella rheolaethau mewnol ariannol ac anariannol yn parhau yn ystod y flwyddyn sy’n dod i ben ar 31 Mawrth 2024, ond ni chynlluniwyd iddo gael ei gwblhau tan ddiwedd cyfnod y Polisi Archwilio a Sicrwydd hwn.

Ni fu unrhyw newidiadau i’r dull gweithredu gaiff ei fabwysiadu.

Gan fod y gwaith ar y broses rheolaeth fewnol well yn dal ar y gweill, ychydig o gyfle sydd wedi bod i weld sut mae’r gwaith sicrwydd yn gweithio’n ymarferol.

Fodd bynnag, mae’r gwaith a wnaed hyd yma wedi rhoi cysur i’r Pwyllgor Archwilio a Risg (o ran y rheolaethau ariannol) nad yw’n ymddangos bod unrhyw wendidau sylweddol o ran rheolaeth.

Nid yw’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn fodlon bod gan yr holl wybodaeth anariannol system wedi’i dogfennu gyda rheolaethau mewnol priodol i sicrhau ei bod yn cael ei hadrodd yn gywir. Mae’r rheolwyr wedi cytuno y bwriedir i’r sefyllfa wella’n sylweddol erbyn y dyddiad adrodd ar 31 Mawrth 2024.

Mae llawer iawn o waith wedi cael ei wneud yn ystod y 12 mis diwethaf i sicrhau bod y model tair llinell amddiffyn yn cael ei roi ar waith ar draws grŵp cyfan TrC. Mae’r ffocws wedi bod yn bennaf ar weithrediadau rheilffyrdd, er bod cynnydd wedi cael ei wneud hefyd yn Pullman Rail. Mae’n amlwg bod y gwaith hwn wedi cymryd mwy o amser na’r disgwyl oherwydd y newid ym model gweithredu TrC.

Mae’r Pwyllgor Archwilio a Risg bellach yn fodlon bod y model tair llinell amddiffyn yn gweithredu’n effeithiol.

Ni fu unrhyw newidiadau sylweddol.   

Mae’r tîm sicrwydd ail linell bellach yn gweithredu’n effeithiol ac yn mynychu’r Pwyllgor Archwilio a Risg i drafod y gwaith y mae wedi’i wneud. Erbyn hyn, mae llawer mwy o eglurder o fewn y sefydliad ynghylch rôl y tîm sicrwydd hwn o fewn y model tair llinell amddiffyn. Mae’r pwrpas maen nhw’n ei wasanaethu a’r gwaith maen nhw’n ei wneud yn cael ei ddeall yn well, ac felly mae’n fwy effeithiol.

Rhoddir sylwadau llawnach ar waith y drydedd linell amddiffyn yn yr adran nesaf.

Cwblhawyd rhaglen 2022/23 yn foddhaol. Ar ben hynny, gwnaed rhywfaint o waith ad hoc ar gais y rheolwyr nad oedd yn amharu ar gwblhau’r rhaglen.

Mae’r rhaglen fanwl ar gyfer 2023/24 wedi cael ei chymeradwyo ac mae’n cyd-fynd yn fras â’r cynllun tair blynedd.

Dim.

Mae’r Pwyllgor Archwilio a Risg wedi derbyn llawer o adroddiadau rhagorol gan yr archwilwyr mewnol yn ystod y flwyddyn. Nid oedd unrhyw ganfyddiad unigol na chasgliad o ganfyddiadau yn cael ei ystyried yn berthnasol ac roedd y rheolwyr yn gwybod yn gyffredinol am yr adroddiadau hynny a oedd â chasgliad anffafriol ac roedd camau gweithredu’n mynd rhagddynt yn dda erbyn i’r adroddiad gael ei gwblhau.

Mae’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn cael llawer o sicrwydd o’r gwaith a wnaed gan yr archwilwyr mewnol ac mae’n cydnabod ei fod o ansawdd uchel ac yn ychwanegu gwerth.

Mae hefyd yn galonogol bod y rheolwyr yn cefnogi archwilio mewnol a bod y mwyafrif llethol o’r argymhellion yn cael eu cytuno’n gyflym ac yn cael eu gweithredu gan y rheolwyr. Mae’r gwaith o weithredu argymhellion yn cael ei ddilyn yn agos gan archwiliad mewnol ac mae gan y Pwyllgor Archwilio a Risg fynediad at ddata’r archwilwyr mewnol i weld drosto’i hun pa mor gyflym y mae camau’n cael eu rhoi ar waith.

Mae’r Datganiad Cydnerthedd wedi cael ei baratoi ar yr un sail â 2022/23. Bydd y ddau brawf straen sydd wedi’u cynnwys yn y Polisi Archwilio a Sicrwydd yn aros ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2024. Mae un o’r profion yn debygol o newid ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2025.

Dim.

O ystyried natur TrC—sy’n cael ei egluro yn y Datganiad Cydnerthedd—mae’r Pwyllgor Archwilio a Risg wedi penderfynu nad oes llawer o fudd mewn ceisio sicrwydd mewnol neu allanol ar y Datganiad Cydnerthedd.

Cwblhawyd tendr archwilio allanol yn unol â’r broses a nodir yn y Polisi Archwilio a Sicrwydd yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023.

Dim ond yr archwilydd presennol a gyflwynodd dendr ffurfiol. Penderfynodd sawl cwmni nad oedd ganddynt y gallu i gynnal yr archwiliad ac roedd gan rai o’r cwmnïau mwy wrthdaro gwirioneddol neu bosibl rhwng buddiannau.

Roedd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn siomedig nad oedd llawer o gystadleuaeth. Fodd bynnag, roedd y pwyllgor yn fodlon bod y broses a fabwysiadwyd ganddo yn ddigon agored a chadarn i fodloni ei ofynion tra’n ymdrechu i fodloni dymuniad y rheoleiddiwr i gael marchnad gystadleuol.

Roedd y Pwyllgor Archwilio a Risg wedi bod yn fodlon â pherfformiad KPMG am y pedair blynedd diwethaf ac roedd yn fodlon argymell i’r Bwrdd eu bod yn cael eu penodi am gyfnod pellach o bum mlynedd.

Dim.

Mae’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn fodlon bod yr archwilydd allanol yn darparu lefel briodol o sicrwydd allanol. Mae hefyd yn ddefnyddiol, gan ddefnyddio sylfaen wybodaeth ehangach y cwmni, i ddarparu arweiniad ar arferion y diwydiant a’r farchnad.

Roedd y perthnasedd a ddefnyddiwyd gan TrC wrth baratoi’r datganiadau ariannol yr un fath â’r hyn a nodir yn y Polisi Archwilio a Sicrwydd.

Dim.

Amherthnasol.

Ni fu unrhyw newidiadau sylweddol yng nghwmpas y gwaith a wnaed gan yr archwilwyr allanol ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023. Roedd perthnasedd Grŵp TrC, y cytunwyd arno gyda’r Pwyllgor Archwilio a Risg, yn £60 miliwn ac roedd y trothwy adrodd ar gyfer camddatganiadau i’w hadrodd i’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn £3 miliwn.

Dim.

Mae cyfraniad posibl yr archwilwyr allanol wrth ddarparu sicrwydd ar wybodaeth anariannol wedi cael ei ohirio am flwyddyn arall nes bydd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn fodlon ar lefel y sicrwydd mewnol a gyflawnwyd.

Mae gwaith sylweddol wedi’i wneud yn ystod y flwyddyn ar y dangosyddion perfformiad allweddol a ddefnyddir i fonitro perfformiad busnes. Mae rhai dangosyddion perfformiad allweddol wedi cael eu gwella.

Dim.

Fel y nodwyd uchod, bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd yn goruchwylio’r gwaith a wneir ar wybodaeth anariannol i sicrhau bod sicrwydd mewnol priodol, ac ystyried, os yw’n briodol, sicrwydd allanol. Mae’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn obeithiol y bydd yn gallu cwblhau ei gynlluniau mewn pryd ar gyfer yr Adroddiad Gweithredu Blynyddol nesaf.