Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 19 Mehefin 2019

09:15 – 15:30; 19 Mehefin 2019

Ystafell Gynadledda, Gorsaf Caergybi, Caergybi

 

Scott Waddington (Cyfarwyddwr Anweithredol a Chadeirydd) (SW)

James Price (Prif Swyddog Gweithredol) (JP)

Sarah Howells (Cyfarwyddwr Anweithredol) (SH)

Nikki Kemmery (Cyfarwyddwr Anweithredol) (NK)

Heather Clash (TrC) (HC)

Alison Noon-Jones (ANJ)

Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth) (JM)

Roedd Gareth Morgan (Rhan A eitem 2b) ac Alexia Course (Rhan C eitemau 5, 6 a 7) yn bresennol dros y ffôn.

 

1) Cyflwyniad

a. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Alun Bowen (Cyfarwyddwr Anweithredol).

b. Hysbysiad ynghylch Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod yn agored.

c. Gwrthdaro rhwng buddiannau

Ni ddatganwyd unrhyw achos o wrthdaro rhwng buddiannau.

d. Cofnodion a chamau gweithredu cyfarfodydd blaenorol

Cafodd Cofnodion cyfarfod blaenorol Bwrdd TrC ar 17 Mai 2019 eu cymeradwyo’n gofnod gwir a chywir.

 

2) Diogelwch

a. Sylw i ddiogelwch

Mae’r addewid Amser i Newid yn rhoi pwyslais ar atal hunanladdiad. Ar sail data proffil oedran y Swyddfa Ystadegau Gwladol, bydd hyn yn arbennig o berthnasol i ddynion iau sy’n gweithio i TrC.

Sawl wythnos yn ôl, clywodd aelod o dîm SH ddrws gwydr yn chwalu y tu allan i oriau busnes arferol. Gallai fod wedi achosi sawl problem petai hyn wedi digwydd yn ystod y diwrnod busnes arferol.

b. Perfformiad diogelwch

Ymunodd GM â’r cyfarfod dros y ffôn. Yn anffodus, bu marwolaeth ar lein Bro Morgannwg yn gynharach yn yr wythnos - nid yw’r union amgylchiadau’n hysbys eto.

Mae gwaith yn mynd yn ei flaen i sicrhau Awdurdodiad Diogelwch Swyddfa Rheoleiddio’r Rheilffyrdd ar gyfer Rheilffyrdd y Cymoedd i wneud yn siŵr y rhoddir digon o sylw i bob mater mewn da bryd i’w gyflwyno erbyn 28 Mehefin. Mae cyfarfod arall rhwng Swyddfa Rheoleiddio'r Rheilffyrdd a Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC wedi cael ei drefnu i’w gynnal yr wythnos nesaf.

Cafodd teithiau diogelwch Cyfarwyddwyr TrC gyda Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC o orsafoedd Hwlffordd a Chaerfyrddin eu cynnal yn ddiweddar. Mae angen sicrhau bod pob Cyfarwyddwr yn cymryd rhan mewn taith.

Cam gweithredu: GM i wneud yn siŵr bod pob Cyfarwyddwr yn ymuno â Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC ar daith ddiogelwch ac yn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf ar y teithiau a wnaed hyd yma

Lansiwyd llwyfan E-ddysgu TrC ym mis Mai, a gwelwyd staff yn cwblhau modiwlau diogelwch gorfodol sy’n cynnwys Sefydlu HSE, Diogelwch Tân ac Asesu Risg. Bydd rhagor o fodiwlau diogelwch yn cael eu cyflwyno dros y misoedd nesaf. Cafodd Rhaglen Cymorth i Weithwyr a Gwasanaethau Iechyd Galwedigaethol TrC eu lansio’n ddiweddar hefyd.

Trafododd y Bwrdd y ffigurau perfformiad diogelwch ar gyfer cyfnod 2. Yn gyffredinol, roedd tuedd gadarnhaol - nid oedd unrhyw ddigwyddiadau Cat A SPAD ar gyfer yr ail gyfnod yn olynol ac roedd nifer y digwyddiadau gweithredol wedi mynd i lawr yn gyffredinol. Roedd nifer damweiniau gweithwyr o fewn y ffigur disgwyliedig, sef mân anafiadau (pump) a sioc (saith) ac ni chollwyd amser oherwydd anaf. Roedd un digwyddiad colli amser, a chafodd gweithiwr ei frifo yn sgil ymosodiad corfforol ar drên. Roedd hyn wedi golygu colli amser o’r gwaith ac roedd yn anaf hysbys RIDDOR am fod yr amser a gollwyd yn fwy na saith diwrnod.

Trafododd y Bwrdd fater ymosodiad corfforol ar drenau ynghyd â’r angen i ymuno â gwasanaethau lleol i atal ymddygiad gwrthgymdeithasol - mae nifer o’r achosion hynny yn gysylltiedig â phroblemau â chyffuriau ac alcohol. Cytunodd y Bwrdd hefyd na ddylai TrC fod yn fodlon derbyn bod staff yn cael eu cam-drin.

Trafododd y Bwrdd hefyd a allai, ac a ddylai, gardiaid trenau gael hyfforddiant datrys anghydfodau. Cadarnhawyd bod hyn yn cael ei wneud eisoes, ond efallai bod angen ei adolygu; dylid targedu anghenion o ran hyfforddiant yn ofalus. Roedd criwiau’r trenau hefyd wedi rhoi barn gymysg ynglŷn â defnyddio camerâu ar y corff.

Cam gweithredu: GM i rannu cyflwyniad yng nghyfarfod mis Gorffennaf ar y gweithdrefnau mae Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC yn bwriadu eu rhoi ar waith i leihau nifer yr achosion

Trafododd y Bwrdd yr angen i archwilio diogelwch yn barhaus ar y rhwydwaith, yn enwedig pan fydd Rheilffyrdd y Cymoedd yn cael eu trosglwyddo, a sicrhau bod y personél priodol ar gael i'w alluogi. Cytunwyd bod teithiau Cyfarwyddwr yn rhan bwysig o hyn.

 

3) Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Cyflwynodd y Prif Swyddog Gweithredol adroddiad i’r Bwrdd o’i safbwynt ynghylch y sefydliad dros y mis diwethaf. Cafodd yr amserlen newydd ei chyflwyno yn llwyddiannus ym mis Mai, a dylid llongyfarch y timau sydd wedi sicrhau bod popeth wedi mynd yn esmwyth. Yn gyffredinol, mae’r holl wasanaethau yn symud i’r cyfeiriad cywir, ond y brif her yw Amser Teithwyr a Gollwyd ar wasanaethau nad ydynt yn rhedeg ar Reilffyrdd y Cymoedd.

Mae’r gwaith yn mynd rhagddo i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’r rheoliadau pobl â symudedd cyfyngedig erbyn diwedd 2019, er mwyn osgoi unrhyw randdirymiadau posib. Y flaenoriaeth yw sicrhau bod gwaith Network Rail yn symud ymlaen i safoni’r rhwydwaith i alluogi cerbydau newydd i’r ‘Pacers’ eu tynnu.

Mae cynnydd wedi cael ei wneud ar gwblhau a rhannu dealltwriaeth TrC o gyflwr a gwaith cynnal a chadw asedau Rheilffyrdd y Cymoedd yn ogystal â deall safbwynt Network Rail yn gysylltiedig â hynny. Mae’r gwaith yn mynd rhagddo i geisio â chau’r bwlch rhwng safbwynt TrC a Network Rail ynghylch y gofyniad cyllid ar gyfartaledd yn y tymor hir ar gyfer cynnal a chadw ac adnewyddu'r llwybr.

Mae gwaith yn parhau yn gysylltiedig â sawl mater cysylltiadau diwydiannol ac mae cynnydd wedi’i wneud ym mhob maes i ddatrys telerau ac amodau ar gyfer staff cynnal a chadw, cyfraniadau pensiwn ac amseroedd aros mewn gorsafoedd Metro. Trefnwyd bod cyfarfod ymgynghori â’r undebau allweddol yn cael ei gynnal cyn cyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Mae TrC yn parhau i weithio gyda Llywodraeth Cymru i drosglwyddo swyddogaethau. Mae Llywodraeth Cymru wedi gofyn i TrC brofi parodrwydd y busnes i dderbyn gwasanaethau ychwanegol.

CAM GWEITHREDU – JP a HC i baratoi papur ar gyfer SLT ar gwestiynau y mae’n rhaid eu hateb i brofi parodrwydd i dderbyn rhagor o swyddogaethau gan Lywodraeth Cymru.

Cafodd TrC lawer o sylw gan y cyfryngau'r mis hwn, ac mae wedi bod yn gadarnhaol gan fwyaf, a bu’n rhyngweithio gydag uwch dîm Llywodraeth Cymru, ac mae hwnnw hefyd wedi bod yn gadarnhaol.

Mae’r holl brosiectau seilwaith yn dod yn eu blaenau’n ddiogel, ac ni fu unrhyw ddamwain na digwyddiad.

O ran rheoli asedau, mae Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC yn mynd i’r afael â gwrthwynebiadau’r Cwmni Cludo Nwyddau a leisiwyd yn ymgynghoriad Newid y Rhwydwaith. Yn benodol, mae angen datrysiad ar gyfer y Cytundebau Mynediad at Gledrau ac mae tîm TrC yn cysylltu â Network Rail a Swyddfa Rheoleiddio'r Rheilffyrdd i gefnogi’r penderfyniad.

Mae’r gwaith yn mynd yn ei flaen i baratoi cadwyn gyflenwi ar gyfer Arlwyo ar y Trenau, a chafwyd hyd i gyflenwyr posib. Y nod yw sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei drosglwyddo’n ddidrafferth ddechrau mis Ionawr, cyn dod â chynnyrch newydd i mewn.

Mae’r gwaith i integreiddio timau ar draws TrC a Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC yn parhau, gyda chynlluniau i greu timau rhanddeiliaid a chyfryngau cyfun er mwyn darparu gwell gwerth am arian a phrofiad gwell i ddefnyddwyr a rhanddeiliaid. Mae’r gwaith hwn yn cael ei wneud ochr yn ochr â’r gwaith o ddatblygu ‘pensaernïaeth ymgynghorol’ TrC a fydd yn cael ei gwblhau maes o law.

Adroddodd JP fod cynnig wedi’i wneud i benodi Cyfarwyddwr TG, ond tynnodd yr unigolyn ei gais yn ôl. Mae’r rôl yn cael ei hadolygu â’r nod o’i hail-hysbysebu.

CAM GWEITHREDU: GO i ddiweddaru’r Bwrdd ynghylch rôl y Cyfarwyddwr TG.

Cafodd hyfforddiant gorfodol ar-lein ei gyflwyno ar draws TrC, ond lleisiwyd pryderon ynglŷn â’r nifer fawr o fodiwlau y disgwylir i’r staff eu cwblhau.

CAM GWEITHREDU – LY i adolygu’r hyfforddiant gorfodol sy’n cael ei gyflwyno, a rhoi rhagor o wybodaeth i’r Bwrdd (ar gyfer cyfarfod mis Gorffennaf) ynglŷn â nifer y modiwlau a’r amserlenni disgwyliedig o ran eu cyflwyno.

 

4) Diweddariad Strategol / Datblygu

a. Cynnydd yr is-bwyllgorau

Cwsmeriaid a Chyfathrebu – mae cyfarfod wedi'i drefnu ar gyfer 27 Gorffennaf.

Archwilio a Risg – rhoddodd HC ddiweddariad ynghylch cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risg mis Mehefin. Cadarnhaodd HC fod yr adroddiadau archwilio mewnol sydd wedi’u cynllunio yn ddigonol ac yn cyd-fynd ag adolygiad a chymeradwyaeth PAR.

Iechyd, Diogelwch a Lles - rhoddodd NK ddiweddariad ar y prif faterion a drafodwyd yn ystod y cyfarfod iechyd, diogelwch a lles diwethaf. Cytunodd y Bwrdd y byddai’n ddefnyddiol cysylltu â meddalwedd risg Gwasanaethau Rheilffyrdd TrC.

Pobl - roedd SW ac ANJ wedi cwrdd â’r Undebau Llafur yn ddiweddar i drafod presenoldeb ac ymgysylltiad y Bwrdd. Mae cyn-gytundeb ar waith i wahodd cynrychiolydd o’r Undebau Llafur i Fwrdd TrC i chwarae rôl arsyllu, yn benodol ar gyfer eitemau’r Prif Swyddog Gweithredol a'r adroddiad Cyllid. Trafododd y Bwrdd yr angen am gytundeb cyfrinachedd, yn arbennig yn gysylltiedig â chyllid sy’n cael ei drafod mewn cyfarfodydd heb gael ei archwilio.

Mae cylch gorchwyl y Pwyllgor Pobl yn cael ei ddiweddaru er mwyn cynnwys cynrychiolydd o’r Grŵp Gweithredu Llesiant Staff (SWAG). Roedd y Pwyllgor Pobl yn teimlo nad oedd yn briodol i TrC ariannu cystadleuwyr yn ras 10k Caerdydd. Roedd y Pwyllgor hefyd wedi trafod adborth cylch cyfan ar gyfer aelodau SLT yn ogystal â’r angen i gynnwys y Bwrdd mewn ymarfer tebyg. Roedd y Bwrdd yn cytuno.

Trafododd y Bwrdd hawliad cyflog diweddar a chytunwyd bod angen i’r Pwyllgor Pobl ystyried yr hawliad a’r camau a gymerwyd yn gysylltiedig â hwnnw, ynghyd â’r angen i gytuno ar bolisi cyflog.

CAM GWEITHREDU – JP a LY i baratoi papur ar gyfer y Pwyllgor Pobl sy’n cynnwys gwybodaeth am yr hawliad cyflog diweddar.

b. Cyllid

Cyfrifon Rheoli

Trafododd y Bwrdd uchafbwyntiau o gyfrifon rheoli mis Mai a chyfeiriwyd at y ffaith bod y gwariant refeniw a chyfalaf yn ôl y disgwyl.

Cyllideb 2019/20

Trafododd y Bwrdd y gyllideb ar-lein ar gyfer 2019-20. Mae’r gyllideb yn berthnasol i gynnwys llythyr cylch gwaith Llywodraeth Cymru a fydd yn cael ei adlewyrchu yng nghynllun busnes TrC sydd i fod i gael ei gwblhau yn yr wythnosau nesaf, a chaiff ei roi gerbron cyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd ynghylch y bwlch cyllido presennol rhwng cyllideb arfaethedig Llywodraeth Cymru a faint mae TrC yn cyfrifo y bydd ei angen mewn gwirionedd i gyflawni’r cylch gwaith. Roedd sawl eitem hefyd wedi'i heithrio o’r gyllideb megis trosglwyddiad Rheilffyrdd y Cymoedd a chyllid CP6. Mae trafodaethau’n parhau â Llywodraeth Cymru, ond mae angen trafod pellach. Mae’r mater hefyd wedi cael ei drafod yng nghyfarfod y Bwrdd Gweithredol.

Cam gweithredu: HC i ysgrifennu at Lywodraeth Cymru ynghylch materion y gyllideb ac i gynnwys cynnig am gyfarfod cynllunio

Datganiadau Ariannol 2018/19

Trafododd y Bwrdd Ddatganiadau Ariannol 2018-19 ynghyd â memorandwm a baratowyd gan Gadeirydd PAR ar gyfer y Bwrdd yn argymell cymeradwyo a llofnodi’r datganiadau ariannol. Tynnodd yr archwiliad sylw at un mater yn ymwneud â’r gwaith a wnaed ar brosiectau Llan-wern a Bow St - nid yw’r ddau ohonynt yn rhannol yn asedau TrC. Ar ôl yr archwiliad, bydd y Tîm Cyllid Canolog yn diweddaru’r polisi ar Asedau Sefydlog a pherchenogaeth asedau.

Cymeradwyodd y Bwrdd ddatganiadau ariannol 2018/19 yn amodol ar wneud mân newid sydd wedi'i gytuno erbyn hyn gan yr archwilwyr allanol ynghylch cyfeirio at ddyddiad penodi Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg.

Siarter Archwilio Mewnol

Nododd y Bwrdd y Siarter Archwilio Mewnol a oedd wedi cael ei chymeradwyo yn flaenorol gan y Pwyllgor Archwilio a Risg. Bydd y Siarter yn cael ei chyhoeddi ar wefan TrC.

c. Yr wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Llywio

Roedd cyfarfod diwethaf Bwrdd Llywio TrC wedi trafod y penderfyniad diweddar yn gysylltiedig â’r M4, y ffaith bod TrC yn derbyn swyddogaethau ychwanegol gan Lywodraeth Cymru, a throsglwyddo asedau Rheilffyrdd y Cymoedd.

d. Cydymffurfiaeth / perfformiad llywodraethu

Mae'r broses yn parhau i benodi cyfarwyddwr anweithredol sy’n arbenigo mewn trafnidiaeth neu faes cysylltiedig. Disgwylir penodi rhywun cyn diwedd mis Gorffennaf.

e. Unrhyw fater arall

Trafododd y Bwrdd drefniadau ar gyfer talu cyfarwyddwyr anweithredol ynghyd â’r angen i sicrhau proses gyson.

CAM GWEITHREDU: JM i ganfod arfer gorau ar gyfer taliadau cyfarwyddwyr anweithredol

 

Ni thrafodwyd unrhyw eitemau.

 

1) Yr wybodaeth ddiweddaraf am Ogledd Cymru

Cafodd y Bwrdd gyflwyniad ar rai o’r prosiectau unigol a’r heriau strategol ar draws rhanbarth Gogledd Cymru. Y brif nod yw gwella cysylltedd ar draws ffiniau a chynyddu nifer y teithwyr drwy ddarparu cerbydau newydd, ymgymryd â gwelliannau i orsafoedd, a datblygu Metro Gogledd Cymru. Un o’r prif heriau a drafodwyd gan y Bwrdd yw gwella gwasanaethau bws sy’n cyfrif am fwy o symudiadau teithwyr na rheilffyrdd.

 

2) Cyfathrebu

Trafododd y Bwrdd ganfyddiad o frand TrC sy’n parhau i wella, er bod angen gwneud rhagor o waith i ddeall sut mae TrC yn ymgysylltu ag aelodau etholedig.

CAM GWEITHREDU: JP i adolygu ymgysylltiad TrC ag aelodau etholedig

 

3) Risgiau a chamau lliniaru allweddol

Aeth y Bwrdd ati i adolygu’r fersiwn ddiweddaraf o’r gofrestr risgiau strategol sy’n dangos prin dim newid o’r mis blaenorol. Ychwanegwyd saethau i ddangos canfyddiad SLT o’r llwybr risgiau. Cytunodd y Bwrdd i gynnwys y risg i Network Rail beidio â derbyn cerbydau rhaeadrol ar gyfer amserlen mis Rhagfyr.

 

4) Cynnydd wrth gyrraedd cerrig milltir

Trafododd y Bwrdd y systemau olrhain Cerrig Milltir a Rhaglenni.

 

5) Y diweddaraf am Achos Busnes Llawn dros Drosglwyddo Rheilffyrdd y Cymoedd

Ymunodd AC â’r cyfarfod dros y ffôn. Mae’r Achos Busnes Llawn (FBC2) yn barod i’w gyflwyno i Lywodraeth Cymru yr wythnos nesaf er mwyn i’r Gweinidogion ei gymeradwyo cyn diwedd mis Mehefin. Yr unig eitem Ambr yw’r Achos Ariannol oherwydd bwlch cyllido OM&R. Bydd yr Achos Busnes Llawn yn cyfeirio at y bwlch cyllido pan fydd yn cael ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru. Daeth y Bwrdd i’r casgliad bod manteision parhau â’r trosglwyddiad yn gorbwyso’r risgiau, costau a chanlyniadau o beidio â pharhau.

Trafododd y Bwrdd ymwybyddiaeth o’r risg o ddiffygion mewn cyllid gweithredol ar gyfer gwaith cynnal a chadw neu adnewyddu.

 

6) Sbardunau Trosglwyddiad Rheilffyrdd y Cymoedd

Cyflwynodd AC bapur i roi gwybod i Weinidogion Cymru am y Meini Prawf y bydd TrC yn eu defnyddio i ofyn am sêl bendith Gweinidogion Cymru i ddechrau trosglwyddo Asedau Rheilffyrdd y Cymoedd o dan y Cytundeb Fframwaith Trosglwyddo rhwng TrC a Network Rail. Atgoffwyd y Bwrdd mai dyddiad trosglwyddo Asedau Rheilffyrdd y Cymoedd sydd wedi’i drefnu ar hyn o bryd yw 21 Medi 2019, ond bydd angen dechrau’r broses erbyn 25 Gorffennaf er mwyn cyflawni hynny. Er mwyn symud ymlaen, mae’n rhaid bodloni sawl Rhag-amod Trosglwyddo (yn unol â’r diffiniad yn y Cytundeb) yn unol â gofynion y Cytundeb Fframwaith Trosglwyddo.

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd bod gweithdy ‘Go, No Go’ wedi’i gynnal, ac y bwriedir cynnal rhagor o ddigwyddiadau i brofi parodrwydd i ddechrau'r trosglwyddiad.

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd bod y rhanddeiliaid allweddol wedi rhoi sêl eu bendith yn anffurfiol o ran argymell y trosglwyddiad. Cymeradwyodd y Bwrdd y papur i’w rannu gyda Llywodraeth Cymru.

 

7) Cynllun Wrth Gefn ar gyfer Trosglwyddo Asedau Rheilffyrdd y Cymoedd

Trafododd y Bwrdd bapur yn cynnwys y trefniadau wrth gefn os methir â chyflawni’r Rhagamodau i ddechrau’r broses o drosglwyddo asedau Rheilffyrdd y Cymoedd. Roedd y papur yn amlinellu'r risgiau o beidio â throsglwyddo cyn 20 Medi 2019, a’r camau mae TrC yn eu cymryd i sicrhau ei hun o ran y camau lliniaru a chyflawnadwyedd cyffredinol proses trosglwyddo Rheilffyrdd y Cymoedd yn unol ag amserlen y prosiect.

Trafododd y Bwrdd y dewisiadau amrywiol yn y papur a chytunwyd ar strategaeth wrth gefn.

Cam gweithredu – AC i ddarparu mwy o fanylion ynghylch sut i gyflawni’r strategaeth wrth gefn y cytunwyd arni

Diolchodd SW i aelodau'r Bwrdd am eu presenoldeb. Mae cyfarfod nesaf Bwrdd TrC wedi’i drefnu ar gyfer 17 Gorffennaf 2019.