Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 19 Mawrth 2020

10:00 – 16:30; 19 Mawrth 2020

Clive House, Bradford Place, Penarth

O ganlyniad i Covid-19, cynhaliwyd y cyfarfod ar ffurf cynhadledd fideo/sain.

Scott Waddington (SW) (Cadeirydd); James Price (JP); Heather Clash (HC); Sarah Howells (SH); Alison Noon-Jones (ANJ); Alun Bowen (AB); Vernon Everitt (VE); Natalie Feeley (eitemau 1-3b); a Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth).

Sesiwn diweddariad gweithredol (eitem 5): Geoff Ogden (GO); David O’Leary (DOL); Lewis Brencher (LB); Gareth Morgan (GM); Lisa Yates (LY); Alexia Course (AC); Karl Gilmore (KG); a Kemi Adenubi (KA) (eitem 5h).

1a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Nicola Kemmery (NK)

1b. Hysbysiad ynghylch Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, rhoddodd y Cadeirydd groeso i bawb i’r cyfarfod a datgan bod y cyfarfod ar agor.

1c. Gwrthdaro rhwng Buddiannau

Dim wedi’i ddatgan.

1d. Cofnodion a Chamau Gweithredu o’r Cyfarfod Blaenorol

Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 20 Chwefror 2020 yn gofnod gwir a chywir. Cafodd y bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd mewn perthynas â sawl cam gweithredu o’r cyfarfod blaenorol.

2a. Sylw i Ddiogelwch

Trafododd y Bwrdd faterion sy'n ymwneud â COVID-19, y gofynion o ran gweithio o gartref, a'r angen i fonitro iechyd meddwl aelodau o staff. Rhannodd y Bwrdd syniadau ar sut gall staff barhau i gyfathrebu â'i gilydd, gwneud yn siŵr nad yw staff yn gorweithio, a bod yn gefnogol o staff gyda phlant sy'n gweithio o gartref dros yr wythnosau nesaf.

2b. Sylw i Gwsmeriaid

Cafodd y Bwrdd wybod bod aelod o'r staff tocynnau/giatiau wedi cael ei weld yn darparu gwasanaeth ardderchog i gwsmeriaid yn ystod y storm ddiwethaf. Roedd wedi gofyn i'r holl gwsmeriaid ble roedden nhw'n mynd ac a fyddai'n gallu helpu mewn unrhyw ffordd. Cytunodd y Bwrdd y byddai'n syniad da dod o hyd i staff sy'n perfformio'n dda, eu canmol a lledaenu eu hymarfer da.

2c. Perfformiad diogelwch

Canolbwyntiodd y Bwrdd ar yr ymateb i COVID-19. Mae grwpiau cydlynu tactegol wedi cael eu sefydlu ar gyfer TrC a Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC, ac o ran aelodau staff TrC, mae pawb bron yn gweithio o gartref nawr, gyda phroses adrodd ar waith i'r rheini sy'n hunanynysu. Rydym yn cael adroddiadau rheolaidd gan Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC. Dim ond rolau diogelwch hanfodol y mae Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC yn eu defnyddio. Mae'r broses lanhau ar drenau'n fwy trylwyr; mae canllawiau'n cael eu rhoi i deithwyr; ac nid yw arian parod yn cael ei dderbyn ar gyfer unrhyw drafodiad. Mae'r Uwch Dîm Arwain yn cymryd rhan mewn galwadau ddwywaith y dydd i fonitro'r sefyllfa.

O ran perfformiad, ar 5 Mawrth 2020 cafodd Keolis Amey Hysbysiad Gwella gan Swyddfa Rheoleiddio'r Rheilffyrdd mewn cysylltiad â digwyddiad mawr yn cynnwys cwsmer. Mae Keolis Amey wedi llunio cynllun gweithredu drafft mewn ymateb i'r digwyddiad.

Yn y cyfnod blaenorol adroddodd Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC bum damwain yn cynnwys cwsmeriaid ac un anaf y mae'n rhaid ei adrodd o dan y Rheoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau neu Ddigwyddiadau Peryglus (RIDDOR). Cafodd dau achos o Basio Signal yn Beryglus (SPAD) Categori 2 eu hadrodd hefyd, ond nid adroddwyd unrhyw ddifrod neu anaf. Mae'r ymosodiadau ar staff wedi lleihau ac mae cydberthyniad rhwng hynny a defnyddio camerâu corff. Roedd nifer y digwyddiadau ar groesfannau rheilffordd ar ei isaf ers dros 15 cyfnod. Roedd pob digwyddiad yn y cyfnod yn rhai annifrifol.

3a. Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Yn ystod tair wythnos gyntaf y cyfnod roedd cynnydd sylweddol wedi'i wneud ar nifer o faterion, gan gynnwys y safbwynt ar refeniw Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC, y sefyllfa well o ran y trenau Class 769, a'r rhaglen Trafnidiaeth Integredig ar gyfer y Dyfodol (FIT). Roedd perfformiad Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC hefyd wedi gwella, yn ogystal â'r cynnydd a wnaed ar ddatblygu'r fasnachfraint yng nghyd-destun yr argyfwng newid hinsawdd a'r penderfyniad ynghylch yr M4. Fodd bynnag, ymateb i COVID-19 oedd wedi cymryd yr awenau yr wythnos ddiwethaf.

Cafodd y Bwrdd wybod fod y rhaglen FIT ar y trywydd iawn, ond bod Llywodraeth Cymru yn debygol o'i hoedi.

Mae trosglwyddo asedau Llinellau Craidd y Cymoedd o Network Rail i TrC yn dal wedi'i gynllunio ar gyfer 28 Mawrth. Mynegodd y Cadeirydd ei ddiolch ar ran y Bwrdd i dîm trosglwyddo Llinellau Craidd y Cymoedd.

Mae'r gwaith o drawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd yn barod i ddechrau'n llawn, ond mae angen gwneud rhagor o waith ar rai mân-faterion sy'n ymwneud ag integreiddio. Mae adolygiad allanol wedi datgan bod amcanion clir iawn i'r prosiect, ond mae angen rheoli prinder staff mewn meysydd allweddol a gwneud yn siŵr bod y rhaglen yn cydfynd â materion gweithredol.

Mae cynnydd da wedi'i wneud o ran rhoi'r trenau Class 769 ar waith. Mae gan y gadwyn gyflenwi reolwyr prosiect ar y cyd bellach, ac mae'n debygol y bydd rhai o'r unedau ar gael ar gyfer amserlen mis Mai.

Mae'r amgylchedd mae TrC yn gweithredu ynddo wedi newid yn sylweddol dros yr wythnos ddiwethaf o ganlyniad i COVID-19. Bydd goblygiadau ariannol i'r gweithredwr ar unwaith, gyda ffigurau heddiw yn dangos bod y refeniw wedi gostwng 73%. Darparu gwasanaethau i weithwyr hanfodol yw'r flaenoriaeth.

3b. Cyllid

Nododd y Bwrdd gyfrifon rheoli mis Chwefror a chafodd ei atgoffa nad oedd COVID-19 wedi effeithio arnynt.

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am raglen waith gyfredol y Tîm Cyllid. Rydym wedi cael cadarnhad y bydd yn rhaid talu treth trafodiadau tir ar drosglwyddo asedau Llinellau Craidd y Cymoedd.

Y Gwariant ar Adnoddau yn y mis (Chwefror) oedd £16.8 miliwn. Roedd £15.8 miliwn o hwn yn ymwneud â'r rheilffyrdd ac mae'r rhan fwyaf o'r swm hwnnw'n mynd drwodd i'r Partner Gweithredu a Datblygu. Y gwariant cyfalaf yn y mis (Chwefror) oedd £9.9m, ac roedd 97% ohono’n ymwneud â'r rheilffyrdd. Roedd y Fantolen ar ddiwedd mis Chwefror yn dangos asedau net gwerth £0.7 miliwn.

Cymeradwyodd y Bwrdd bapur yn argymell trefniadau atwrneiaeth corfforaethol os na fydd Prif Weithredwr a/neu Brif Swyddog Ariannol TrC ar gael pan fydd angen llofnodi dogfennau cyfreithiol.

3c. Diweddariad am yr is-bwyllgorau

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am y Pwyllgor Archwilio a Risg diwethaf. Roedd y Pwyllgor wedi cytuno ar bapur sy'n cadarnhau, yn natganiadau ariannol TrC ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2020, y bydd y pryniant o Linellau Craidd y Cymoedd yn cael ei drin fel ased ar sail y gost, h.y. y £470 miliwn sy'n cael ei dalu. Cymeradwyodd y Pwyllgor gynllun archwilio mewnol 2020/21 a chynllun dangosol 2021/22 hefyd. Bydd safbwynt ar ddiwylliant TrC yn cael ei gynnwys mewn adroddiadau archwilio mewnol yn y dyfodol.

Cafodd y Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu y wybodaeth ddiweddaraf am deithio integredig. Bydd angen i'r Bwrdd ystyried hyn yn y dyfodol. Mae'r Panel Cynghori cyntaf, a oedd i fod i gael ei gynnal yr wythnos hon, wedi cael ei ganslo.

Roedd y Pwyllgor Pobl wedi cyfarfod yn ddiweddar i adolygu'r aelodaeth, a chytunodd i benodi cynrychiolydd staff i'r Pwyllgor.

3d. Yr wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Llywio

Trafodwyd y rhan fwyaf o eitemau'r cyfarfod hwn yng nghyfarfod diweddaraf y Bwrdd Llywio. Pwysleisiwyd yn y cyfarfod hwnnw bod y gwaith ar drosglwyddo swyddogaethau strategol y rhwydwaith ffyrdd o Lywodraeth Cymru i TrC angen dechrau bedwar i chwe mis cyn y trosglwyddiad.

4. Unrhyw Fater Arall

Dim.

Ymunodd LB, AC, KG, DOL, GM a GO â’r cyfarfod drwy alwad cynhadledd.

5a. Diweddariad gweithredol

Trafododd y Bwrdd effaith COVID-19 a'r ymateb iddo, a'r effaith ar holl weithrediadau'r gwasanaethau rheilffyrdd, ar refeniw'r gwasanaethau rheilffyrdd, ac ar y gwaith o drawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd. Mae trafodaethau wedi cael eu cynnal â Llywodraeth Cymru a Keolis Amey, oll yng nghyd-destun sefyllfa fyw sy'n datblygu, gyda'r nod o sicrhau sefydlogrwydd a sicrwydd. Roedd Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC wedi cytuno i redeg 'Sunday Service plus' o ddydd Llun 23 Mawrth ymlaen.

Trafododd y Bwrdd bapur yn nodi asesiad o effaith COVID-19 ar y gwaith o drawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd. Roedd y Bwrdd wedi nodi a thrafod y mesurau lliniaru mewn cysylltiad ag amrywiaeth o risgiau a allai oedi'r gwaith.

5b. Cyfathrebu

Mae canfyddiadau o'r brand yn dal yn isel, er gwaethaf y gwaith rhagweithiol. Roedd rhaid delio â nifer sylweddol o ymholiadau dros y cyfnod diwethaf o ganlyniad i'r digwyddiadau llifogydd diweddar. Mae'r sylw yn y cyfryngau wedi bod yn gadarnhaol yn bennaf o ganlyniad i straeon am ddefnyddio camerâu corff, llofnodi Cyfamod y Lluoedd Arfog, a'r ymateb i'r digwyddiadau llifogydd diweddar.

5c. Trawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd – Hysbysiad i Barhau

Trafododd y Bwrdd bapur yn ceisio cymeradwyaeth i TrC gyhoeddi Hysbysiad i Barhau ar gyfer dechrau'r gwaith o drawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd, fel y manylir yn y Cytundeb Grant. Roedd y papur yn seiliedig ar adroddiad statws, y pris targed terfynol a'r eitemau risg mawr sy'n hysbys. Byddai hysbysiad i barhau yn rhoi cymeradwyaeth i TrC fwrw ymlaen i gamau dylunio a rheoli manwl y contract. Cymeradwyodd y Bwrdd yr hysbysiad yn amodol ar gadarnhad nad oedd Llywodraeth Cymru wedi datgan na allai TrC barhau.

Cam gweithredu: JM/KG i gadarnhau bod Llywodraeth Cymru wedi rhoi hysbysiad i barhau i TrC ar gyfer trawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd

5d. Edrych ymlaen at chwe mis nesaf contract Trawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd

Nododd y Bwrdd bapur yn nodi'r chwe mis nesaf o ran y gwariant ar drawsnewid Llinellau Craidd y Cymoedd, a chytuno nad oedd rhaid rhoi hysbysiadau pellach oni bai fod newidiadau sylweddol wedi digwydd.

5e. Masnacheiddio Ceblau Ffeibr Llinellau Craidd y Cymoedd

Trafododd y Bwrdd bapur yn nodi'r dewisiadau ar gyfer darparu ceblau ffeibr ar draws rhwydwaith Llinellau Craidd y Cymoedd gan ddefnyddio ceblau ffeibr 432 i sicrhau buddion gweithredol a masnachol, drwy werthu capasiti ffeibr i'r farchnad; a buddion economaidd-gymdeithasol i'r ardaloedd mae Llinellau Craidd y Cymoedd yn eu gwasanaethu. Mae Bargen Ddinesig Prifddinas-Ranbarth Caerdydd wedi cytuno i fuddsoddi £8.5m yn y prosiect. Cytunodd y Bwrdd ar argymhellion canlynol y papur: (a) cytuno mewn egwyddor bod TrC yn mynd ar drywydd buddsoddiad gan Fargen Ddinesig Prifddinas-Ranbarth Caerdydd i ddarparu cyllid gwerth £8.5m i alluogi'r ddarpariaeth o geblau ffeibr 432 ar Linellau Craidd y Cymoedd; a (b) bwrw ymlaen â'r prosiect i ddatblygu Achos Busnes Llawn ar gyfer masnacheiddio ffeibr 432 ar Linellau Craidd y Cymoedd gyda dewis darparu Goddefol (Ffeibr Tywyll), a threfniant perchnogaeth Menter ar y Cyd.

5f. Diweddariad ar Raglen FIT

Mae Llywodraeth Cymru wedi cadarnhau ei bod yn atal y broses o drosglwyddo swyddogaethau o dan y Rhaglen Trafnidiaeth Integredig ar gyfer y Dyfodol (FIT) dros dro, o ganlyniad i COVID-19. Cymeradwyodd y Bwrdd y broses o drosglwyddo gwasanaethau o Lywodraeth Cymru i TrC ar ddyddiad i'w gytuno.

Cam gweithredu: GO i lunio llythyr drafft gan y Cadeirydd i Lywodraeth Cymru yn datgan bod TrC yn barod i gael swyddogaethau, ac y bydd yn aros i hyn ddechrau.

5g. Dangosfwrdd KPI Profiadau Cwsmeriaid

Trafododd y Bwrdd y dangosfwrdd profiadau cwsmeriaid, gyda'r cafeat bod y digwyddiadau diweddar yn drech na'r ffigurau a gyflwynwyd.

5h. Gwybodaeth Amser Real Bysiau

Ymunodd KA â’r cyfarfod. Rhoddodd y Bwrdd gymeradwyaeth mewn egwyddor i barhau i gaffael fframwaith cyflenwyr ar gyfer dangos gwybodaeth amser real ac, o bosib, contractau ar wahân ar gyfer System Rheoli Cynnwys a Pheiriant Rhagfynegi Amser Real i fysiau.

Cwestiynodd y Bwrdd a oedd unrhyw ystyriaeth wedi'i rhoi i amseru, ac ystyried yr amgylchiadau presennol, ond cafodd wybod y bydd y gweithgareddau ymgysylltu â'r farchnad yn dechrau wythnos nesaf.

5i. Cynnydd yn erbyn cerrig milltir

Nododd y Bwrdd y cynnydd yn erbyn cerrig milltir corfforaethol a cherrig milltir prosiectau.

5j. Cofrestr Risgiau TrC

Adolygodd y Bwrdd y gofrestr risgiau strategol. Mae COVID-19 wedi cael effaith sylweddol ar rai risgiau, lle mae'r tebygolrwydd y bydd y risg yn troi'n broblem wedi cynyddu. Rhoddwyd gwybod i'r Bwrdd am y camau lliniaru sydd wedi'u cymryd i reoli'r risgiau hyn. Ond roedd rhai risgiau wedi cael eu lleihau, yn enwedig y rhai yn ymwneud â throsglwyddo asedau Llinellau Craidd y Cymoedd.

5k. Unrhyw Fater Arall

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd y Cynllun Corfforaethol, a fydd yn cael ei rannu â'r Bwrdd yn ystod yr wythnosau nesaf. Mae Cynllun Busnes 2020-21 wrthi'n cael ei orffen hefyd, ac mae gwaith yn dal yn mynd rhagddo i'w gysoni â'r llythyr cylch gwaith a'r gyllideb.