Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod Bwrdd - 16 Ionawr 2019

09:30 - 16:00; 16 Ionawr 2019

South Gate House, Caerdydd

 

 

Scott Waddington (Cyfarwyddwr Anweithredol a Chadeirydd) (SW)

James Price (Prif Swyddog Gweithredol) (JP)

Sarah Howells (Cyfarwyddwr Anweithredol) (SH)

Nikki Kemmery (Cyfarwyddwr Anweithredol) (NK)

Heather Clash (TrC) (HC)

Alison Noon-Jones (ANJ)

Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth) (JM)

 

Yr oedd yr unigolion canlynol o Trafnidiaeth Cymru yn bresennol ar gyfer eitemau penodol ar yr agenda: Geoff Ogden (GO); Alexia Course (AC); Karl Gilmore (KG); Gareth Morgan (GM); David O'Leary (DOL); a Lewis Brencher (LB).

 

1) Cyflwyniad

a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Croesawodd y Cadeirydd aelodau'r Bwrdd i'w gyfarfod cyntaf fel Cadeirydd. Mynegodd SW ei fod yn falch iawn o gael y cyfle i Gadeirio'r fenter newydd ac roedd yn edrych ymlaen at weithio gyda'r Bwrdd fel tîm.

Nid oedd ymddiheuriadau am absenoldeb.

 

b. Hysbysiad Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod yn agored.

 

c. Gwrthdaro rhwng buddiannau

Dywedodd HC fod gan ei phriod gysylltiadau â Washington', sef cwmni yr oedd TrC a Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC yn ei ddefnyddio. Roedd y tîm Cyllid wedi cael gwybod, ac roedd hi wedi cymryd camau i sicrhau nad oedd hi'n ymwneud ag unrhyw beth sy'n gysylltiedig â'r cwmni. Roedd LB (a fyddai'n ymuno â'r cyfarfod ar gyfer Rhan C) ar secondiad o Wasanaethau Rheilffyrdd TrC.

 

d. Cofnodion a chamau gweithredu cyfarfodydd blaenorol

Cytunwyd bod Cofnodion cyfarfod blaenorol TrC a gynhaliwyd ar 20 Rhagfyr 2018, yn gofnod gwir a chywir, yn amodol ar un newid bychan, a byddent yn cael eu cyhoeddi ar wefan TrC.

Trafododd y Bwrdd y camau gweithredu nad oeddent wedi'u cwblhau o gyfarfodydd blaenorol, a chytunwyd y byddai'r Log Gweithredu'n cael ei ddiweddaru, gan gynnwys cloi sawl cam gweithredu.

 

2) Diogelwch

a. Perfformiad Diogelwch

Cyflwynodd GM y papur ynghylch y Diweddaraf am Ddiogelwch. Eglurodd GM nad oedd partneriaid cyflawni yn mesur yr un paramedrau i gyd, ond roedd camau i sicrhau eu bod yn cael eu cysoni ar waith.

Disgrifiodd GM ddigwyddiad diweddar yn ymwneud â phlentyn, a oedd wedi arwain at anaf. Eglurodd nad oedd Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC wedi addef atebolrwydd, ond roedd wedi darparu cymorth. Gofynnodd SH pa gamau yr oedd sefydliadau eraill yn eu cymryd os oedd plentyn yn cael anaf.

CAM GWEITHREDU: GM i ganfod pa gamau y mae sefydliadau eraill yn eu cymryd os bydd cwsmer yn cael anaf.

Eglurodd GM fod y prif bartner seilwaith wrthi'n datblygu ei system rheoli diogelwch, a byddai cyfarfod yn cael ei gynnal â RSSB ar 31 Ionawr i gael y diweddaraf am hynny. Pwysleisiodd GM bwysigrwydd y system rheoli diogelwch, gan ddweud nad oes modd i wasanaethau gael eu cynnal os nad yw'r system ar waith.

Amlinellodd GM gynlluniau i lansio rhaglen lles corfforaethol gan ganolbwyntio ar iechyd meddwl i ddechrau. Gofynnodd NK a oedd Gwasanaethau Rheilffyrdd yn cyd-fynd â gweithgareddau TrC. Gan fod Gwasanaethau Rheilffyrdd yn mynd i gyfarfodydd y Pwyllgor lechyd, Diogelwch a Lles, dywedodd GM y dylai hybu dull gweithredu fel 'un tîm'.

Cadarnhaodd GM fod TrC yn defnyddio Rhaglen Cymorth i Weithwyr Llywodraeth Cymru. Pwysleisiodd JP ac SH yr angen i sicrhau y dylai pa bynnag system y mae TrC yn ei defnyddio sicrhau'r gwerth gorau am arian.

Dywedodd NK wrth y Bwrdd fod y lefel nesaf o ddata wrthi'n cael ei datblygu er mwyn gallu dadansoddi ymatebion i ddigwyddiadau iechyd a diogelwch.

 

3) Diweddariad Strategol/Datblygu

a. Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Rhoddodd JP grynodeb o'r prif bwyntiau yn ei adroddiad. Dywedodd JP wrth y Bwrdd fod perfformiad y gwasanaethau rheilffyrdd wedi cyrraedd y lefelau derbyniol unwaith yn rhagor ar ôl y problemau a gafwyd yn ystod hydref 2018. Dywedodd fod gwersi pwysig wedi cael eu dysgu.

Dywedodd SW fod problemau hydref 2018 yn brawf da o TrC a Gwasanaethau Rheilffyrdd yn cydweithio, a chadarnhaodd JP fod y system o gydweithio yn rhesymol, ond bod angen gwella'r cyfathrebu.

Roedd dull gweithredu TrC a Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC o gael 'un brand' yn gweithio'n effeithiol hyd yma. Daeth timau gweithredol TrC a Gwasanaethau Rheilffyrdd at ei gilydd ar gyfer diwrnod cwrdd i ffwrdd yr wythnos diwethaf. Pwysleisiodd JP fod angen i'r Bwrdd herio TrC ynghylch a yw'r dull gweithredu un brand yn cael ei hybu ddigon. Ond dywedodd y dylid gwahaniaethu'n glir pan fo angen hefyd. Yn ystod y diwrnod cwrdd i ffwrdd yr wythnos diwethaf, trafodwyd gwahanol syniadau o ran sut gallai TrC a Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC rannu gwasanaethau.

Cam gweithredu: JP i baratoi papur ar gyfer Bwrdd mis Chwefror ynghylch sut gall TrC weithio'n agosach â Gwasanaethau Rheilffyrdd i ddatblygu dull gweithredu un tîm ac un brand.

Pwysleisiodd SW yr angen i gytuno ar amcanion a rennir, sy'n cael eu hysgogi gan uwch reolwyr TrC a Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC.

Trafododd y Bwrdd a fyddai modd cynnal dull gweithredu un tîm petai Llywodraeth Cymru yn rhoi mwy o wasanaethau i TrC. Eglurodd JP fod modd defnyddio dull gweithredu un tîm ar draws sawl maes trafnidiaeth ar gyfer eitemau lle mae gofyn cael yr un setiau o sgiliau. Hefyd, cadarnhaodd JP fod systemau a phrosesau mewnol yn cael eu sefydlu i ganiatáu i wasanaethau eraill gael eu trosglwyddo i TrC.

Dywedodd JR wrth y Bwrdd ei fod wedi cwrdd â Network Rail yn ddiweddar. Roedd trafodaethau'n parhau ynghylch yr effaith bosibl ar weithrediadau TrC yn sgil unrhyw newidiadau strwythurol gan Network Rail yn y dyfodol.

Roedd prosiectau eraill fel trosglwyddo Rheilffyrdd y Cymoedd, datblygu Llan-wern a rhoi amserlen mis Mai ar waith yn dod yn eu blaen yn dda. Ond roedd mesurau lliniaru ar gael hefyd, petai unrhyw broblemau'n codi. Roedd TrC hefyd yn edrych ar wasanaethau arlwyo, ac yn awyddus i sgwrsio â SW oherwydd ei brofiad yn y maes lletygarwch.

CAM GWEITHREDU: JP i drafod gwasanaethau arlwyo â SW.

Mae tîm TrC yn dal i dyfu. Yn ystod yr wythnosau diwethaf, mae'r staff newydd yn cynnwys Cyfarwyddwr newydd sy'n gyfrifol am ddatblygu TrC yng ngogledd Cymru, ac aelod o staff sy'n gyfrifol am gysylltiadau â'r llywodraeth.

Hefyd, mae TrC wrthi'n rhoi system cyllid newydd ar waith, a ddylai fod yn barod ar gyfer y flwyddyn ariannol newydd.

 

b. Is-bwyllgorau

Pwyllgor Pobl

Trafododd y Bwrdd gylch gorchwyl y Pwyllgor Pobl, a chytunwyd ar y rhain ar yr amod fod manylion yr aelodau'n cael eu diweddaru. Bydd datganiad gan y Prif Swyddog Gweithredol yn cyd-fynd â'r cylch gorchwyl, yn nodi ei ymrwymiad i faterion pobl.

Cam gweithredu: ANJ i ddiweddaru a chwblhau cylch gorchwyl y Pwyllgor Pobl.

Cytunodd y Bwrdd y bydd y Pwyllgor Pobl hefyd yn goruchwylio'r broses o ddatblygu holiadur ymgysylltu â gweithwyr.

Pwyllgor Archwilio a Risg

Cymeradwyodd y Bwrdd gylch gorchwyl diwygiedig y Pwyllgor Archwilio a Risg. Rhoddodd HC y diweddaraf i'r Bwrdd ynghylch y broses o benodi cyfarwyddwr anweithredol o gefndir Cyllid, a fydd hefyd yn Cadeirio'r Pwyllgor Archwilio a Risg. Gobeithir y bydd rhywun yn cael ei benodi ganol mis Mawrth 2019.

 

c. Cyllid

Cadarnhaodd HC nad oedd cyfrifon rheoli Rhagfyr 2018 ar gael, oherwydd amseru cyfarfod y Bwrdd, ac y byddent yn cael eu dosbarthu i aelodau'r Bwrdd cyn gynted ag y byddant ar gael. Felly, rhoddodd HC ddiweddariad llafar.

CAM GWEITHREDU: HC i ddarparu cyfrifon rheoli Rhagfyr 2018 i'r Bwrdd cyn gynted ag y byddant ar gael.

Amlinellodd HC fod Llywodraeth Cymru yn awyddus i dderbyn unrhyw danwariant o ran gwariant gweithredol, sy'n bennaf oherwydd oedi wrth recriwtio ar gyfer 2018-19. Mae TrC, Gwasanaethau Rheilffyrdd a Llywodraeth Cymru yn parhau i ddatblygu syniadau ynghylch sut mae defnyddio gwariant cyfalaf yn effeithiol ac yn effeithlon o fewn y flwyddyn hon. Bwriedir cynnal rhagor o drafodaethau â Llywodraeth Cymru a Gwasanaethau Rheilffyrdd.

HC i ddarparu papur ynghylch y gwariant cyfalaf i'r Bwrdd cyn gynted ag y bydd ar gael.

Cadarnhaodd HC fod y tîm cyllid wedi cyrraedd camau terfynol datblygu 11 o driniaethau a pholisïau cyfrifyddu. Mae angen newid proses y cyfrifon rheoli ar gyfer rhai o'r rhain, a bydd hyn yn cael ei roi ar waith os bydd Llywodraeth Cymru yn cydnabod hynny. Heb Bwyllgor Archwilio a Risg cyfansoddiadol, bydd archwilwyr allanol y Bwrdd a TrC yn craffu ar y newidiadau posibl i'r broses, unwaith y byddant yn cael eu penodi.

Mae trafodaethau'n parhau ag archwilwyr allanol posibl sydd wedi cyrraedd y rhestr fer o fframwaith CCS. Cynhaliodd TrC drafodaethau â chwech o ddarparwyr posibl, cyn dod â'r dewis i lawr i bedwar. Cadarnhaodd HC fod TrC yn bwriadu cyflwyno papur i aelodau'r Bwrdd erbyn diwedd mis Ionawr, yn argymell pwy ddylai gael ei benodi.

Dywedodd HC wrth y bwrdd y bydd y tîm Cyllid yn cynnal adolygiad IR35 arall cyn bo hir.

 

d. Materion Strategol ar gyfer Cyfarfodydd y Bwrdd i'r Dyfodol

Trafododd y Bwrdd yr angen i gael mesurau ar gyfer parhau â brand, gwasanaethau a phrosiectau TrC petai'r ODP yn methu.

CAM GWEITHREDU: JP i baratoi papur ar gyfer cyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth ynghylch y mesurau sydd ar waith ac sydd ar y gweill ar gyfer brand TrC petai'r ODP yn methu.

 

Ymunodd GO, GM, AC, LB, DOL a KG â'r cyfarfod.

 

4) Effaith newidiadau i'r amserlen

Cyflwynodd AC bapur yn nodi effaith y mân newidiadau a wnaed i'r amserlen ym mis Rhagfyr 2018 gan edrych ar y newidiadau a fyddai'n cael eu cyflwyno o fis Mai 2019 hefyd. Nid yw newidiadau mis Rhagfyr, sef newidiadau i wasanaethau yn bennaf, wedi cael unrhyw effaith sylweddol ar berfformiad.

Bydd papur fwy manwl ynghylch y newidiadau mwy sylfaenol ar gyfer yr amserlen ym mis Mai 2019 yn cael ei gynnwys â'r papurau ar gyfer cyfarfod y Bwrdd ym mis Chwefror.

Nododd y Bwrdd gynnwys y papur.

 

5) Adeilad Pontypridd

Rhoddodd GO y newyddion diweddaraf i'r Bwrdd ynghylch prosiect adeilad Pontypridd. Roedd y papur atodol yn cyflwyno cynigion ar gyfer cytuno ar gynllun mewnol yr adeilad. Cytunodd GO i ddarparu Penawdau'r Telerau i'r Bwrdd.

CAM GWEITHREDU: GO i ddarparu cytundeb Penawdau'r Telerau i'r Bwrdd.

Cytunodd y Bwrdd â'r argymhelliad yn y papur a oedd yn ymwneud â diogelu'r dyddiad cyflawni, gan leihau'r risg o orwario ar adeilad Swyddfa Pontypridd drwy weithio drwy'r Landlord, Cyngor Rhondda Cynon Taf, i gwblhau'r gwaith y tu mewn i'r Swyddfa.

 

6) Cynllunio busnes

Cyflwynodd GO grynodeb o fframwaith llywodraethu presennol TrC. Cynigiodd GO y dylid diweddaru'r cynllun busnes presennol i adlewyrchu llythyr cylch gwaith diweddaraf Llywodraeth Cymru ar gyfer 2018/19. Bydd TrC yn diweddaru'r cynllun bob blwyddyn neu pan fydd unrhyw newid sylweddol, yn arbennig, gan adlewyrchu unrhyw gyfrifoldebau ychwanegol a gaiff eu rhoi i TrC a chysoni ag unrhyw ddiwygiadau i weledigaeth a gwerthoedd TrC.

Cytunodd y Bwrdd â'r dull gweithredu arfaethedig ac â gweithdai i'r Bwrdd ar gyfeiriad strategol TrC, a chytunodd y Bwrdd bod angen iddo gyfrannu at hynny.

CAM GWEITHREDU: GO i drefnu gweithdai i'r Bwrdd ar gyfeiriad strategol TrC

 

7) System tracio cerrig milltir

Rhaglen

Cyflwynodd GO y system tracio cerrig milltir ar gyfer rhaglenni, a oedd yn dod yn ei blaen yn dda. Nododd y Bwrdd y papur.

Corfforaethol

Cyflwynodd GO y system tracio cerrig milltir corfforaethol, a oedd yn dod yn ei blaen yn dda. Eglurodd GO y bydd yn adolygu ble mae'r sefydliad o ran symud ymlaen i fusnes fel arfer. Nododd y Bwrdd y papur.

 

8) Risgiau a chamau lliniaru allweddol

Rhoddodd DOL grynodeb o'r gwaith diweddar a wnaed ar waith TrC yn datblygu cofrestr risg fwy strategol a lefel uchel ar gyfer y Bwrdd [cofrestr risg strategol), yn unol â'r cais yn y cyfarfod ym mis Rhagfyr. Mae'r gofrestr risg strategol wrthi'n cael ei datblygu o hyd, ac nid yw risgiau wedi cael eu hasesu yn ôl effaith a thebygoliaeth, ac nid oes ganddynt ddatganiad Iliniaru chwaith. Fodd bynnag, cadarnhaodd JP fod camau lliniaru ar gael ar gyfer pob risg, ond nad oedd manylion y rhain wedi'u nodi ar y matrics risg eto. Hefyd, amlinellodd DOL gynlluniau i gysylltu'r gofrestr risg strategol â phrosesau parhad busnes. Cytunodd y Bwrdd ar gael copi o'r gofrestr risg strategol ym mhob cyfarfod, hyd yn oed os na fydd y gofrestr wedi newid.

Hefyd, bydd DOL yn tynnu'r prif eitemau o'r gofrestr risg weithredol ar gyfer pob cyfarfod Bwrdd. Cadarnhaodd DOL mai'r risg fwyaf ar hyn o bryd oedd trosglwyddo asedau Rheilffyrdd y Cymoedd.

 

9) Cyfathrebu

Cyflwynodd LB grynodeb o'r prif ddata ynghylch cyfathrebu. Mae pwyslais parhaus ar gysylltu cyfathrebu â manylion y Cytundeb Grant er mwyn rhoi gwybod i'r cyhoedd pan fydd eitemau sy'n cael eu cyflwyno yn y cytundeb hwn yn cael eu rhoi ar waith. Gofynnodd SH sut roedd y ffigurau cyfathrebu yn cymharu â Gwasanaethau Rheilffyrdd. Dywedodd LB fod gwaith ar integreiddio systemau yn parhau.

Holodd NK am nifer y cwynion a sawl un oedd yn cael ei gyfeirio'n uwch, oherwydd nad oedd y mater yn cael ei ddatrys y tro cyntaf. Cytunodd LB i rannu ffigurau ynghylch cwynion â'r Bwrdd.

CAM GWEITHREDU: LB i ddarparu ffigurau ynghylch cwynion ar gyfer cyfarfod y Bwrdd ym mis Chwefror

 

10) Contractau ymwneud cynnar gan gontractwyr Rheilffyrdd y Cymoedd

Cyflwynodd KG fanylion saith pecyn ymwneud cynnar gan gontractwyr Rheilffyrdd y Cymoedd sydd yng nghamau olaf y broses caffael ar hyn o bryd.

Mae dau o'r pecynnau'n sefyll allan:

1. WP08 - Depo Ffynnon Taf. Mae dau dendr ar ôl yn y gystadleuaeth a bydd y gwerthuso masnachol terfynol yn cael ei gwblhau yr wythnos hon. Mae'r contract i fod i gael ei ddyfarnu ddiwedd mis lonawr 2019.

2. WP04 - Systemau Rheoli Rheilffyrdd - cyflwynwyd bid gan dri ymgeisydd ar gyfer y gwaith arbenigol hwn, ond mae un wedi tynnu'n ôl. Mae un o'r ddau sydd ar ôl wedi gofyn am ragor o fanylion am y contract. Mae'r contract ar y trywydd iawn i gael ei ddyfarnu erbyn diwedd mis Ionawr.

 

11) Unrhyw Fater Arall

Ni chafodd unrhyw fater arall ei godi na'i drafod.

 

 

Ymunodd Brian Whalley (Public Accountability Training Ltd), Julia Douch a David Richards (y ddau o Lywodraeth Cymru), â'r cyfarfod i ddarparu hyfforddiant ar lywodraethu cyrff lled braich.

 

Mae cyfarfod nesaf y Bwrdd wedi'i drefnu ar gyfer 26 Chwefror 2019. Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu presenoldeb a chaeodd y cyfarfod.