Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd

10:30 — 16:00; 2 Gorffennaf 2018

South Gate House, Caerdydd

Yn bresennol:

Nick Gregg (Cyfarwyddwr James Price (Prif Swyddog
Anweithredol a Chadeirydd) (NG) Gweithredol) (JP)
Martin Dorchester (Cyfarwyddwr Brian McKenzie (Cyfarwyddwr
Anweithredol) (MD) Anweithredol) (BM)
Peter Kennedy (Cyfarwyddwr Alison Noon-Jones (Cyfarwyddwr
Anweithredol) (PK) Anweithredol) (ANJ)
Sarah Howells (Cyfarwyddwr Nikki Kemmery (Cyfarwyddwr
Anweithredol) (SH) Anweithredol) (NK)
Heather Clash (Trafnidiaeth Kathryn Harries
Cymru) (HC) (Ysgrifenyddiaeth) (KH)

Yr oedd y sylwedydd(ion) canlynol o Lywodraeth Cymru yn bresennol ar gyfer Rhan A
a Rhan C y cyfarfod:
Jenny Lewis (Sylwedydd LIC) (JL)

Yr oedd yr unigolion canlynol o Trafnidiaeth Cymru yn bresennol ar gyfer eitemau
penodol ar yr agenda:
Geoff Ogden (Cyfarwyddwr Gweithredol) (GO) Jeff Collins (Cyfarwyddwr Gweithredol) (JC)
Alan Edwards (Cyfarwyddwr Gweithredol) (AE) Jo Adams (Trafnidiaeth Cymru) (JA)

Ymddiheuriadau:

Simon Jones (Sylwedydd LIC) (SJ)

Rhan A: Cyfarfod Llawn v Bwrdd

Hysbysiad a Chworwm

1. Gan fod cworwm yn bresennol cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod yn agored. Cadarnhaodd y Cadeirydd fad hysbysiad o'r cyfarfod wedi ei roi i bob Cyfarwyddwr a oedd A hawl i dderbyn hysbysiad o'r fath. Estynnodd NG groeso i'r Cyfarwyddwyr Anweithredol a oedd newydd eu penodi, sef ANJ, SH ac NK i'r cyfarfod. Estynnodd NG groeso hefyd i NC a oedd newydd ei benodi'n Gyfarwyddwr Gweithredol CyHid.

Ymddiheuriadau

2. Anfonwyd ymddiheuriadau gan SJ. Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau eraill am absenoldeb.

Gwrthdaro rhwng Buddiannau

3. Gofynnodd y Cadeirydd a oedd unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau i'w datgan. Ni ddatganwyd unrhyw wrthdaro newydd na diweddariadau. Gofynnodd NG i'r Cyfarwyddwyr Anweithredol a oedd newydd eu penodi i godi unrhyw wrthdaro posibl neu wir wrthdaro rhwng buddiannau pe byddent yn digwydd yn ystod y cyfarfod.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

4. Adolygodd a chymeradwyodd y Bwrdd goinodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Mai 2018. Gofynnodd y Cadeirydd beth oedd y cynnydd a wnaed o ran y camau gweithredu agored. Derbyniwyd diweddariadau gan aelodau'r Bwrdd a chytunwyd y gallai nifer o gamau gael eu cau. Gofynnodd NG beth oedd y sefyilfa ddiweddaraf o ran yr adolygiad o'r Cytundeb Rheoli (Cytundeb Fframwaith). Esboniwyd y sefyllfa ddiweddaraf gan JL. Holodd NG hefyd beth oedd y sefyllfa ddiweddaraf o ran darparu Llythyr Cylch Gorchwyl pellach, gan fad y fersiwn cyfredol wedi clod i ben ar 30 Mehefin 2018. Nododd JL fod Llythyr Cylch Gorchwyl pellach wedi'i ddrafftio ac wrthi'n cael ei adolygu gan Lywodraeth Cymru.

Materion Angen Ystyriaeth

5. Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr eitemau ar yr agenda ar gyfer y cyfarfod heddiw:

Eitem 2: Diogelwch

Eitem 2a: Sylw i Ddiogelwch

Esboniodd JP mai diben yr eitem hon ar yr agenda oedd sicrhau bod diogelwch yn flaenoriaeth. Trafododd y Bwrdd ddigwyddiad angheuol diweddar yn ystod gwaith trydaneiddio. Nododd y Bwrdd bwysigrwydd rhoi gweithdrefnau diogelwch ar waith a'u dilyn. Trafododd y Bwrdd hefyd weithdrefnau iechyd a diogelwch yn ystod y tywydd eithafol diweddar.

Eitem 2b: Mesuriadau a Pherfformiad Diogelwch

Esboniodd JP ddiben yr eitem hon ar yr agenda, a fydd yn cael el defnyddio i adrodd ar fetrigau diogelwch o fis Hydref 2018. Cyfeiriodd NG at y papur ar
gyfer yr eitem hon ar yr agenda a gofynnodd am ddiwygio adran 4 i sicrhau bad diogelwch yn cael ei gyflwyno fel blaenoriaeth. Dywedodd NK ei bod yn bwysig rhoi ffocws ar iechyd yn ogystal a diogelwch. Esboniodd JP fod Gareth Morgan yn arwain ar iechyd a diogelwch ar sail dros dro. Cytunwyd y byddai'r sefyllfa ddiweddaraf o ran ar iechyd a diogelwch yn cael ei chyflwyno yn y cyfarfod nesaf.

Cam gweithredu: Gareth Morgan i ddiwygio adran 4 ar ddiogelwch i sicrhau y caiff diogelwch ei gyflwyno fel blaenoriaeth.

Cam gweithredu: KH i ddiwygio'r agenda ar gyfer y cyfarfod nesaf i gyfeirio at lechyd a Diogelwch.

Cam gweithredu: JP i sicrhau y bydd adroddiad ar y sefyilfa ddiweddaraf o ran iechyd a diogelwch yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod nesaf.

Trafododd y Bwrdd y diwylliant a weithredir gan Trafnidiaeth Cymru o ran diogelwch. Dywedodd NK fod y term 'diwylliant addasu' yn aml yn cael ei ddefnyddio i ddal pobl i gyfrif am y meysydd y maent yn atebol drostynt. Cytunwyd y byddai trafodaeth yn cael ei chynnal rhwng NK, JP a Gareth Morgan ynghylch diogelwch a'r diwylliant diogelwch a weithredir gan Trafnidiaeth Cymru.

Cam gweithredu: NK, JP a Gareth Morgan i drafod diogelwch a'r diwylliant diogelwch a weithredir gan Trafnidiaeth Cymru.

Dywedodd NG y byddai Pwyllgor lechyd a Diogelwch yn cael ei sefydlu dan gadeiryddiaeth NK. Croesawodd JP y dull gweithredu hwn.

Eitem 2c: Adolvgu Digwvddiadau Svlweddol/ Damweiniau Trwch-Blewvn

Esboniodd NG y bydd yr eitem hon ar yr agenda yn cael ei defnyddio i adrodd ar unrhyw ddigwyddiadau sylweddol ac adolygu unrhyw ddamweiniau a fu o fewn trwch-blewyn i ddigwydd, pan ddaw'r gwasanaeth rheilffyrdd yn weithredol. Gofynnodd MD am ddatblygu cynllun a phroses i roi manylion yr ymateb i ddigwyddiad mawr. Dywedodd JP ei fod wedi gwneud cais i'r Tim Gweithredol ddatblygu Cynllun Ymateb i Ddigwyddiadau Mawr. Cytunwyd, unwaith y byddai Cynllun Ymateb i Ddigwyddiadau Mawr wedi ei ddatblygu, y byddai'n cael ei gyfiwyno i'r Bwrdd.

Cam gweithredu: Y Tim Gweithredol I gyflwyno'r Cynllun Ymateb i Ddigwyddiadau Mawr i'r Bwrdd.

Eitem 3: Diweddariad Strategol/Datblygu

Eitem 3a: Adroddiad y Prif Weithredwr

Rhoddodd JP ddiweddariad ar Adroddiad y Prif Weithredwr a hysbysodd y Bwrdd am y gweithgareddau allweddol ers y cyfarfod blaenorol. Rhoddodd JP ddarlun cyffredinol o'r gwaith sy'n cael ei wneud i roi'r gwasanaeth rheilffyrdd ar waith. Dywedodd NG fod angen eglurder o ran y cyfrifoldebau a'r rhyngwyneb rhwng Trafnidiaeth Cymru, y Gweithredwr a'r Partner Datblygu (a elwir bellach yn Dim Gwasanaethau Rheilffyrdd a Network Rail).

Cam gweithredu: JC i roi diweddariad ar y cyfrifoldebau a'r rhyngwyneb rhwngTrafnidiaeth Cymru, y Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd a Network Rail.

Trafododd y Bwrdd y posibilrwydd o drosglwyddo ased Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd. Noddodd JP y sefyllfa ddiweddaraf a dywedodd fod yr ymgysylltu'n parhau gyda Network Rail. Dywedodd JP fod y trosglwyddiad i fod i ddigwydd erbyn mis Medi 2019. Dywedodd MD fad angen nodi'r amserlenni allweddol i sicrhau y cwblheir trosglwyddo'r ased erbyn mis Medi 2019. Cytunwyd y byddai Nathan Barnhouse (Llywodraeth Cymru) yn darparu diweddariad i'r Bwrdd ar drosglwyddo ased Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd.

Cam gweithredu: JL i drefnu bod Nathan Barnhouse (Llywodraeth Cymru) yn darparu diweddariad i'r Bwrdd ar drosglwyddo ased Rheilffyrdd Craidd y Cymoedd.

Dywedodd BM fod angen i'r Bwrdd gael ei hysbysu o'r risg ariannol cyn i drosglwyddo'r ased ddigwydd. Esboniodd JP y rhesymeg dros drosglwyddo'r ased a dywedodd fod archwiliad o'r ased yn cael ei gynnal. Noddodd JP y sefyllfa ddiweddaraf o ran staffio a dywedodd fod HC wedi cychwyn yn ei swydd ar 2 Gorffennaf 2018 fel Cyfarwyddwr Gweithredol CyHid. Nododd y Bwrdd y gwaith gwych a wnaed gan Tracy Kearns o ran rheoli cyllid y cwmni tra yr oedd y penodiad hwn yn cael ei wneud. Dywedodd MD fod angen penodi i swydd Cyfarwyddwr Cyfathrebu a Gwasanaethau Cwsmeriaid. Dwedodd JP fod Uwch-reolwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu wedi ei benodi a bad y gwaith o recriwtio Cyfarwyddwr Cyfathrebu a Gwasanaethau Cwsmeriaid yn mynd rhagddo ar hyn o bryd.

Dywedodd JP with y Bwrdd fod polisiau AD y cwmni wrthi'n cael eu datblygu a bod y telerau a'r amodau'n cael eu hadolygu er mwyn gosod Trafnidiaeth Cymru yn y sefyllfa o fod yn gyflogwr o ddewis. Esboniodd JP fod Trafnidiaeth Cymru wedi gwneud cais i Swyddfa'r Cabinet, drwy Lywodraeth Cymru, i ddod yn gorff a dderbynnir o ran Prif Gynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil (PCSPS). Ychwanegodd JP y byddai agen i'r Bwrdd wneud penderfyniad maes o law ynghylch a fyddai Trafnidiaeth Cymru yn ymuno a'r cynllun pensiwn hwn os cymeradwyir statws corff a dderbynnir. Dywedodd PK, os bydd Trafnidiaeth Cymru'n dewis ymuno a'r PCSPS, na fyddai modd i'r cwmni gynnig cynlluniau pensiwn ychwanegol.

Ychwanegodd PK fod gan PCSPS amrywiol opsiynau o ran cynllun pensiwn a bod angen i Trafnidiaeth Cymru benderfynu pa gynllun pensiwn y mae'n bwriadu ei weithredu. Trafododd y Bwrdd fater darpariaeth pensiwn gan ofyn am bapur yn rhoi manylion y risgiau a'r goblygiadau i Trafnidiaeth Cymru pe byddai'n dad yn gorff a dderbynnir yng nghyswilt PCSPS.

Cam gweithredu: HC i gyflwyno papur i'r Bwrdd ar y risgiau a'r goblygiadau ar gyfer Trafnidiaeth Cymru o ran dod yn gorff a dderbynnir yng nghyswllt PCSPS.

Esboniodd JP y sefyllfa ddiweddaraf o ran rhoi'r gwasanaethau rheilffyrdd ar waith a darpariaeth cerbydau. Nododd JP hefyd y sefyllfa ddiweddaraf o ran bod yn barod am yr hydref. Gofynnodd NG am y diweddaraf ynghylch sut y mae Trafnidiaeth Cymru'n sicrhau ei fod yn barod am yr hydref.

Cam gweithredu: JC i nodi'r sefyllfa ddiweddaraf i'r Bwrdd ynghylch sut y mae Trafnidiaeth Cymru'n sicrhau ei fod yn barod am yr hydref.

Cododd MD fater yr oedi posibl o ran cyflwyno'r cerbydau 769. Trafododd y Bwrdd sut y gellid rheoli'r mater hwn. Cododd NG y mater fod angen i Trafnidiaeth Cymru fad mewn sefyllfa i reoli taliadau cytundebol a phrases y Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd o'r diwrnod cyntaf. Cytunwyd y byddai HC yn blaenoriaethu sicrhau bad y Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd yn cael eu talu o'r diwrnod cyntaf.

Cam gweithredu: HC i flaenoriaethu sicrhau bod y Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd yn cael eu talu o'r diwrnod cyntaf.

Hysbyswyd y Bwrdd gan JP fod JC wedi bad yn teithio ar y gwasanaethau rheilffyrdd i adolygu'r safonau o ran gwasanaeth a glendid. Dywedodd NG fod angen datblygu safonau brand Trafnidiaeth Cymru y gellir mesur y Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd yn eu herbyn. Cytunwyd y byddai ymrwymiadau'r Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd o ran y contract yn cael eu datblygu'n set o safonau. Cytunwyd hefyd y byddai aelodau'r Bwrdd yn ymuno a JC ac yn teithio ar y gwasanaethau rheilffyrdd.

Cam gweithredu: JC i sicrhau bod ymrwymiadau'r Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd o ran y contract yn cael eu datblygu'n set o safonau.

Cam gweithredu: Aelodau'r Bwrdd i ymuno a JC a theithio ar y gwasanaethau rheilffyrdd.

Nododd JP y sefyllfa ddiweddaraf o ran datblygu systemau TGCh Trafnidiaeth Cymru. Nododd y sefyllfa ddiweddaraf hefyd o ran cysylltiadau diwydiannol a'r heriau allweddol, gan gynnwys arlwyo i'r sedd a glanhau. Dywedodd MD fod angen gwybodaeth bellach ynghylch yr ystyriaeth sy'n cael ei roi i ddarparu'r arlwyo'n fewnol. Cytunodd NG fod angen i'r Bwrdd ddeall y risgiau a'r goblygiadau.

Cam gweithredu: JC i sicrhau y caiff papur ei gyfiwyno i'r Bwrdd ar yr opsiwn posibl o ddarparLfr arlwyo'n fewnol (gan gynnwys y risgiau a'r goblygiadau ar gyfer Trafnidiaeth Cymru).

Eitem 3b: Cyllid

Cyllid Ymunodd JA â'r cyfarfod. Diolchodd HC i JA am ddatblygu'r papur ac am yr adroddiad ariannol ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda. Esboniodd JA Gyfrifon Rheoli Mai 2018, gan gynnwys y gwahaniaeth yn y cyfrif elw a cholled. Dywedodd NG fod cyllideb Trafnidiaeth Cymru wedi ei phennu fel rhan o'r Cynllun Busnes ac y byddai ail ragolwg yn cael ei gynnal er mwyn alinio'r rhagamcanion â'r gwir wariant. Dywedodd JA fod yr ail ragolwg wrthi'n cael ei gwblhau. Ychwanegodd HC fod ail ragolygon yn digwydd yn chwarterol ar hyn o bryd ond efallai y byddai angen gwneud hyn yn fisol. Dywedodd JL fod angen symud tuag at adrodd yn fisol er mwyn cefnogi gweithdrefnau adrodd chwarterol Llywodraeth Cymru. Dywedodd HC fod y cylch adrodd yn cael ei adolygu ar hyn o bryd. Cytunwyd y byddai JL yn darparu i HC amserlenni ar gyfer gweithdrefnau adrodd Llywodraeth Cymru.

Cam gweithredu: JL i ddarparu i HC amserlenni ar gyfer gweithdrefnau adrodd Llywodraeth Cymru.

Cwestiynodd NG y cyfeiriad at brosiectau gwariant ar adnoddau heb eu cyllido yn y cyfrifon. Esboniodd JA bod y prosiectau heb eu cyllido o bersbectif Trafnidiaeth Cymru. Ychwanegodd JL ei bod yn ofynnol i swyddogion Llywodraeth Cymru ddilyn y Prosesau Rheoli Newid i ofyn i Trafnidiaeth Cymru wneud gwaith sydd y tu allan i'r Cynllun Busnes cyfredol. Nododd y Bwrdd fod angen cyfathrebu pellach i sicrhau bod y Broses Rheoli Newid yn cael ei chwblhau cyn i Trafnidiaeth Cymru ddechrau ar waith sydd y tu allan i'w gylch gorchwyl ar hyn o bryd.

Cam gweithredu: JP a JL i gyhoeddi cyfathrebiadau i sicrhau bod y Broses Rheoli Newid yn cael ei chwblhau cyn i Trafnidiaeth Cymru ddechrau ar waith sydd y tu allan i'w gylch gorchwyl ar hyn o bryd.

Cyfeiriodd NG at y Datganiad Gwariant a dywedodd nad oedd lefel y gwariant ar ymgynghorwyr yn gostwng, eto i gyd yr oedd y cwmni'n cyflogi mwy o weithwyr. Cytunwyd y byddai'r Tim Gweithredol yn adolygu nifer yr ymgynghorwyr a'r unigolion ar secondiad a gofynion y cwmni i'r dyfodol.

Cam gweithredu: Y Tim Gweithredol i adolygu nifer yr ymgynghorwyr a'r unigolion ar secondiad a gofynion y cwmni i'r dyfodol.

Dywedodd JA fad datganiadau ariannol Trafnidiaeth Cymru am y cyfnod yn diweddu 31 Mawrth 2018 wedi cael eu llofnodi. Gofynnodd JA am gymeradwyaeth gan y Bwrdd i gyflwyno'r cyfrifon i Drr Cwmniau, ac mae gofyn i Trafnidiaeth Cymru wneud hynny erbyn 31 Rhagfyr 2018. Holodd NG a oedd gan Lywodraeth Cymru unrhyw ofynion pellach o ran y cyfrifon. Dywedodd BM, gan fod y cyfrifon wedi cael eu harchwilio a'u llofnodi, mai penderfyniad i Trafnidiaeth Cymru oedd pa bryd i gyflwyno'r cyfrifon i Dy'r Cwmniau. Yr oedd y Bwrdd yn hapus i'r cyfrifon gael eu cyflwyno i Dy'r Cwmniau yn amodol ar adolygiad gan HC.

Cam gweithredu: HC i adolygu'r datganiadau ariannol am y cyfnod yn diweddu 31 Mawrth 2018 a'u cyflwyno i Dy'r Cwmniau erbyn 31 Rhagfyr 2018.

Dywedodd JL y dylai'r cyfrifon gael eu cyhoeddi ar wefan Trafnidiaeth Cymru cyntaf y byddant wedi cael eu cyflwyno i Dy'r Cwmniau.

Cam gweithredu: HC i ystyried cyhoeddi'r cyfrifon ar wefan Trafnidiaeth Cymru unwaith y byddant wedi cael eu cyflwyno i Dy'r Cwmniau.

Esboniodd JA y diwygiadau arfaethedig i'r mandad banc. Cytunodd y Bwrdd at y mandad banc a gofynnodd am wybodaeth bellach am y mecanweithiau rheoli ariannol, Iefelau'r awdurdod a'r broses ar gyfer awdurdodi gwariant.

Cam gweithredu: MC i ddarparu gwybodaeth bellach i'r Bwrdd ar y mecanweithiau rheoli ariannol, lefelau'r awdurdod a'r broses ar gyfer awdurdodi gwariant i gefnogi adolygiad o'r unigolion a enwyd ar y mandad banc.

Esgusododd JA ei hun o'r cyfarfod.

Eitem 3c: Perfformiad a Chydymffurfiaeth Llywodraethu

Dywedodd JP nad oedd angen unrhyw ddiweddaru pellach o ran yr eitem hon ar yr agenda.

Eitem 3d: Strategaeth a Systemau TGCh

Trafodwyd yr eitem hon ar yr agenda yn eitem 3a hefyd. Gofynnodd NG am i bapur gael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda.

Cam gweithredu: GO i sicrhau bod papur yn cael ei gyfiwyno yn y cyfarfod nesaf ar Strategaeth a Systemau TGCh.

Dywedodd JL y dylai Strategaeth a systemau TGCh Trafnidiaeth Cymru gynnwys integreiddio digidol a Llywodraeth Cymru. Trafododd y Bwrdd ofynion Trafnidiaeth Cymru ac a fyddai modd i'r rhain gael eu hintegreiddio a rhai Llywodraeth Cymru. Esboniodd HC ganlyniadau'r gweithdy TGCh a gynhaliwyd ar 15 Mehefin 2018.

Eitem 3e: Materion Strategol ar gvfer Cyfarfodvdd v Bwrdd i'r Dvfodol

Gofynnodd NG i aelodau'r Bwrdd am unrhyw faterion strategol pellach i'w cynnwys ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd yn y dyfodol. Gofynnodd MD am roi ystyriaeth i sefydlu Pwyllgor Cyfathrebu a Chysylltiadau Cyhoeddus. Dywedodd NG y byddai Pwyllgor Cyfathrebu a Gwasanaethau Cwsmeriaid yn cael ei sefydlu.

Eitem 3f: Llythyr Cylch Gorchwyl a Chynllun Busnes

Esboniodd JP fod drafft diweddaraf y Cynllun Busnes wedi'i gyflwyno i'r Bwrdd er yrriwybyddiaeth iddynt. Dywedodd JL fod gofyniad i'r Cynllun Busnes gael ei gyhoeddi erbyn diwedd Rhagfyr 2018. Nododd y Bwrdd y gofyniad hwn.

Cam gweithredu: KH i sicrhau bod y Cynllun Busnes yn cael ei gyhoeddi erbyn diwedd Rhagfyr 2018.

Eitem 4: Unrhyw Fater Arall

Eitem 4a: Sefydlu Pwyllgorau

Dywedodd NG wrth y Bwrdd y bydd y Pwyllgorau canlynol yn cael eu sefydlu:

1. Pwyllgor Cymeradwyaeth — esboniodd NG y cynhelir y Pwyllgor hwn ar ddiwedd pob cyfarfod o'r Bwrdd ac y bydd of yn cadeirio'r Pwyllgor hwn.

2. Pwyllgor Archwilio a Risg — esboniodd NG y cynhelir y Pwyllgor hwn dair gwaith y flwyddyn ac y bydd dan gadeiryddiaeth MD.

3. Pwyllgor lechyd a Diogelwch — esboniodd NG y cynhelir y Pwyllgor hwn yn chwarterol ac y bydd dan gadeiryddiaeth NK.

4. Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu — esboniodd NG y cynhelir y Pwyllgor hwn dair gwaith y flwyddyn ac y bydd dan gadeiryddiaeth SH.

5. Pwyllgor Pobl — esboniodd NG y cynhelir y Pwyllgor hwn dair gwaith y flwyddyn ac y bydd dan gadeiryddiaeth ANJ.

Gofynnodd JL am i fanylion y Pwyllgorau a'r Cadeiryddion gael eu cyhoeddi ar wefan Trafnidiaeth Cymru. Cytunodd NG y byddarr wybodaeth hon yn cael ei chyhoeddi.

Cam gweithredu: KH i sicrhau bod manylion y Pwyllgorau a'r Cadeiryddion yn cael eu cyhoeddi ar wefan Trafnidiaeth Cymru.

Holodd MD a fyddai Pwyllgor Taliadau'n cael ei sefydlu. Dywedodd NG y byddai cylch gorchwyl y Pwyllgor Pobl yn cynnwys ystyried materion fel cyflogau, pensiynau a buddion gweithwyr. Holodd KH a ddylai'r Cynllun Dirprwyo gael ei adolygu er mwyn ystyried sefydlu'r Pwyllgorau. Cytunodd NG y dylid cynnal yr adolygiad hwn.

Cam gweithredu: HC a Gareth Morgan i adolygu'r Cynllun Dirprwyo er mwyn ystyried sefydlu'r Pwyllgorau.

Gofynnodd JP am i gyfarfodydd y Pwyllgorau dechrau cyn gynted a phosibl. Cytunwyd y byddai Cadeirydd pob Pwyllgor yn ystyried cylch gorchwyl a chylch gwaith eu Pwyllgorau hwy. Cytunwyd hefyd y byddai dyddiadau cyfarfodydd y Pwyllgorau yn cael eu trafod yn y cyfarfod nesaf.

Cam gweithredu: NG, MD, NK, SH a ANJ I ystyried cylch gorchwyl a chylch gwaith eu Pwyllgorau hwy.

Cam gweithredu: KH i ychwanegu Sefydlu Pwyllgorau at agenda'r cyfarfod nesaf.

Gofynnodd NG a oedd unrhyw eitemau pellach i'w codi dan Unrhyw Fater Arall. Gofynnodd JL i Trafnidiaeth Cymru gyhoeddi gymaint o wybodaeth phosibl ar ei wefan. Gofynnodd MD pwy yn Trafnidiaeth Cymru sy'n gyfrifol am olygu dogfennau fel sydd angen cyn iddynt gael eu cyhoeddi. Cytunwyd y byddai Gareth Morgan yn ymgymryd a'r cyfrifoldeb hwn.

Cam gweithredu: Gareth Morgan i ymgymryd a'r cyfrifoldeb dros sicrhau bod dogfennau'n cael eu golygu fel bo angen cyn iddynt gael eu cyhoeddi ar wefan Trafnidiaeth Cymru.

Diolchodd NG i PK a BM ar ran y Bwrdd am eu cyfraniad gwerthfawr fel Cyfarwyddwyr Anweithredol. Diolchodd PK a BM i NG a'r Bwrdd, gan ddatgan y twin brofiad diddorol a gwerthfawr bod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Trafnidiaeth Cymru.

Esgusododd JL ei hun o'r cyfarfod.

Rhan B: Sesiwn Cyfrinachol

Eitem 1: Materion AD Cyfrinachol

Mae'r eitem hon ar yr agenda wedi ei chofnodi ar wahan.

Eitem 2: Perfformiad y Bwrdd a'r Uwch Dim

Mae'r eitem hon ar yr agenda wedi ei chofnodi ar wahan. Caeodd y Cadeirydd gyfarfod y Bwrdd yn ffurfiol.

Rhan C: Sesiwn Agored

Ymunodd JL a’r cyfarfod. Datganodd y Cadeirydd fod y Sesiwn Agored wedi agor a chroesawodd y rhai a oedd yn bresennol i'r cyfarfod. Cytunwyd y byddai'r eitemau ar yr agenda ynghylch cydnabod Undebau Llafur, Cofrestr Buddiannau'r Tim Gweithredol a swyddfa gofrestredig Trafnidiaeth Cymru yn cael eu trafod ar ddechrau'r Sesiwn Agored.

Eitem 2c: Cvdnabod Undebau Llafur

Nododd y Bwrdd y papur ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda a'r cynnig i gydnabod yr undebau Ilafur a enwyd. Dywedodd JL foci angen ymateb i'r Ilythyr a gyflwynwyd i Trafnidiaeth Cymru gan Gadeirydd Ochr Undebau Llafur Llywodraeth Cymru. Dywedodd JP, yn ogystal ag undebau Ilafur a oedd yn cael eu cydnabod gan Lywodraeth Cymru, yr oedd yr undebau Ilafur a oedd yn cael eu cydnabod yn y diwydiant rheilffyrdd hefyd wedi mynegi diddordeb mewn gweithio gyda Trafnidiaeth Cymru. Dywedodd KH fod nifer o weithwyr Trafnidiaeth Cymru wedi holi a oes pawl ganddynt hwy i gael Ilais yn y ffordd y cant eu cynrychioli. Trafododd y Bwrdd fater cydnabod undebau Ilafur a chytunwyd i weithio'n adeiladol gyda'r undebau Ilafur tuag at berthynas gadarnhaol yn y dyfodol. Cytunwyd hefyd y byddai ymateb yn cael ei gyflwyno i Gadeirydd Ochr Undebau Llafur Llywodraeth Cymru yn cynnig cyd-gyfarfod buan gyda ANJ (fel Cadeirydd y Pwyllgor Pobl) a JP i drafod sut y gall Trafnidiaeth Cymru ymgysylltu a gweithio'n gadarnhaol gyda'r tri undeb Ilafur — a hefyd gyda rhai o brif undebau Ilafur y rheilffyrdd sydd hefyd wedi dangos diddordeb yn Trafnidiaeth Cymru.

Cam gweithredu: JP/KH i ddrafftio ymateb i'r Ilythyr a dderbyniwyd oddi wrth Gadeirydd Ochr Undebau Llafur Llywodraeth Cymru.

Esgusododd PK ei hun o'r cyfarfod.

Eitem 2a: Tim Gweithredol — Cofrestr Buddiannau

Nododd y Bwrdd Gofrestr Buddiannau'r Tim Gweithredol.

Eitem 2b: Swyddfa Gofrestredig Trafnidiaeth Cymru

Esboniodd KH y cynnig i newid swyddfa gofrestredig Trafnidiaeth Cymru o Ganolfan QED yn Nhrefforest i South Gate House yng Nghaerdydd. Trafododd y Bwrdd y cynnig a chytunwyd y byddai'r swyddfa gofrestredig yn cael ei hadolygu eto yn dilyn datblygu strategaeth Ileoli.

Ymunodd GO, JC ac AE a'r cyfarfod. Cyflwynodd NG GO, JC ac AE i NK, SH ac ANJ.

Eitem 1: Paratoi i Weithredu

Eitem 1a: Rhoi Trafnidiaeth Cymru ar Waith

Cyfeiriodd JP at y papur ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda a nododd y sefyllfa ddiweddaraf. Hysbyswyd y Bwrdd gan JP fod ffrydiau gwaith wedi eu sefydlu i baratoi'r cwmni i fod yn barod ar gyfer 14 Hydref 2018. Ychwanegodd JP fod Gareth Morgan yn arwain ar ddiogelwch, Robert Golliker (a bellach HC) yn arwain ar Gyllid, KH yn arwain ar AD, Neil James yn arwain ar Gyfathrebu ac Ynyr Roberts yn arwain ar TGCh a Llywodraethu Corfforaethol. Dywedodd NG y dylai'r Pwyllgorau newydd sy'n cael eu sefydlu ymgysylltu a'r ffrydiau gwaith perthnasol. Ychwanegol SH ei bod yn bwysig i wasanaethau cwsmeriaid gael eu cynnwys yn y ffrydiau gwaith. Cytunwyd y byddai'r ffrwd waith Cyfathrebu yn cael ei hail-enwi'n 'Cyfathrebu a Gwasanaethau Cwsmeriaid'.

Cam gweithredu: KH i gyflwyno Cadeiryddion Pwyllgorau i arweinyddion y ffrydiau gwaith.

Cam gweithredu: JP i sicrhau bod y ffrwd waith Cyfathrebu yn cael ei hail-enwi'n Cyfathrebu a Gwasanaethau Cwsmeriaid.

Dywedodd NG y dylai fod blaenoriaethu clir ar y camau sy'n ofynnol eu cyflawni erbyn 14 Hydref 2018. Holodd NG a oedd unrhyw ddisgwyliadau o ran achrediad ar gyfer y systemau iechyd a diogelwch. Holodd MD a fyddai'r Llawlyfrau Diogelwch, Cyllid ac AD yn cael eu cwblhau erbyn 5 Gorffennaf 2018. Cadarnhaodd JC fod y Llawlyfr Diogelwch wedi cael ei gwblhau ac y byddai'r Llawlyfrau Cyllid ac AD cychwynnol wedi eu cwblhau erbyn 5 Gorffennaf 2018.

Holodd MD a oedd y Tim Gweithredol yn hyderus y gall twf y cwmni gael ei reoli'n effeithlon. Cododd AE fater trosglwyddo gwybodaeth o ymgynghorwyr sydd wedi'u cyflogi ar hyn o bryd gan Trafnidiaeth Cymru i'r gweithwyr newydd with iddynt gael eu recriwtio, Dywedodd MD y dylid hysbysu'r ymgynghorwyr o ofynion Trafnidiaeth Cymru o ran trosglwyddo gwybodaeth cyn i'w cyfnod ddod i ben. Esboniodd GO fod system rheoli dogfennau'n cael ei sefydlu i gefnogi trosglwyddo gwybodaeth.

Cam gweithredu: Y Pwyllgor Gweithredol i sicrhau bad yr ymgynghorwyr sydd yn cael eu cyflogi gan Trafnidiaeth Cymru ar hyn o bryd yn cael eu hysbysu o ofynion Trafnidiaeth Cymru o ran trosglwyddo gwybodaeth i weithwyr cyn i'w cyflogaeth ddod i ben.

Holodd NG a fyddai gan Trafnidiaeth Cymru yr adnoddau gofynnol yn eu Ile erbyn 14 Hydref 2018. Cododd KH y risg bosibl nad oedd yr amserlen ar gyfer trosglwyddo swyddogaeth y gwasanaethau rheilffyrdd o Lywodraeth Cymru i Trafnidiaeth Cymru wedi ei gadarnhau hyd yn hyn. Trafododd y Bwrdd y gofyniad i ddarparu adnoddau i'r tim Gweithrediadau Rheilffyrdd yn barod ar gyfer 14 Hydref 2018. Cytunodd y Bwrdd y gellid gwneud penodiadau i swyddi o fewn y tim Gweithrediadau Rheilffyrdd. Dywedodd JL y bydd yn cael trafodaeth gyda'r unigolion angenrheidiol o fewn Llywodraeth Cymru i sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r swyddi y gwneir penodiadau iddynt.

Cam gweithredu: KH i ddarparu i JL restr o'r swyddi o fewn y tim Gweithrediadau Rheilffyrdd sy'n cael eu blaenoriaethau ar gyfer eu hariannu.

Dywedodd NG y dylai rhestr gael ei datblygu o'r swyddi sy'n ofynnol ar gyfer 14 Hydref 2018.

Cam gweithredu: KH i ddatblygu rhestr o'r swyddi sy'n ofynnol ar gyfer 14 Hydref 2018.

Gofynnodd NG i'r Cyfarwyddwyr Anweithredol i ystyried Cynllun Rhoi Trafnidiaeth Cymru ar Waith a darparu sylwadau i'r Tim Gweithredol.

Cam gweithredu: Y Cyfarwyddwyr Anweithredol i ystyried Cynllun Rhoi Trafnidiaeth Cymru ar Waith a darparu sylwadau i'r Tim Gweithredol.

Holodd NG a oedd Strategaeth Cyfathrebu yn ei lle. Cadarnhaodd GO fod Strategaeth Cyfathrebu wedi'i datblygu ar gyfer y tair blynedd nesaf. Gofynnodd NG am i un Strategaeth Cyfathrebu gael ei datblygu rhwng Trafnidiaeth Cymru a'r Tîm Gwasanaethau Rheilffyrdd gyda llinellau cyfrifoldeb clir. Ychwanegodd JL y dylid rhoi ystyriaeth hefyd i ba agweddau ar y Strategaeth Cyfathrebu sydd wedi'u halinio â Llywodraeth Cymru.

Cam gweithredu: Neil James i symud ymlaen â chreu un Strategaeth Cyfathrebu rhwng Trafnidiaeth Cymru a'r Tîm Gwasanaethau Rheilffyrdd gyda llinellau cyfrifoldeb clir, ac ystyried pa agweddau ddylai gael eu halinio â rhai Llywodraeth Cymru.

Dywedodd NG y dylai'r Cynllun Rhoi ar Waith gael ei ddatblygu i gwmpasu'r cyfnod hyd at Ragfyr 2018.

Cam gweithredu: Y Tim Gweithredol i ddatblygu'r Cynllun Rhoi ar Waith i gwmpasu'r cyfnod hyd at Ragfyr 2018.

Eitem 1b: Rhoi'r Gwasanaethau Rheilffyrdd ar Waith

Cyflwynodd JC y sefyllfa ddiweddaraf o ran rhoi'r gwasanaethau rheilffyrdd ar waith. Esboniodd JC mai'r dyddiad olaf ar gyfer ymestyn contract cyfredol Arriva Trains Wales yw 14 Gorffennaf 2018. Trafododd y Bwrdd y broses ar gyfer ymestyn contract Arriva Trains Wales os bydd angen. Cyfeiriodd NG at y papur ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda a holodd a oedd unrhyw risgiau neu broblemau a allai atal y gwasanaeth rheilffyrdd rhag dechrau ar 14 Hydref 2018. Hysbyswyd y Bwrdd gan JC y byddai Ilythyr yn cael ei gyflwyno i'r Adran Drafnidiaeth ynghylch contract cyfredol Arriva Trains Wales. Cytunwyd y byddai JC yn darparu copi o'r Ilythyr hwn i'r Bwrdd.

Cam gweithredu: JC i ddarparu copi o'r Ilythyr a fydd yn cael ei gyflwyno i'r Adran Drafnidiaeth ynghylch contract cyfredol Arriva Trains Wales, i'r Bwrdd.

Esboniodd JC newidiadau'r fdiwrnod cyntaf' a phwysleisiodd y gofyniaci gynnal y gwasanaeth rheilffyrdd. Nododd JC y sefyllfa ddiweddaraf o ran cerbydau a'r camau sy'n cael eu cymryd i sicrhau parodrwydd ar gyfer yr hydref. Holodd NG am y broses ar gyfer rheoli'r diesel yn y cerbydau er mwyn cynnal y gwasanaeth rheilffyrdd. Cytunodd JC i gynnwys darpariaeth diesel yn y cynllun ar gyfer gofynion y diwrnod cyntaf. Cytunwyd hefyd y byddai JC yn darparu diweddariad i'r Bwrdd ar ofynion y diwrnod cyntaf i sicrhau bod y gwasanaeth rheilffyrdd yn cael ei gynnal.

Cam gweithredu: JC i gynnwys darpariaeth diesel yn y cynllun ar gyfer gofynion y diwrnod cyntaf a darparu diweddariad i'r Bwrdd ar ofynion y diwrnod cyntaf i sicrhau bod y gwasanaeth rheilffyrdd yn cael ei gynnal.

Holodd NG a oedd y Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd yn cyflawni ei gynllun i roi'r gwasanaethau ar waith. Cadarnhaodd JC fod y Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd ar hyn o bryd yn cyflawni ei gynllun i roi'r gwasanaethau ar waith ac yn darparu diweddariadau wythnosol i Trafnidiaeth Cymru. Holodd NG a fyddarr Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd yn barod i ddarparu'r gwasanaeth rheilffyrdd ar 14 Hydref 2018. Nododd JC ei fod yn hyderus y bydd y gwasanaeth rheilffyrdd yn cael ei gynnal ac y gellir cymryd camau i wella'r gwasanaeth. Dywedodd NG y bydd trafodaethau'n cael eu cynnal ar ol 14 Hydref 2018 ynghylch gwella'r gwasanaeth rheilffyrdd yn barhaus. Cododd JP y gofyniad i reoli disgwyliadau o ran pa agweddau ar y gwasanaeth rheilffyrdd fydd yn cael eu darparu a pha bryd. Trafododd y Bwrdd y newidiadau a ddisgwylir o'r diwrnod cyntaf. Dywedodd SH fod angen dull gweithredu cydlynol o ran cyfathrebiadau.

Eitem 1c: Cynnydd yn erbyn Cerrig Milltir ac Eitem ld: Prif Risgiau a Mesurau Lliniaru

Adolygodd y Bwrdd y prif risgiau a'r mesurau Iliniaru. Cymeradwyodd NG fformat y prif risgiau a'r mesurau lliniaru. Cwestiynodd NG y sgor a roddwyd i sawl un o'r prif risgiau. Cytunwyd y byddai'r sgoriau yn cael eu hadolygu.

Cam gweithredu: GO i adolygu'r sgoriau a roddwyd i'r prif risgiau.

Eitem 1e: Yswiriant Trafnidiaeth Cymru

Esboniodd GO bwrpas y papur ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda. Holodd NG a oedd lefel gyfredol yr yswiriant yn briodol. Cytunwyd y byddai GO yn adolygu lefel gyfredol yr yswiriant ac y byddai'r Bwrdd yn adolygu'r yswiriant eto ymhen 3 mis.

Cam gweithredu: GO i adolygu lefel gyfredol yswiriant Trafnidiaeth Cymru.

Cam gweithredu: KH i ychwanegu yswiriant Trafnidiaeth Cymru at yr agenda ar gyfer cyfarfod y Bwrdd ym mis Hydref 2018.

Eitem 2: Unrhyw Fater Arall

Eitem 2d: Llety

Nododd y Bwrdd y papur ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda. Trafododd y Bwrdd y Ilety cyfredol a'r opsiynau posibl ar gyfer darparu gofod ychwanegol. Holodd MD a oedd cyd-leoli gyda'r Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd yn opsiwn. Esboniodd JC yr opsiwn posibl o gyd-leoli'r Tim Gweithrediadau Rheilffyrdd gyda'r Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd yn St Patrick's House. Trafododd y Bwrdd dwf tebygol Trafnidiaeth Cymru yn nhermau cyfrif pennau. Holodd SH a oedd opsiynau Ilety ym Mhontypridd wedi eu hystyried. Trafododd y Bwrdd a allai'r tim Gweithrediadau Rheilffyrdd gael ei leoli yng Nghaerdydd yn y tymor byr, gyda'r tim ehangach yn cael ei adleoli i Bontypridd. Esboniodd KH fod angen i leoliad unrhyw swydd y bydd Trafnidiaeth Cymru yn recriwtio iddi gael ei nodi yn yr hysbyseb.

Trafododd y Bwrdd yr opsiynau ar gyfer darparu desgiau ychwanegol yn y swyddfa bresennol yn South Gate House, a fyddai'n golygu gorfod rhoi staff yn yr ystafelloedd cyfarfod a chanfod ystafelloedd cyfarfod allanol. Esboniodd GO fod opsiwn i gymryd gofod ychwanegol ar 4ydd Ilawr South Gate House Nododd GO fod gaiw am ofod ychwanegol ar unwaith i gefnogi'r cynnydd o ran nifer pennau. Nododd NG y byddai'r opsiwn i gymryd gofod ychwanegol ar 4ydd Ilawr South Gate House yn cael ei ystyried. Ychwanegodd NG y dylid ymestyn yr ardal chwilio y to allan i ganol Caerdydd a bod angen strategaeth fwy hirdymor o ran Ileoliad. Dywedodd MD y dylid rhoi syiw i'r mater o adleoli i Bontypridd. Cytunodd NG a chadarnhaodd mai barn y Bwrdd yw y dylai'r symudiad tuag at Bontypridd ddechrau cyn gynted a phosibl. Dywedodd JP y byddai angen i rai swyddogaethau gael eu cyd-leoli gyda'r Tim Gwasanaethau Rheilffyrdd yng Nghaerdydd yn y tymor byr. Cytunwyd y byddai cynnig diwygiedig yn cael ei gyfiwyno i'r Bwrdd ynghylch Ilety.

Cam gweithredu: GO I gyfiwyno cynnig diwygiedig i'r Bwrdd ynghylch Ilety.

Cam gweithredu: Y Tim Gweithredol i ddatblygu strategaeth leoli.

Eitem 3: Dyddiad y Cyfarfod Nesaf

Mae'r cyfarfod nesaf wedi'i drefnu ar gyfer 19 Gorffennaf 2018 yng Nghyffordd Llandudno. Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu presenoldeb a chaeodd y cyfarfod.