Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 19 Gorffennaf 2018

09:00 — 14:00; 19 Gorffennaf 2018

Swyddfa Llywodraeth Cymru, Cyffordd Llandudno

Yn bresennol:

Nick Gregg (NED a Chadeirydd) (NG)                                                       James Price (PW) (JP)
Martin Dorchester (NED) (MD)                                                                   Alison Noon-Jones (NED) (ANJ)
Nikki Kemmery (NED) (NK)                                                                          Kathryn Harries (Ysgrifenyddiaeth) (KH)

Roedd yr arsyllwyr canlynol yn bresennol o Lywodraeth Cymru ar gyfer Rhan A a
Rhan C o'r cyfarfod:
Simon Jones (Arsyllwr LIC) (SJ)                                                                 Jenny Lewis (Arsyllwr LIC) (JL)

Roedd y mynychwyr canlynol o Trafnidiaeth Cymru yn bresennol ar gyfer eitemau
penodol o'r agenda:
Geoff Ogden (Gw) (GO)                                                                               Jeff Collins (Gw) (JC)

 

Ymddiheuriadau:

Heather Clash (TrC) (HC)                                                                             Sarah Howells (NED) (SH)

Hysbysiad a Chworwm

1. Gan  fod  Cworwm  yn  bresennol  agorwyd  y  cyfarfod  gan  y  Cadeirydd. Cadarnhaodd  y Cadeirydd  bod  hysbysiad  o'r cyfarfod  wedi'i  roi  i  bob Cyfarwyddwr a oedd yn gymwys i dderbyn hysbysiad o'r fath.

 

Ymddiheuriadau

2.  Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan Heather Clash a Sarah Howells. Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau pellach.

 

Gwrthdaro Buddiannau

3. Gofynnodd y Cadeirydd a oedd gan unrhyw un wrthdaro buddiannau i'w ddatgan. Ni chafwyd yr un datganiad o wrthdaro buddiannau diwygiedig na newydd.

 

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

4. Adotygodd y Bwrdd gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Gorffennaf 2018. Gofynnodd y Cadeirydd a oedd unrhyw gynnydd wedi'i wneud mewn perthynas air camau gweithredu a oedd yn parhau. Cafwyd diweddariadau gan aelodau'r Bwrdd a chytunwyd y gellid cau nifer o'r camau gweithredu.

 

Materion i'w Hystyried

5. Cyfeiriodd y Cadeirydd at eitemau o'r agenda a gyfiwynwyd ar gyfer y cyfarfod presennol:

 

Eitem 2: lechyd a Diogelwch

Eitem 2a: Achlysur Diogelwch

Eglurodd JP mai diben yr eitem hon ar yr agenda yw sicrhau bod diogelwch yn flaenoriaeth. Trafododd y Bwrdd ddigwyddiad angheuol a oedd wedi digwydd ar bont rheilffordd yn Ne-ddwyrain Cymru. Trafododd y Bwrdd ddiogelwch ar safleoedd gan nodi pwysigrwydd gweithredu a dilyn gweithdrefnau diogelwch. Cododd NG ddigwyddiad diweddar Ile'r oedd cwmni wedi derbyn dirwy fawr am beidio a chyflawni goruchwyliaeth iechyd briodol ar eu gweithwyr cyflogedig. Pwysleisiodd NG fod angen canolbwyntio ar iechyd yn ogystal a diogelwch.

Cytunwyd y byddai NK yn gweithio gyda Gareth Morgan er mwyn sicrhau bad proses ar waith i wneud y Bwrdd yn ymwybodol o unrhyw achosion yn ymwneud ag iechyd a diogelwch. Hefyd nodwyd bod angen i fecanweithiau adrodd ar iechyd a diogelwch fod ar waith erbyn 14 Hydref 2018.

Cam gweithredu: JC a Gareth Morgan i sicrhau bod mecanweithiau adrodd ar iechyd a diogelwch ar waith erbyn 14 Hydref 2018.

 

Eitem 2b: Perfformiad a Mesur lechyd a Diogelwch

Eglurodd JP ddiben yr eitem hon, a gaiff ei defnyddio i adrodd ar y matrics diogelwch o Hydref 2018 ymlaen.

 

Eitem 2c: Adolygiad o Ddigwyddiadau Mawr/Achosion Bran a Digwydd

Eglurodd NG y defnyddir yr eitem hon i adrodd am unrhyw ddigwyddiadau mawr neu achosion a fu bran a digwydd pan roddir y gwasanaeth rheilffordd ar waith. Dywedodd NK y dylai TrC nodi problemau cyn iddyn nhw droi yn achosion bron a digwydd. Ychwanegodd MD y dylai TrC gael diwylliant o adrodd ynghylch iechyd a diogelwch. Dywedodd NG y bydd y Pwyllgor lechyd a Diogelwch yn adolygu agweddau gweithredol iechyd a diogelwch yn fanylach pan roddir y gwasanaeth rheilffordd ar waith a bydd yn darparu diweddariadau ar gyfer y Bwrdd.

 

Eitem 3: Diweddariadau Strategol/Datblygu

Eitem 3a: Adroddiad y Prif Weithredwr (PW)

Rhoddodd JP ddiweddariad ar Adroddiad y PW gan hysbysu'r Bwrdd iddo gwrdd a BBC Radio Wales ar 18 Gorffennaf 2018 i drafod Gwasanaeth Rheilffordd Cymru a'r Gororau a'r Metro. Hefyd, dywedodd JP y byddai'r Partner Gweithredol a Datblygu yn cael ei gyfeirio at dim Gwasanaethau Rheilffordd Trafnidiaeth Cymru. Cafwyd diweddariad gan JP ar nifer o newidiadau ymhlith y staff. Dywedodd NG y bydd y Pwyllgor Pobl yn adolygu materion AD yn fanylach ac yn darparu diweddariadau yn gyson i'r Bwrdd.

 

Trafododd y Bwrdd drefniadau pensiwn y cwmni a'r opsiwn posibl i TrC ddod yn gorff derbyniedig o Brif Gynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil (PCSPS). Dywedodd JL y cafwyd cadarnhad o Swyddfa'r Cabinet y gall TrC ddod yn gorff derbyniedig o'r PCSPS. Cadarnhaodd JL mai dyddiad arfaethedig trosglwyddo'r swyddogaeth reilffordd o Lywodraeth Cymru i TrC yw 29 Hydref 2018. Cytunwyd bod angen mwy a wybodaeth am risgiau a goblygiadau TrC yn dod yn gorff derbyniedig o'r PCSPS er mwyn galluogi`r Bwrdd i ddod i benderfyniad ar y mater hwn.

Cam Gweithredu: HC i arwain y gwaith o ddatblygu papur i'r Bwrdd ar y risgiau a'r goblygiadau o gael TrC yn dod yn gorff derbyniedig o'r PCSPS.

 

Cafwyd diweddariad gan JP ar wasanaeth rheilffordd Cymru a'r Gororau. Trafododd y Bwrdd y ddarpariaeth o gerbydau, yn cynnwys yr effaith bosibl pe na bai'r 769 o gerbydau ar gael ar y dyddiad disgwyliedig.

 

Cafwyd diweddariad gan JP ar gyllid, Nododd JL amheuon ynghylch y rhagolygon presennol yn erbyn y gyllideb ar gyfer 2018/19. Nodwyd bod HC wrthi'n adolygu'r rhagolygon. Dywedodd NG y bydd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn adolygu'r materion ariannol yn fanylach ac yn darparu diweddariadau cyson i'r Bwrdd. Cytunwyd y bydder rhagolygon diwygiedig yn cael eu trafod gan y Bwrdd yn y cyfarfod nesaf ar 20 Medi 2018.

Cam Gweithredu: HC i adolygu'r rhagolygon a darparu diweddariad i'r Bwrdd ar 20 Medi 2018.

 

Gofynnodd NG am ddiweddariad ar ddarparu Llythyr Cylch Gorchwyl diwygiedig i TrC. Dywedodd JL y byddai rhagolygon cywir yn ofynnol i alluogi Llywodraeth Cymru i ddarparu Llythyr Cylch Gorchwyl diwygiedig i TrC.

 

Eitem 3b: Cyllid

Trafodwyd yr eitem hon yn eitem 3a.

 

Eitem 3c: Ymlyniad /Perfformiad Llvwodraethu

Cadarnhaodd JP foci yr archwiliadau gofynnol wedi'u cwblhau. Trafododd y Bwrdd yr adnoddau oedd ar gael yn Trafnidiaeth Cymru i reoli'r broses archwilio.

 

Eitem 3d: Strategaeth a Svstemau TGCh

Cafwyd diweddariad gan JP ar ddatblygiad strategaeth a systemau TGCh y cwmni. Trafododd y Bwrdd faterion perchnogaeth a'r gwaith o drin amrywiol ddata, a'r ymrwymiadau sy'n gysylltiedig a'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data. Nodwyd y byddai'n rhaid sicrhau cydymffurfiaeth a'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data mewn perthynas a data cwsmeriaid. Trafodwyd opsiynau gwahanol systemau ar gyfer rheoli'r data hyn. Mae'r Bwrdd yn nodi bad Microsoft Dynamics yn cael ei ystyried fel opsiwn. Cytunwyd y byddai rhagor o wybodaeth yn cael ei ddarparu i'r Bwrdd mewn perthynas air opsiynau system posibl.

Cam Gweithredu: GO i sicrhau bad diweddariad yn cael ei ddarparu i'r Bwrdd ar opsiynau'r systemau TG, yn cynnwys rhagor o wybodaeth am y risgiau a'r goblygiadau o fabwysiadu Microsoft Dynamics.

 

Eitem 3e: Materion Strategol ar gofer Cyfarfodvdd Bwrdd vn v Dyfodol

Gofynnodd NG i aelodau'r Bwrdd am unrhyw faterion strategol peliach y dylid eu cynnwys ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd yn y dyfodol. Nid ychwanegwyd unrhyw faterion pellach ar yr adeg hon.

 

Eitem 3f: Llythyr Cylch Gwaith / Cynilun Busnes

Ni chafwyd trafodaeth bellach mewn perthynas a'r Llythyr Cylch Gwaith a'r Cynllun Busnes.

 

Eitem 3g: Erthvglau Cvmdeithasu / Cytundeb Fframwaith

Trafododd y Bwrdd y cynnydd a wnaed ar adolygiad yr Erthyglau Cymdeithasu a'r Cytundeb (Fframwaith) Rheoli, Gofynnodd NG a fyddai adolygiad o'r Cytundeb (Fframwaith) Rheoli yn cael effaith ar y gwaith o drosglwyddo swyddogaethau arfaethedig o Lywodraeth Cymru i Trafnidiaeth Cymru. Cadarnhaodd JL na fyddai adolygiad y Cytundeb (Fframwaith) Rheoli yn cael effaith ar y gwaith o drosglwyddo swyddogaethau arfaethedig o Lywodraeth Cymru i Trafnidiaeth Cymru.

 

Cafwyd diweddariad gan SJ ar y gwaith o drosglwyddo swyddogaethau arfaethedig o Lywodraeth Cymru i Trafnidiaeth Cymru. Gofynnodd NG am ddarparu rhagor o wybodaeth i'r Bwrdd am y trosglwyddiadau arfaethedig, yn enwedig mewn perthynas a throsglwyddiad arfaethedig y swyddogaeth rheilffordd ar 29 Hydref 2018.

Cam Gweithredu: KH i ychwanegu'r trosglwyddiad swyddogaethau arfaethedig o Lywodraeth Cymru i Trafnidiaeth Cymru at agenda'r cyfarfod ar 20 Medi 2018.

 

Dywedodd NG y bydd Trafnidiaeth Cymru yn penodi Cyfarwyddwr AD i arwain ar faterion yn ymwneud a phobl, yn cynnwys unrhyw drosglwyddiadau i mewn i'r cwmni.

 

Eitem 4: Unrhyw Pater AraII

Eitem 4a: Sefvdlu Pwvllgorau

Trafodwyd yr eitem hon yn ystod eitemau eraill o'r agenda.

 

Hysbysodd JL y Bwrdd foci Llywodraeth Cymru wadi ymestyn penodiad NG fel Cadeirydd Dros Dro Bwrdd Trafnidiaeth Cymru tan Ionawr 2019, tan y bydd y broses recriwtio i benodi Cadeirydd Bwrdd Trafnidiaeth Cymru wedi'i chwblhau.

 

Gadawodd SJ a JL y cyfarfod.

Eitem 1: Materion AD Cyfrinachol

Mae'r eitem agenda hon wedi'i chofnodi ar wahan.

 

Eitem 2: Perfformiad y Bwrdd a'r Uwch Dim

Mae'r eitem agenda hon wedi'i chofnodi ar wahan. Daeth y Cadeirydd chyfarfod y Bwrdd i ben yn ffurfiol.

Ymunodd SJ, JL, GO, a JC a'r cyfarfod. Agorodd y Cadeirydd y Sesiwn Agored gan groesawu'r mynychwyr i'r cyfarfod.

 

Eitem 1: Dod yn Weithredol

Eitem 1a: Gwaith Paratoi Trafnidiaeth Cymru

Cyfeiriodd GO at y papur ar gyfer yr eitem hon o'r agenda gan egluro'r Ilinell amser i Trafnidiaeth Cymru ddod yn weithredol fel cwmni. Hysbysodd GO y Bwrdd am y Camau Gweithredu sydd ar droed i sicrhau bod gan Trafnidiaeth Cymru'r adnoddau gofynnol yn eu Ile i ddarparu'r hyn sy'n ofynnol. Trafododd y Bwrdd y Camau Gweithredu sy'n hanfodol ar gyfer 14 Hydref 2018, yn cynnwys systemau a phrosesau ariannol, y systemau a'r strategaeth TGCh, a throsgiwyddiad arfaethedig y swyddogaeth reilffordd o Lywodraeth Cymru i Trafnidiaeth Cymru ar 29 Hydref 2018.

 

Eitem 1b: Gwasanaethau Rheilffordd yn Dod vn Weithredol

Cafwyd diweddariad gan JC ar y gwaith o ddod a'r gwasanaethau rheiiffordd yn weithredol. Eglurodd JC y camau gweithredu sydd ar droed i sicrhau bad y contract newydd ar gyfer Gwasanaeth Rheilffordd Cymru a'r Gororau a'r Metro yn cael eu paratoi'n effeithiol. Cyfeiriodd JC at y papur ar gyfer yr eitem hon gan bwysleisier prif risgiau i'r Bwrdd. Trafododd y Bwrdd y prif risgiau, yn cynnwys darparu cerbydau, Cytunwyd y byddid yn darparu diweddariad pellach yn y cyfarfod nesaf.

Cam Gweithredu: AC i rol diweddariad pellach ar y gwaith o ddod a'r gwasanaethau rheilffordd yn weithredol yn y cyfarfod ar 20 Medi 2018.

 

Eitem 1c: Adnoddau

Cafwyd diweddariad gan KH ar adnoddau ac eglurodd gan gyfeirio at y papur ar gyfer yr eitem hon, y bwriad i wneud tri phenodiad ar lefel uwch. Cytunwyd y byddai cyflogau Trafnidiaeth Cymru yn cael eu hadolygu gan y Pwyllgor Pobl. Cymeradwyodd y Bwrdd y penodiadau y cyfeiriwyd atynt yn y papur ar gyfer yr Eitem hon o'r agenda.

 

Eitem 1d: Cyfathrebu a Gwasanaethau Cwsmeriaid

Trafodir yr eitem hon yn y cyfarfod nesaf.

 

Eitem 1e: Cvnnvdd yn erbyn Cerrig Milltir ac Eitem if: Risgiau Allweddol a
Chamau Lliniaru

Nododd y Bwrdd y papurau ar gyfer yr eitemau hyn o'r agenda gan gytuno bad y manylion wedi'u trafod yn eitemau 1a ac 1b.

 

Eitem 1g: Strategaeth Lleoliad

Cafwyd diweddariad gan JP ar ddatblygiad strategaeth Ileoliad y cwmni. Nododd y Bwrdd na fyddai'r swyddfa newydd ym Mhontypridd ar gael tan 2020. Trafododd y Bwrdd yr opsiynau o ddarparu swyddfa dros dro ar gyfer Trafnidiaeth Cymru yn Ne-ddwyrain Cymru. Ar 61 adolygu'r gwahanol opsiynau, rhoddodd y Bwrdd gymeradwyaeth i'r cwmni brydlesu Ilawr ychwanegol yn Nhy South Gate.

 

Eitem 2: Unrhyw Fater Arall

Eitem 2a: Cvnllun Pensiwn

Trafodwyd yr eitem hon yn eitem 3a.

 

Eitem 2b: Caffael Contractwr Cyfleusterau Rheilffordd Llanwern

Rhoddwyd diweddariad gan JC ar Gaffael Contractwr Cyfleusterau Rheilffordd Llanwern. Adolygodd y Bwrdd y papur a gyfiwynwyd ar gyfer yr eitem hon o'r agenda a chymeradwyo:

a) yr argymhelliad i archwilio'r opsiwn ar gyfer y prif gontractwr i fod yn gyfrifol am gynnal y MESL am hyd at 5 mlynedd ar olcwblhau; gellir archwilio hyn trwy gaffaeliad y prif gontractwr a bydd yn galluogi Trafnidiaeth Cymru i ystyried yr opsiynau sydd ar gael;

b) dechrau'r broses gaffael hon (gweithgarwch gwerth dros £5 miliwn).

 

Eitem 2c: Strategaeth Gwasanaethau Ymgynghori Peirianyddol

Cafwyd diweddariad gan GO ar y Strategaeth Gwasanaethau Ymgynghori Peirianyddol (ECS). Adolygodd y Bwrdd y papur a gyfiwynwyd ar gyfer yr eitem hon o'r agenda a chymeradwyo'r strategaeth gaffael arfaethedig i gefnogi dechrau'r broses gaffael.

 

Eitem 3: Dyddiad y Cyfarfod Nesaf

Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer 20 Medi 2018. Diolchodd y Cadeirydd i bawb am fynychu a daeth air cyfarfod i ben.