Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 18 Hydref 2018

10:30 — 16:00; 18 Hydref 2018

Prif Swyddfa Trafnidiaeth Cymru, Ty Southgate

Cofnodion

Yn bresennol:

Nick Gregg (NED a Chadeirydd) (NG)                                    James Price (CEO) (JP)
Sarah Howells (NED) (SH)                                                          Alison Noon-Jones (NED) (ANJ)
Nikki Kernmery (NED) (NK)                                                        Heather Clash (TrC) (HC)
Tracey Chapman (Ysgrifenyddiaeth) (TC)

Roedd y sylwedyddion canlynol o Lywodraeth

Cymru yn bresennol ar gyfer Rhan A a Rhan C y cyfarfod:

Simon Jones (Sylwedydd LIC) (Si) , Jenny Lewis (Sylwedydd LIC) (IL)

Roedd y sylwedyddion canlynol o Lywodraeth Cymru yn bresennol ar gyfer Rhan A y cyfarfod:

Laura Harrison  ;   Micaela Woodhead

Roedd y mynychwyr canlynol o Trafnidiaeth Cymru yn bresennol ar gyfer eitemau penodol o'r agenda:

Geoff Ogden (Swyddog Gweithredol) (GO)                      ;                     Alexia Course (Swyddog Gweithredol)
(AC),  Karl Gilmore (Swyddog Gweithredol) (KG)             ;                      Lewis Brencher (LB)

Ymddiheuriadau
Gareth Morgan (Ysgrifenyddiaeth) (GM)

Hysbysiad o Cworwm

1. Gan fod cworwm yn bresennol, cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod wedi agor.  Cadarnhaodd y Cadeirydd y rhoddwyd hysbysiad am y cyfarfod i bob Cyfarwyddwr oedd a hawl i dderbyn hysbysiad o'r fath. Ymddiheuriadau

2. Nodwyd ymddiheuriadau am absenoldebau

Gwrthdaro buddiannau

3. Gofynnodd y Cadeirydd a oedd unrhyw wrthdaro buddiannau newydd i'w datgan, yn enwedig a ninnau bellach ar waith fel gweithredwr gwasanaethau trenau. Cadarnhaodd I-IC ei bod hi wedi diweddaru'r gofrestr gwrthdaro
buddiannau er mwyn adlewyrchu newid mewn amgylchiadau.

4.  Dywedodd JP y byddai LB yn ymuno air cyfarfod yn ei Col newydd fel arweinydd dros dro y maes cyfathrebu ledled Gwasanaethau Corfforaethol Trafnidiaeth Cymru (TrC) a Gwasanaethau Trenau TrC. Nodwyd y byddai'n wynebu gwrthdaro mewn perthynas a materion cytundebol. Cytunwyd i baratoi protocol i ddiogelu LB a'r ddau sefydliad.

5.  Pan mae'r Pwyllgorau'n cyfarfod ac yn cynnwys pobl o ODP, cytunodd y Bwrdd fod angen rheoli unrhyw wrthdaro yn ofalus.

6.  Fe wnaeth NG a'r Bwrdd longyfarch JP, y tim rheoli a gweddill y tim gan gynnwys Llywodraeth Cymru am helpu i drosglwyddo'r gwasanaeth trenau yn Ilwyddiannus a di-dor.

Cofnodion y cyfarfod blaenorol

7.  Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Medi 2018. Cafwyd diweddariadau gan aelodau'r Bwrdd a chytunwyd y gellid cau nifer o'r camau gweithredu.

8.  Dirprwywyd JP i lofnodi'r Cofnodion terfynol.

9.  HC / JP i fynd trwy gofnodion y dyfodol cyn eu cyflwyno i'r Bwrdd am sylwadau [Cam gweithredu]

Eitem 2: lechyd a Diogelwch

Eitem 2a: Rheoli diogelwch

Rhoddodd NK enghraifft o achos Ilys gyda gweithredwr lard nwyddau yn Tyneside Ile'r oedd criw o bobl ifanc wedi tresmasu a dod i gysylitiad ag offer trydanol byw.

Gofynnodd NG oes yna rywun yn cadw golwg o ble mae'r mannau peryclaf i'r cyhoedd ddod i gysylltiad ai r rhwydwaith heblaw am orsafoedd a chroesfannau, a chytunwyd i holi Network Rail a oes ganddyn nhw gofnodion /
a pha fesurau Iliniaru sydd o'u cwmpas [Cam gweithredu].

Eitem 2b: Perfformiad diogelwch

Gofynnwyd i'r Bwrdd nodi papur y Bwrdd sy'n amlinellu'r mesurau lechyd a Diogelwch lefel uchel y cytunwyd arnynt fel rhan o waith monitro perfformiad y gwasanaethau trenau, gan gadarnhau y byddant yn cael eu mireinio a'u
datblygu dros amser.

Gofynnodd NG a oes gan unrhyw un restr o'r holl asedau rydym yn gweithredu gwasanaethau arnynt ar hyn o bryd. Cadarnhaodd JP y bydd map Ilwybr yn dangos sawl milltir o gledrau, croesfannau, gorsafoedd, depos
cilffyrdd/seidins ac ati

[Cam gweithredu: GM i greu pecyn gwybodaeth ar gyfer y Bwrdd sy'n cynnwys Map Llwybr Cymru ac ystadegau allweddol Gwasanaethau Trenau TrC, pecyn i gynnwys crynodeb o berfformiad].

Eitem 3: Diweddariad strategol/datblygiad

Eitem 3a: Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol Diolchodd JP i'r Bwrdd am eu cymorth ac i'r tim am eu gwaith caled yn helpu i drosglwyddo'r gwasanaeth yn liwyddiannus. Gofynnodd NG a ddylai'r Bwrdd ddiolch neu gydnabod rhywun yn benodol.

[Cam gweithredu: JP i ddrafftio nodyn i NG anfon gair o ddiolch ar ran y Bwrdd].

Cyflwynodd JP grynodeb o gynnwys Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol a nodwyd mater hawlildio ar gyfer ODP yn ogystal a'r amserlen gwblhau.

Cadarnhaodd ein bod ni wedi paratoi ar gyfer rheoli contract y mis cyntaf, gyda chyfnod pontio di-dor 0 un cwmni i'r Ilall. Aeth y lansiad ffurfiol rhagddo yn 8Iy bwriad ac roedd gweithgarwch yn y cyfryngau`n dda. [Cam gweithredu: Sicrhau bad cyfrif Twitter KeolisAmey yn dirwyn i ben].

Eitem 3b: Cytuno or Gylch Gorchwyl yr Isbwyllgorau a'u cymeradwyo

Archwilio a Risg — cadarnhaodd NG fod MD wedi drafftio'r Cylch Gorchwyl a gyflwynwyd yng nghyfarfod mis Gorffennaf y Bwrdd. [Cam gweithredu — TC i anfon y Cylch Gorchwyl at HC] I ddechrau, bydd NG yn cadeirio'r ARC hyd nes y bydd rhywun wedi'i ddewis yn Ile MD.

Cwsmeriaid a Chyfathrebu — cadarnhaodd SH fod y Cylch Gorchwyl wedi'i ddrafftio ac y byddai SH yn cyfarfod a JP yn yr wythnos yn dechrau ar 22 Hydref i greu'r fersiwn derfynol. Roedd cyfarfod cynta'r Isbwyllgor wedi'i drefnu ar gyfer mis Tachwedd.

Dywedodd NG ei bod hi'n bwysig cael adborth gan y grwpiau cynrychioliadol i'r Isbwyllgorau. Mae'r lefelau presenoideb yn hollbwysig a dylai'r uwch- reolwyr fynychu - roedd y Bwrdd am bwysleisio eu bod nhw'n ystyried mai gwaith ymgysylltu ar lefel uwch-reolwyr yw'r rhain.

[Cam gweithredu: JP i anfon nodyn at TrC Corfforaethol a Gwasanaethau Trenau TrC].

Ithwyllgor lechyd, Diogelwch a Lies - Cynhaliwyd y cyfarfod cyntaf ar 26 Medi 2018 dan gadeiryddiaeth Nikki Kemmery, NED. Yn y cyfarfod hwn, cytunwyd ar Gylch Gorchwyl y Pwyllgor yn ogystal a'r datganiad lechyd, Diogelwch a Lles. Cynhaliwyd trafodaeth ar fetrigau iechyd a diogelwch ar gyfer adroddiad y Bwrdd ac adolygiad o'r Pwyllgor yn y dyfodol. Mae dyddiadau cyfarfodydd chwarterol yn cael eu trefnu ar gyfer 2019.

lsbwyllgor Adnoddau Dynol — mae ANJ wedi drafftio'r Cylch Gorchwyl a bydd yn ymuno a NK i gytuno ar y fformat.       

0 ran yr aelodau, y bwriad yw cael cynrychiolydd undeb yn ogystal a Chyfarwyddwr AD, GO a chynrychiolydd
lechyd a Diogelwch ar sail ad-hoc.

Cytunwyd i gyflwyno Cylch Gorchwyl terfynol pob is-bwyllgor i'w mabwysiadu'n ffurfiol yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd.

Eitem 3c: Cyllid

Diolchodd NG i HC am y wybodaeth ariannol fanwl a gyfiwynwyd i'r Bwrdd. Cyflwynodd HC sefyllfa ariannol derfynol Trafnidiaeth Cymru i'r Bwrdd, gan fynd drwy'r prif benawdau.

Eitem 3d: Cydymffurfiaeth/Perfformiad Llywodraethu

Cyflwynodd HC drosolwg cyflym o'r cyflwyniadau diweddar a gafodd ar apiau cyfrifiadurol posib i'r Bwrdd dan y fframwaith caffael, a'i bod hi wrthi'n ystyried pecynnau meddalwedd eraill. Bydd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf
i'r Bwrdd yn y dyfodol.

Eitem 4: Unrhyw fater arall

Rhoddodd JP drosolwg o strwythur cyfredol TrC, gan amlinellu'r rolau sydd angen eu Ilenwi o hyd, a chadarnhaodd bod pob maes yn gwneud cynnydd da. Cytunodd y Bwrdd ar nifer arfaethedig swyddi uwchreoli.

[Cam gweithredu: NG a JP i gyfarfod a GWR)

Daeth Rhan A y cyfarfod i ben am 1330.

Ymunodd AC, LB a KG y cyfarfod. Cadarnhaodd y Cadeirydd fod y Sesiwn Agored ar agor a chroesawu pawb yno. Ar ran y Bwrdd, diolchodd NG i'r Tim Gweithredol am yr holl waith a gyflawnwyd hyd yma i sicrhau bod y busnes ar
waith.

Eitem 1a — Cyflwyniad ar y system drafnidiaeth ac integreiddio

Darparodd Si drosolwg o'r heriau sy'n wynebu'r rhwydwaith trafnidiaeth dros y blynyddoedd a'r degawdau nesaf, a'r ymatebion polisi a gweithredol a all fod yn ofynnol gan TrC.

Ymunodd GO a'r cyfarfod am 3:10pm

Eitem 1e — Grid Cyfathrebu

Siaradodd LB am y Grid Cyfathrebu, cynllun 30 diwrnod i bob pwrpas — cyfuniad o'r cyfleoedd cyfathrebu sy'n barod nawr yn ogystal air cyfleoedd tymor canolig.

Cadarnhaodd LB fod yr achlysur lansio wedi mynd yn dda gyda pheth wmbredd o sylw ar y cyfryngau gyda chyrhaeddiad o tua 6 miliwn.

Amlinellodd LB y gwaith marchnata sydd ar droed ar hyn o bryd, ac y byddwn yn gweld ymgyrch gwsmeriaid cyn hir.
Gadawodd LB y cyfarfod wedi'r eitem hon.

Eitem 1b: Diweddariad ar Symudiadau

Cadarnhaodd AC fod y pecyn hwn yn cynnwys gwybodaeth y gallai'r Bwrdd ei darllen yn eu hamser eu hunain. Dywedodd fod y penwythnos wedi mynd rhagddo'n dda lawn, heb achosion o ddamweiniau staff, anafiadau na digwyddiadau diogelwch.

Cafodd nifer o unedau eu difrodi gan y storm, a bu'n rhaid eu tynnu o'r gwasanaeth — and er gwaethaf hyn, roedd perfformiad yn gwella.

Hoffai NG weld adroddiad strwythuredig ar berfformiad yn ystyried amseroedd cywir, ppm, diogelwch ac ati, ar draws y rhwydwaith cyfan a fesul lein.

[Cam gweithredu AC: i gyflwyno adroddiad i'r Bwrdd]

Eitem 1c: Ymgysylltu staff a Gwasanaethau Trenau TrC

Amlinellodd AC gynnwys y pecyn sleidiau am y cynllun ymgysylltu a ddatblygwyd gyda'r tim Gwasanaethau Trenau a beth a gyflawnwyd ar gyfer diwrnod 1 o ran cael pobl yn barod ar gyfer y cyfnod pontio.

Mae'r adran Unrhyw Fater Arall yn cynnwys pecyn cyflwyno i Gytundeb Grant ODP

[Cam gweithredu: TC i anfon fersiwn electronig ymlaen at aelodau'r Bwrdd]

[Cam gweithredu KG — yng nghyfarfod nesa'r Bwrdd, darparu trosolwg 20 munud o gynlluniau a gwaith uwchraddio CVL]

Eitem 1g: Risgiau a chamau Iliniaru allweddol

Adolygwyd a thrafodwyd y Matrics Risgiau, a chytunwyd y byddem yn gwirio unrhyw risgiau posib a allai'n hatal rhag rhedeg gwasanaeth e.e, rhwydwaith, systemau tocynnau ac ati. [Cam gweithredu: GO]