Trafnidiaeth Cymru Cofnodion Cyfarfod y Bwrdd - 17 Mai 2019

10:00 – 16:30; 17 Mai 2019

Tŷ Sardis, Pontypridd

 

Scott Waddington (Cyfarwyddwr Anweithredol a Chadeirydd) (SW)

James Price (Prif Swyddog Gweithredol) (JP)

Sarah Howells (Cyfarwyddwr Anweithredol) (SH)

Nikki Kemmery (Cyfarwyddwr Anweithredol) (NK)

Heather Clash (TrC) (HC)

Alison Noon-Jones (ANJ)

Alun Bowen (AB)

Jeremy Morgan (Ysgrifenyddiaeth) (JM)

Roedd Simon Jones (SJ) ac Adran Davies (AD) (y ddau o Lywodraeth Cymru) yn bresennol ar gyfer eitem 1.

Roedd yr unigolion canlynol o Drafnidiaeth Cymru yn bresennol ar gyfer Rhan C: David O’Leary (DOL); Lewis Brencher (LB); a Geoff Ogden. Roedd Neil James a Victoria Dee yn bresennol ar gyfer Rhan C 2(a) o'r cyfarfod.

 

1) Cyflwyniadau gan Lywodraeth Cymru

a. Cyfraniad TrC at yr agenda drafnidiaeth ar gyfer y dyfodol

Rhoddodd SJ yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ynglŷn â sut mae Llywodraeth Cymru yn rhagweld cyfraniad TrC at yr agenda drafnidiaeth yn y dyfodol. Cafodd y Bwrdd wybod fod Llywodraeth Cymru yn dymuno i TrC ehangu ei orwelion i ddarparu rhwydwaith trafnidiaeth cwbl integredig gyda theithio llesol, datgarboneiddio, diogelwch a datblygiad economaidd yn ganolog iddo, a lle mae brand TrC yn cael ei gario dros y ffin i Loegr.

b. Y diweddaraf ar Gomisiwn Seilwaith Cenedlaethol Cymru

Rhoddodd AD yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar swyddogaeth Comisiwn Seilwaith Cenedlaethol Cymru (y Comisiwn). Rhoddodd AD wybod i’r Bwrdd fod y Comisiwn yn banel anstatudol sydd wedi cael ei sefydlu’n ddiweddar i gynghori gweinidogion. Mae’r gweithgareddau presennol yn cynnwys sefydlu’r cylch gwaith a chwrdd â rhanddeiliaid, gan gynnwys TrC. Mae’r Comisiwn yn bwriadu cyhoeddi adroddiad blynyddol yn nes ymlaen yn 2019, i nodi ei flaenoriaethau. Bydd adroddiad statws yn dilyn hynny, ym mis Tachwedd 2021. Fel corff sy’n seiliedig ar dystiolaeth, mae’r Comisiwn yn bwriadu manteisio ar waith TrC pan fo hynny’n briodol.

 

2) Cyflwyniad

Gadawodd SJ ac AD y cyfarfod, a rhoddodd y Cadeirydd groeso i aelodau o'r Bwrdd i'r cyfarfod.

c. Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Alison Noon-Jones (Cyfarwyddwr Anweithredol)

d. Hysbysiad ynghylch Cworwm

Gan fod cworwm yn bresennol, cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod yn agored.

e. Gwrthdaro rhwng buddiannau

Ni ddatganwyd unrhyw achos o wrthdaro rhwng buddiannau.

f. Cofnodion a chamau gweithredu cyfarfodydd blaenorol

Cafodd Cofnodion cyfarfod blaenorol Bwrdd TrC ar 18 Ebrill 2019 eu cymeradwyo’n gofnod gwir a chywir.

[wedi ei olygu]

 

3) Sylw i Ddiogelwch

Nododd y Bwrdd eu bod yn rhywle gwahanol i'r arfer ond na chawsant fanylion y gweithdrefnau diogelwch, yn enwedig ynglŷn ag ymarferion tân a’r allanfeydd argyfwng.

Cam gweithredu: JM i sicrhau bod cyfarfodydd o'r Bwrdd sy’n cael eu cynnal mewn lleoliadau allanol yn y dyfodol yn cynnwys gwybodaeth am ddiogelwch.

 

4) Adroddiad y Prif Swyddog Gweithredol

Cyflwynodd JP brif uchafbwyntiau ei adroddiad fel Prif Swyddog Gweithredol. Er bod perfformiad y rheilffyrdd yn parhau i wella, mae ffigwr cyfun yr Amser mae Teithwyr yn ei Golli yn cuddio perfformiad llai ffafriol mewn rhai ardaloedd penodol.

Cadarnhaodd JP fod TrC mewn sefyllfa dda i gyflwyno’r amserlen newydd ar gyfer mis Mai

Mae’r trafodaethau rhwng TrC, yr Adran Drafnidiaeth a Network Rail yn parhau i ganfod cytundeb ar gyllid ar gyfer gweithrediadau, cynnal a chadw ac adnewyddu (OMR) yn ymwneud â throsglwyddo Rheilffyrdd y Cymoedd. Mae’r gwaith yn parhau ar drosglwyddo’r ased, gan gynnwys canfod mesurau wrth gefn os collir y dyddiad trosglwyddo, sef 20 Medi.

Mae TrC wedi ymgysylltu’n gadarnhaol â’r Undebau Llafur am wahanol faterion.

Mae nifer o brosiectau mewnol wedi gwneud cynnydd da, gan gynnwys cyflwyno'r taflenni amser.

 

5) Taith o amgylch safle Pontypridd

Ymwelodd y Bwrdd â safle adeiladu swyddfeydd newydd TrC.

 

6) Diweddariad Strategol / Datblygu

a. Cyllid

Cyflwynodd HC yr adroddiad cyllid. Mae’r system gyllid newydd, sef MS Dynamics, yn weithredol, ac mae’n cynnwys cyfrifyddu prosiectau, cyfrifyddu cyffredinol, a thaflenni amser. Oherwydd y penderfyniad i hyfforddi staff ar y system newydd drwy ddefnyddio staff mewnol yn hytrach na darparwyr allanol, llwyddwyd i osgoi cost o £47,000.

Mae'r gweithgareddau archwilio mewnol wedi dod i ben ar gyfer 2018-19. Cafodd pum prosiect eu cwblhau, ac roeddent yn ymwneud â phrynu-i-dalu, cyllid Cronfa Datblygu Gwledig Ewrop, arian yn y banc, gweithredoedd un tendr, a chaffael. Mae’r cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Archwilio a Risg wedi cael ei drefnu i'w gynnal ar 6 Mehefin. Bydd eitemau'r agenda yn cynnwys cynlluniau archwilio mewnol ar gyfer 2019-20, adroddiad ar gyfer 2018-19 gan Bennaeth Archwilio Mewnol, a’r datganiad adolygu llywodraethiant ar gyfer adroddiad blynyddol 2018-19.

Mae Llywodraeth Cymru wedi anfon llythyr at TrC am ei gylch gwaith ar gyfer 2019-20. Mae timau TrC yn gweithio drwy'r cynnwys er mwyn penderfynu a yw pethau’n fforddiadwy, ac i fynd i'r afael ag unrhyw fylchau posibl o ran cyllid. Mae sawl eitem heb gael eu hariannu oherwydd na chytunwyd eto ar yr achosion busnes.

Cam gweithredu – HC i lunio ymateb i’r Gweinidog ar y cylch gwaith ar gyfer 2019-20 i gydnabod ei fod wedi dod i law a bod y timau wrthi’n asesu fforddiadwyedd.

Mewn cyfarfod yn y cyfamser gyda KPMG, archwilwyr allanol TrC, ni chanfuwyd unrhyw bryderon hyd yma.

Cyflwynodd HC gyfrifon y rheolwyr am Ebrill 2019. Roedd gwariant ar adnoddau yn ymwneud yn bennaf â’r taliad cytundeb grant i’r Gweithredwr a Phartner Datblygu ar gyfer gweithrediadau rheilffyrdd. Roedd y gwariant cyfalaf yn tueddu i fod yn isel, ac yn canolbwyntio ar drawsnewid Rheilffyrdd y Cymoedd.

b. Cynnydd yr is-bwyllgorau

Rhoddodd AB yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am weithgareddau yn ymwneud â’r Pwyllgor Archwilio a Risg. Lluniwyd y polisi ar wasanaethau nad ydynt yn ymwneud ag archwilio, a chytunir yn ffurfiol ar y polisi yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio a Risg. Lluniwyd Siarter Archwilio Mewnol, ac mae’n seiliedig ar ddogfen a luniwyd gan Sefydliad Siartredig yr Archwilwyr Mewnol fel y’i diwygiwyd ar gyfer y sector cyhoeddus, a bydd hefyd yn cael ei hadolygu yn y cyfarfod nesaf.

Gwirfoddolodd SH i ymuno â'r Pwyllgor Archwilio a Risg.

Cymeradwyo: cymeradwywyd SH gan y Bwrdd yn aelod o'r Pwyllgor Archwilio a Risg.

Roedd ANJ eisoes wedi gwirfoddoli i ymuno â’r Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu.

Cymeradwyo: cymeradwywyd ANJ gan y Bwrdd yn aelod o'r Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu.

Gwirfoddolodd AB i ymuno â’r Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles.

Cymeradwyo: cymeradwywyd AB gan y Bwrdd yn aelod o'r Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles.

Mae TrC yn parhau i weithio gyda’r Undebau Llafur i ystyried ymgeiswyr posibl ar gyfer y Bwrdd. Hyd nes bydd unigolyn wedi cael ei benodi, cytunodd y Bwrdd i ofyn i Alison Noon-Jones gymryd cyfrifoldeb am gynrychiolaeth y Bwrdd ac ymgysylltiad y gweithlu.

Cam gweithredu: SW i ofyn i ANJ gymryd cyfrifoldeb am y tro am ymgysylltu â’r gweithlu

Rhoddodd SH yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am gyfarfod y Pwyllgor Cwsmeriaid a Chyfathrebu a gynhaliwyd yn ddiweddar. Mae cynnydd da yn cael ei wneud ar ochr y cwsmer, wrth i dîm DOL ehangu. Mae gwaith yn parhau hefyd ar ddatblygu cyfres o ddangosyddion perfformiad allweddol, penderfynu sut beth yw gwasanaeth da i gwsmeriaid, strategaeth gymdeithasol a chynllun, datblygu’r brand, a chynllun gwella gwasanaethau. Mae cynlluniau yn bodoli hefyd i ddatblygu strategaeth ar gyfer y wefan.

Dywedodd NK wrth y Bwrdd fod y Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles i fod i gyfarfod ar 23 Mai.

c. Yr wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Llywio

Mae Bwrdd Llywio TrC wedi cyfarfod ar 10 Mai. Mae’r eitemau o bwys yn cael eu trafod dan eitemau eraill ar yr agenda yn ystod y cyfarfod.

Cytunodd y Bwrdd y byddai'r ymateb i Adroddiad Pwyllgor yr Economi, Seilwaith a Sgiliau yn cael ei gymeradwyo gan y Bwrdd cyn ei gyflwyno i Bwyllgor yr Economi, Seilwaith a Sgiliau.

d. Cydymffurfiaeth / perfformiad llywodraethu

Bu'r Bwrdd yn trafod y diwrnod a gynhaliwyd ar gyfer Strategaeth y Weithrediaeth/Bwrdd, ac roeddent yn cytuno i'r diwrnod fod yn un llwyddiannus. Mae dyddiad ar gyfer

Bu'r Bwrdd yn trafod argymhelliad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus yn eu hadroddiad o fis Tachwedd 2014 ar Gyflogau Uwch Reolwyr, sef bod cyrff sy’n cael cyllid cyhoeddus yn cyhoeddi manylion taliadau i weithwyr uwch. Bydd TrC yn gweithredu'r argymhelliad drwy’r adroddiad blynyddol, gan nodi niferoedd y staff sydd mewn bandiau cyflogau ar draws yr holl raddau, a rhoi gwybodaeth gyd-destunol ynglŷn â sut mae cyflogau’n cael eu meincnodi a’u gosod.

 

1) Adroddiad blynyddo

Daeth NJ a VD i'r cyfarfod i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am hynt yr adroddiad blynyddol. Fe wnaeth y Bwrdd gymeradwyo’r dyluniadau cysyniad drafft a’r diwyg, ond roeddent yn cwestiynu a oes angen cael logo Llywodraeth Cymru ar y tu blaen.

Cam gweithredu: JM i wirio’r protocol ar ddefnyddio logo Llywodraeth Cymru ar gyhoeddiadau

 

2) Perfformiad diogelwch

Fe wnaeth GM gyflwyno’r adroddiad perfformiad diogelwch. Dywedodd NK fod angen cael cydbwysedd rhwng data sy’n dod i'r Bwrdd a'r data sy’n mynd i'r Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles.

Dywedodd GM:

• nad oedd dim adroddiadau RIDDOR, Anaf Mawr na SPADS Categori A yng Nghyfnod 1;

• bod dwy ddamwain fach (heb golli amser) wedi digwydd yn South Gate House wrth geisio agor ffenestri;

• bod gwaith yn parhau i gysoni Systemau Rheoli Diogelwch y Gweithredwr a Phartner Datblygu a TrC;

• bydd adroddiad drafft ar system rheoli diogelwch yn cael ei roi i'r Swyddfa Rheoleiddio'r Rheilffyrdd ar 13 Mai, a bydd yn cael ei gyflwyno’n derfynol ddiwedd mis Mai;

• torrwyd i mewn a lladratwyd o le caeedig y contractwr tynnu asbestos yn Ffynnon Taf, a chafodd teclyn golchi grymus a ‘bowser’ eu dwyn. Gwnaethpwyd adroddiad ar gyfer yr Heddlu Trafnidiaeth Prydeinig, ac mae’r diogelwch wedi cael ei wella;

• Mae TrC wedi penodi darparwr Rhaglen Cymorth i Weithwyr (Health Assured) a darparwyr Iechyd Galwedigaethol (Fusion OH). Contractau 12 mis sydd ar gyfer y ddau, a’r bwriad yw cysoni darparwyr gyda busnesau Seilwaith a Gwasanaethau Rheilffyrdd.

Cadarnhaodd GM bod y Gweithredwr a Phartner Datblygu wedi penodi aelod o'r staff sy’n gyfrifol am faterion cynaliadwyedd.

Parheir i roi gwybodaeth i'r staff am iechyd, diogelwch a lles, ac mae nifer uwch na boddhaol wedi cymryd rhan mewn sesiynau gwybodaeth a hyfforddiant. Mae dwy elfen o raglen hyfforddiant gorfodol TrC yn ymwneud ag iechyd a diogelwch.

Bu'r Bwrdd yn trafod materion yn ymwneud ag yfed alcohol ar y trên, a chytunodd bod angen adolygu'r polisi a sicrhau ei fod yn cyd-fynd â pholisi’r Gweithredwr a Phartner Datblygu.

Cam gweithredu – GM i adolygu polisi TrC ar yfed alcohol ar y trên

Gofynnodd SH a yw TrC yn darparu hyfforddiant i giardiaid allu chwilio am arwyddion o ddigwyddiad mawr, megis trosedd, hunanladdiad, neu broblemau iechyd mawr, ac a ellid edrych ar y materion hyn gyda’r Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus. Cytunodd LB i edrych ar hyn.

Cam gweithredu: LB i weld a yw TrC yn darparu hyfforddiant i giardiaid ar ddelio â digwyddiadau mawr.

Dywedodd LB wrth y Bwrdd fod y Strategaeth Rheilffyrdd Cymunedol wedi cael ei lansio ddoe, ac y bydd yn cynnwys gweithgareddau gydag ysgolion, a allai o bosibl gynnwys diogelwch ar y rheilffyrdd.

Gofynnodd JP a yw Grwpiau Rheilffyrdd Cymunedol gwirfoddol yn gallu cynnwys amrywiaeth eang o ddemograffeg i sicrhau eu bod yn fwy cynrychioliadol.

Gofynnodd SH a yw TrC yn gweithio tuag at Safon Iechyd Corfforaethol Iechyd yn y Gwaith, sy'n cael ei noddi gan Lywodraeth Cymru. Cadarnhaodd GM eu bod yn gwneud hynny.

 

3) Y diweddaraf am achos busnes y Rhaglen Newid Trafnidiaeth

Rhoddodd GO yr wybodaeth ddiweddaraf am achos busnes y Rhaglen Newid Trafnidiaeth. Mae Llywodraeth Cymru yn adolygu’r Achos Amlinellol Strategol ar gyfer y rhaglen, ac achos y rheolwyr ar gyfer trosglwyddo staff. Mae angen gwaith hefyd i benderfynu a yw TrC yn barod ar gyfer unrhyw waith sy’n cael ei drosglwyddo iddynt.

 

4) Cofrestr Risgiau

Dywedodd DOL nad oes fawr o newid yn y gofrestr risgiau. Mae’r risg o ymosodiad terfysgol wedi cael ei dynnu oddi ar y gofrestr, ac yn lle hynny mae sylw ynglŷn â bod yn ymwybodol o lefel y bygythiad cenedlaethol. Dywedodd DOL y byddai angen adolygu'r risg o drosglwyddo’r ased wrth i unrhyw wybodaeth ddod.

Roedd y Bwrdd yn cytuno y byddai'r gofrestr risgiau yn elwa o gael saethau trywydd i ddangos i ba gyfeiriad y mae’r risg yn symud, hyd yn oed os nad yw'r sgoriau’n newid.

 

5) Cynnydd wrth gyrraedd cerrig milltir

Cyflwynodd GO y systemau olrhain cerrig milltir corfforaethol ac ar gyfer prosiectau. Cafodd y Bwrdd wybod bod y system olrhain gorfforaethol yn troi’n system olrhain datblygiad.

Cam gweithredu: GO i roi bandiau effaith uchel, canolig ac isel ar y System Olrhain Cerrig Milltir fel sy’n bodoli ar hyn o bryd yn y System Olrhain Rhaglenni.

 

6) Cyfathrebu

Cyflwynodd LB y dangosfwrdd cyfathrebu. Yn ogystal â’r ymgysylltiadau allanol amrywiol yn ymwneud â gwahanol ddatganiadau i'r wasg, cafwyd lawer iawn o gyfathrebu mewnol hefyd, ynglŷn ag Yammer, mewnrwyd TrC, bwletinau wythnosol, a lansio MS Dynamics.

Ar y cyfan, mae’r dulliau cyfathrebu allanol yn dangos bod ymgysylltu da yn digwydd a bod ymwybyddiaeth o'r brand yn cynyddu’n gyson. Oherwydd bod y niferoedd yn uchel yn gyson, ac oherwydd bod contractau dros dro i'r staff wedi dod i ben, cafwyd gwaethygiad yn yr amseroedd ymateb pum diwrnod gwaith a deg diwrnod gwaith ar gyfer cwynion. Fodd bynnag, mae’r amser ymateb 20 diwrnod gwaith yn parhau i gydymffurfio’n dda, diolch i ymdrechion y tîm Cysylltiadau Cwsmeriaid. Pwysleisiodd LB bod y data’n rhoi cipolwg ac y dylid ystyried hyn yn adlewyrchiad gwirioneddol o brofiad cwsmeriaid.

Fe wnaeth LB gyflwyno strategaeth pensaernïaeth ymgynghorol sy’n cael ei datblygu i ymateb i adroddiad Pwyllgor yr Economi, Seilwaith a Sgiliau.

Diolchwyd i aelodau'r Bwrdd am eu presenoldeb. Mae’r cyfarfod nesaf o Fwrdd TrC wedi’i drefnu ddydd Mercher, 19 Mehefin 2019, yn Nepo TrC yng Nghaergybi.