Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 17 Gorffennaf 2019

09:15 – 15:30; 17 Gorffennaf 2019

Tŷ South Gate, Caerdydd

Scott Waddington (SW); James Price (JP); Heather Clash (HC); Sarah Howells (SH); Nicola Kemmery (NK). Lewis Brencher (LB), Alexia Course (AC), Geoff Odgen (GO), Karl Gilmore; Lisa Yates (LY) (holl eitemau Rhan C a - l); Gareth Morgan (GM) (Rhan A eitemau 1-3 a Rhan C eitemau a - l)

Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth) (JM)

 

1) Cyflwyniad

a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Alun Bowen (AB)

Ymddiheurodd Alison Noon-Jones am sesiwn y bore

b. Hysbysiad ynghylch cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod yn agored.

c. Gwrthdaro rhwng buddiannau

Ni ddatganwyd unrhyw achos o wrthdaro rhwng buddiannau.

d. Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd o fis Mehefin 2019 yn gofnod cywir a dilys yn amodol ar wneud un mân newid.

Aeth y Bwrdd ati i adolygu a diweddaru’r rhestr o gamau gweithredu. Ymdrinnir â sawl cam gweithredu gyda’r eitemau eraill ar yr agenda yn ystod y cyfarfod hwn

2) Penderfyniadau a wnaed mewn e-bost ers y cyfarfod diwethaf

Rhoddwyd cynnig gerbron y Bwrdd i sefydlu is-gwmni i weithredu fel rheolwr seilwaith Last Resort (IMLR). Cytunodd y Bwrdd yn unfrydol i Drafnidiaeth Cymru sefydlu a chofrestru cwmni coeg i gael ei enwi’n WIMLR Ltd (Rheolwr Seilwaith Cymru Last Resort Limited) neu gyffelyb a all gael ei roi ar waith i fod yn rheolwr seilwaith endid cyfreithiol CVL ar fyr rybudd os oes angen ac i James Price a Heather Clash gael eu penodi’n Gyfarwyddwyr y cwmni segur.

3) Diogelwch

a. Sylw i ddiogelwch

Mynegodd y Bwrdd ei gydymdeimlad i’r teuluoedd a oedd yn rhan o’r damweiniau trasig yn ddiweddar ym Margam ac ar arfordir Gogledd Cymru, a thrafododd y gwersi i’w dysgu.

b. Perfformiad diogelwch

Trafododd y Bwrdd berfformiad diogelwch y cyfnodau blaenorol. Roedd digwyddiadau’n ymwneud â choed yn taro trenau wedi digwydd yn Y Fenni a Sain Ffagan ac wedi tarfu ar y gwasanaeth. Roedd staff TrC wedi cwrdd â Network Rail i drafod y digwyddiadau a threfniadau Network Rail ar gyfer arolygu coed sydd wedi marw. Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd am yr anawsterau posibl sy’n wynebu Network Rail os yw coed sydd wedi mawr ger y cledrau’n dod o dir preifat. Ysgrifennodd Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC at Network Rail i leisio eu hanfodlonrwydd bod yr achosion hyn wedi digwydd, ac maent wedi gofyn am gopïau o adroddiadau am ddamweiniau. Cytunodd y Bwrdd fod lefelau goddefiant yn rhy uchel yn ôl pob tebyg, a bod y math yma o ddigwyddiad yn annerbyniol.

Roedd y Bwrdd hefyd wedi trafod y farwolaeth ar 11 Gorffennaf pan fu farw menyw ar groesfan ar arfordir Gogledd Cymru ar ôl cael ei tharo gan drên Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC. Gofynnodd y Bwrdd a oedd modd gwneud y groesfan hon yn fwy diogel, ond fe’i hysbyswyd y byddai pont i ddarparu mynediad i bawb yn cyflwyno problemau logistaidd a chostau sylweddol. Hysbyswyd y Bwrdd hefyd fod 12 o groesfannau rheilffordd tebyg ar rwydwaith Llinellau Craidd y Cymoedd, a TrC fydd yn gyfrifol am y rhain ar ôl trosglwyddo. Trafodwyd hefyd a oes modd gosod giât sy’n cau’n awtomatig ar groesfannau o’r fath.

Gofynnodd y Bwrdd am yr wybodaeth ddiweddaraf ynghylch y trafodaethau rhwng Network Rail a Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC am y strategaeth ar gyfer ymdrin â chroesfannau rheilffordd CVL a’r potensial i ddefnyddio technoleg i sicrhau gwell diogelwch.

Cam gweithredu: GM i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd ynghylch y trafodaethau gyda Network Rail am y strategaeth ar gyfer ymdrin â chroesfannau rheilffordd CVL a’r potensial i ddefnyddio technoleg i sicrhau gwell diogelwch.

Cafodd y Bwrdd drafodaeth ynglŷn â data am ymddygiad gwrthgymdeithasol ar y rhwydwaith. Roedd y data’n dangos cryn dipyn yn fwy o ddigwyddiadau ar drenau nag mewn mannau fel yr orsaf, meysydd parcio, ac ati. Er bod y data’n dangos bod nifer y digwyddiadau'n cynyddu, efallai bod hyn oherwydd bod y Gwasanaethau Rheilffyrdd yn annog staff i roi gwybod am ddigwyddiadau. Mae rhaglen ar waith i geisio ymdrin â phroblemau ymddygiad gwrthgymdeithasol ac mae’n cynnwys cyfarfodydd misol ar y cyd â BTP, Gwasanaethau Rheilffyrdd, yr Heddlu a staff Gwasanaethau Rheilffyrdd yr ymosodwyd arnynt ar lafar ac yn gorfforol.

Hefyd, trafododd y Bwrdd y digwyddiad ym Margam pan fu farw dau weithiwr Network Rail. Bydd gwersi’n cael eu dysgu o’r digwyddiad unwaith y bydd adroddiad y digwyddiad ar gael.

CAM GWEITHREDU: GM i roi papur i’r Bwrdd ar y gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiad Margam ar ôl rhyddhau’r adroddiad oherwydd gallant fod yn berthnasol i CVL.

4) Diweddariad datblygiad strategol

c. Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Diweddarodd y Prif Weithredwr y Bwrdd ynghylch crynodeb a sylwadau ar weithgareddau dros y mis diwethaf. Roedd PTL a pherfformiad ffurfiadau byr wedi disgyn yn ystod y cyfnod diwethaf. Y rheswm oedd cymysgedd o fregusrwydd y fflyd law yn llaw â diffygion yn seilwaith y cledrau. Gofynnwyd am adroddiadau mwy manwl ynghylch y rhesymau dros y cwymp mewn perfformiad. Fodd bynnag, gwnaed cynnydd o ran mesur ar gyfer cerbydau rhaeadrol.

Er bod cynnydd yn gysylltiedig â throsglwyddo ased CVL o Network Rail i TrC, mae angen datrys sawl mater, yn arbennig cyllid ar gyfer OM&R a chytundebau mynediad at gledrau gyda gweithredwyr cludo nwyddau. Trafododd y Bwrdd ddull cyffredinol TrC o ymdrin â phrosiectau cyfalaf, a bod prosiectau seilwaith angen diwydrwydd priodol pendant cyn cael eu cynnig.

CAM GWEITHREDU: JM i wneud yn siŵr bod prosiect Llan-wern yn cael ei ychwanegu at agenda’r Bwrdd Llywio

Cafodd y Bwrdd hefyd drafodaeth am brosiect Cyfnewidfa Caerdydd a’r angen i ddatrys materion diogelwch a hysbysu Llywodraeth Cymru.

CAM GWEITHREDU: GO i weithio gyda GM a Llywodraeth Cymru i ddatrys materion diogelwch Cyfnewidfa Caerdydd

Trafododd y Bwrdd dâl cyflogeion TrC a’r angen am gynnydd o ran ffurfioli’r broses ar gyfer dyfarniadau cyflog blynyddol.

CAM GWEITHREDU: LY i baratoi papur ar ddyfarniadau cyflog blynyddol ar gyfer y Pwyllgor Pobl

d. Cyllid

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd bod y system Dynamics yn gwbl weithredol ac mae gweithgareddau parhaus angenrheidiol i sefydlu prosesau o fewn TrC gan gynnwys llenwi a chymeradwyo taflenni amser, prosesau eraill gan gynnwys derbynebu nwyddau/gwasanaethau a dderbynnir. Y cam nesaf yw cyflwyno adroddiadau dangosfwrdd ym mis Medi/Hydref ar ôl sefydlu’r prosesau a’r system.

Aeth y Bwrdd ati i nodi a thrafod cyfrifon rheoli mis Mehefin. Er bod cyllideb arfaethedig gyda Llywodraeth Cymru, ni chytunwyd arni eto, a pharheir i adrodd am y cyfrifon rheoli heb eu cymharu â rhagolwg/cyllideb raddol. Y prif uchafbwyntiau o’r cyfrifon oedd:

• Gwariant Adnoddau - y gwariant yw £14.8m, ac mae £13.7m ohono'n ymwneud â’r rheilffyrdd ac yn mynd drwodd i’r ODP.

• Gwariant cyfalaf - y gwariant yw £5m ac mae 99% ohono’n ymwneud â CVL.

e. Diweddariad yr is-bwyllgorau

Cyflwynwyd yr wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd ynghylch cyfarfod y Pwyllgor Pobl yn ddiweddar; roedd y rhan fwyaf o’r cyfarfod wedi'i dreulio'n trafod llety yn Nhŷ South Gate a Phontypridd a gofynion ymgysylltu cysylltiedig.

f. Yr wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Llywio

Cyflwynodd y Cadeirydd adborth ynghylch cyfarfod diweddaraf y Bwrdd Llywio gyda Llywodraeth Cymru; y prif destun oedd trosglwyddo swyddogaethau o Lywodraeth Cymru i TrC.

g. Cydymffurfiaeth / perfformiad llywodraethu

Ni chodwyd unrhyw faterion.

 

a. Materion AD cyfrinachol

Datganodd HC wrthdaro rhwng buddiannau a gadawodd y cyfarfod ar gyfer yr eitem hon. Mae’r eitem hon wedi’i chofnodi ar wahân.

 

Ymunodd AC, LB, GM, GO, LY a KG â’r cyfarfod. Ail-ymunodd HC â’r cyfarfod.

a. Penderfyniad Dechrau Trosglwyddo Asedau CVL

[wedi ei olygu]

b. PRM a statws ailwampio fflydoedd

[wedi ei olygu]

Nododd y Bwrdd y papur a chymeradwyo ei rannu gyda Llywodraeth Cymru. Trafododd y Bwrdd yr angen i gyfathrebu ynghylch argaeledd trenau sy’n cydymffurfio â PRM.

CAM GWEITHREDU: LB i weithio ar strategaeth i gyfathrebu â chwsmeriaid am drenau sy’n cydymffurfio â PRM

c. Parodrwydd i drosglwyddo swyddogaethau

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd bod trafodaethau’n mynd rhagddynt gyda Llywodraeth Cymru, a chyflwynir papur i’r Bwrdd pan fydd gennym fwy o fanylion.

d. Diweddariad ar yr Adroddiad Blynyddol

Cyflwynwyd yr wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd ynghylch y cynnydd a wnaed gydag adroddiad blynyddol drafft TrC a’r cyfrifon ar gyfer 2018/19.

e. Bwlch cyflog rhwng y rhywiau

Cyflwynwyd ffigurau bwlch cyflog rhwng y rhywiau i’r Bwrdd. Mae’r bwlch yn fwy nag y gobeithir, ond mae’r cydbwysedd rhwng y rhywiau yn eithaf cadarnhaol o'i gymharu â sefydliadau tebyg o fewn y diwydiant. Mae’r sefydliad yn parhau i ddatblygu, a chydnabyddir bod angen rheoli’r mater hwn. Mae angen meincnodi’r ffigurau eto yn erbyn y sector cyhoeddus a’r diwydiant rheilffordd ehangach.

Cafodd y Bwrdd hefyd yr wybodaeth ddiweddaraf am hyfforddiant gorfodol. Erbyn diwedd mis Mehefin, roedd 82% o gyrsiau wedi’u cwblhau. Bydd y cyrsiau hyn yn rhan o raglen gynefino staff newydd i’w chwblhau cyn pen tri mis. Cytunwyd y byddai grwpiau ffocws ar yr arolwg pyls o'r gynhadledd staff yn cynnwys trafodaeth ar hyfforddiant gorfodol.

f. Cyfathrebu

Trafododd y Bwrdd y dangosfwrdd cyfathrebu diweddaraf. Y prif beth oedd gostyngiad bach yn yr argraff gyffredinol o’r brand, ond mae hyn yn adlewyrchu’r lefelau uwch a welwyd yn flaenorol adeg yr hysbyseb ar y teledu. Trafododd y Bwrdd wefan TrC hefyd.

CAM GWEITHREDU: LB i ddiweddaru’r pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu nesaf ynghylch y prif gerrig milltir ar gyfer diweddaru gwefan TrC

Hysbyswyd y Bwrdd bod cynnydd sylweddol wedi'i wneud o ran ymgysylltu â rhanddeiliaid.

Cafodd y Bwrdd hefyd wybod am bryderon ynghylch yr amser mae’n ei gymryd i ddatrys problemau gwasanaeth cwsmeriaid fel Ad-daliad am Oedi. Cytunwyd bod angen codi’r mater hwn mewn cyfarfod o’r Grŵp Llywio ar y Cyd yn y dyfodol.

g. Saernïaeth Gynghorol

Cyflwynwyd papur gerbron y Bwrdd yn gofyn iddo gymeradwyo’r camau nesaf ar gyfer sefydlu saernïaeth gynghorol TrC. Nod y saernïaeth gynghorol yw helpu i sicrhau bod strwythur clir i randdeiliaid a chwsmeriaid ei ddefnyddio i gynghori TrC ynghylch ei ddatblygiad. Cymeradwyodd y Bwrdd argymhellion yr adroddiad i sefydlu grŵp cynghori ffurfiol i’w alluogi i ymgysylltu â chyrff rhanddeiliaid a gwella lefelau ymwybyddiaeth y cyhoedd ynghylch cyfrifoldebau TrC, swyddogaethau a llinellau atebolrwydd; a datblygu a chyhoeddi cynllun cyfathrebu ac ymgysylltu cynhwysfawr sy’n nodi sut mae am fynd ati i wneud hyn. Cytunodd y Bwrdd hefyd fod y panel angen Cadeirydd annibynnol nad yw’n derbyn tâl, a gaiff ei benodi drwy gyfweliad.

h. Strategaeth Gyfathrebu

Cymeradwyodd y Bwrdd y Strategaeth Gyfathrebu

i. Risgiau a chamau lliniaru allweddol

Aeth y Bwrdd ati i drafod y fersiwn ddiweddaraf o’r gofrestr risgiau strategol ac adolygu’r newidiadau a wnaed ers yr adolygiad blaenorol.

[wedi ei olygu]

j. CVL a Risg o Ddigwyddiad Trychinebus

Trafododd y Bwrdd bapur ar y risgiau ariannol petai digwyddiad trychinebus ar Linellau Craidd y Cymoedd ar ôl trosglwyddo i reolaeth TrC. Er bod y Bwrdd yn cytuno â’r egwyddor i TrC hunan-yswirio am 18 mis oherwydd gallai hynny gynnig gwell gwerth am arian, gofynnodd y Bwrdd am ddyfynbris o’r farchnad.

CAM GWEITHREDU: DOL i egluro p’un a gysylltwyd â’r brocer i drafod yswirio yn erbyn risg trychinebus.

k. Cynnydd wrth gyrraedd cerrig milltir

Mae’r Bwrdd wedi cael yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn y prif gerrig milltir.

l. Diweddariad llety

Roedd y Bwrdd wedi ystyried a nodi papur ar ofynion llety TrC nawr ac yn y dyfodol. Trafododd y Bwrdd faterion yn ymwneud â’r llety presennol yn Nhŷ South Gate. Cytunodd y Bwrdd i Dîm Gweithredol TrC wneud penderfyniad ynghylch prydlesu lle ychwanegol ar y 4ydd llawr petai’r cytundeb yn debyg i’r trefniadau presennol.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb a oedd wedi dod i’r cyfarfod.

Dyddiad y cyfarfod nesaf: 19 Medi 2019.