Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 20 Medi 2018

010:30 — 16:00; 20 Medi 2018

Prif Swyddfa Trafnidiaeth Cymru, Ty South Gate

Yn bresennol:

Nick Gregg (NED a Chadeirydd) (NG)                                                       James Price (PW) (JP)
Sarah Howells (NED) (SH)                                                                            Alison Noon-Jones (NED) (ANJ)
Nikki Kemmery (NED) (NK)                                                                          Heather Clash (TrC) (HC)
Gareth Morgan (Ysgrifenyddiaeth) (GM)

Roedd yr arsyllwyr canlynol yn bresennol o Lywodraeth Cymru ar gyfer Rhan A a
Rhan C o'r cyfarfod:
Simon Jones (Arsyllwr LIC) (SJ)                                                                  Jenny Lewis (Arsyllwr LIC) (JL)

Roedd y mynychwyr canlynol o Trafnidiaeth Cymru yn bresennol ar gyfer eitemau
penodol o'r agenda:
Geoff Ogden (Gw) (GO),  Alexia Course (Gw) (AC),  Karl Gilmore (Gw) (KG)

 

Ymddiheuriadau:

Martin Dorchester (NED) (MD)

 

Hysbysiad a Chworwm

1. Gan  fad  Cworwm  yn  bresennol  agorwyd  y  cyfarfod gan y Cadeirydd. Cadarnhaodd y Cadeirydd  bod  hysbysiad  o'r cyfarfod wedi'i  roi  i bob Cyfarwyddwr a oedd yn gymwys i dderbyn hysbysiad o'r fath.

 

Ymddiheuriadau

2. Nodwyd ymddiheuriadau am absenoldeb a chafwyd eglurhad gan y Cadeirydd am absenoldeb MD.

 

Gwrthdaro Buddiannau

3. Gofynnodd y Cadeirydd a oedd gan unrhyw un wrthdaro buddiannau i'w ddatgan. Ni chafwyd yr un datganiad o wrthdaro buddiannau diwygiedig na newydd.

 

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

4. Adolygodd y Bwrdd gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Gorffennaf 2018 ac 19 Gorffennaf 2018. Ystyriwyd bod angen rhai man ddiwygiadau ar gofnodion cyfarfod 2 Gorffennaf 2018 ac 19 Gorffennaf 2018 ac y dylid eu diweddaru ac yn amodol ar wneud y cyfryw ddiwygiadau fe'u cymeradwywyd ar gyfer eu cyhoeddi. Gofynnodd y Cadeirydd am y cynnydd a wnaed o ran y camau gweithredu agored. Derbyniwyd diweddariadau gan aelodau'r Bwrdd a chytunwyd y gellid cau nifer o'r camau gweithredu.

 

Materion yn Codi o'r Cofnodion

5. Eglurodd JP y byddarr cofnodion yn dilyn fformat cliriach yn y dyfodol.

6.   Dywedodd NG y dylid cyhoeddi'r cofnodion a'r camau gweithredu yn gynharach cyn y cyfarfod. Cytunwyd y dylid cyhoeddi'r camau gweithredu a gododd o'r cyfarfod i fynychwyr wythnos fan bellaf ar al y cyfarfod. [Cam gweithredu i GM, i sicrhau bod rhestr o gamau gweithredu yn cael eu cyhoeddi cyn 27 Medi]

7.  NG i siarad a chadeiryddion is-bwyllgorau ynghylch eu cylch gorchwyl er mwyn sicrhau eu bod yn gyson ac i'w galluogi i gael eu cyflwyno yng nghyfarfod nesaf y bwrdd i'r Bwrdd Ilawn eu cymeradwyo.

 

Eitem 2: lechyd a Diogelwch

Eitem 2a: Achlysur Diogelwch

Cafwyd enghraifft gan JP o'r peryglon yn sgil darparwyr gwasanaeth nad ydynt yn beirianwyr yn gweithio'n agos i reilffyrdd wedi'u trydaneiddio.

 

Eitem 2b: Perfformiad a Mesur lechyd a Diogelwc

Gan gyfeirio at bapur y Bwrdd ar gyfer yr eitem hon, darparodd GM ddiweddariad i'r Bwrdd ar ddatblygiad y cwmni o ran y prosesau iechyd, diogelwch a Ilesiant a oedd yn cael eu defnyddio i ddatblygu diwylliant diogelwch cadarnhaol. Rhoddwyd sicrwydd i'r Bwrdd gan GM ynghylch y meysydd perfformiad diogelwch allweddol a fyddai'n cael eu monitro unwaith y byddai Gwasanaethau TrC yn cymryd yr awenau i ddarparu gwasanaethau rheilffordd ar 14 Hydref.

 

Eitem 2c: Cynllunio at Argyfwng ar gyfer Gweithredu'r Fasnachfraint

Cyflwynodd GM y papur ar yr eitem hon i'r Bwrdd a sicrhawyd y Bwrdd fod prosesau ar waith i reoli digwyddiad mawr. Fodd bynnag, gofynnodd NG am gyflwyno papur pellach yn dangos sut byddid yn ymdrin ag ystod ehangach o ddigwyddiadau gan gynnwys y gallu i ehangu'r broses i gynnwys digwyddiadau y to hwnt i'r rheilffyrdd. Dywedodd NG y dylai Ilif y prosesau gael eu nodi'n unigol ar gyfer cyfathrebu ac ymatebion corfforol gwirioneddol. [Cam gweithredu: JP i gydweithio ag AC/GM i edrych ar uwchgyfeirio ymatebion i ddigwyddiadau mewn ffordd fwy cynhwysfawr]

 

[Cam Gweithredu: A i ddarparu prosesau Digwyddiadau Traffig Cymru]

 

Eitem 3: Diweddariad Strategol/Datblygu

Eitem 3a: Adroddiad y Prif Weithredwr

Cafwyd crynodeb gan JP o gynnwys Adroddiad y Prif Weithredwr a chodwyd y mater o gynyddu presenoldeb mewn digwyddiadau, a chodwyd gwobr bosibl roedd Trafnidiaeth Cymru wedi'i hennill, Dywedodd NG mai dim ond Ilwyddiant profedig y dylid ei ddathlu, ac y dylid rhoi ystyriaeth ofalus i gydbwysedd rnanteision mynychu digwyddiadau o'r fath. Dylid ystyried cymesuredd yn al nifer y mynychwyr bob amser.

 

[Cam gweithredu: JP/GM i feincnodi presenoldeb mewn digwyddiadau yn erbyn sefydliadau tebyg eraill]

 

Dywedodd JP ei fod yn datrys problem a oedd wedi codi gyda'r broses recriwtio.

 

Dywedodd JP ei bod hi'n bwysig bod gan TrC syniad sut a phryd y bydd Llywodraeth Cymru angen swyddogaethau ychwanegol gan y cwmni. [Cam gweithredu: JL i gynnwys gofynion gwasanaeth ehangach mewn Ilythyr cylch gwaith yn y dyfodol]

 

Eitem 3b: Y diweddaraf ar Gynnydd yr Is-bwyllgorau — NED

Dywedodd SH fad rhai problemau wedi codi wrth ymgysylltu a Gwasanaethau Rheilffordd ond credal fod hyn yn bennaf gysylltiedig Air gwaith o ddod yn weithredol a bod angen gwella hyn yn y dyfodol.

Rhoddodd NK ddiweddariad i'r Bwrdd gan ddweud bod y Cylch Gorchwyl drafft wedi'i gynhyrchu gyda'r gobaith o gael sel bendith yng nghyfarfod cyntaf yr is-bwyllgor ar 26 Medi.

Cafwyd diweddariad gan ANJ o'r Is-bwyllgor Pobl, gan ddweud bod cylch gorchwyl drafft wedi'i gynhyrchu. Cytunwyd y byddai Peter Kennedy (Llywodraeth Cymru) yn berson da i fod yn gynghorydd i'r is-bwyllgor

Eglurodd HC yn sgil absenoldeb MD nad oedd yr is-bwyllgor Archwilio a Risg wedi cyfarfod o dan ei deitl newydd. Gofynnodd NG, o ystyried yr amgylchiadau, a allai HC ymgymryd A red Cadeirydd yr is-bwyllgor yn y tymor byr.

 

Eitem 3c: Cyllid

Cyflwynodd HC sefyllfa ariannol TrC i'r Bwrdd. Dywedodd HC fod rheolwyr prosiectau wedi cael mwy o ran yn rhagweld ac yn adolygu costau gyda'r adran Gyllid i sicrhau bod y blaen amcanestyniadau a'r amcanestyniadau cyfredol mor gyfoes a phosibl. Gofynnodd NG ynghylch y cynnydd mewn niferoedd mewn meysydd penodol o'r busnes. Dywedodd HC fod rhywfaint o'r cynnydd yn ganlyniad i'r pontio o wariant trydydd parti i ddarparu gwasanaethau gan ddefnyddio cyflogeion uniongyrchol. Codwyd y mater o gyfnodau recriwtio a'r oedi a dywedodd JL y dylai TrC ddefnyddio prosesau Adnoddau Dynol sy'n cyflawni anghenion y busnes.

Rhoddodd HC ddiweddariad i'r Bwrdd ar ddatblygiad y broses TG i gefnogi'r cwmni ac i adrodd ar gyllid. Dywedodd NG fod y gallu i weld costau gan ddefnyddio taflenni amser yn rhan bwysig o'r broses hon. Cododd SJ y pwynt ei bod yn bwysig sicrhau bod prosesau effeithlon yn cael eu datblygu ac nad oedd yn rhaid iddynt ddilyn prosesau cyfredol Llywodraeth Cymru.

 

Eitem 3d: Ymlyniad/Perfformiad Llywodraethu

Rhoddwyd sicrwydd i'r Bwrdd gan HC/JP fod prosesau wedi gwella o ran cynnal gwaith ychwanegol. Cytunwyd y gallai'r Bwrdd i gyd elwa ar gael hyfforddiant ar nil y Swyddog Cyfrifyddu a Rheoli Arian Cyhoeddus Cymru. Ym marn Si, roedd wedi derbyn hyfforddiant gan Brian Wally ac wedi cael y profiad yn hynod addysgiadol. [Cam gweithredu: GM i drefnu sesiwn ar Lywodraethu i Aelodau'r Bwrdd gyda David Richards a Brian Wally]

 

Eitem 3e: Materion Strategol ar gyfer Cyfarfodydd y Bwrdd yn y Dyfodol

Dywedodd NG y byddai gan y Bwrdd ddiddordeb mewn clywed gan Lywodraeth Cymru am gyfeiriad polisi'r dyfodol ar gyfer trafnidiaeth a darparu gwasanaethau bysiau. Cytunodd SJ i gyflwyno safbwynt Llywodraeth Cymru ar Drafnidiaeth i'r Bwrdd ac ar weledigaeth y dyfodol ar gyfer bysiau yng nghyfarfodydd Hydref a Thachwedd yn y drefn honno. [Cam gweithredu: Si i roi cyflwyniad i'r Bwrdd ar y System Drafnidiaeth ac Integreiddio yng nghyfarfod mis Hydref am awr] [Cam gweithredu: SJ i roi cyflwyniad i'r Bwrdd ar Fysiau yng nghyfarfod mis Tachwedd am awr]

 

Eitem 4: Unrhyw Fater Arall

Dywedodd HC ei bad yn archwilio opsiynau ar gyfer meddalwedd i'w ddefnyddio ar gyfer gweinyddiaeth y Bwrdd yn y dyfodol. Roedd y Bwrdd yn barod i gymeradwyo'r defnydd o feddalwedd Cwmwl wrth weinyddu cyfarfodydd.

Cododd SH y posibilrwydd y gallai Aelodau'r Bwrdd fynd gyda staff ar wasanaethau er mwyn deall materion allweddol gwasanaeth cwsmeriaid a chytunwyd y byddai hyn yn digwydd ar al y gwaith o ddod yn weithredol. [Cam gweithredu: AC i drefnu dyddiad i aelodau'r Bwrdd wneud hyn (ar al dyddiad cychwyn y fasnachfraint er mwyn rhoi amser i'r fasnachfraint newydd gael ei thraed dani)]

Gofynnodd HC a ellid plethu prosesau cynllunio busnes Llywodraeth Cymru a TrC yn agosach, Dywedodd SJ y byddai hyn yn beth da tra bo hynny ddim yn effeithio'n andwyol ar fusnes TrC.

Cododd y Cadeirydd fater Ilythyr ymddiswyddo a gafwyd gan y Rheolwr Gyfarwyddwr. Derbyniodd y Bwrdd y Ilythyr yn unfrydol gan ddymuno iddo dderbyn eu diolchiadau am y gwasanaethau a ddarparodd i'r cwmni.

 

Daeth Rhan A y cyfarfod i ben am 13.30.

Eitem 1: Materion AD Cyfrinachol

Mae'r eitem agenda hon wedi'i chofnodi ar wahan.

 

Eitem 2: Perfformiad y Bwrdd a'r Uwch Dim

Mae'r eitem agenda hon wedi'i chofnodi ar wahan.

Ymunodd SJ, JL, GO, AC a KG a'r cyfarfod. Agorodd y Cadeirydd y Sesiwn Agored gan groesawu'r mynychwyr i'r cyfarfod.

 

Eitem 1: Dod yn Weithredol

Eitem 1a: Parod at Waith

Llywiodd AC y Bwrdd trwy elfennau allweddol y papur a gyflwynwyd. Gofynnodd NG beth oedd y sefyllfa o ran trosglwyddo staff a chafwyd diweddariad gan AC ar y sefyllfa. Dywedodd AC mai'r cytundebau cyfreithiol oedd yr her fwyaf ar y pryd. Gofynnodd SJ a oedd TrC yn camu'n ormodol i mewn i ofod gwasanaethau contract. Awgrymodd SJ y gallai AC gael sgwrs gyda Debra Barber, Prif Weithredwr Maes Awyr Caerdydd, i glywed am y gwersi a ddysgwyd o ran rheoli cwsmeriaid yn Ilwyddiannus. [Cam gweithredu: AC i gysylltu a Debra Barber o Faes Awyr Caerdydd ynghylch y gwersi a ddysgwyd o ran profiad cwsmeriaid.] Gofynnodd NG a oedd AC angen unrhyw bath gan y Bwrdd er mwyn sicrhau bod y gwaith o ddod yn weithredol yn Ilwyddiannus. Dywedodd AC er bod y sefyllfa'n heriol, ei bod yn parhau'n hyderus y byddai'r gwaith o ddod yn weithredol yn Ilwyddiannus. Cododd JP y mater o gyflenwi 769 o drenau a gofynnodd NG am ddiweddariadau ynghylch hyn yng nghyfarfodydd y dyfodol. [Cam gweithredu: AC i roi diweddariad ynghylch y 769 yng nghyfarfodydd y dyfodol]

 

Eitem 1b: Cynnydd yn erbyn Cerrig Millar

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad gan GO ar y cynnydd yn erbyn y gofrestr Cerrig Milltir Corfforaethol gan ddweud y byddai'r risgiau Ambr a oedd yn gysylltiedig a TWAO yn cael eu hadolygu. Heriodd NG JP ynghylch a ellid tynnu unrhyw gerrig milltir ymlaen. [Cam gweithredu: JP i edrych ar yr amserlen Cerrig Milltir a herio a ellid dwyn unrhyw beth ymlaen.] Eglurodd KG fod 20 pecyn o waith wedi'u cyflawni gan yr ODP bellach (Gwasanaethau Rheilffordd). Dywedodd HC y gallai TrC fad mewn sefyllfa i gael Cyfrif Banc Prosiect ar waith cyn dyfarnu contract. Sicrhaodd KG y Bwrdd fod (seilwaith) y Gwasanaethau Rheilffordd yn gwneud cynnydd yn unol a'r rhaglen. Gofynnodd NG a oedd modd i wasanaethau rheilffordd ddwyn taliadau cerrig militir ymlaen a chadarnhaodd KG nad oedd gan y Gwasanaethau Rheilffordd y gallu i wneud hyn. Cododd JP y mater o gael pwynt gwirio cyn i'r Gwasanaethau Rheilffordd archebu trenau a chytunwyd y byddai TrC yn cyflwyno papur ar yr adolygiad a gynhelir i Fwrdd Gweithredol Llywodraeth Cymru. [Cam gweithredu: AC i gyflwyno adolygiad o gerbydau cyfredol Llinellai Craidd y Cymoedd i'r Bwrdd Gweithredol nesaf]

 

Eitem 1c: Risgiau Allweddol a Chamau Lliniaru

Adolygwyd y Matrics Risg a chytunwyd y byddai'r 5 -10 risg uchaf yn cael eu datgan ar wahan ar dudalen flaen. Hefyd, cytunwyd y byddai HC yn cynnwys risgiau a chyfleoedd ariannol fel rhan o'r cyfrifon rheoli wrth symud ymlaen

[Cam gweithredu: GO i restru'r 5 —10 risg uchaf ar dudalen ychwanegol]. [Cam gweithredu: HC i gynnwys risgiau a chyfleoedd ariannol fel rhan cyfrifon rheoli]

 

Eitem 1d: Grid Cyfathrebu

Nodwyd y Grid cyfathrebu. Trafodwyd brandio a rhoddwyd sicrwydd i'r Bwrdd y byddai'r brandio wedil gwblhau ar yr holl drenau ymhen 8 i 9 mis. Hefyd rhoddodd AC sicrwydd i'r Bwrdd y byddai ffurfiau eraill o gyhoeddiadau brand yn cael eu cynhyrchu'n Ilawer cynt.

 

Eitem 1e: Diweddariad ar Adnoddau

Nododd y Bwrdd y diweddariad ar adnoddau mewn perthynas air sefyllfa recriwtio.

 

Eitem 1f: Unrhyw later arall

Cynigodd NG ddyddiadau eraill ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd yn y dyfodol ac fe'u cytunwyd.

 

Pwyllgor Cymeradwyo a Phenderfyniadau

Eitem 1a: Cytundeb Fframwaith Trosgiwyddo (TM)

Rhoddodd AC drosolwg i'r pwyllgor o'r risg a'r atebolrwydd o ganlyniad i ymrwymo i'r TFA. Mynegodd SJ safbwynt ynghylch eithrio o'r Rhwydwaith FTN a chytunwyd y byddai Ilythyr ochrol yn cael ei gyhoeddi gyda'r cytundeb i Network Rail yn ailddatgan safbwynt TrC ynghylch cymryd meddiant o'r FTN yn yr ardal Llinellau Craidd y Cymoedd. Derbyniwyd argymhellion y papur ar y sail honno.

 

Eitem 1b: Cytundeb Indemnedd

Rhoddwyd agweddau allweddol y Cytundeb Indemnedd i'r pwyllgor gan AC. Gofynnodd NK ynghylch y risg ariannol yr oedd TrC yn ei hwynebu o'r herwydd a rhoddodd AC grynodeb ohonynt. Nodwyd bod TrC yn cael ei indemnio gan Lywodraeth Cymru o ran derbyn atebolrwydd o dan y cytundeb. Derbyniwyd argymhellion y papur ar y sail honno.

 

Eitem lc: Awdurdod Gofynnol i Gychwyn Gweithrediadau Rheilffordd ODP ym mis Hydref 2018

Eglurodd AC y casgliad o gytundebau a oedd angen eu Ilofnodi er mwyn galluogi TrC i ddechrau gweithrediadau rheilffordd yn nhermau cytundebau camu i mewn yn uniongyrchol. Cymeradwyodd y Bwrdd argymhellion Heather Clash gan roi awdurdod y Bwrdd i James Price i lofnodi'r gyfres o gytundebau a restrir yn y papur ar eu rhan.

 

Eitem 1d: Newidiadau Cytundebau Grant ODP — Awdurdod i fwrw ymlaen

Eglurodd AC yr amrywiadau arfaethedig i'r cytundeb grant gan egluro'r rhesymau drostynt. Cymeradwyodd y Bwrdd yr argymhellion i gyhoeddi'r amrywiadau gofynnol i'r cytundeb.

 

Eitem 1e: Cyfiawnhad Busnes dros Gapasiti Ychwanegol

Eglurodd AC i'r Pwyllgor bath oedd diben y papur a bod gan y cynnig fanteision ariannol a gweithdrefnol. Dywedodd NG er bod yr achos yn amlwg, fod y papur drafft cyfredol yn drysu'r ddau fater y gofynnwyd i'r Pwyllgor eu cymeradwyo. Roedd y Pwyllgor yn cefnogi'r ddau ac yn barod i roi eu cymeradwyaeth yn amodol ar rannu'r papur yn ddau.

 

Eitem 1f: Protocol y Cabinet ar Drosglwyddo Staff o lywodraeth Cymr

Nododd y Bwrdd y byddai'r Cynllun Opsiwn Cyfranddaliadau Cwmni'n gymwys ac yn cymeradwyo'r defnydd o drefniadau protocol ac enillion.

 

Eitem 2: Dyddiad y cyfarfod nesaf

Cytunwyd ar ddyddiadau diwygiedig ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol a nodwyd mai dyddiad y cyfarfod nesaf fyddai 18 Hydref.