Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 18 Mehefin 2020

10:00 – 16:30; 18 Mehefin 2020

 

Scott Waddington (SW) (Cadeirydd); James Price (JP); Heather Clash (HC); Sarah Howells (SH); Nicola Kemmery (NK); Alison Noon-Jones (ANJ); Vernon Everitt (VE); Alun Bowen (AB); Gareth Morgan (eitemau 2b-2c) a Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth).

Sesiwn diweddariad gweithredol (Rhan B): Geoff Ogden (GO); David O’Leary (DOL); Lewis Brencher (LB); Lisa Yates (LY); Lee Robinson (LR); Alexia Course (AC); a Karl Gilmore (KG); Gareth Morgan (GM) a Dave Williams (DW).

 

1a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Derbyniwyd ymddiheuriad gan Natalie Feeley (NF).

1b. Hysbysiad ynghylch Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, rhoddodd y Cadeirydd groeso i bawb i’r cyfarfod a datgan bod y cyfarfod ar agor.

1c. Gwrthdaro rhwng Buddiannau

Dim wedi’i ddatgan.

1d. Cofnodion a Chamau Gweithredu o’r Cyfarfod Blaenorol

Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 21 Mai 2020 yn gofnod gwir a chywir.

2a. Sylw i Ddiogelwch

Mae llifogydd lleol yn effeithio ar gymunedau’r cymoedd unwaith eto. Ni fu unrhyw effaith ar wasanaethau na seilwaith. Adroddwyd ynghylch damwain trwch-blewyn lle’r oedd unigolyn bron â cherdded i mewn i drên er mwyn cadw pellter cymdeithasol. Gwelwyd hyn yn digwydd ar y ffyrdd hefyd.

2b. Sylw i Gwsmeriaid

I bob golwg, mae llawer o bobl wedi newid eu ffordd o siopa am nad yw'r lleoedd yr oedden nhw'n arfer mynd i siopa wedi rhoi mesurau cadw pellter cymdeithasol da ar waith. Mae angen cadw golwg ar hyn ar gyfer y cwsmeriaid sy'n dychwelyd i ddefnyddio ein gwasanaethau.

Gwelwyd gweithwyr siop yn delio’n dda â chwsmer a oedd heb gadw pellter cymdeithasol. Mae angen rhoi negeseuon cyson i gwsmeriaid TrC, yn enwedig os yw’r rheolau yng Nghymru yn wahanol i’r rheolau yn Lloegr.

2c. Perfformiad diogelwch

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd nad oedd unrhyw un wedi brifo yn y ddamwain ddiweddar lle’r oedd lori wedi taro’r bont droed yn Llanbradach, ac nid oedd trên yn mynd heibio ar y pryd. Roedd y bont ei hun ar gau ar y pryd o ganlyniad i ddigwyddiad blaenorol. Mae’r gronfa ddata rheoli asedau yn cynnwys sgôr RAG ar gyfer problemau a risgiau posibl sy’n cynnwys methiant strwythurol yn ogystal â chael ei tharo.

Mae Grŵp Cydlynu Tactegol TrC yn dal i gyfarfod yn rheolaidd, ac mae’r cofrestri risg COVID-19 yn cael eu diweddaru'n rheolaidd. Datblygwyd dau fodiwl e-ddysgu ar gyfer staff er mwyn paratoi ar gyfer dychwelyd i weithio yn y swyddfa. Roedd y cais diweddar i’r cwmni cyfan yn cynnwys arolwg Slido i wirio sut mae pobl yn delio â'r cyfyngiadau symud. Y brif broblem oedd oriau gweithio hir a staff ddim yn cymryd digon o egwyliau. Bydd hyn yn cael ei drafod yng nghyfarfod nesaf yr Uwch Dîm Arwain.

Trafododd y Bwrdd berfformiad diogelwch y Gwasanaethau Trên. Yn ystod y cyfnod diwethaf, ni fu damweiniau i’w hadrodd i RIDDOR nac achosion o Basio Signal yn Beryglus (SPAD). Mae nifer yr achosion o ymosodiadau corfforol wedi lleihau, ond pan mae wedi digwydd, mae wedi effeithio’n bennaf ar staff llinellau giatiau yn hytrach na staff ar drenau. Gwelwyd cynnydd yn nifer y bobl sy'n tresmasu ar y rheilffordd. Mae’r Gwasanaethau Trên yn canolbwyntio’n benodol ar drefniadau cadw pellter cymdeithasol a mwy o drefniadau glanhau.

Datblygwyd dangosfwrdd adrodd newydd ar gyfer Rheoli Seilwaith. Ni adroddwyd am unrhyw farwolaethau neu anafiadau, ond roedd nifer o achosion trwch-blewyn.

3a. Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Gyda’r Cytundeb Mesurau Brys ar waith, mae’r sylw bellach ar ffyrdd o weithio pan ddaw’r cytundeb i ben, o dan dri phennawd bras – dylunio gwasanaethau a rhwymedigaethau; llywodraethu, trefn a chyllid; a thrawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd a rheoli seilwaith. Mae gwasanaeth bws hefyd yn cael eu hystyried. Bu ffocws hefyd ar iechyd a lles staff sy’n gweithio gartref a chefnogi unrhyw un sy'n cael anawsterau. Mae gwaith hefyd yn mynd rhagddo gyda Llywodraeth Cymru a llywodraeth y DU mewn perthynas â rheolau cyfyngiadau symud a dod â phobl yn ôl i weithio ar drafnidiaeth gyhoeddus. Mae'r cynlluniau sy’n ymwneud â gweithrediadau rheilffordd yn y dyfodol yn seiliedig ar bobl yn dechrau teithio eto, ond efallai y bydd angen adrifo gwasanaethau os oes tonnau eraill o haint yn ddiweddarach.

Mae gwaith trawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd yn mynd rhagddo, ac mae effaith COVID-19 yn debygol o achosi cynnydd o 8% mewn costau ynghyd â risg ychwanegol o golli cyllid yr ERDF. Mae rhwystrau ar fin dechrau ym mis Awst/Medi 2020 gyda gwaith yn dechrau ar sut i roi gwybod i gwsmeriaid am hyn. Telir sylw penodol i wella'r gwasanaethau bws sy'n cael eu rhedeg yn lle trenau.

Cam gweithredu: AC i ddarparu papur ar gyfer cyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf ynghylch gwasanaethau bws sy'n rhedeg yn lle trenau.

Cam gweithredu: JP i fynd ar drywydd mater cyllid yr ERDF a gafodd ei uwchgyfeirio yng nghyfarfod y Bwrdd Llywio yr wythnos yma.

Ymunodd VE â’r cyfarfod.

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd bod niferoedd teithwyr yn cynyddu’n raddol ac wrth i wasanaethau ddychwelyd i normal, ond yn dibynnu ar y gallu i gwblhau hyfforddi gyrwyr, bydd angen dechrau defnyddio cerbydau newydd.

Mae trafodaethau’n parhau gyda Llywodraeth Cymru ynglŷn â chefnogaeth a dyfodol y gwasanaethau bws. Roedd y Bwrdd yn awyddus i ddysgu o brofiad Transport for London mewn perthynas â rhedeg gwasanaethau bws.

Cam gweithredu: JP a VE i drafod gwasanaethau bws, yn enwedig mewn perthynas â phrofiad Transport for London.

Mae gwaith hefyd ar y gweill gyda’r Siambrau Masnach, IOD, a Chydffederasiwn Diwydiant Prydain er mwyn rhoi arweiniad i fusnesau sy'n ailagor, gyda’r nod o ddeall faint o bobl fydd yn debygol o fod yn teithio ar y trên a phryd y byddant yn debygol o ddychwelyd.

Rhoddwyd yr wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd ynglŷn â phrosiectau Llan-wern, Parcffordd Caerdydd a Caerdydd Canolog. Mae achos busnes ar gyfer Rhaglen Caerdydd Canolog yn destun adolygiad ar ôl cyflwyno cynigion diwygiedig i fodloni’r newidiadau diweddar o ran cwmpas.

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd bod cwestiwn wedi cael ei godi yn ystod y cais i’r cwmni cyfan yr wythnos hon ynglŷn ag amrywiaeth y Bwrdd. Cytunodd y Bwrdd y bydd cam gweithredu yn deillio o asesiad Effeithiolrwydd y Bwrdd ym mis Chwefror i adolygu arferion gorau yn y maes hwn yn cael ei uwchraddio i Gofnod Gweithredu’r Bwrdd.

Cam gweithredu: JM i nodi arferion gorau ar gyfer dod o hyd i gydbwysedd o ran hil ac ethnigrwydd ar Fyrddau’r cwmni, a’i gynnwys yn y trefniadau cynllunio ar gyfer olyniaeth.

Mynegodd y Bwrdd ddiolch i'r tîm ehangach am eu holl waith caled dros y mis diwethaf.

3b. Cyllid

Nododd y Bwrdd Gyfrifon Rheoli mis Mai. Y gwariant refeniw yn y mis (Mai) oedd £27.5m. Roedd £26.5m o hwn yn ymwneud â'r Rheilffyrdd ac mae'r rhan fwyaf o'r swm hwnnw'n mynd drwodd i'r ODP. Y Gwariant Cyfalaf yn y mis (Mai) oedd £11.3m, ac roedd £11m ohono’n ymwneud â'r Rheilffyrdd.

Rhoddwyd yr wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd ynghylch sawl maes gan gynnwys modelu ariannol fel rhan o’r rhaglen Dyfodol y Rheilffyrdd, archwiliad CThEM ynghylch TAW Llinellau Craidd y Cymoedd, mabwysiadu Adran 33e, cynlluniau brys bysiau a datblygu’r Adroddiad Blynyddol a datganiadau ariannol. Mae rhywfaint o wariant ychwanegol yn sgil COVID-19, yn bennaf drwy gyngor a chefnogaeth, a gellir ei wrthbwyso yn erbyn arbedion sy'n deillio o’r Cytundeb Mesurau Brys.

3c. Datganiadau ariannol

Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg ddatganiad yn argymell y canlynol i'r Bwrdd:

• gall gymeradwyo'r datganiadau ariannol ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2020;

• gall argymell bod y Prif Swyddog Gweithredol a/neu’r Prif Swyddog Cyllid yn llofnodi’r llythyr sylwadau y gofynnwyd amdano gan yr archwilwyr;

• bod y dybiaeth busnes gweithredol yn briodol wrth baratoi datganiadau ariannol TrC;

• bod y Datganiad Gwytnwch yn adlewyrchiad teg o statws presennol gwytnwch ariannol TrC; a

• bod y datgeliadau yn ymwneud â newid hinsawdd yn yr Adroddiad Blynyddol yn unol â gofynion y Tasglu ar gyfer datgeliadau ariannol yn ymwneud â’r Hinsawdd.

Derbyniodd y Bwrdd argymhellion Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg, a chymeradwyo’r datganiadau ariannol ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth .

Cafodd y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd mewn perthynas â chyhoeddi'r Adroddiad Blynyddol. Cytunwyd bod angen adolygu lluniau’r adroddiad i wneud yn siŵr eu bod yn adlewyrchu’r amgylchiadau presennol. Ar ôl adolygu a gwneud sylwadau ar y fersiwn sydd bron â bod yr un derfynol o’r Adroddiad Blynyddol, dirprwyodd y Bwrdd awdurdod i JP a HC gymeradwyo'r fersiwn derfynol. Gwnaeth y Bwrdd gyfleu ei ddiolch i bob un o’r tîm.

Cam gweithredu: JM i adolygu’r lluniau yn yr adroddiad blynyddol.

3b. Diweddariad am yr is-bwyllgorau

Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Pobl ddiweddariad o gyfarfod mis Mai. Cafodd y Bwrdd wybod y diweddaraf am ddatblygiad Bwrdd Prosiectau Mawr fel is-bwyllgor y Bwrdd, gyda’r disgwyliad y bydd cylch gorchwyl drafft yn cael ei gyflwyno gerbron cyfarfod nesaf y Bwrdd ac i’r is-bwyllgor ddechrau ym mis Medi 2020.

3e. Y Bwrdd Llywio

Rhoddodd y Cadeirydd yr wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd ynglŷn â chyfarfod diweddaraf y Bwrdd Llywio anffurfiol a fu'n trafod y Rhaglen Dyfodol y Rheilffyrdd, gwasanaethau bws, dangosyddion perfformiad allweddol, a chynigion llywodraethu’r Bwrdd Llywio.

4. Unrhyw fater arall

Dim.

Gadawodd AB y cyfarfod ac ymddiheuro ar gyfer sesiwn y prynhawn.

 

Ymunodd GM, LB, LR, AC, KG, DOL, DW a GO â’r cyfarfod.

Gofynnodd y Bwrdd i gyfleu ei ddiolch i’r holl dimau am eu gwaith caled dros y mis diwethaf ac i sicrhau y rhoddir blaenoriaeth i lesiant staff.

5a. Rhaglen Dyfodol y Rheilffyrdd

Cafodd y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith ar y Rhaglen Dyfodol y Rheilffyrdd sy’n edrych ar sut i redeg gwasanaethau rheilffyrdd yn effeithiol pan ddaw'r Cytundeb Mesurau Brys i ben. Dechreuodd y rhaglen dair wythnos yn ôl ac mae iddi dair prif ffrwd waith – rhwymedigaethau gwasanaethu a chyflenwi; trawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd a rheoli seilwaith; a llywodraethu, trefn a chyllid; ynghyd â thair is-ffrwd waith sy'n ymdrin â modelu cyllid, rheolaeth ac IMLR/WOLR, ac opsiynau cytundebol. Mae gan bob ffrwd waith noddwr Gweithredol ac maen nhw’n cwrdd o leiaf unwaith yr wythnos. Penodwyd Rheolwr Rhaglen i ddod â'r rhaglen at ei gilydd.

Pwysleisiwyd bod y rhaglen wedi’i hadeiladu o amgylch datblygu senarios a’i fod yn anodd cynnwys unrhyw sicrwydd yn hynny o beth am ein bod yn dal i fod yng nghanol COVID-19. Cytunodd y Bwrdd fod angen cadw cymaint o opsiynau'n agored â phosibl a bod angen eu harchwilio drwy lensys gwahanol fel goblygiadau gwleidyddol, cwsmer a pholisi ehangach a chyd-fynd â gweledigaeth, pwrpas ac amcanion TrC, gyda’r egwyddor gyffredinol o sicrhau gwerth am arian a chanolbwyntio ar y cwsmer ym mhob opsiwn a nodwyd.

Mae trafodaethau'n cael eu cynnal bob wythnos gyda Llywodraeth Cymru ac er mwyn rhoi gwybod i’r Bwrdd am ddatblygiadau cytunwyd i gynnal cyfarfod interim o’r Bwrdd ar ddechrau mis Gorffennaf.

5b. Achos busnes Ceblau Ffeibr Llinellau Craidd y Cymoedd

Trafododd y Bwrdd y cysyniad o ddarparu seilwaith ffeibr sydd ar gael i’r farchnad gan ddefnyddio’r rhwydwaith sy'n angenrheidiol ar gyfer rhedeg Llinellau Craidd y Cymoedd. Gallai’r rhwydwaith masnachol gynnig darpariaeth rhyngrwyd cyflym ledled Llinellau Craidd y Cymoedd i gartrefi a busnesau gerllaw a chynhyrchu refeniw i TrC. Hysbyswyd y Bwrdd ynghylch buddsoddiad cyfalaf posibl gan Brifddinas-Ranbarth Caerdydd a thrafodwyd y costau gweithredu a’r cyfnodau talu’n ôl.

5c. Diweddariad ar y Cynllun Busnes pum mlynedd

Adolygodd y Bwrdd Weledigaeth, Pwrpas, Gwerthoedd ac Amcanion Strategol, a blaenoriaethau corfforaethol y cwmni yng nghyd-destun sefyllfa COVID-19 a chytunwyd y byddant yn aros yn ddilys ac yn berthnasol.

5d. Diweddariad ar raglen FIT

Cafodd y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf ar raglen FIT. Mae trafodaethau manwl gyda Llywodraeth Cymru yn mynd rhagddynt ynghylch gwasanaethau bws, a disgwylir i’r pwerau gael eu trosglwyddo yn ddiweddarach eleni. Bydd awyrennau a theithio llesol yn dilyn yn nes ymlaen, ond mae Llywodraeth Cymru wedi atal trosglwyddo'r pwerau Rhwydwaith Ffordd Strategol am y tro.

5f. Cofrestr risgiau TrC

Gwnaeth y Bwrdd adolygu a chytuno ar y newidiadau allweddol i’r Gofrestr Risgiau Strategol. Mae’n fwy tebygol y collir cyllid yr ERDF yn sgil y diffyg sicrwydd o amgylch estyniad posibl i’r dyddiad gwariant diweddaraf sef mis Mehefin 2023. Mae risg ynghylch y Rhaglen FIT a chamddealltwriaeth o ran risgiau / atebolrwyddau yn cael eu trosglwyddo yn fwy tebygol byth yn sgil yr eglurder cyfyngedig mewn perthynas â'r dyddiad trosglwyddo newydd a'r swyddogaethau. Mae’r risg yn gysylltiedig â Feirws COVID 19 yn dychwelyd wedi gostwng yn sgil cyfforddusrwydd uwch ynglŷn â'r mesurau lliniaru a’n gallu i ymateb. Mae risg o ran newid polisi Llywodraeth Cymru wedi’i ddileu fel Risg Strategol a’i roi ar y Gofrestr Risgiau Gweithredol i’w fonitro. Mae risg i’r Rhaglen Dyfodol y Rheilffyrdd fethu wedi’i ychwanegu fel risg newydd i adlewyrchu'r rhaglen waith allweddol hon.

Roedd y Bwrdd hefyd wedi adolygu Proffil Risg Canlyniadau COVID-19. Mae’n llai tebygol y bydd oedi o ran symud personél TrC a Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC i Bontypridd o ganlyniad i hyder uwch ynghylch cwblhau’r cyfleuster ar amser. Mae’r parodrwydd i drosglwyddo swyddogaethau o LlC o ganlyniad i COVID-19 yn benodol i risg sy'n ymwneud â swyddogaethau busnes ac mae wedi’i symud i’r Gofrestr Risgiau Gweithredol i’w fonitro.

5g. Yr wybodaeth ddiweddaraf am brosiectau caffael a chyfranddaliadau

Caiff y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf am gaffael PTI Cymru fis nesaf.

5h. Cynnydd yn erbyn cerrig milltir

Adolygodd y Bwrdd adnoddau tracio cerrig milltir corfforaethol a rhaglenni, a chynnydd o ran datblygu Swyddfa Rheoli'r Rhaglen.

5i. Dyletswydd economaidd-gymdeithasol

Derbyniodd y Bwrdd argymhelliad y dylai TrC gymryd camau i sicrhau eu bod yn barod i gwrdd â'r gofynion o ran dechrau’r Ddyletswydd Economaidd-Gymdeithasol yn yr Hydref 2020.

5k. Cyfathrebu

Adolygodd y Bwrdd yr adroddiad Cyfathrebu. Polisi sydd wedi gyrru’r negeseuon i gwsmeriaid bron yn gyfan gwbl yn ddiweddar.

5j. Edrych ymlaen ar seilwaith

Nododd y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf am broffil gwariant trawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd dros y chwe mis nesaf.

Rhoddodd y Cadeirydd grynodeb o’r cyfarfod a diolch i bawb am fod yn bresennol.

Dyddiad y cyfarfod nesaf (interim) - 6 Gorffennaf 2020.