Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 19 Medi 2019

10:00 – 15:50; 19 Medi 2019

Tŷ South Gate, Caerdydd

Scott Waddington (SW) (Cadeirydd); James Price (JP); Heather Clash (HC); Sarah Howells (SH); Nicola Kemmery (NK); Alison Noon-Jones (ANJ); Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth);

Rhan C: Alexia Course (AC); Karl Gilmore (KG); Geoff Ogden; David O’Leary (DOL); Lewis Brencher (LB); Lee Robinson (LR); Victor Garrick (VG) (Rhan A eitem 2b); Ben Hutchison (BH) (Rhan C eitem 5); a Natalie Rees (NR) (Rhan C, eitem 10).

1A - Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Alun Bowen a Gareth Howells ill dau wedi anfon ymddiheuriadau

1B - Hysbysiad ynghylch Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod yn agored.

1C - Gwrthdaro Buddiannau

Datganodd SH ei rôl bresennol fel Pennaeth Gwasanaeth Orangebox wrth gyfeirio at Ran eitem k - adeilad Pontypridd. 

1D - Cofnodion a Chamau Gweithredu o’r Cyfarfod Blaenorol

Derbyniwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 17 Gorffennaf 2019 yn gofnod cywir a dilys, yn amodol ar rai mân newidiadau teipograffyddol a derbyn golygiadau.

Trafododd y Bwrdd gynnydd yn erbyn sawl cam gweithredu o’r cyfarfod blaenorol.

2A - Sylw i Ddiogelwch

Yn gynnar ym mis Medi, cafodd The Lanes Group ddirwy o £0.5m ar ôl i weithiwr syrthio oddi ar ysgol o uchder o 14 troedfedd a dioddef anafiadau gan gynnwys torri pont ei ysgwydd, torri 11 o asennau a thwll yn ei ysgyfaint wrth dorri llystyfiant ar draphont Brent Cross. Canfu ymchwiliadau nad oedd Lanes wedi darparu briffio diogelwch, y bu’r archwiliad safle’n annigonol a bod Lanes wedi methu â sylweddoli nad oedd defnyddio ysgolion yn briodol ar gyfer y dasg. Roedd y digwyddiad yn fodd o atgoffa fod angen rhoi sylw mor ddifrifol i dasgau bychain ag a roddir i gontractau mwy. 

2B - Perfformiad Diogelwch

Yr oedd dau anaf i staff a oedd yn hysbysadwy i Riddor yng nghyfnodau 4 a 5, un ymwneud â chydweithiwr yn nepo Canton a syrthiodd a torri ei arddwrn a’i sawdl. Yr oedd yr ail ddigwyddiad yn cynnwys Goruchwyliwr a lithrodd ar hylif a oedd wedi gollwng o ddrysau trên, gan achosi anaf i’w ben-glin.

Adroddwyd ar chwe SPAD Categori A yng nghyfnodau 5 a 6. Yr oedd hyn wedi ysgogi Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC i ymchwilio i’r rhesymau y tu ôl i’r digwyddiadau hyn. Ni chanfuwyd unrhyw duedd na throseddwyr mynych. Mae Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC yn darparu hyfforddiant ychwanegol ac ymwybyddiaeth ar gyfer gyrwyr.

Ers y Bwrdd ym mis Gorffennaf, mae gweithdai ar ymdrin ag ymosodiadau wedi cael eu cynnal ar gyfer goruchwylwyr a gyrwyr yng Nghaerdydd a Chaer er mwyn darparu gwybodaeth a hyfforddiant iddynt ar ddatrys gwrthdaro. Er na ellir cyfatebu’r ddau beth yn uniongyrchol, gwelodd y cyfnod olaf ostyngiad mewn digwyddiadau. Mae trafodaethau a gweithdai’n mynd rhagddynt gyda rhanddeiliaid gan gynnwys BTP i ganfod atebion posibl nad ydynt yn golygu pasio’r broblem ymlaen i barti arall ymdrin â hi.

Yn ddiweddar, ymwelodd staff TrC â London Trams i drafod gwersi a ddysgwyd o ddamwain tram Croydon yn 2016. Yr oedd y prif faterion yn ymwneud â rheoli gorflinder. Mae trafodaethau’n cael eu cynnal ynghylch treialu rhithsystem dramiau a'r defnydd o ‘Ddyfais Gwyliadwriaeth Gyrrwr’. Rhannwyd y canfyddiadau gyda Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC. 

Mae proses ‘Digwyddiad a oedd bron yn Ddamwain’ wedi ei mabwysiadu yn Nhŷ South Gate a fydd yn destun y Briffio Diogelwch nesaf. 

Yr wythnos diwethaf, cymeradwyodd Tîm Arwain TrC Bolisi Cyffuriau ac Alcohol a fydd yn mynd i’r Pwyllgor Pobl ar 1 Hydref am gymeradwyaeth. Mae’r polisi’n cynnwys ymrwymiad i gynnal profion cyffuriau ac alcohol ar hap.

CAM GWEITHREDU: GM - darparu adborth ar brofion cyffuriau ac alcohol ar hap ar gyfer cyfarfod nesaf y Bwrdd 

3A - Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Trafododd y Bwrdd adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol yn nodi ei farn ef am y busnes ers cyfarfod diwethaf y Bwrdd. Hysbyswyd y Bwrdd y bu’r misoedd diwethaf yn brysur iawn [Wedi ei olygu]

Mae gwaith yn mynd rhagddo i ddatblygu pris terfynol ar gyfer Trawsnewid i Linellau Craidd y Cymoedd (CVL) drwy adolygu’r cwmpas a’r dyluniad a nodi cyfleoedd posibl ar gyfer peirianneg gwerth. Trafododd y Bwrdd yr amcangyfrif cyfredol o ran y pris terfynol targed ac roedd yn gwbl ymwybodol o gynnydd posibl mewn cost a mesurau a oedd yn cael eu gweithredu i yrru costau i lawr. [Wedi ei olygu]

Mae adroddiad blynyddol TrC i fod i gael ei gyhoeddi ddiwedd y mis. Diolchwyd i’r tîm cynhyrchu. 

Mae TrC yn darparu cymorth i brosiectau amrywiol a arweinir gan Lywodraeth Cymru megis Comisiwn Burns. Cytunodd y Bwrdd y dylai’r Bwrdd a’r Uwch Dîm Arwain adolygu unrhyw allbynnau TrC cyn eu cyflwyno i’r Bwrdd. Hysbyswyd y Bwrdd, fodd bynnag, mai swyddogaeth TrC yw darparu cyngor technegol yn unig i’r Pwyllgor. 

CAM GWEITHREDU: SW a JP i gwrdd â Chadeirydd to Comisiwn Burns pan fydd cwmpas y gwaith yn glir

Profodd Gwasanaethau Rheilffyrdd drafferthion dros gyfnod yr Haf, gyda ffigurau PTL, sef yr Amser y mae Teithwyr yn ei Golli, yn waeth na’r disgwyl, a llai o gerbydau’n cael eu defnyddio. Arweiniodd y perfformiad hwn TrC i gyhoeddi hysbysiad gwella perfformiad i’r Gwasanaethau Rheilffyrdd. Derbyniodd TrC fod rhai amgylchiadau lliniarol megis trenau Dosbarth 769 yn hwyr yn cael eu darparu a phroblemau parhaus o ran cynnal a chadw gyda’r fflyd bresennol.

Mae’r Gwasanaethau Rheilffyrdd hefyd yn y broses o roi gwedd derfynol ar Amserlen Mis Rhagfyr, sydd wedi cael ei hadolygu a’i chefnogi gan Uwch Dîm Arwain TrC. Mae’r cynllun yn caniatáu ar gyfer cynnydd o 10% mewn capasiti ond bydd angen i Pacers barhau mewn gwasanaeth yn ystod 2020. Mae angen trafodaethau i bennu cadernid y gadwyn gyflenwi ar gyfer cydrannau a chynnal a chadw Pacers.

CAM GWEITHREDU: JP i drafod gyda’r ODP faterion yn ymwneud â chadwyn gyflenwi Pacers

Mae Llywodraeth Cymru wedi ysgrifennu at TrC i gefnogi gohirio trosglwyddo asedau CVL hyd 31 Ionawr 2020. Mae gwaith yn parhau i fynd rhagddo i ganiatáu i’r trosglwyddiad ddigwydd ym mis Rhagfyr. [Wedi ei olygu]

CAM GWEITHREDU: SW i drafod gyda’r ODP yr angen i flaenoriaethu canfod datrysiad gyda’r Cwmnïau Cludo Nwyddau ar fynediad i’r rhwydwaith ar ôl trosglwyddo asedau CVL.

Trafododd y Bwrdd y problemau diweddar o ran cyflwyno cardiau teithio rhatach yn lle’r hen rai. Cytunodd y bwrdd ei bod yn bwysig dysgu a rhoi’r gwersi ar waith ar draws y prosiect o ran cyflwyno a llywodraethu.

CAM GWEITHREDU: LR i ddarparu adroddiad ffurfiol i’r Bwrdd yn nodi’r gwersi a ddysgwyd ynghyd â chamau lliniarol wrth gyflawni prosiect y tocynnau teithio rhatach

Rhoddwyd diweddariad i’r Bwrdd ar drosglwyddo gwasanaethau arlwyo o Rail Gourmet i TrC. Cafwyd trafodaeth ar yr angen i’r Bwrdd gael ei sicrhau ynghylch parodrwydd TrC i dderbyn a rheoli gwasanaethau arlwyo. Cytunwyd y byddai hyn yn digwydd yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Tachwedd.

CAM GWEITHREDU: AC – i ddarparu sicrwydd i’r Bwrdd ym mis Tachwedd o barodrwydd TrC i dderbyn gwasanaethau arlwyo

Trafododd y Bwrdd hefyd yr angen am eglurhad ar lywodraethu prosiectau, y defnydd o fyrddau newid a pha bryd y dylai’r Bwrdd ymyrryd a/neu ddylanwadu.

3b - Cyllid

Mae’r tîm Cyllid yn parhau i reoli sawl ffrwd waith trawsnewid gan gynnwys gweithgareddau symleiddio a gwella prosesau a datblygu adrodd drwy’r system gyllid drwy ddadansoddiadau data ar gyfer rhagolygon; adrodd a thynnu data; a dangosfyrddau prosiectau. Mae recriwtio yn parhau i’r Tîm Cyllid, gan adlewyrchu’r angen am fwy o gymorth ar gyfer gweithgareddau ychwanegol fel arlwyo a throsglwyddo asedau CVL.

Hysbyswyd y Bwrdd nad oedd Llywodraeth Cymru byth wedi cytuno ar gyllideb derfynol ar gyfer 2019-20. Fodd bynnag, mae TrC wedi darparu cyllideb raddol i Lywodraeth Cymru ynghyd ag esboniad a dealltwriaeth ychwanegol. Cofnodion Bwrdd TrC - Medi 2019 | 5

Mae gweithgarwch archwilio mewnol yn parhau. Mae archwiliad o’r gyflogres wedi’i gwblhau a drafftiwyd cylch gorchwyl ar gyfer parhad busnes, P2P a threuliau. Mae trafodaethau’n mynd rhagddynt hefyd ynghylch archwiliad allanol y flwyddyn nesaf a chanfod meysydd ffocws yr archwiliad a’r risgiau. 

Hysbyswyd y Bwrdd am eitemau allweddol o gyfrifon rheoli mis Awst. Mae Gwariant Adnoddau ar gyfer Awst 2019 yn £17.2m, ac mae £16m ohono'n ymwneud â’r rheilffyrdd ac yn mynd drwodd i’r ODP. Mae Gwariant Cyfalaf ar gyfer Awst yn £7.3m, gyda 97% ohono’n ymwneud â Rheilffyrdd. Nododd y Bwrdd gyfrifon rheoli mis Awst 2019. Yr oedd y Bwrdd wedi nodi cyfrifon rheoli Gorffennaf drwy e-bost yn flaenorol.

Mae’r Tîm Cyllid yn asesu’r potensial ar gyfer defnyddio cardiau caffael/credyd oherwydd bydd y rhain yn pennu cyfyngiadau gwariant. 

3c - Diweddariad ar Gynnydd Is-bwyllgorau

Nododd y Bwrdd gofnodion cyfarfod y Pwyllgor Pobl ym mis Mehefin a gofynnodd am ddiweddariad yn ei gyfarfod ym mis Hydref ar gynnydd o ran trafodaethau gyd Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC ar adeilad Pontypridd.

Cam gweithredu: ANJ i ddarparu diweddariad yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Hydref ar gynnydd o ran trafodaethau gyda Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC ar adeilad Pontypridd.

Nododd y Bwrdd gofnodion cyfarfod Gorffennaf o’r Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu. Mae cynnydd yn cael ei wneud ar ddatblygu strategaeth ddigidol cwsmeriaid, ond mae angen i’r gwaith gael ei gyfuno â Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC. 

CAM GWEITHREDU: JP i sicrhau bod y strategaeth ddigidol cwsmeriaid yn cael ei hintegreiddio’n iawn gyda Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC

3d - Diweddariad y Bwrdd Llywio - Cadeirydd

Rhoddodd y Cadeirydd yr wybodaeth ddiweddaraf am gyfarfod y Bwrdd Llywio yr wythnos ddiwethaf pryd yr amlinellodd Llywodraeth Cymru flaenoriaethau allweddol o ran deddfwriaeth a chreu strategaeth drafnidiaeth newydd.

Cadarnhaodd y Cadeirydd fod Vernon Everitt o Transport for London wedi derbyn swydd fel cyfarwyddwr anweithredol TrC gan ddechrau ar 1 Hydref, yn dilyn proses recriwtio gystadleuol. Yr oedd Chris Gibb wedi cael ei benodi yn uwch-gynghorydd i TrC.

3e - Cydymffurfiaeth / Perfformiad Llywodraethu - James Price

Cytunodd y Bwrdd yn byddai’n fuddiol cael diweddariad ar gynnydd yn erbyn argymhellion adroddiad y Pwyllgor Economi, Seilwaith a Sgiliau (EIS).

CAM GWEITHREDU: JM i ddarparu diweddariad ar gynnydd yn erbyn argymhellion EIS

Ni thrafodwyd unrhyw eitemau

1 Cyfathrebu

Hysbyswyd y Bwrdd fod sgôr y brand ar gyfer mis Gorffennaf ar ei uchaf erioed sef +17.4, ond ei fod wedi syrthio i +4.1 ar gyfer mis Awst, gyda ffactorau niferus yn gyfrifol am hynny gan gynnwys heriau gweithredol a gostyngiad yn nifer y cyhoeddiadau arwyddocaol. Hefyd, bu cynnydd ym maint yr ymgysylltu rhagweithiol ar gyfryngau cymdeithasol yn dilyn datblygu mathau o gynnwys, yn cynnwys fideo cymdeithasol, fideo ffeithlun a phodlediadau.

Mae digwyddiadau Tasglu’r Cymoedd yn awr yn cael eu cynnal mewn partneriaeth â Llywodraeth Cymru, sydd wedi darparu cyfleoedd i ymgysylltu â chynrychiolwyr etholedig lleol a chymunedau. Hefyd yr wythnos hon gwelwyd aillansio Gweledigaeth Gwella Gorsafoedd.

2 - Cofrestr Risgiau TrC

Nododd a chymeradwyodd y Bwrdd newidiadau i’r Gofrestr Risgiau Strategol.

3 - Diweddariad ar Risgiau Brexit

Nododd a chymeradwyodd y Bwrdd gofrestr risgiau Brexit a fyddai’n darparu trosolwg o oblygiadau posibl Brexit heb gytundeb. Trafododd y Bwrdd gamau i liniaru’r risgiau mwyaf o ran y gadwyn gyflenwi a chyflenwad tanwydd. Mae TrC yn cael ei gynnwys yng nghyfathrebiadau Llywodraeth Cymru.

4 - Cynnydd wrth gyrraedd cerrig milltir

Derbyniodd y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn y prif gerrig milltir. Mae Cynllun Corfforaethol TrC wrthi’n cael ei ddatblygu a bydd yn ganolbwynt diwrnod yr Uwch Dîm Arwain ar 3 Hydref.

5 - Diweddariad ar Gardiau Teithio Rhatach - Lee Robinson

Ymunodd BH â’r cyfarfod a rhoddodd sylwadau ar y digwyddiadau yn arwain at lansio’r system ar-lein ar gyfer adnewyddu cardiau teithio rhatach a oedd wedi achosi problemau gyda’r system yr wythnos ddiwethaf.

Gofynnodd y Bwrdd am geisiadau a oedd ond wedi cael eu cwblhau’n rhannol oherwydd problemau gyda lled band. 
Cadarnhawyd y byddai ymarfer yn cael ei gwblhau i ddatrys y problemau a oedd yn weddill.

Ymddengys mai’r hyn a achosodd y problemau oedd lle yr oedd angen i weinyddion ryngweithio â’i gilydd. Mae proses yn mynd rhagddi i lwytho a phrofi’r system i efelychu hyd at 15,000 o geisiadau yr awr. Bydd prawf beta yn cael ei gynnal cyn ail-lansio’r system yn llawn, ar gymeradwyaeth y Bwrdd. Cymeradwyodd y Bwrdd y prawf Beta ar ddydd Gwener 20 Medi. 

Mae ceisiadau papur hefyd wedi eu darparu gyd chopïau wedi eu hanfon at yr holl awdurdodau lleol. Mae staff hefyd y mynd allan yn defnyddio dyfeisiau tabled i gwblhau ceisiadau.

Yr oedd yn glir fod cwsmeriaid yn tybio mai TrC ac nid awdurdodau lleol a oedd yn rhedeg y cynllun cardiau teithio rhatach pan nad oedd hyn yn wir. Fodd bynnag, yr oedd staff wedi camu i mewn i ddarparu cymorth i gwsmeriaid lle bo’n bosibl. Cytunodd y Bwrdd fod angen trafodaeth gyda Llywodraeth Cymru, gan ystyried cyfrifoldeb TrC dros y cynllun sydd, yn dechnegol, yn dod i ben ar 31 Rhagfyr. 

Mae’r Bwrdd o’r farn y bydd TrC angen ymgysylltu parhaus, gan ystyried fod brandio TrC bellach wedi’i roi ar y cardiau teithio rhatach. 

CAM GWEITHREDU: LR i ddrafftio papur fel sail ar gyfer trafodaethau gyda Llywodraeth Cymru ar drefniadau ar gyfer rheoli cardiau teithio rhatach o 1 Ionawr 2020. 

Trafododd y Bwrdd y gwersi a ddysgwyd y gellid eu cymhwyso i brosiectau eraill ac ailadroddwyd yr angen am adroddiad ffurfiol yn nodi’r gwersi a ddysgwyd.

6 - Cylch Gwaith y Pwyllgor Taliadau - Tammy Wilson

Cymeradwyodd y Bwrdd sefydlu Pwyllgor Taliadau a’r cylch gwaith ar ei gyfer. Cymeradwyodd y Bwrdd hefyd gylch gwaith diwygiedig ar gyfer y Pwyllgor Pobl.

7 - Yswiriant Bywyd

Cymeradwyodd y Bwrdd gaffael yswiriant bywyd fel budd i gyflogeion ar gyfer gweithwyr parhaol a chyfnod penodol ar sail pedair gwaith y cyflog sylfaenol, yn amodol ar y canlynol:

• canfod a ellir darparu yswiriant ar gyfer staff sy’n gweithio i gontractwyr cyfnod penodol gan nad ydynt yn gymwys ar gyfer pensiwn; 
• gwirio nad yw TrC yn darparu yswiriant bywyd ddwywaith i bobl sydd eisoes â phensiwn;
• peidio â darparu yswiriant ar gyfer staff sy’n trosglwyddo gyda chynllun sy’n bodoli eisoes (oni neu hyd y byddant wedi gadael y cynllun presennol hwnnw); a
• pheidio â mynd y tu hwnt i bremiwm o £50,000 am y flwyddyn gyntaf.

Cytunodd y Bwrdd os yw’r premiwm yn uwch na £50,000 am y flwyddyn gyntaf byddai angen i benderfyniad a ddylid symud ymlaen ai peidio ddod yn ôl i’r Bwrdd Cytunwyd y byddai papur diwygiedig yn cael ei gyflwyno yn y Pwyllgor Pobl am gymeradwyaeth ar 1 Hydref. 

8 - Rhaglen Gwella Gorsafoedd

Nododd y Bwrdd broses o ddiweddariad ar bapur am gynnydd ar y Cynllun Gwella Gorsafoedd.

9 - Dangosfwrdd Llais y Cwsmer - David O'Leary

Cyflwynwyd dangosfwrdd drafft i’r Bwrdd sy’n anelu at ddarparu golwg ar brofiad a bodlonrwydd y cwsmer drwy rinwedd datgan bod x% o deithwyr yn hapus. Bydd y Pwyllgor Profiad Cwsmeriaid a Chyfathrebu yn herio’r dulliau arfaethedig. Nododd y Bwrdd y dull gweithredu drafft.

10 - Cynllun Datblygu Cynaliadwy

Derbyniodd y Bwrdd gyflwyniad ar y dull gweithredu o ran cyflawni’r Cynllun Datblygu Cynaliadwy a’r pum ffordd o weithio ar draws TrC, yr ODP a’r IDP.

Cadarnhawyd fod Comisiynydd Cenedlaethau'r Dyfodol wedi ymgysylltu â’r cynllun ac yn fodlon ond y byddai’n croesawu adborth pellach ar sut y bydd TrC yn adrodd yn erbyn y cynllun hwn.

Nododd y Bwrdd gyflawniadau hyd yma a chynlluniau ar gyfer monitro a phwysleisiodd yr angen i sicrhau bod cynlluniau yn rhai y gellir eu cyflawni, ac yn fforddiadwy. Cadarnhawyd y bydd y Bwrdd yn derbyn adroddiad ym mis Ebrill 2020 a gan Gomisiynydd Cenedlaethau'r Dyfodol ym Mehefin 2020.

11 - Adeilad Pontypridd

Diweddarwyd y Bwrdd ar y cynnydd a wnaed i lofnodi Cytundeb Prydlesu ar gyfer adeilad Pontypridd. Mae angen peth gwaith o hyd cyn y gellir llofnodi’r brydles cyn diwedd Medi fel cynllun mewnol peirianneg gwerth pellach. Cymeradwyodd y Bwrdd argymhelliad i ganiatáu i JP a HC lofnodi’r brydles pan fydd pob cymeradwyaeth yn ei lle. Bydd Llywodraeth Cymru hefyd yn llofnodi’r brydles.

12 – Rhaglen Trafnidiaeth Integredig y Dyfodol 

Rhoddwyd diweddariad i’r Bwrdd ar drosglwyddo swyddogaethau o Lywodraeth Cymru i TrC. Cymeradwywyd Cyngor Gweinidogol gyda bysiau yn debygol o drosglwyddo yn 2020, a ffyrdd yn dilyn yn 2021. Bydd Porth OGC yn digwydd yn yr wythnos yn dechrau 11 Tachwedd 2019 i asesu parodrwydd.

13 - Any other business

Y diweddaraf ar Risgiau Trosglwyddo CVL –  diweddarwyd y Bwrdd ar y prosiect trosglwyddo asedau CVL. Mae TrC wedi derbyn cymeradwyaeth Gweinidogion i hysbysiad gohirio gael ei gyhoeddi er mwyn i’r trosglwyddiad ddigwydd erbyn 31 Ionawr a fydd, yn amodol ar waith pellach gyda Llywodraeth Cymru yn caniatáu ar gyfer dyddiad cychwyn ar 3 Rhagfyr. Mae IMLR wedi ei sefydlu ond mae angen cytundeb o hyd ar amrywiol faterion megis cyllid OMR a mynediad Cwmnïau Cludo Nwyddau i’r rhwydwaith.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu presenoldeb. Mae cyfarfod nesaf y Bwrdd wedi’i drefnu ar gyfer 23 Hydref.