Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 18 Ebrill 2019

10:00 – 16:00; 18 Ebrill 2019

South Gate House, Caerdydd

 

Scott Waddington (Cyfarwyddwr Anweithredol a Chadeirydd) (SW)

James Price (Prif Swyddog Gweithredol) (JP)

Sarah Howells (Cyfarwyddwr Anweithredol) (SH)

Nikki Kemmery (Cyfarwyddwr Anweithredol) (NK)

Heather Clash (TrC) (HC)

Alison Noon-Jones (ANJ)

Gareth Morgan (Ysgrifennydd) (GM)

Roedd yr unigolion canlynol o Trafnidiaeth Cymru yn bresennol ar gyfer Rhan C: Karl Gilmore (KG); David O’Leary (DOL); Lewis Brencher (LB); roedd Dafydd Williams yn bresennol ar gyfer eitem a Rhan C; roedd Paul Chase (PC) yn bresennol ar gyfer eitem g Rhan C; roedd Leyton Powell (LP) yn bresennol ar gyfer Rhan A 2(b) y cyfarfod

 

1) Cyflwyniad

Croesawodd y Cadeirydd aelodau’r Bwrdd i’r cyfarfod.

a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Alun Bowen, Cyfarwyddwr Anweithredol, Geoff Ogden (Rhan C), Alexia Course (Rhan C).

b. Hysbysiad Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod yn agored.

c. Gwrthdaro rhwng buddiannau

Ni ddatganwyd unrhyw achos o wrthdaro buddiannau.

d. Cofnodion a chamau gweithredu cyfarfodydd blaenorol

Derbyniwyd Cofnodion cyfarfod blaenorol Bwrdd TrC ar 21 Mawrth 2019 fel rhai cywir

 

2) Diogelwch

a. Sylw i Ddiogelwch

Rhannodd GM achos Sylw i Ddiogelwch yng nghyswllt digwyddiad personol yn ymwneud â llithro a arweiniodd at anaf. Roedd yn pwysleisio pwysigrwydd gafael mewn canllawiau ar risiau pan fyddant ar gael

Nododd NK pan fo canllawiau'n cael eu darparu, ei bod yn bwysig bod eu lliw yn cyferbynnu â lliw’r cefndir er mwyn ei gwneud yn hawdd i bobl sylwi arnynt.

b. Cyflwyniad Gwasanaethau Rheilffyrdd

Rhoddodd Leyton Powell gyflwyniad i’r Bwrdd ar systemau diogelwch y Gwasanaethau Rheilffyrdd a’r cynigion ar gyfer datblygu a gwella Perfformiad Diogelwch yn y dyfodol.

Croesawodd y Bwrdd y dull sy'n cael ei roi ar waith, yn enwedig y broses o integreiddio’r dull ar gyfer darpariaeth a meysydd o ddiddordeb cyffredin.

Codwyd y mater o orfodi drysau trên i agor ac ystyriwyd y dylai’r holl staff a theithwyr gael gwybod am rif argyfwng yr Heddlu Trafnidiaeth Prydeinig (BTP).

CAM GWEITHREDU: LP i sicrhau bod yr holl staff yn gwybod Rhif Argyfwng BTP.

c. Adroddiad Diogelwch

Rhoddodd GM grynodeb o berfformiad diogelwch y cyfnod gan ganolbwyntio ar agweddau ychwanegol na soniwyd amdanynt yng nghyflwyniad LP. Tynnwyd sylw’r Bwrdd at yr wybodaeth ddiweddaraf am groesfannau rheilffordd a oedd, i bob golwg, yn dangos cysylltiad rhwng tywydd braf a mwy o achosion o dresmasu. Nodwyd yr ystadegau troseddu allweddol hefyd, ac roedd hyn yn pwysleisio pwysigrwydd gallu gweld rhifau cyswllt BTP. Nododd GM fod Dangosyddion Perfformiad meincnodi wedi’u darparu yn erbyn Cwmnïau Trên eraill ar gyfer SPADS ond y byddai set gyflawn o gymariaethau’n cael eu darparu yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd pan fyddai’r data ar gael.

 

3) Diweddariad Strategol / Datblygu

a. Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Rhoddodd JP grynodeb o’i adroddiad fel y Prif Swyddog Gweithredol, gan ddweud bod y neges gyffredinol yn gadarnhaol a bod TrC yn dal i wneud cynnydd da, yn enwedig o safbwynt cynlluniau yn y tymor canolig a’r tymor hir. Fodd bynnag, nid yw’r tîm yn llaesu dwylo. Pwysleisiodd SW fod angen i’r Bwrdd gael sicrwydd na fydd unrhyw beth annisgwyl neu ddirybudd yn codi, ac os bydd problemau’n dod i’r amlwg, fod rhybudd yn cael ei roi yn gynnar fel bod modd delio â nhw’n effeithiol, a chael cymorth gan y Bwrdd os bydd angen.

Rhoddodd JP drosolwg o’r cyfrifiad Amser Teithwyr a Gollwyd a dywedodd wrth y Bwrdd y byddai esboniad manylach yn cael ei ddarparu yn ddiweddarach yn y cyfarfod.

Trafododd y Bwrdd amseru a sut i ymgysylltu â'r cyhoedd o ran cyflwyno cerbydau newydd. Dywedodd JP wrth y Bwrdd fod TrC yn gallu ariannu’r 769 ychwanegol o gyllidebau presennol. Esboniwyd i’r Bwrdd hefyd ein bod yn gweithio'n agos gyda’r Gwasanaethau Rheilffyrdd ar sicrhau cerbydau newydd.

Rhoddodd JP drosolwg i'r Bwrdd ar y cynnydd sydd wedi'i wneud o ran y broses negodi ynghylch y cronfeydd angenrheidiol i weithredu, cynnal ac adnewyddu seilwaith CVL. Roedd y Bwrdd yn cefnogi’r safbwynt na ddylid gadael i anghydfodau waethygu yn ystod y cam hwn o’r broses negodi.

Rhoddodd JP ddiweddariad ar ymgysylltiad â chysylltiadau staff. Cytunwyd mai amser aros oedd y mater pwysicaf sy'n cael ei ystyried ar hyn o bryd. Nododd JP fod perthynas dda rhwng Gweinidogion Cymru ac undebau’r rheilffyrdd. Cytunwyd felly y dylai JP gysylltu â Gweinidogion yn gofyn am lythyr o gefnogaeth i’w anfon at yr undebau.

CAM GWEITHREDU: JP i ofyn am lythyr o gefnogaeth yn ei gyfarfod nesaf â’r Gweinidog.

Canmolodd JP yr adran gyllid am eu gwaith yn cloi'r cyfrifon diwedd blwyddyn mor ddiwyd ar yr un pryd â chyflwyno system gyllid newydd. Ymhelaethwyd ar ba mor anarferol oedd cyflawni proses drosglwyddo TG gymhleth mor ddidrafferth, gan gyfeirio at gyrff cyhoeddus eraill oedd wedi methu gwneud hynny.

Esboniwyd bod proses y gyllideb gyda Llywodraeth Cymru yn parhau ond bod arian dros dro wedi'i ddarparu a bod disgwyl i hyn gael ei ddatrys mewn ffenestr o ddau i dri mis ond ei bod yn debygol y byddai heriau o ran y gyllideb.

[Wedi’i olygu]

Darparwyd yr wybodaeth ddiweddaraf am y rhaglen Newid Trafnidiaeth a rhoddwyd esboniad ar yr anawsterau posibl wrth drosglwyddo rhai o'r gwasanaethau. Byddai penderfyniad gan Lywodraeth Cymru cyn gynted â phosibl yn helpu i lywio dulliau cynllunio priodol ar gyfer unrhyw gyfnod pontio.

b. Adroddiadau is-bwyllgorau

Rhoddodd HC ddiweddariad ar Gyfarfod Pwyllgor ARC gan gynnwys cymeradwyo polisi risg TrC a gyflwynwyd gan DO’L. Dywedwyd wrth y Bwrdd y byddai'r cynllun archwilio mewnol ar gyfer 2019/2020 yn cael ei drafod yng nghyfarfod nesaf yr ARC. Roedd Cadeirydd yr ARC wedi cadarnhau penodi’r archwilwyr allanol, KPMG, yr oedd y Bwrdd eisoes wedi’u cymeradwyo.

Rhoddodd ANJ ddiweddariad ar y materion a ystyriwyd gan Bwyllgor y Bobl.

Rhoddodd SH ddiweddariad ar y materion a ystyriwyd gan y Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu.

Rhoddodd NK ddiweddariad ar y materion a ystyriwyd gan y Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles gan esbonio nad oedd wedi cyfarfod ers y diweddariad diwethaf ond y byddai'r deg prif risg yn cael eu hystyried yn y cyfarfod nesaf ym mis Mai.

Cytunwyd y dylid rhoi mwy o amser i'r is-bwyllgorau wneud cynnydd mewn cyfarfodydd y Bwrdd yn y dyfodol.

CAM GWEITHREDU: JM i roi mwy o amser ar agenda'r Bwrdd ar gyfer diweddariadau.

c. Diweddariad y Bwrdd Llywio

Esboniodd SW fod cofrestr risg TrC wedi'i rhannu â Llywodraeth Cymru ac esboniodd y byddai pedair i bum risg yn cael eu hystyried mewn cyfarfodydd yn y dyfodol i dawelu meddwl Llywodraeth Cymru. Eglurwyd hefyd y bydd agenda'r cyfarfod yn y dyfodol yn cael ei haddasu i adlewyrchu presenoldeb. Eglurwyd bod Brexit yn fater i’w drafod yn y cyfarfod diwethaf.

Dywedodd JP y byddai angen codi cylch gwaith TrC o ran bysiau gyda Llywodraeth Cymru er mwyn sicrhau eglurder llwyr o ran atebolrwydd.

Roedd SW o'r farn y dylai'r eitem nesaf (cyllid) gael ei thrafod ar ôl adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol yn y dyfodol gan fod y ddwy eitem yn gysylltiedig.

CAM GWEITHREDU: JM i newid trefn yr agenda i roi cyllid ar ôl adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol.

d. Cyllid

Cyflwynodd HC uchafbwyntiau'r adroddiad cyllid, cyfrifon rheoli Mawrth 2019 a'r sefyllfa ddrafft ar ddiwedd y flwyddyn.

Cefnogodd HC safbwynt JP ar ba mor dda yr oedd y tîm wedi perfformio o ran darparu'r gwariant i'r cyllidebau a ragwelwyd ond esboniodd fod rhywfaint o'r gwariant wedi bod yn gysylltiedig â chroniadau yr oedd yn rhaid i KPMG eu harchwilio a chytuno arnynt. Dywedodd HC fod y tîm wedi bod yn ddiwyd wrth gymhwyso'r broses croniadau, ond mai KPMG oedd yn gyfrifol am ddehongli’r safonau yn derfynol.

Ailadroddodd HC bryderon JP ynghylch cyllidebau yn y dyfodol. Cafwyd diweddariad ar gyflwyno'r system gyllid - Dynamics - a'r gofyniad i bob cydweithiwr, gyda mân eithriadau, lenwi taflenni amser. Pwrpas y taflenni amser yw sicrhau y dyrennir costau i'r llinell gywir yn y gyllideb.

Eglurodd HC fod prosesau llif gwaith yn cael eu mabwysiadu ar gyfer taliadau ac awdurdodiad i wella effeithlonrwydd y cwmni ac i leihau'r ddibyniaeth ar sicrhau bod unigolion allweddol yn y swyddfa.

Ar hyn o bryd, dim ond y modiwl cyllid a gweithrediadau y mae TrC yn ei ddefnyddio yn Dynamics, ond mae ganddo drwydded lawn felly gellir mabwysiadu modiwlau eraill yn y dyfodol os ydynt yn addas i'r diben.

Dywedwyd wrth y Bwrdd bod e-slipiau talu yn cael eu treialu a bod y darparwr presennol yn cael ei ddefnyddio i ddarparu'r gwasanaeth hwn gyda chynlluniau ar gyfer y dyfodol yn amodol ar reolau a phrosesau caffael. Roedd darparu gwasanaethau bancio yn y dyfodol hefyd yn debygol o gael ei adolygu a'i gaffael eto yn y dyfodol.

e. Llywodraethu

Dywedodd SW ei fod wedi dechrau edrych ar drefniadau llywodraethu’r Bwrdd ar ôl trafod â chadeiryddion cyrff hyd braich eraill. Roedd yn ystyried y dylai Cyfarwyddwyr Anweithredol gyfarfod heb y Cyfarwyddwyr Gweithredol o bryd i'w gilydd yn y dyfodol.

CAM GWEITHREDU: JM i weithio gydag Ysgrifenyddiaeth Byrddau eraill a'r Cadeirydd i bennu hyd, agenda, fformat ac amseru cyfarfodydd o'r fath.

f. Materion strategol ar gyfer cyfarfodydd y bwrdd yn y dyfodol

Cododd JP ystyriaeth y materion bysiau a godwyd yn gynharach.

CAM GWEITHREDU: JM i ychwanegu eitem ar fysiau ar agenda’r Bwrdd yn y dyfodol.

 

4) Unrhyw Fater Arall

Ni chodwyd unrhyw faterion eraill.

 

Trafododd y Bwrdd un mater adnoddau dynol cyfrinachol sy'n cael ei gofnodi ar wahân.

 

a. Cyflwyniad PTL

Rhoddodd Dafydd Williams gyflwyniad ar Amser Teithwyr a Gollwyd a sut y cyfrifwyd hyn yn unol â'r Cytundeb Grant gyda'r ODP. Dywedodd JP wrth y Bwrdd er ei fod yn ystyried hyn yn welliant sylweddol dros PPM, y byddai angen i'r tîm perfformiad fod yn wyliadwrus i gymhellion gwrthnysig neu ymddygiadau sy'n datblygu.

 

b. Cyfathrebu

Cafodd y Bwrdd gipolwg ar hysbyseb fideo TrC a fyddai'n cael ei gyhoeddi yn yr wythnosau nesaf ar y teledu a'r cyfryngau cymdeithasol.

Aeth LB drwy'r adroddiad cyfathrebu gyda’r Bwrdd, yn ogystal â rhai ystadegau allweddol oedd yn tynnu sylw at y teimlad cadarnhaol bod TrC yn parhau i wella.

Holodd SH a ellid mabwysiadu dull mwy rhagweithiol o ddefnyddio'r cyfryngau cymdeithasol, yn yr un modd ag Air NewZealand, sy'n hysbysebu’n llwyddiannus drwy'r cyfryngau cymdeithasol yn unig. Yna ymhelaethodd LB ar rai o gysylltiadau cyfryngau cymdeithasol rhagweithiol TrC. Cytunwyd, fodd bynnag, y byddai'n syniad da ymchwilio i sut mae busnesau eraill gan gynnwys Air NewZealand wedi defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol yn rhagweithiol a chymhwyso hynny i fusnes TrC.

CAM GWEITHREDU: LB i ymchwilio i ddulliau busnesau eraill o weithio gyda’r cyfryngau cymdeithasol ac ystyried pa mor berthnasol yw hyn i fusnes TrC.

Trafododd LB y pryderon ynghylch y cyhoeddusrwydd negyddol posibl o ran cyflwyno tocynnau rhatach gan fod llawer o'r gwaith o gyflwyno hynny'n cael ei reoli gan drydydd partïon y tu allan i reolaeth TrC. Cytunwyd y dylai LB ar y cyd â’r tîm bysiau ystyried cynlluniau wrth gefn a chyfryngau cysylltiedig.

CAM GWEITHREDU: LB i ystyried cynlluniau lliniaru a negeseua ar y cyd â'r tîm bysiau.

Roedd LB yn cydnabod ac yn ymddiheuro am ddweud wrth y Bwrdd yn flaenorol y byddai data perfformiad yn cael ei gyflwyno ar ffurf calendr yn hytrach nag mewn Cyfnodau Rheilffordd. Nododd y byddai hyn yn cael ei newid ar gyfer adroddiadau’r Bwrdd yn y dyfodol.

CAM GWEITHREDU: LB i sicrhau bod yr adroddiadau cyfathrebu yn y dyfodol ar ffurf calendr ac nid ar ffurf Cyfnodau Rheilffordd.

 

c. Risgiau a Chamau Lliniaru Allweddol

Cyflwynodd D’OL bapur y Bwrdd ar risg a thynnodd sylw at y risgiau a oedd wedi newid ers i'r gofrestr gael ei chyflwyno ddiwethaf.

Lleihawyd cwpl o beryglon oherwydd yr oedi gyda Brexit. Cynyddwyd difrifoldeb un risg o ganlyniad i'r trafodaethau parhaus ynghylch ariannu'r OMR a maint y gwahaniaeth o ran lefel y cyllid. Cafodd y risg o derfysgaeth ei thynnu o'r gofrestr i'w hystyried ar wahân ond roedd yn cyd-fynd â graddfa effrogarwch gyfredol y Llywodraeth. [Wedi’i olygu]

CAM GWEITHREDU: DO’L i adolygu'r gofrestr risgiau a chynghori’r staff priodol ynghylch y newidiadau.

 

d. Cynnydd wrth gyrraedd cerrig milltir

Aeth HC â'r Bwrdd drwy'r eitemau ambr ar y system tracio cerrig milltir corfforaethol. Tynnodd KG sylw’r Bwrdd at y cerrig milltir coch ac ambr nad ydynt yn rhai corfforaethol.

ACTION: AC to advise the Board on the position regarding the external branding of rolling stock.

Trafodwyd yr oedi a brandio cerbydau. Gofynnodd JP a fyddai modd pennu cam gweithredu i AC o ran brandio cerbydau yn allanol.

CAM GWEITHREDU: AC i gynghori'r Bwrdd ar y sefyllfa o ran brandio cerbydau yn allanol.

Hysbysodd KG y Bwrdd am fater newydd yn ymwneud â phrif bibell nwy yn Llanwern ac y byddai hyn yn cael ei ystyried yn adolygiad gwerth am arian y cynllun.

Trafodwyd sefyllfa’r gwasanaethau i Lynebwy a'r farn oedd y dylid tynnu sylw Llywodraeth Cymru at hyn.

CAM GWEITHREDU: LB i gynghori Andrew Johnson ynghylch materion Glynebwy.

CAM GWEITHREDU: GO i sicrhau bod y mater wedi cael ei drafod a’i gofnodi yng nghyfarfod y Bwrdd Gweithredol.

 

e. Protocol Trosglwyddo Cyfryngau

Cyflwynodd DO’L y papur ar drosglwyddo contract hysbysebu'r cyfryngau o'r ODP i TrC. Nodwyd bod yr ODP yn fodlon ar y broses o drosglwyddo'r contract.

Esboniwyd bod opsiwn i ymestyn y contract presennol a bod y cyflenwr presennol wedi cynnig pris am estyniad o saith mlynedd. Ystyriwyd nad oedd refeniw'r contract yn cael ei ddefnyddio yn y ffordd orau a bod cyfleoedd i wella hyn wrth symud ymlaen. Eglurwyd bod ymgynghorydd wedi ei gomisiynu i edrych ar y cyfleoedd noddi a hysbysebu posibl. Gofynnodd SH pam fod y Gwasanaethau Rheilffyrdd am ddisodli’r contract hwn ac esboniodd DO’L nad oedd hyn yn rhan o'u busnes craidd ond nid oedd esboniad clir a byddai diwydrwydd dyladwy yn cael ei sicrhau cyn unrhyw gytundeb. Dywedodd JP fod hyn yn unol â dyheadau Llywodraeth Cymru ar gyfer gwasanaethau nad ydynt yn rhai craidd sy'n cael eu gweithredu gan yr ODP.

Gofynnodd GM a ellid cynnal ymarfer tendro cyn trosglwyddo a dywedodd D’OL y byddai hyn yn cael ei ystyried gan y byddai'n helpu i ddarparu eglurder ar y budd parhaus yn ogystal â'r cynnig a wneir gan y deiliad. Cytunodd y Bwrdd y gellid ystyried y mater hwn ymhellach, ac ymgymryd ag ymarfer caffael. Cytunodd D’OL i gyflwyno papur pellach i'r Bwrdd cyn ymrwymo i'r broses trosglwyddo.

CAM GWEITHREDU: D’OL i gyflwyno papur i'r Bwrdd ynghylch trosglwyddo'r Contract Cyfryngau ar ôl deall manteision y dyfodol yn well.

 

f. Gwasanaethau Ymgynghori â Busnesau - Caffael

Rhoddodd GM ddiweddariad i'r Bwrdd ar broses caffael y Gwasanaethau Ymgynghori â Busnesau. Eglurwyd bod asesiad un o'r lotiau wedi ei gwblhau ond bod y llall yn parhau. Roedd yr amserlenni ar gyfer y gwasanaethau yn ei gwneud yn ofynnol i’r contract gael ei ddyfarnu cyn y cyfarfod nesaf. Cytunwyd felly i ddirprwyo'r gallu i ddyfarnu'r contract fframwaith i'r Bwrdd Gweithredol pe bai'r contract mewn sefyllfa i'w ddyfarnu cyn cyfarfod nesaf y Bwrdd. Nodwyd gan fod y contract fframwaith yn ddiwerth yn ei rinwedd ei hun, y gellid dehongli bod dirprwyo i'r Bwrdd Gweithredol yn rhywbeth sydd eisoes ar lefel weithredol. Fodd bynnag, roedd y Bwrdd Gweithredol eisiau caniatâd y Bwrdd ar y cam hwn oherwydd yn ystod ei oes, gallai gwerth posibl y fframwaith gynyddu uwchlaw'r terfyn dirprwyo.

Cymeradwyo:

Cymeradwyodd y Bwrdd y ddirprwyaeth i'r tîm Gweithredol ddyfarnu'r contract.

 

g. Caffael Unedau Dadansoddo

Ymunodd PC â'r cyfarfod i gyflwyno'r adroddiad caffael ac i ofyn am gymeradwyaeth y Bwrdd i ddyfarnu'r contract i'r cynigydd sy'n sgorio uchaf. Esboniodd PC y ffynonellau cyllid ar gyfer y contract i’r Bwrdd.

Cymeradwyo:

Cymeradwyodd y Bwrdd ddyfarnu'r contract ar gyfer lot De Cymru i'r cynigydd sy'n sgorio uchaf a chytunodd y dylid dirprwyo'r Bwrdd Gweithredol i ddyfarnu'r contract ar gyfer Gogledd Cymru oherwydd yr amserlenni dan sylw.

 

h. Diweddariad ar yr Adroddiad Blynyddol

Cyflwynodd HC yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am lunio'r Adroddiad Blynyddol ac esboniodd yr amserlen a'r broses ar gyfer ei lunio gan gynnwys perchenogaeth adrannau amrywiol. Gofynnodd HC i bob NED ddarparu diweddariad i'w bywgraffiadau cyn gynted â phosibl er mwyn sicrhau bod yr amserlen yn cael ei chyflawni.

CAM GWEITHREDU: HC i ddosbarthu bywgraffiadau sy'n bodoli eisoes fel man cychwyn.

 

i. Diweddariad ar y Cytundeb Fframwaith

Rhoddodd HC yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am y gwaith y mae JM yn ei wneud i ddatblygu’r Cytundeb Fframwaith.

 

j. Unrhyw Fater Arall

i Cododd JP y mater cyfathrebu ynghylch dosbarth 37

 

k. CAM GWEITHREDU: LB i ystyried y dull o gyfathrebu.

 

[Wedi’i olygu]

 

iii Trafodwyd lleoliad cyfarfodydd yn y dyfodol a chytunwyd y byddai hyn yn cael ei adolygu

CAM GWEITHREDU: JM i drafod lleoliad cyfarfodydd yn y dyfodol â’r Cadeirydd.

 

Diolchwyd i aelodau'r Bwrdd am eu presenoldeb. Mae cyfarfod nesaf Bwrdd TrC wedi’i drefnu ar gyfer dydd Iau 17 Mai 2019, yn Nhŷ Sardis, Pontypridd.