Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 21 Tachwedd 2018

10:00 - 15:30; 21 Tachwedd 2018

Swyddfeydd Llywodraeth Cymru, Ty Ladywell, y Drenewydd

Yn bresennol:

Nick Gregg (NED & Chair) (NG)                    James Price (CEO) (JP)

Sarah Howells (NED) (SH)                              Alison Noon-Jones (NED) (ANJ)

Nikki Kemmery (NED) (NK)                            Heather Clash (TfW) (HC)

Gareth Morgan (TfW) (GM)                           Jeremy Morgan (Secretariat) (JM)

 

Nid oedd unrhyw sylwedyddion o Lywodraeth Cymru. Dywedodd Llywodraeth Cyrnru with NG na fydd mwyach yn anfon sylwedyddion i gyfarfodydd y Bwrdd ac na fydd ond yn derbyn cofnodion y cytunwyd arnynt.

1. Cyflwyno

a) Ymddiheuriadau am Absenoldeb

1. Croesawodd y Cadeirydd y Bwrdd i'r Drenewydd. Nid oedd ymddiheuriadau am absenoldeb.

 

b) Hysbysiad Cworwm

2. Gan fod cworwm yn bresennol, cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod yn agored. Cadarnhaodd y Cadeirydd fod hysbysiad o'r cyfarfod wedi'i roi i bob Cyfarwyddwr.

 

c) Gwrthdaro rhwng buddiannau

3. Gofynnodd y Cadeirydd a oedd unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau i'w datgan. Ni ddatganwyd unrhyw wrthdaro newydd na diweddariadau. Eglurodd JP fod gwrthdaro yn disgyn i ran LB, a fydd yn dad i sesiynau agored y cyfarfod, gan ei fod wedi'i secondio'n Dawn amser o Keolis Amey i Trafnidiaeth Cymru. Atgoffodd NG y Bwrdd o'r angen i sicrhau bod y Gofrestr Buddiannau'n gyfredol bob amser. Datganodd SH fuddiant yn ei hymwneud ag Orangebox.

CAM GWEITHREDU: Holl aelodau'r bwrdd I edrych ar y gofrestr buddiannau ar-lein a rhoi gwybod i JM am unrhyw newidiadau.

 

d. Cofnodion a chamau gweithredu cyfarfodydd blaenorol

4. Cymeradwywyd y cofnodion o gyfarfod y Bwrdd ar 18 Hydref. Trafodwyd sawl cam gweithredu nad oedd wedi'i gwblhau:

•  Cam gweithredu cyf. Cl - mae'r Pen Cynllunydd Trafnidiaeth yn gweithio i gynhyrchu papur i'r Bwrdd cyn gynted a phosibl.
• Cam gweithredu cyf. A3b - mae gwaith yn mynd rhagddo i ddatblygu adroddiadau yn erbyn y DPAian fel rhan o'r Bwrdd Gweithrediadau. Fodd bynnag, mae dangosfyrddau TrC yn dechrau clod i'r fei. Dywedodd y Cadeirydd yr hoffai of i'r Bwrdd adolygu'r dangosfyrddau.
• Cam gweithredu cyf. A3f - mae cynliun busnes TrC ar fin cael ei gyhoeddi. Mae TrC nawr yn disgwyl am lythyr cyich gwaith newydd gan Lywodraeth Cymru.

CAM GWEITHREDU: JP i sicrhau eglurder yn y Ilythyr cyich gwaith o ran pob maes y mae TrC yn darparu cymorth i Lywodraeth Cymru ynddo.

• Cam gweithredu cyf. A4a - cytunir ar gylch gorchwyl pob is-bwyllgor yn ddiweddarach yn y cyfarfod. Unwaith y cytunir arnynt, bydd cylch gorchwyl pob is-bwyllgor yn cael ei gyhoeddi ar wefan TrC.

CAM GWEITHREDU: IM i sicrhau y bydd cylchoedd gorchwyl yr is-bwylligorau yn cad eu cyhoeddi ar wefan TrC, cyn gyrated ag y bydd y Bwrdd wedi cytuno arnynt.

• Cam gweithredu cyf. A2c - heb ei gyflawni.

CAM GWEITHREDU: GM i fynd ar of Trafnidiaeth Cymru o ran y gweithdrefnau ar gyfer digwyddiadau problemus a digwyddiadau mawr

• Cam gweithredu cyf. A3a - mae'r gwaith o feincnodi presenoldeb yn nigwyddiadau'r diwydiant yn mynd rhagddo a dylid dod a'r cam gweithredu hwn i ben.
• Cam gweithredu cyf. A4 - Efallai y bydd angen diweddaru Erthyglau Cymdeithasiad y cwmni a'i Gytundeb Fframwaith gyda Llywodraeth Cymru er mwyn cynnwys gwasanaethau ehangach yn y Ilythyr cylch gwaith nesaf. I'w gysylltu a cham gweithredu Cyf 3.

CAM GWEITHREDU: 1M, 1P a GM i asesu a fydd cynnwys gwasanaethau ehangach yn y Ilythyr cylch gwaith nesaf yn golygu bod rhaid gwneud newidiadau i Erthyglau Cymdeithasiad y Cwmni a/neu'i Gytundeb Fframwaith.

 

2. Diogelwch

a. Syiw i Ddiogelwch

5. Rhoddodd JP wybod i'r Bwrdd fod contractwr i Network Rail wedi marw'n ddiweddar yn ne-ddwyrain Lloegr. Mae angen atgoffa holl staff Trafnidiaeth Cymru i sicrhau eu bod yn gwybod pam yn union y gallen nhw fod yn gweithio y to allan i'r parth diogelwch, a sicrhau eu bod yn cael yr hyfforddiant priodol.

CAM GWEITHREDU: GM i sicrhau bod holl staff Trafnidiaeth Cymru yn cad eu hatgoffa o'r angen i wybod pam yn union y gallen nhw fod yn gweithio y tu allen i'r parth diogelwch, a sicrhau eu bod yn cael yr hyfforddiant priodol.

b. Perfformiad diogelwch

6. Ystyriodd y Bwrdd yr adroddiad diogelwch a gyflwynwyd gan GM:

I. Gwasanaethau corfforaethol - mae 26 aelod staff wedi cael brill diogelwch gorfodol. Bydd datblygu'r matrics hyfforddiant a'r system PMR yn sicrhau bod cofnod yn cael ei gadw o ba staff sydd wedi cael hyfforddiant a pha staff y mae ei angen arnynt eto. Mae systemau'n cael eu rhoi ar waith i fonitro oriau gwaith ac iechyd a Iles, and mae angen pellach am gyrsiau PTS a chymorth allanol. Mae gan y cwmni set o gyfarpar diogelu personal sy'n cydymffurfio'n liwyr a'r gofynion.

CAM GWEITHREDU: GM i sicrhau bod safonau iechyd a Diogelwch corfforaethol uchel yn cael eu cynnal, body staff i gyd yn cael eu hatgoffa o'r gofyniad statudol i fynd i'r Briff Diogelwch a bod y rhai nad ydynt wedi gwneud hynny eto i'w wneud cyn gyrated a phosibl.

II. Ar hyn o bryd, gwaith arolygu yw'r gwaith adeiladu. Mae nifer cynyddol o achosion Ile bu and y dim i ddamwain ddigwydd wedi cael eu riportio. Mae hyn yn beth cadarnhaol, oherwydd rnae materion a allai achosi damwain yn cael eu riportio. Mae angen gosod achosion Ile bu and y dim i ddamwain ddigwydd yn eu cyd-destun, gyda niferoedd neu ddata poblogaeth wedi'u normaleiddio.

CAM GWEITHREDU: Ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd yn y dyfodol, GM or NK i ddarparu ffigurau iechyd a diogelwch sydd wedi'u rhoi mewn mwy o gyd-destun.

III. Cododd NG bryderon sylweddol fod y DPA diogelwch yn cynnwys targedau i "Gyfanswm Ymosodiadau Corfforol" a "Chyfanswm Ymosodiadau Geiriol". Dywedodd GM fod hwn yn darged cyffredin ar draws y diwydiant. Cytunodd y Bwrdd y dylai targedau o'r fath fod yn 0 ac y dylid asesu a yw'r igurau gwirioneddol yn gwella ai peidio. Hoffai'r Bwrdd wedl tuedd ar i lawr y gall TrC el chymharu a meincnodau'r diwydiant.

CAM GWEITHREDU: Drwy'r is-bwyllgor lechyd a Diogelwch, GM ac NK i ofyn i'r Gwasanaethau Rheilffyrdd ddefnyddio tueddiadau yn hytrach na thargedau fel mesurau, yn enwedig i ddata yn ymwneud ag ymosodiadau, dim ots beth yw'r norm yn y diwydiant.

IV. Holodd NG ynglirn a'r ffigurpu yn ymwneud 5 nifer y digwyddiadau ar groesfannau gwastad. Cadarnhaodd GM fod gan Network Rail fapiau gwres ar gyfer y digwyddiadau hyn.

CAM GWEITHREDU: AC i gad ffigurau Network Rail am ddigwyddiadau or groesfannau gwastad.

7. Holodd NK sut mae TrC yn ymgysylltu a'r Awdurdod Gweithredol lechyd a Diogelwch. Cadarnhaodd GM fod TrC yn ymgysylltu air Awdurdod Gweithredol lechyd a Diogelwch, and awgrymodd NK y gallal hyn gael ei wneud ar lefel uwch ac y byddai hi'n barod i helpu gyda'r ymgysylltu.

8.  Cytunodd y Bwrdd y byddai'n fuddiol i'r Gwasanaethau Rheilffyrdd ddod i gyfarfod o'r Bwrdd i roi cyflwyniad ar sut maen nhw'n dello a materion diogelwch.

CAM GWEITHREDU: GM i gysylltu err Gwasanaethau Rheilffyrdd i ofyn a anent ddod i gyfarfod co Fwrdd TrC i roi cyflwyniad ar sut maen nhw'n delio a materion diogelwch.

 

3. Diweddariad Strategol/Datblygu

a. Adroddiad y Prif Weithredwr

9. Rhoddodd JP wybod i'r bwrdd am yr uchafbwyntiau yn ei adroddiad fel Prif Weithredwr. Nododd y Bwrdd adroddiad JP ar y tarfu ar wasanaethau yn ddiweddar a gofynnodd iddo barhau i weithio gyda'r Gwasanaethau Rheilffyrdd i ganfod gwreiddyn y broblem er mwyn atal hyn rhag digwydd eto.

CAM GWEITHREDU: JP i barhau i weithio gyda'r Gwasanaethau Rheilffyrdd i ganfod gwreiddyn y broblem a oedd wedi achosi'r tarfu ar wasanaethau yn ddiweddar, er mwyn ei atal rhag digwydd eto.

10. Dywedodd JP hefyd fod y PPM am y cyfnod cyfredol yn well na'r un adeg y Ilynedd, er bod angen cymryd gofal i sicrhau bod ansawdd y data yn gadarn.

11. Dywedodd JP hefyd fod TrC yn parhau i drafod y posibilrwydd o ehangu'i gylch gwaith gyda Llywodraeth Cymru. Trafododd y Bwrdd yr angen i sicrhau bod unrhyw waith sy'n gysylltiedig a chaffael y contract gwasanaethau rheilffyrdd yn cael es ddirwyn i ben.

CAM GWEITHREDU: JP i ysgrifennu at Lywodraeth Cymru i'w hysbysu o'r penderfyniad i ddod err hail waith ymgynghorol yn ymwneud a chaffael i ben cyn gynted ag sy'n rhesymol ymarferol.

12. 0 ran staffio, cadarnhaodd JP y bydd cyfarwyddwr Adnoddau Dynol newydd TrC yn dechrau ym mis lonawr 2019. Dechreuodd y Cyfarwyddwr Masnachol a Phrofiad Cwsmeriaid yr wythnos diwethaf.

13. Hysbysodd JP y Bwrdd nad oedd unrhyw broblemau mawr a ran y prosiect gweddnewid a oedd rhyw draean o'r ffordd drwy'r broses ddylunio.

 

b. Y diweddaraf o ran cynnydd yr is-bwyllgorau - Cyfarwyddwyr Anweithredol

14. Yr is-bwyllgor Archwilio a Risg. Cadarnhaodd NG y bydd of yn cadeirio cyfarfodydd cychwynnol y Pwyllgor Archwilio a Risg nes bydd Llywodraeth Cymru wedi penodi Cyfarwyddwr Anweithredol (CA) cyllid newydd. Roedd NG yn derbyn fod y sefyllfa hon yn risg o safbwynt Ilywodraethu, and nad oedd fawr a ddewis fel arall. Mae TrC hefyd yn chwilio am aelod annibynnol o'r Pwyllgor Archwilio a Risg sydd a chefndir ariannol cryf.

15. Caiff cyfarfod cyntaf y Pwyllgor Archwilio a Risg ei gynnal ar 4 Rhagfyr pan fydd yn cytuno ar y cyich gorchwyl a'r polisi a'r cynllun archwilio mewnol, yn cadarnhau penodi gwasanaethau archwilio allanol, yn cytuno ar y polisi atal Ilwgrwobrwyo ac yn craffu ar broffil risg ariannol y Cwmni.

CAM GWEITHREDU: JP i ofyn I KH roi blaenoriaeth I benodi Cyfarwyddwr Anweithredol

16. Cyfathrebu a Gwasanaethau i Gwsmeriaid. Rhedodd SH drwy'r cyich gorchwyl a derbyniorld y Bwrdd ef. Cynhaliwyd cyfarfod cyntaf yr is-bwyllfor yr wythnos diwethaf. Heriodd NG yr is-bwyllgor i gytuno gyda'r Gwasanaethau Rheilffyrdd ar beth yw gwasanaeth rhagorol i gwsmeriaid.

CAM GWEITHREDU: SH, ar y cyd air Gwasanaethau Rheilffyrdd, I ysgrifennu disgrifiad dir, y cytunir arno, sy'n egluro beth yw gwasanaeth rhagorol i gwsmeriaid, gyda nodau a rennir.

17. Pobl. Mae Cyfarwyddwr Anweithredol adnoddau dynol TrC i fod i ddechrau ym rnis Ionawr. Mae cyich gorchwyl yr is-bwyllgor wedi'i ddrafftio and ni chytunwyd arno eta.

CAM GWEITHREDU: ANJ I rannu cyich gorchwyl yr is-bwyllgor Pobi gyda'r Bwrdd, i'w gymeradwyo.

18. Diogelwch. Cynhaliwyd cyfarfod cychwynnol rai wythnosau'n ol ac mae'r cyfarfod nesaf i fod i gael ei gynnal ar 19 Rhagfyr 2018. Mae'r is-bwyllgor yn gobeithio magu gwell dealltwriaeth o sut a beth sy'n cael ei fesur.

CAM GWEITHREDU: NK a GM i sicrhau bod damweiniau y bu ond y dim iddynt ddigwydd neu ddamweiniau yn cad eu riportio ym mhob cyfarfod o'r Bwrdd, gon gynnwys pam y digwyddodd y digwyddiad, y camau a gymerwyd mewn ymateb ac unrhyw brosesau a roddwyd or waith er mwyn dysgu.

 

c. Cyllid

19. Cyflwynodd HC yr adroddiad ariannol i'r Bwrdd. Dywedodd HC fod yr archwilydd mewnol yn gweithio drwy broses adrodd WEFO ar y pryd. Drwy broses gaffael gystadleuol mae TrC wedi penodi SA Global fel partner urfweddu i Microsoft Dynamics  Roedd HC yn rhagweld y byddai'r system newydd yn weithredol erbyn y fiwyddyn ariannol newydd.

20. Cododd HC fater yr angen am reolaeth dynn dros y gwariant o £738 miliwn ar y rhaglen gyfalaf. Cytunai NG, ar sail ei brofiad 0 ddiwydiannau eraill, fod angen cynllunio ariannol cadarn a chywir o ran seilwaith. Mae TrC wedi darparu cynllun pum mlynedd o ran gwariant ar seilwaith i Lywodraeth Cymru.

CAM GWEITHREDU: HC i ddarparu cynilun wedi'i ddiwygio i Lywodraeth Cymru a ran gwariant ar seilwaith.

21. Gofynnodd NG am eglurhad o'r gwariant yn erbyn y gylrideb a'r angen am eglurder mewn rhai meysydd.

22. Cododd NG bryder yngliin a sut i ddelio ag unrhyw ofynion o du Llywodraeth Cymru am waith ychwanegol. Cadarnhaodd JP mai dim ond drwy lywodraethu priodol y mae hyn yn mynd yn ei flaen, ac os yw'r gyllideb yn ei Ile.

23. Cytunodd y Bwrdd i ryddhau oddeutu £575k o danwariant o ran gwariant gweithredol i Lywodraeth Cymru. Roedd Llywodraeth Cymru wedi cysylltu a TrC gan ofyn iddo nodi arbedion.

24. Trafododd HC yr angen hefyd am driniaethau a pholisiau cyfrifyddu clir.

CAM GWEITHREDU: HC I sicrhau bod pob polisi, gweithdrefn a thriniaeth gyfrifyddu yn gynhwysfawr ac yn ei Ile.

25. Dywedodd HC fod tanwariant posibl ar wariant cyfaiaf yn 2018-19. Mae'r Gwasanaethau Rheiiffyrdd wedi darparu rhestr o feysydd i TrC Ile gellid gwario unrhyw danwariant. Byddai HC a JP yn codi hyn gyda Llywodraeth Cymru ar 22 Tachwedd 2018. Pwysleisiodd NG yr angen i lunio cynlluniau pendant o ran sut y gellir gwario cyfalaf dros weddill y fiwyddyn.

 

d. Cydymffurfiaeth/Perfformiad Llywodraethu

26. Bydd JP yn ymddangos yng nghyfarfod Pwyllgor yr Economi, Seilwaith a Sgiliau ar 29 Tachwedd 2018.

27. Mae'r gwaith o lunio rhestr fer ar gyfer rol barhaol Cadeirydd TrC wedi'i gwbihau a bydd y cyfweiiadau'n cael eu cynnal dros yr wythnosau nesaf.

 

e. Unrhyw fater araIl

28. Gofynnodd NK a oes angen I Gomisiwn Seilwaith Llywodraeth Cymru fod ar radar rhanddeiiiad TrC. Cadarnhaodd y dyiai fod, and nid yw'n gorff statudol.

CAM GWEITHREDU: Simon Jones i roi'r wybodaeth ddiweddaraf Pr Bwrdd am Gomisiwn Seilwaith Llywodraeth Cymru yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd.

1. Diweddariad ar Strwythur y Sefydliad a Recriwtio

29. Cyflwynodd GO siart strwythur drafft TrC gyda'r cafeat y bydd yna wastad rywfaint o symud yn nyddiau cynnar y Cwmni. Erbyn hyn mae TrC yn cyflogi 36 o staff ac mae 19 pellach i fod i ddechrau cyn diwedd Mawrth 2019.

 

2. Trosolwg o'r gwaith a'r cynlluniau i uwchraddio Llinellau Craidd y Cymoedd

30. Cododd KG gyda'r Bwrdd y bydd contractau YCC (Ymgysylliad Contractwr Cynnar) yn cael ei gosod ym mis Ionawr a chafodd ei herio i gyflymu'r broses o ystyried materion trwyddedu gyda Cyfoeth Naturiol Cymru.

31. Cafwyd trafodaeth wedyn am gapasiti Llinellau Craidd y Cymoedd a phenderfynwyd y dylai papur pellach ddod gerbron y Bwrdd yn adlewyrchu'r defnydd a ragwelir viii erbyn y capasiti.

CAM GWEITHREDU: AC i gynhyrchu papur i'r Bwrdd ar y defnydd a ragwelir yn erbyn y capasiti.

 

3. Trosglwyddiadau Llywodraeth Cymru

32. Rhedodd JP drwy'r papur ar y gwasanaethau y byddai Llywodraeth Cymru am eu trosglwyddo o bosibl, gan dynnu syiw at sawl risg a chyfle. Mae manteision arbennig o ran y priffyrdd i sicrhau darpariaeth fwy cydgysylitiedig ac integredig.

 

4. Risgiau a chamau Iliniaru aliweddol

33. Tynnodd NG syiw at yr angen i sicrhau bod pob risg ar draws y Cwmni, yn cynnwys risgiau ariannol, yn gyson a'i gilydd.

CAM GWEITHREDU: GO i weithio gyda HC ar risgiau ariannol i sicrhau bod y gwahanol risgiau yn gyson a'i gilydd.

 

5. Gridiau cyfathrebu

34. Amlinellodd LB y prif faterion yn ymwneud a chyfathrebu, gan bwysleisio'r angen i sicrhau bad cynllunio sut i ymateb i argyfwng yr un mor bwysig a chyfleu negeseuon cadarnhaol yn gyhoeddus.

1. Cynllun Dirprwyo: Cyflwynodd GM yr eitemau aliweddol i'r Bwrdd mewn perthynas a'r Cynllun Dirprwyo. Trafodwyd sail mater, a chytunwyd ar welliannau:

• Dylai adroddiadau uniongyrchol JP ddod i'r Bwrdd i gael eu cymeradwyo; a
• Dylai'r Bwrdd gymeradwyo unrhyw beth y to hwnt i'r telerau a'r amodau safonol ar gyfer cyflogi staff.

Cymeradwyodd y Bwrdd y Cynllun Dirprwyo, yn amodol ar y gwelliannau uchod

CAM GWEITHREDU: HC I gyflwyno pilpur i'r Bwrdd ar raddau swyddi yn ei gyfarfod nesaf

2. Cerbydau MV: Arweiniodd JP a HC yr aelodau drwy'r papur ar gerbydau MV, Cyfiwynwyd dau opsiwn i'r Bwrdd. Ar ol trafod, cytunodd y Bwrdd i'r argymhelliad y dylid derbyn y ddau opsiwn.

CAM GWEITHREDU: Tim Gweithredol TrC i gelsio cal?l ymrwymiad dan gontract gan y Gwasanaethau Rheilffyrdd o ran ymrwymiadau amserlen i'r dyfodol.

CAM GWEITHREDU: JP i ddarparu diweddariad un dudalen i'r Bwrdd ar gerbydau yn el gyfarfod nesaf.