Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 16 Gorffennaf 2020

10:00 – 16:30; 16 Gorffennaf 2020

Tŷ Clive, Bradford Place, Penarth

Oherwydd COVID-19, cynhaliwyd y cyfarfod drwy gynhadledd fideo/sain.

 

Scott Waddington (SW) (Cadeirydd); James Price (JP); Heather Clash (HC); Sarah Howells (SH); Nicola Kemmery (NK); Alison Noon-Jones (ANJ); Vernon Everitt (VE); Alun Bowen (AB); Gareth Morgan (eitem 2c) a Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth).

Sesiwn y diweddariad gweithredol (Rhan B): Geoff Ogden (GO); David O’Leary (DOL); Lewis Brencher (LB); Lisa Yates (LY); Lee Robinson (LR); Karl Gilmore (KG); Gareth Morgan (GM) Dave Williams (DW); Jeremy Whittaker (JW) a Gary Forde (GF) (eitem 5a); ac Andrew Gainsbury (AG) (eitem 5c).

 

1a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Cafwyd ymddiheuriadau oddi wrth Natalie Feeley (NF).

1b. Hysbysiad Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, estynnodd y Cadeirydd groeso i bawb i’r cyfarfod a chyhoeddodd fod y cyfarfod wedi dechrau.

1c. Gwrthdaro Buddiannau

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau.

1d. Cofnodion a Chamau Gweithredu’r Cyfarfod Blaenorol

Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 18 Mehefin 2020 gan eu bod yn gofnod gwir a chywir. Adolygwyd y Cofnod o Gamau Gweithredu ac mae’n gyfredol, a bydd nifer o gamau gweithredu yn cael eu trafod yn ystod y cyfarfod.

2a. Amser i Ddiogelwch

Mae angen sylwi ar arwyddion o flinder a’u rheoli, ac mae angen annog pobl i gymryd egwyl.

2b. Amser i Gwsmeriaid

Mae tystiolaeth yn awgrymu y gall agwedd gyntaf staff droi cwsmeriaid i ffwrdd. Trafododd y Bwrdd y ffaith bod hyfforddi pobl ar gyfer rolau rheng flaen yn hollbwysig i greu argraff gyntaf dda. Un o elfennau allweddol cynyddu gwasanaethau yn yr wythnosau nesaf yw’r ffordd y mae cwsmeriaid yn cael eu trin.

2c. Perfformiad o ran diogelwch

Ymunodd GM â’r cyfarfod. Cafwyd nifer o gamau gweithredu yn sgil canfyddiadau arolwg Slido mewnol y mis diwethaf: mae staff wedi cael eu hannog i drefnu cyfarfodydd 45 munud i ganiatáu ar gyfer egwylion a chymryd egwylion yn ystod y dydd, gan fod nifer ohonynt yn gweithio oriau hwy am eu bod yn gweithio gartref. Mae camau yn cael eu cymryd i ganfod a all negeseuon e-bost sy’n cael eu hanfon y tu allan i oriau gwaith cyffredin gael eu hanfon drwy broses danfon gohiriedig ac mae trefniadau posibl o ran gweithio estynedig a hyblyg yn cael eu harchwilio.

Ni roddwyd gwybod am unrhyw ddamweiniau o ran cwsmeriaid neu deithwyr y Gwasanaethau Rheilffyrdd, damweiniau fu bron â digwydd, na damweiniau adroddadwy Signalau a Basiwyd yn Beryglus (SPAD) neu’r Rheoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau neu Ddigwyddiadau Peryglus (RIDDOR) yn ystod y cyfnod diwethaf.

Trafododd y Bwrdd ddamwain ddiweddar yn y Trallwng lle cafodd car ei daro gan drên ar groesfan ond heb achosi unrhyw anafiadau. Roedd defnyddiwr y car wedi agor y gatiau ond nid oedd wedi cysylltu â’r signalwr. Roedd gyrrwr y trên wedi canu’r corn a gwasgu’r brêc. Gofynnodd y Bwrdd am ddiweddariad ar elfennau diogelwch y gwaith o reoli, monitro a chau croesfannau ar Linellau Craidd y Cymoedd. Gofynnir i GM a KG roi adroddiad ar y cynlluniau a chynnydd yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Llesiant.

Cam Gweithredu: Bydd GM a KG yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Llesiant ar reoli, monitro a chau croesfannau Cledrau Craidd y Cymoedd yn ei gyfarfod nesaf.

Gofynnodd y Bwrdd a oes lle hysbysebu yn cael ei neilltuo mewn gorsafoedd ar gyfer sefydliadau megis y Samariaid. Cadarnhawyd bod hyn yn cael ei wneud. Hefyd, mae staff yn cael hyfforddiant i adnabod pobl a allai fod yn ofidus. Cytunwyd y dylid ystyried defnyddio meddalwedd i fonitro teledu cylch cyfyng am hunanladdiadau posibl.

3a. Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Mae gwaith yn parhau i lunio dyfodol contract y Partner Gweithredu a Datblygu ar gyfer y cyfnod ar ôl i’r Cytundeb Mesurau Brys ddod i ben, gan ganolbwyntio ar roi’r cwsmer yn gyntaf a chynnig gwerth am arian.

Mae canllawiau Llywodraeth Cymru ar gadw pellter cymdeithasol a gwisgo gorchuddion wyneb ar drafnidiaeth gyhoeddus wedi newid, ond mae gwaith yn mynd rhagddo i ddehongli sut y mae’r rheoliadau’n berthnasol i’r rheilffyrdd. Cytunodd y Bwrdd y dylai risg o ran ymddygiadau cadw pellter cymdeithasol gael ei hychwanegu at y gofrestr risg strategol.

Cam Gweithredu: Bydd DOL yn ychwanegu’r risg o ran gorfodi ymddygiadau cadw pellter cymdeithasol ar drenau.

O ran cerbydau, mae mecanwaith ar gyfer hyfforddi gyrwyr ar waith ar draws y Deyrnas Unedig, ac mae’n arbennig o berthnasol i ddechrau defnyddio’r cerbydau dosbarth 769. Mae tair allan o’r deg uned wedi cael eu derbyn a chafwyd ateb i’r broblem o ran aerdymheru. Y gobaith yw y byddant yn dechrau cael eu defnyddio yn y misoedd nesaf.

Bydd gwaith trawsnewid Cledrau Craidd y Cymoedd yn dechrau fis nesaf ac mae nifer o atalfeydd sydd wedi’u rhwymo gan amser wedi’u cynllunio i ganiatáu i’r gwaith gael ei wneud. Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd fod problemau o hyd o ran y dyddiadau cau ar gyfer cyllid Cronfa Datblygu Rhanbarthol Ewrop (ERDF).

Mae gwaith yn mynd rhagddo i gefnogi Llywodraeth Cymru i baratoi ar gyfer cylch nesaf y Cynllun Brys ar gyfer y Sector Bysiau, paratoi Trafnidiaeth Cymru i ymgymryd â rôl gweinyddu cynlluniau yn y dyfodol ac integreiddio dulliau trafnidiaeth. Hefyd, mae gwaith yn parhau gyda Llywodraeth Cymru ar y rhaglen i drosglwyddo gweithgareddau ynghylch teithio llesol i Drafnidiaeth Cymru.

Trafododd y Bwrdd yr angen i bennu effaith economaidd cynlluniau Trafnidiaeth Cymru a rhannu’r wybodaeth hon gyda Llywodraeth Cymru.

Cam Gweithredu: Bydd JP a GO yn archwilio sut rydym yn dangos ein heffaith ar dwf economaidd

3b. Cyllid

Nododd y Bwrdd y cyfrifon rheoli am fis Mehefin 2020. Yn y mis (Mehefin) roedd y gwariant refeniw yn £34.8 miliwn ac mae £33.2 miliwn o’r swm hwnnw yn ymwneud â rheilffyrdd ac mae’r mwyafrif ohono yn cael ei drosglwyddo i’r Partner Gweithredu a Datblygu. Yn y mis (Mehefin) roedd y gwariant cyfalaf yn £11.7 miliwn ac mae £10.9 miliwn o’r swm hwnnw yn ymwneud â rheilffyrdd.

Dan y Cytundeb Mesurau Brys, mae angen cymeradwyaeth gan Drafnidiaeth Cymru ar gyfer holl archebion prynu’r Partner Gweithredu a Datblygu. Mae’r rhain yn cael eu tracio, eu cofnodi ac, os oes angen, eu herio. Mae gwaith yn mynd rhagddo i fodelu effaith ariannol y cyfnod ar ôl y Cytundeb Mesurau Brys.

Mae gwaith ar Adroddiad Blynyddol a Datganiadau Ariannol 2019-20 wedi dod i ben a bydd yr adroddiad a’r datganiadau yn cael eu cyhoeddi’r wythnos nesaf. Diolchwyd i aelodau’r Bwrdd am eu cyfraniadau. Mae gwaith yn mynd rhagddo i bennu statws Treth ar Werth Trafnidiaeth Cymru a’r symiau y gellir eu hadennill. Derbyniwyd llythyr cylch gwaith drafft oddi wrth Lywodraeth Cymru ddechrau mis Gorffennaf ac mae gwaith yn parhau i gytuno ar y gyllideb hyd at 31 Mawrth 2021.

Gofynnodd y Bwrdd a oes cofnod yn cael ei gadw o gostau sy’n gysylltiedig â COVID-19 o ran eitemau o wariant annisgwyl na chyllidebwyd ar eu cyfer. Cadarnhawyd bod y Partner Gweithredu a Datblygu yn darparu’r wybodaeth hon a bod data yn cael ei gasglu’n fewnol hefyd. Gofynnodd y Bwrdd am adroddiadau ar y wybodaeth hon.

Cam Gweithredu – Bydd HC yn cynnwys costau sy’n gysylltiedig â COVID-19 mewn adroddiadau misol i’r Bwrdd.

Hefyd, cododd y Bwrdd y mater ynghylch cyllid ERDF ar gyfer trawsnewid Cledrau Craidd y Cymoedd. Cadarnhawyd bod nifer o bapurau ar y mater wedi’u cyflwyno ar gyfer ystyriaeth gan Lywodraeth Cymru a’i bod yn ymwybodol o’r materion ynghylch amseru. Cytunwyd bod angen adroddiad ar y mater.

Cam Gweithredu: Bydd LB yn drafftio adroddiad ar y mater ynghylch cyllid ERDF ar gyfer trawsnewid Cledrau Craidd y Cymoedd i’w rannu gyda Llywodraeth Cymru.

3c. Diweddariad ar yr is-bwyllgorau

Cymeradwyodd y Bwrdd gylch gorchwyl y Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu sydd wedi’i ddiweddaru. Rhoddwyd diweddariad i’r Bwrdd ar gyfarfod diweddar y Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu.

3d. Y Bwrdd Llywio a diweddariad gyda’r Gweinidog

Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad i’r Bwrdd ar gyfarfod diweddar Bwrdd Llywio Trafnidiaeth Cymru lle rhoddwyd ystyriaeth i faterion ynghylch gwasanaethau bysiau, trefniadau ar gyfer y cyfnod ar ôl i’r Cytundeb Mesurau Brys ddod i ben a Dangosyddion Perfformiad Allweddol. Hefyd, cadarnhawyd y byddai’r Bwrdd Llywio yn cael ei gynnal ar ôl Bwrdd Trafnidiaeth Cymru er mwyn caniatáu i faterion gael eu huwchgyfeirio.

4. Unrhyw fater arall

Ni chodwyd unrhyw fater arall.

 

Ymunodd GM, LB, LR, AC, KG, DOL, DW a GO â’r cyfarfod.

5a. Rhaglen Rail Futures

Ymunodd GF a JW â’r cyfarfod. Drwy bapur, rhoddodd GF ragor o fanylion am yr opsiynau o ran y trefniadau ar gyfer y cyfnod ar ôl i’r Cytundeb Mesurau Brys ddod i ben, [wedi ei olygu]. Cytunodd y Bwrdd fod gwerth am arian dros gyfnod y cytundeb newydd yn hanfodol ac y dylai diogelu parhad gwasanaethau gael blaenoriaeth ar faterion masnachol.

5b. Meddiant canol wythnos Cledrau Craidd y Cymoedd

Cyflwynwyd papur i’r Bwrdd a oedd yn rhoi manylion am gam cyntaf gwaith trawsnewid Cledrau Craidd y Cymoedd a fydd yn gofyn bod y Partner Gweithredu a Datblygu yn cael mynediad at y rheilffordd dan drefniadau meddiant, lle bydd gwasanaethau trenau yn cael eu cau yn gynnar gyda’r nos bob diwrnod o’r wythnos. Felly, mae’r Partner Gweithredu a Datblygu wedi paratoi’r ‘cynllun meddiant canol wythnos’, ynghyd ag amserlen wedi’i haddasu, sy’n defnyddio cludiant ar y ffyrdd yn lle trenau, a disgwylir i hyn ddechrau ar 3 Awst 2020 a pharhau tan Awst 2021. Bydd hyn yn effeithio ar deithwyr sy’n defnyddio gwasanaethau Trafnidiaeth Cymru o ddydd Sul i ddydd Iau ac sy’n teithio i unrhyw le i’r gogledd o Radur/o’r lle hwnnw. Cymeradwyodd y Bwrdd yr argymhellion yn y papur, sef:

(a) bod cynlluniau manwl yn cael eu creu, eu dilysu ac yn barod i’w rhoi i deithwyr a rhanddeiliaid ynghylch cynllun meddiant Cledrau Craidd y Cymoedd o fis Awst i fis Medi, gan gynnwys cynllun cadarn ynghylch bysiau yn lle trenau a chymorth gwasanaeth cwsmeriaid cysylltiedig i hwyluso’r broses o gyflawni’r cynllun bysiau;

(b) bydd y cynllun ar gyfer mis Medi i fis Rhagfyr yn cael ei gwblhau ac yn barod i’w roi i deithwyr a rhanddeiliaid erbyn pum wythnos cyn y dyddiadau meddiant ym mis Medi ar yr hwyraf;

(c) bydd y darparwr rheilffyrdd newydd yn dechrau ym mis Ionawr 2021 a bydd cynnig gwell o lawer o ran gwasanaeth cwsmeriaid a darpariaeth fysiau sy’n cydymffurfio’n gyfreithiol â Rheoliadau Hygyrchedd Cerbydau Gwasanaeth Cyhoeddus 2000;

(d) bydd gan y contract rheilffyrdd newydd gymal terfynu ar ôl dwy flynedd os bydd Trafnidiaeth Cymru wedi’i sefydlu’n strategol, ei phennu a’i chyllido i ddarparu gwasanaethau bysiau yn lle trenau yn uniongyrchol;

(e) bod Trafnidiaeth Cymru wedi sicrhau llawer mwy o ffocws ac wedi gofyn am fwy o sicrwydd ynghylch y ddarpariaeth fysiau yn lle trenau rhwng y tîm Gweithrediadau Rheilffyrdd a’r tîm Masnachol a Phrofiad Cwsmeriaid ac y bydd mwy o sicrwydd ac archwilio rheolaidd ynghylch y ddarpariaeth fysiau yn lle trenau er mwyn parhau i wella gwasanaeth cwsmeriaid yn ystod adegau o darfu; a

(f) bod strategaeth rhanddeiliaid a chyfathrebu gadarn ac eang wedi cael ei datblygu, sydd eisoes yn cael ei gweithredu.

Cytunodd y Bwrdd y dylid cyfeirio’r strategaeth a’r gwaith o weithredu’r argymhellion at y Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu.

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd fod y negeseuon ynghylch gwaith sydd eisoes wedi’i ddechrau a’i gwblhau yn gadarnhaol a bod hyn yn cael ei ystyried yn rhan angenrheidiol o’r broses o wella’r rhwydwaith.

5c. Cerbydau

Ymunodd AG â’r cyfarfod i roi crynodeb o gyflwr y fflyd bresennol o ran addasiadau a chynlluniau i gael gwared â cherbydau’n raddol, a’r fflyd wedi’i rhaeadru sydd i’w chyflwyno i wasanaeth. Roedd yr unedau Pacer wedi cael eu storio i raddau helaeth am gyfnod prysuraf COVID-19 a daethant yn ôl i wasanaeth ar 5 Gorffennaf. Cyflwynwyd cais i’r Adran Drafnidiaeth am ollyngiad o ran Pobl sydd â Llai o Symudedd mewn perthynas â’r unedau Pacer tan 31 Rhagfyr 2020.

5d. Caffaeliadau a chyfranddaliadau

Disgwylir gwaith ynghylch caffael PTI Cymru, yn amodol ar gymeradwyo’r cynnig ehangach ynghylch Canolfan Gyswllt y Dyfodol gan y Bwrdd. Bydd amcanion y gwaith hwn yn cynnwys caffael PTI Cymru.

5e. Cofrestr Risg

Trafododd y Bwrdd fân newidiadau i’r Gofrestr Risg Strategol. Trafodwyd eitemau risg uchel dan eitemau eraill ar yr agenda.

5f. Canolfan gyswllt y dyfodol

Cymeradwyodd y Bwrdd argymhellion i ddwyn ynghyd nifer o feysydd swyddogaeth cyswllt â chwsmeriaid Trafnidiaeth Cymru nawr ac yn y dyfodol, ar draws nifer o gyfarwyddiaethau a chyflenwyr allanol, sy’n arwain at weithrediad anghyson ac aneffeithlon. Y nod yw datblygu, gwella a symleiddio cyswllt â chwsmeriaid ar draws brand Trafnidiaeth Cymru drwy ddatblygu a darparu swyddogaeth ymgysylltu â chwsmeriaid fewnol lawn. Cymeradwyodd y Bwrdd y dull gweithredu o ran dechrau ymgysylltu â PTI Cymru ym mis Awst 2020; a chreu a chytuno ar fatrics cyfrifol, atebol, sy’n seiliedig ar wybodaeth ac yr ymgynghorwyd arno, cofrestr risg ac amserlenni ar gyfer pob elfen o’r rhaglen hon. Rhoddwyd cadarnhad i’r Bwrdd y bydd y prosiect yn niwtral o ran cost i Drafnidiaeth Cymru ac y dylai gynnig effeithlonrwydd costau hirdymor a gwerth i’r holl randdeiliaid.

5g. Cerrig milltir

Adolygodd y Bwrdd y rhaglen a’r system tracio cerrig milltir corfforaethol. Cytunwyd y byddai’r system dracio yn cael ei chyflwyno er mwyn caniatáu i aelodau’r Bwrdd gadw llygad ar eitemau sy’n berthnasol i’w pwyllgorau.

5h. Cyfathrebu

Mae sgôr argraff brand gyffredinol Trafnidiaeth Cymru yn parhau i wella. Gwnaed defnydd effeithiol o fwletinau i drosglwyddo negeseuon amrywiol, megis platfformau byr. Hefyd, cafwyd adborth da ar ddefnydd Trafnidiaeth Cymru o bodlediadau ac roedd tîm arferion da Archwilio Cymru wedi dod at Drafnidiaeth Cymru. Mae’n ymddangos bod yr ymgyrch Teithio’n Saffach yn effeithiol ond mae’n ddigwyddiad symudol o ganlyniad i newidiadau mynych i bolisïau.

Gofynnodd y Bwrdd pryd y bydd y neges i deithwyr ynghylch ‘teithio hanfodol’ yn newid. Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd fod Llywodraeth y Deyrnas Unedig yn bwriadu dileu’r neges hon yn fuan, gan ofyn i deithwyr osgoi adegau prysur yn hytrach na pheidio â theithio. Cytunodd y Bwrdd y dylid rhoi’r gorau i ddefnyddio’r gair ‘osgoi’, gan fod hyn wedi niweidio hyder mewn trafnidiaeth gyhoeddus.

5i. Dangosyddion Perfformiad Allweddol

Cytunodd y Bwrdd y dylid datblygu cerdyn sgorio i’r Bwrdd er mwyn rhoi trosolwg o wasanaethau allweddol a rhoi sicrwydd bod y cwmni yn cael ei weinyddu’n briodol. Dylai gynnwys meysydd ynghylch y gweithlu a materion diwylliannol.

Cam Gweithredu: Bydd JM yn drafftio’r opsiynau o ran Dangosyddion Perfformiad Allweddol ar gyfer cerdyn sgorio i’r Bwrdd erbyn cyfarfod y Bwrdd ym mis Medi.

5j. Papurau i’w nodi

Nododd y Bwrdd bapurau ac adroddiadau ar berchnogaeth asedau; Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2019-20; gwariant ar brosiectau seilwaith; bws Fflecsi; a chyflogau’r rhywiau.

5k. Unrhyw Fater Arall

Mae’r broses o gyflwyno tendrau ar gyfer cynllun Ffordd Blaenau’r Cymoedd, yr A465, rhannau 5 a 6, wedi’i gohirio tan 27 Gorffennaf. Ymdrinnir ag ymholiadau ynghylch y tendr ar hyn o bryd ac mae cynllun i gael cymeradwyaeth i symud ymlaen ddiwedd mis Awst. Rhoddodd y Bwrdd awdurdod dirprwyedig i’r Uwch-dîm Arwain symud ymlaen.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu cyfraniad a mynegodd werthfawrogiad o’r holl waith sy’n mynd rhagddo, a chynigiodd gymorth y Bwrdd os oes angen.

Cyfarfod nesaf – 17 Medi 2020