Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 17 Mai 2018

10:30 – 16:00; 17 Mai 2018

Swyddfa Llywodraeth Cymru, Teras Picton, Caerfyrddin

Nick Gregg (NED a Chadeirydd) (NG)

Martin Dorchester (NED) (MD)

Simon Jones (LlC) (SJ)

Kathryn Harries (TfW) (KH)

James Price (CEO) (JP)

Brian McKenzie (NED) (BM)

Jenny Lewis (LlC) (JL)

 

Roedd y canlynol yn bresennol ar gyfer eitemau agenda penodol:

Geoff Ogden (Gweith) (GO)

Jeff Collins (Gweith) (JC)

Alan Edwards (Gweith) (AE)

Tony Meacham (TfW) (TM)

 

Peter Kennedy (NED) (PK)

 

Hysbysiad a Chworwm

1. Roedd cworwm yn bresennol, felly dywedodd y Cadeirydd fod y cyfarfod wedi’i agor. Cadarnhaodd y Cadeirydd fod hysbysiad am y cyfarfod wedi’i roi i bob Cyfarwyddwr a oedd â hawl i dderbyn hysbysiad o'r fath. Croesawodd y Cadeirydd y mynychwyr i swyddfa Llywodraeth Cymru yng Nghaerfyrddin.

 

Ymddiheuriadau

2.  Anfonodd PK ymddiheuriad. Nid oedd unrhyw ymddiheuriadau eraill am absenoldeb wedi dod i law.

 

Gwrthdaro Buddiannau

3. Gofynnodd y Cadeirydd a oedd unrhyw wrthdaro buddiannau i'w datgan. Ni chafodd unrhyw wrthdaro buddiannau newydd na diweddariadau eu datgan.

 

Mater Diogelwch

4. Trafododd y Bwrdd ddigwyddiad diweddar lle cafodd cebl wrth ymyl pont droed i gerddwyr ei daro gan drên. Torrodd y cebl wrth gael ei daro, gan anafu cerddwr. Canfu’r ymchwiliad nad oedd archwiliadau diogelwch rheolaidd wedi'u cynnal ac nad oedd unrhyw broblemau wedi'u cofnodi. Nododd y Bwrdd bwysigrwydd dilyn gweithdrefnau diogelwch.

 

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

5. Cytunwyd y byddai KH yn anfon cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Ebrill 2018 at y Bwrdd i'w cymeradwyo. Gofynnodd y Cadeirydd am gynnydd mewn perthynas â'r camau gweithredu agored. Derbyniwyd y wybodaeth ddiweddaraf gan aelodau'r Bwrdd a chytunwyd y gellid cau nifer o gamau gweithredu. Gofynnodd MD sut mae newidiadau i ddyddiadau ‘gweithredu erbyn’ yn cael eu cofnodi. Cytunwyd y byddai colofn ychwanegol yn cael ei hychwanegu at y Cofnod Camau Gweithredu a Phenderfyniadau i gofnodi unrhyw ddiwygiadau i ddyddiadau ‘gweithredu erbyn’.

Gweithredu: KH i ychwanegu colofn ychwanegol at y Cofnod Camau Gweithredu a Phenderfyniadau i gofnodi unrhyw ddiwygiadau i ddyddiadau ‘gweithredu erbyn’.

 

Materion i’w Hystyried

6.  Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr eitemau agenda a gyflwynwyd ar gyfer cyfarfod heddiw:

Eitem 3: Diweddariad Strategol/Datblygu

Eitem 3a: Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Rhoddodd JP y wybodaeth ddiweddaraf ar Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol a hysbysodd y Bwrdd am y gweithgareddau allweddol ers y  cyfarfod blaenorol. Dywedodd JP fod gofyniad i roi TfW ar waith fel cwmni. Esboniodd KH y camau sy’n cael eu cymryd mewn perthynas â mynd i'r afael â gofynion adnoddau'r cwmni. Gofynnodd SJ pa gamau y mae TfW yn eu cymryd mewn perthynas â chynlluniau graddedigion a phrentisiaethau. Esboniodd JP agenda sgiliau TfW a dywedodd y bydd TfW yn gweithredu cynlluniau graddedigion a phrentisiaethau maes o law. Ychwanegodd MD y dylai TfW ystyried darparu cefnogaeth i unigolion ennill cymwysterau NVQ perthnasol hefyd. Ychwanegodd KH mai bwriad TfW yw gweithio'n agos ag ysgolion hefyd i annog unigolion i ystyried gyrfa yn y sector trafnidiaeth.

Rhoddodd JP y wybodaeth ddiweddaraf am iechyd a diogelwch, a'r camau y mae TfW yn eu cymryd i greu diwylliant diogelwch. Dywedodd JP ei fod wedi gofyn i Gareth Morgan ymgymryd â rôl Cyfarwyddwr Diogelwch a Chynaliadwyedd ar sail dros dro tra bod ymarfer recriwtio’n cael ei gwblhau.

Hysbysodd NG y Bwrdd ei fod wedi gofyn i JP benodi rheolwr prosiect ar gyfer rhoi TfW ar waith fel cwmni. Ychwanegodd NG y darperir y wybodaeth ddiweddaraf am roi TfW ar waith fel cwmni ym mhob cyfarfod Bwrdd o hyn ymlaen.

Gweithredu: KH i ychwanegu rhoi TfW ar waith fel eitem safonol ar yr agenda.

Dywedodd SJ bod angen i TfW fod mewn sefyllfa i dderbyn swyddogaethau ychwanegol gan Lywodraeth Cymru os oes angen. Dywedodd NG y byddai TFW angen manylion am amserlen arfaethedig Llywodraeth Cymru ar gyfer ystyried, cytuno a throsglwyddo unrhyw swyddogaethau ychwanegol. Dywedodd KH, yn y digwyddiadau diweddar a gynhaliwyd gan TfW gyda staff Llywodraeth Cymru, y gofynnwyd am eglurder ynghylch pa swyddogaethau sy'n debygol o drosglwyddo a phryd. Rhoddodd SJ ddiweddariad ar yr amserlen arfaethedig. Trafododd y Bwrdd yr amserlen arfaethedig. Rhoddodd JP ddiweddariad ar wasanaethau rheilffordd a thrafododd y Bwrdd y cynnydd sy'n cael ei wneud. Rhoddodd JP y wybodaeth ddiweddaraf am gysylltiadau diwydiannol a dywedodd ei fod wedi cyfarfod â RMT ac ASLEF yn ddiweddar.

Holodd JL a oedd diweddariad ar gyllid yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod. Dywedodd JP bod yr agenda ar gyfer y cyfarfod hwn wedi’i diwygio i sicrhau bod digon o amser ar gael ar gyfer eitem agenda Rhan C (2) sy'n ymwneud â chaffael Gwasanaeth Rheilffyrdd Cymru a'r Gororau a Metro De Cymru. Gofynnodd NG pryd y bydd y Cyfarwyddwr Cyllid yn cychwyn yn y swydd. Cadarnhaodd KH y bydd y Cyfarwyddwr Cyllid yn cychwyn yn y swydd ar 2 Gorffennaf 2018 ac y byddai'n mynychu cyfarfod y Bwrdd ar y dyddiad hwnnw. Cytunwyd y byddai cyllid yn cael ei ychwanegu fel eitem agenda safonol ar gyfer pob cyfarfod o'r Bwrdd.

Gweithredu: KH i ychwanegu cyllid fel eitem safonol ar yr agenda.

Trafododd y Bwrdd sefyllfa ariannol TfW. Dywedodd JP nad oes gan TfW Gynllun Busnes cytunedig eto ar gyfer 2018/19 gan fod y cwmni’n disgwyl am Lythyr Cylch Gwaith gan Lywodraeth Cymru. Hysbysodd JL i’r Bwrdd fod y Llythyr Cylch Gwaith wrthi’n cael ei gymeradwyo gan Ysgrifennydd y Cabinet dros yr Economi a’r Seilwaith. Ychwanegodd JL nad yw'n ofynnol i TfW gyflwyno Cynllun Busnes terfynol ar gyfer 2018/19 i Lywodraeth Cymru tan fis Gorffennaf 2018. Nododd y Bwrdd y cytundeb i gyhoeddi'r Llythyr Cylch Gwaith a'r Cynllun Busnes ar gyfer 2018/19.

 

Eitem 3b: Materion Strategol ar gyfer Cyfarfodydd Bwrdd y Dyfodol

Gofynnodd NG bod rhoi gwasanaethau rheilffyrdd ar waith yn cael ei ychwanegu at agenda cyfarfodydd y dyfodol hefyd. 

Gweithredu: KH i ychwanegu rhoi (gwasanaethau rheilffordd) ar waith at agenda cyfarfodydd y dyfodol. 

Ychwanegodd NG fod materion strategol ychwanegol yn debygol o gael eu hychwanegu at yr agenda wrth i'r cam hwn fynd rhagddo. Gofynnodd SJ am ychwanegu cylch gorchwyl TfW, a Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs) ar gyfer y gwasanaeth rheilffyrdd a TfW fel cwmni fel materion strategol ar gyfer cyfarfodydd Bwrdd y dyfodol.

Gweithredu: KH i ychwanegu cylch gwaith TfW a Dangosyddion Perfformiad Allweddol ar gyfer y gwasanaeth rheilffyrdd a TfW fel cwmni fel materion strategol ar gyfer cyfarfodydd Bwrdd y dyfodol.

Dywedodd JL nad yw Cynllun Busnes 2018/19 yn cynnwys y lefel ofynnol o KPIs eto i ddarparu sicrwydd i Weinidogion Cymru am berfformiad TfW. Cadarnhaodd SJ bod angen KPIs lefel uchel ar berfformiad TfW. Cytunwyd y byddai Llywodraeth Cymru’n darparu manylion rhai o'r KPIs lefel uchel sy'n ofynnol i TfW.

Gweithredu: SJ/JL i ddarparu manylion Dangosyddion Perfformiad Allweddol lefel uchel i TfW y mae Llywodraeth Cymru’n eu disgwyl gan TfW i ddarparu sicrwydd i Weinidogion Cymru ynghylch perfformiad TfW.

 

Eitem 3c: Risgiau Allweddol a Mesurau Lliniaru – Busnes

Rhoddodd JP ddiweddariad ar y risgiau allweddol a'r mesurau lliniaru sy'n gysylltiedig â TfW fel cwmni. Gofynnodd NG am fwy o fanylion ar y risgiau busnes, gan gynnwys tebygolrwydd ac effaith pob risg.

Gweithredu: GO i sicrhau bod y risgiau busnes yn cael eu hadolygu a darparu manylion ychwanegol, gan gynnwys tebygolrwydd ac effaith pob risg.

Gofynnodd JL i JP gadarnhau canlyniad yr Adolygiad Gateway diweddar. Cadarnhaodd JP fod TfW wedi cael sgôr ambr.

 

Eitem 3d: Cydnabod Undebau Llafur

Hysbysodd JP i’r Bwrdd ei fod wedi cael llythyr gan Ochr Undebau Llafur Llywodraeth Cymru yn gofyn i TfW gydnabod tri undeb llafur – PCS, Prospect a’r FDA. Trafododd y Bwrdd y cais am gydnabyddiaeth a nododd y bydd ceisiadau gan undebau llafur eraill yn debygol o ddod i law hefyd. Dywedodd MD fod angen i TfW gytuno ar strategaeth mewn perthynas â'r undebau llafur. Tynnodd SJ sylw at y ffaith fod y llythyr gan Ochr Undebau Llafur Llywodraeth Cymru yn gofyn bod cydnabyddiaeth yn cael ei ‘throsglwyddo a'i derbyn’. Holodd SJ a yw'r datganiad hwn yn golygu y byddai'r cytundebau sydd gan Lywodraeth Cymru’n trosglwyddo i TfW. Dywedodd NG y byddai TfW yn datblygu ei drefniadau ei hun o ran cydnabod undebau llafur. Croesawodd y Bwrdd y syniad cyffredinol o gydnabod yr undebau llafur; fodd bynnag, gofynnodd y Bwrdd am ragor o wybodaeth am gydnabod undebau llafur, gan gynnwys yr hyn y mae'n ei olygu’n ymarferol i TfW, a pha hawliau mae cydnabyddiaeth yn eu rhoi i’r undebau llafur, cyn cytuno ar y camau i'w cymryd o ran cydnabod undebau llafur.

Gweithredu: JP i gyflwyno papur i'r Bwrdd ar gydnabod undebau llafur, gan gynnwys yr hyn y mae'n ei olygu yn ymarferol i TfW a pha hawliau mae cynabyddiaeth yn eu rhoi i’r undebau llafur.

 

Eitem 4: Polisi Llywodraethu

Eitem 4a: Erthyglau Cymdeithasu ac Eitem 4b: Cytundeb Rheoli (Cytundeb Fframwaith)

Trafododd y Bwrdd gylch gwaith TfW a'r Erthyglau Cymdeithasu presennol. Nodwyd y dylid trosglwyddo rhai o'r manylion yn yr Erthyglau Cymdeithasu i'r Cytundeb Rheoli (Cytundeb Fframwaith). Cytunwyd bod angen diwygiadau pellach i'r Erthyglau Cymdeithasu.

Gweithredu: JP, JL a Gareth Morgan i fwrw ymlaen â'r adolygiad o'r Erthyglau Cymdeithasu.

Adolygodd y Bwrdd y Cytundeb Rheoli drafft (Cytundeb Fframwaith). Cytunwyd y byddai'r Bwrdd yn adolygu'r ddogfen y tu allan i'r cyfarfod ac yn rhoi unrhyw sylwadau i JL.

Gweithredu: Aelodau'r Bwrdd i adolygu'r Cytundeb Rheoli drafft (Cytundeb Fframwaith) a rhoi unrhyw sylwadau i JL.

Gofynnodd NG pwy ddylai lofnodi'r Cytundeb Rheoli (Cytundeb Fframwaith) i ddangos ei fod wedi’i gymeradwyo. Dywedodd NG y dylai'r Bwrdd neu'r Cadeirydd lofnodi'r ddogfen i sicrhau bod y Prif Swyddog Gweithredol yn cael ei ddal i gyfrif i gyflawni ei ofynion. Cytunwyd y byddai JL yn cadarnhau'r llofnodwr angenrheidiol.

Gweithredu: JL i gadarnhau'r llofnodwr angenrheidiol ar gyfer y Cytundeb Rheoli (Cytundeb Fframwaith).

 

Eitem 5: Unrhyw Fater Arall

Rhoddodd SJ ddiweddariad ar benodi Cadeirydd Bwrdd Trafnidiaeth Cymru. Cadarnhaodd JL y bydd hysbyseb yn cael ei gyhoeddi erbyn 31 Mai 2018. Ychwanegodd JL fod Ysgrifennydd y Cabinet wedi cadarnhau y bydd Cofrestr Buddiannau ar gyfer y Bwrdd yn cael ei chyhoeddi ar wefan TfW erbyn 31 Mai 2018 hefyd.

Gweithredu: KH i sicrhau bod Cofrestr Buddiannau ar gyfer y Bwrdd yn cael ei chyhoeddi ar wefan TfW erbyn 31 Mai 2018.

Trafododd y Bwrdd a ddylid cyhoeddi Cofrestr Buddiannau ar gyfer y Tîm Gweithredol hefyd. Cytunodd y Bwrdd y byddai Cofrestr Buddiannau ddiwygiedig yn cael ei datblygu ar gyfer y Tîm Gweithredol ond na fyddai'n cael ei chyhoeddi ar hyn o bryd.

Gweithredu: KH i sicrhau bod Cofrestr Buddiannau yn cael ei chwblhau ar gyfer y Tîm Gweithredol.

Dywedodd NG fod proses yn cael ei chwblhau i benodi tri Chyfarwyddwr Anweithredol newydd. Hysbysodd NG i’r Bwrdd y byddai PK a BM yn ymddiswyddo fel Cyfarwyddwyr Anweithredol unwaith y penodir y Cyfarwyddwyr Anweithredol newydd. Holodd SJ a oes gan unrhyw un o'r Cyfarwyddwyr Anweithredol newydd gefndir ym maes cyllid. Dywedodd NG fod gan MD wybodaeth a phrofiad o’r maes cyllid. Dywedodd NG hefyd, unwaith y penodir y Cyfarwyddwyr Anweithredol newydd, y bydd nifer o bwyllgorau'n cael eu sefydlu – gan gynnwys Pwyllgor Sicrwydd a Risg, Pwyllgor Diogelwch a Phwyllgor Cwsmeriaid.

Esgusododd SJ a JL eu hunain o'r cyfarfod.

 

Eitem 1: Materion Adnoddau Dynol Cyfrinachol

Mae cofnodion ar wahân ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda.
 

Eitem 2: Perfformiad yr Uwch Dîm

Mae cofnodion ar wahân ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda. Caewyd cyfarfod y Bwrdd yn ffurfiol gan y Cadeirydd.

 

Ymunodd GO, JC, AE, TM, SJ a JL â'r cyfarfod. Datganodd y Cadeirydd bod y Sesiwn Agored ar agor a chroesawodd y mynychwyr i'r cyfarfod.

 

Eitem 1: Diweddariad Diogelwch

Rhoddodd AE ddiweddariad ar ddiogelwch. Mae AE wedi cadarnhau bod trefniadau ymgynghoriaeth wedi’u sefydlu i roi cyngor iechyd a diogelwch i TfW. Hysbysodd AE i’r Bwrdd fod gweithdy ar ymddygiad diogel yn cael ei drefnu ar gyfer yr wythnos yn dechrau ar 21 Mai 2018. Dywedodd GO fod cyfarfodydd ‘neuadd y dref’ ar waith i sicrhau bod tîm TfW yn canolbwyntio ar ddiogelwch. Ychwanegodd JP fod TfW yn bodloni ei ofynion iechyd a diogelwch statudol, a bod camau pellach yn cael eu cymryd i sicrhau bod gan TfW bolisïau, gweithdrefnau a systemau enghreifftiol mewn perthynas ag iechyd a diogelwch. Dywedodd AE y bydd y trefniadau ymgynghoriaeth a roddwyd ar waith yn mynd i'r afael â'r materion hyn. Gofynnodd NG i'r Tîm Gweithredol roi diweddariad ar ddiogelwch yn y cyfarfod nesaf.

Gweithredu: Y Tîm Gweithredol i ddarparu diweddariad ar ddiogelwch yn y cyfarfod ar 2 Gorffennaf 2018.

 

Eitem 2: Diweddariad Caffael

Cadarnhaodd NG mai pwrpas yr eitem hon ar yr agenda yw sicrhau bod y Bwrdd yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am gaffael Gwasanaeth Rheilffyrdd Cymru a’r Gororau a Metro De Cymru. Ychwanegodd NG, os yw’r Bwrdd yn fodlon, y byddai’r Bwrdd yn penderfynu cadarnhau ei gymeradwyaeth o’r broses gaffael a’r cynnig i argymell dyfarniad i’r ymgeisydd sydd â’r sgôr uchaf cyfredol yn y cyfarfod. Dywedodd NG y byddai’n rhaid gohirio gwneud penderfyniad tan ar ôl y cyfarfod o bosibl os oes angen penderfyniad neu fewnbwn gan PK gan fod PK wedi anfon ymddiheuriad i’r cyfarfod hwn.

Cyflwynodd JC ddiweddariad ar gaffael Gwasanaeth Rheilffyrdd Cymru a’r Gororau a Metro De Cymru. [Cuddiwyd]. Eglurodd TM fod nifer o ofynion sylfaenol a blaenoriaethau polisi wedi’u pennu fel rhan o’r broses gaffael a bod y ddau ymgeisydd wedi bodloni’r rhain. Ychwanegodd TM nad yw hi’n bosibl cael sgôr o 100% mewn gwirionedd yn y math hwn o fodel gwerthuso a dywedodd wrth y Bwrdd nad oes rheidrwydd ar Lywodraeth Cymru i ddyfarnu contract os nad yw’r ceisiadau’n bodloni gofynion.

Gofynnodd NG pa mor agos oedd y cais a gyflwynwyd gan yr ymgeisydd sydd â’r sgôr uchaf cyfredol yn bodloni disgwyliadau Llywodraeth Cymru o ran darparu gwasanaethau. Eglurodd SJ na ddatblygwyd manyleb fanwl ar gyfer yr ymarfer caffael hwn a bod ymgeiswyr wedi cael cais i ddatblygu eu datrysiadau arfaethedig o fewn cyllideb benodol. Ychwanegodd SJ bod gofyn i ymgeiswyr fodloni gofynion gwasanaeth sylfaenol. Cadarnhaodd SJ fod cais yr ymgeisydd sydd â’r sgôr uchaf cyfredol wedi bodloni’r gofynion sylfaenol hyn.

Trafododd y Bwrdd yr ymholiadau cyffredinol y maent yn debygol o’u derbyn ar ôl dyfarnu contract. [Cuddiwyd]. 

Gweithredu: JC i sicrhau bod [Cuddiwyd] yn y gwerthusiad yn cael ei adolygu i sicrhau bod modd ymdrin ag unrhyw ymholiadau.

Trafododd y Bwrdd y gwahaniaeth rhwng sgorau’r ddau ymgeisydd. Holodd MD a oedd yna unrhyw wahaniaethau sylfaenol rhwng y ddau gais. Eglurodd JC y gwahaniaethau rhwng y ddau gais. [Cuddiwyd]. Holodd MD a oedd unrhyw berygl o her i’r broses werthuso. Dywedodd TM fod y sesiynau gwerthu’n cael eu recordio’n awtomatig a’r gwiriadau angenrheidiol yn cael eu cwblhau i sicrhau bod y broses werthuso wedi’i chwblhau’n briodol. Ychwanegodd GO fod sampl wedi’i gymryd o’r recordio awtomatig ac nad oedd unrhyw feysydd yn destun pryder. Dywedodd GO fod y gwerthuswyr wedi derbyn hyfforddiant cyn cymryd rhan yn y broses werthuso. Ychwanegodd JC fod yr holl unigolion oedd yn rhan o’r broses werthuso wedi cwblhau Datganiad Cyfrinachedd a Gwrthdaro Buddiannau cyn cychwyn y broses werthuso.

O ran sicrhau gwerth am arian, dywedodd TM wrth y Bwrdd fod swyddogion Llywodraeth Cymru wedi cyfrifo y byddai arbediad o 18% yn cael ei gyflawni yn erbyn parhau gyda’r trefniadau masnachfraint cyfredol. Rhoddodd TM y wybodaeth ddiweddaraf am yr Achos Busnes Terfynol gan egluro bod fersiwn drafft wedi’i rannu gyda chydweithwyr yn TfW a Llywodraeth Cymru i’w adolygu a chyflwyno sylwadau arno.

Rhoddodd TM y wybodaeth ddiweddaraf ar ddatrysiad yr ymgeisydd sydd â’r sgôr uchaf cyfredol. Gofynnodd NG a oedd y dechnoleg a gynigiwyd yn y datrysiad wedi’i phrofi ac ar gael yn hawdd. Trafododd y Bwrdd y dechnoleg arfaethedig. Dywedodd JP fod yr ymarfer gwerthuso wedi gofyn am ddatrysiadau arloesol. Soniodd NG am docynnau a’r broses o sicrhau bod tocynnau ar gael yn hawdd i gwsmeriaid. Rhoddodd JC y wybodaeth ddiweddaraf a chadarnhau y bydd y Bwrdd cael ei hysbysu am drefniadau rhoi gwasanaethau rheilffyrdd ar waith. Holodd MD a fyddai’r ymgeisydd sydd â’r sgôr uchaf cyfredol yn gallu cyflawni ei ymrwymiadau mewn perthynas â’r fflyd. Cadarnhaodd JC y byddai’r ymrwymiad yn cael ei gytuno drwy gontract, yn cynnwys y dyddiadau gweithredu ar gyfer cerbydau newydd. Trafododd y Bwrdd cynnigiad i ddileu’r trenau ‘pacer’ erbyn Rhagfyr 2019 a’r risg gysylltiedig na fyddai cerbydau newydd ar gael erbyn y dyddiad hwn.

Dywedodd TM wrth y Bwrdd fod y gwiriadau angenrheidiol wedi’u cwblhau mewn perthynas â statws ariannol yr ymgeisydd sydd â’r sgôr uchaf cyfredol. Eglurodd TM y bydd y broses hon yn cael ei chwblhau cyn llofnodi’r contract. Holodd NG ar ba ddyddiad fydd y llofnodi’n digwydd. Cadarnhaodd TM y bydd y contract yn cael ei lofnodi ar 4 Mehefin 2018. Gofynnodd NG a yw TfW yn hyderus fod yr ymgeisydd sydd â’r sgôr uchaf cyfredol wedi cwblhau’r holl weithdrefnau llywodraethu mewnol fel y gellir llofnodi’r contract. Atebodd TM fod yr ymgeisydd sydd â’r sgôr uchaf cyfredol yn cynnal cyfarfodydd llywodraethu mewnol yn rheolaidd.

Soniodd TM am y risg o her mewn perthynas â chaffael Gwasanaeth Rheilffyrdd Cymru a’r Gororau a Metro De Cymru. [Cuddiwyd]. Dywedodd NG mai’r unig reswm dros herio yw’r broses werthuso. [Cuddiwyd]. Ychwanegodd GO fod y berthynas rhwng y timau ymgeisio wedi bod yn gadarnhaol.

Pwysleisiodd NG fod dau ymgeisydd ar ôl yn y broses gaffael nes penderfyniad y Cabinet ar 22 Mai 2018. Trafododd y Bwrdd pryd fyddai’r ymgeisydd aflwyddiannus yn cael ei hysbysu am y canlyniad. Cytunwyd i hysbysu’r ymgeisydd aflwyddiannus ar brynhawn (ar ôl 4.30pm) 22 Mai 2018. Ychwanegodd TM y byddai Trenau Arriva Cymru a Network Rail yn cael eu hysbysu ar brynhawn (ar ôl 4.30pm) 22 Mai 2018 i alluogi’r sefydliadau i baratoi llinellau i’w staff cyn y datganiad i’r wasg ar 23 Mai 2018. Cadarnhaodd SJ fod Llywodraeth Cymru’n fodlon gyda’r dull hwn ar y sail fod y canlyniad yn cael ei roi o dan embargo nes 7am ar 23 Mai 2018 (yr un dull a ddilynir gyda’r cyfryngau). Roedd y Bwrdd yn fodlon gyda’r dull a gynigiwyd i hysbysu’r ymgeisydd aflwyddiannus, Trenau Arriva Cymru a Network Rail am ganlyniad y caffael.

Dywedodd TM wrth y Bwrdd fod yna risg na fydd ased Llinellau Craidd y Cymoedd yn trosglwyddo. [Cuddiwyd]. Dywedodd JC fod canllawiau’r Adran Drafnidiaeth yn cael eu dilyn ar gyfer dadweithredu a gweithredu. Dywedodd NG y bydd gweithredu’r gwasanaethau rheilffyrdd yn cael ei adolygu ym mhob cyfarfod o’r Bwrdd wrth symud ymlaen nes o leiaf fis Hydref 2018.

Holodd JP am bensiynau. [Cuddiwyd]. Cytunodd y Bwrdd y byddai’r mater yn cael ei fonitro’n ofalus a byddai’r Bwrdd yn ailymgynnull os oes angen pe byddai yna unrhyw ddatblygiadau arwyddocaol.

Dywedodd NG fod y Bwrdd mewn sefyllfa, [Cuddiwyd], i adolygu a chytuno ar a yw’n fodlon i symud ymlaen gyda chamau terfynol caffael Gwasanaeth Rheilffyrdd Cymru a’r Gororau a Metro De Cymru. Gofynnodd JP i JC a TM a oedd angen tynnu sylw’r Bwrdd at unrhyw wybodaeth neu faterion eraill. Dywedodd TM fod y risg o her gan yr ymgeisydd aflwyddiannus yn risg bwysig i’r Bwrdd ei nodi. Cadarnhaodd y Bwrdd ei fod wedi nodi’r risg. Holodd JC am ymarferoldeb rhoi’r gwasanaethau rheilffyrdd ar waith, a fydd yn cynnwys sicrhau bod yr anfonebau ar gyfer y contract newydd yn gallu cael eu talu, datblygu’r systemau TGCh angenrheidiol a defnyddio’r adnoddau angenrheidiol. Cadarnhaodd NG y bydd y Bwrdd yn derbyn diweddariadau ar y broses weithredu ym mhob cyfarfod o’r Bwrdd nes mis Hydref 2018 o leiaf. Gofynnodd NG i aelodau’r Bwrdd am eu hymholiadau neu eu sylwadau terfynol. Cadarnhaodd MD a BM nad oedd ganddynt ymholiadau na sylwadau pellach. Roedd yr holl aelodau yn fodlon i’r Bwrdd gymryd y penderfyniad canlynol:

“Mae cyfarwyddwyr y Cwmni’n penderfynu yn unol ag erthygl 3.1 o Erthyglau Cymdeithasu’r Cwmni:

1. bod Bwrdd y Cyfarwyddwyr yn fodlon i gymeradwyo’r broses gaffael a’r cynnig i argymell dyfarniad i’r ymgeisydd sydd â’r sgôr uchaf cyfredol, fel y cymeradwywyd gan y Tîm Gweithredol, ar gyfer Gwasanaeth Rheilffyrdd Cymru a’r Gororau a Metro De Cymru.

2. bod Bwrdd y Cyfarwyddwyr yn awdurdodi’r Tîm Gweithredol i anfon yr Adroddiad Caffael a’i argymhellion i Lywodraeth Cymru i’w  gymeradwyo’n derfynol gan y Cabinet.”

Diolchodd y Bwrdd i bawb a oedd yn rhan o’r broses gaffael. Dywedodd NG mai’r cam nesaf yw sicrhau bod y gwasanaethau rheilffyrdd a TfW fel cwmni’n cael eu rhoi ar waith yn llwyddiannus.

Gan gyfeirio at fater a godwyd yn gynharach yn y cyfarfod mewn perthynas â Llinellau Craidd y Cymoedd, gofynnodd NG am gael papur i’r Bwrdd ar Linellau Craidd y Cymoedd (yn cynnwys amseroedd, costau a risgiau tebygol).

Gweithredu: JC i sicrhau bod papur yn cael ei gyflwyno i’r Bwrdd ar Linellau Craidd y Cymoedd (yn cynnwys amseroedd, costau a risgiau tebygol).

Soniodd JP am gerbydau newydd. Trafododd y Bwrdd y posibilrwydd o brynu cerbydau newydd a chytunwyd i gyflwyno papur i Lywodraeth Cymru ar hyn.

Gweithredu: JC i sicrhau bod papur yn cael ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru ar y posibilrwydd o brynu cerbydau newydd.

 

Eitem 3: Datganiad ar Gaethwasiaeth Fodern

Adolygodd a chytunodd y Bwrdd ar y Datganiad ar Gaethwasiaeth Fodern. Gofynnodd MD a oedd Hyrwyddwr Cadwyn Cyflenwi wedi’i benodi. Cadarnhaodd AE fod Hyrwyddwr wedi’i benodi.

 

Eitem 4: Cyhoeddi Dogfennau (yn cynnwys cofnodion y Bwrdd)

Trafododd y Bwrdd yr ymrwymiad a wnaed gan Bwyllgor yr Economi, Seilwaith a Sgiliau ar 25 Ebrill 2018 i gyhoeddi Cofrestr o Fuddiannau’r Bwrdd, y Cynllun Busnes, Llythyrau Cylch Gwaith a chofnodion cyfarfodydd y Bwrdd. Roedd y Bwrdd yn fodlon i gofnodion cyfarfodydd y Bwrdd gael eu golygu lle bo’n briodol a’u cyhoeddi ar wefan TfW wrth symud ymlaen. Dywedodd MD fod angen i TfW sicrhau ei fod yn defnyddio marciau preifatrwydd priodol ar ei ddogfennau.

Gweithredu: KH i benderfynu ar y marciau preifatrwydd i’w defnyddio gan TfW a sicrhau bod tîm TfW yn cael ei hysbysu.

 

Eitem 5: Unrhyw Fater Arall

Holodd SJ am rôl y Bwrdd i ddarparu cyngor i Weinidogion Cymru. Trafododd y Bwrdd drefniadau llywodraethu mewnol TfW a’r lefel o gymeradwyaeth oedd yn ofynnol. Dywedodd NG fod nifer o bwyllgorau, yn cynnwys Pwyllgor Cymeradwyo, yn cael eu sefydlu hefyd. 

 

Eitem 6: Dyddiad y Cyfarfod Nesaf

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 2 Gorffennaf 2018. Diolchodd y Cadeirydd i bawb am ddod a chau’r cyfarfod.